請求書の書き方入門(企業向け)

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はじめに

前回はフリーランス用の書き方をご紹介しましたが、今回は企業用の書き方をご紹介いたします。
ご自身の立場に合っている方のエントリーをご覧ください。

請求書とは

請求書とは商品の料金・代金の支払いを請求するために発行する文書です。
この場合の「商品」にはサービスなどの無形物も当てはまります。
販売した商品の名前、内容、数量、金額のほか、振込先や支払い期限などを記載されます。

請求書は会社の収入または支出の証拠となる重要な書類ですので必ず複写・控えを残すようにしてください。

請求書の請求方式について

請求書には大きく2つの請求方式があります。
「その都度方式」と「掛売り方式」です。

その都度方式

納品の度に請求書を発行しその都度決済してもらう方式です。
この方式は新規の取引先が相手の場合や、代金回収を迅速に行いたい場合に適しています。

掛売り方式

一定期間内に納品した売上をまとめて請求する方式です。
「15日締め」や「月末締め」など、締め日を設定して月毎に請求するケースがほとんどですが、双方合意の元であれば期間の長さは任意で決めることができます。
この方式は商品単価が低い場合や、同じ取引先と何度も取引を行う場合に適しています。

請求書の書式

請求書の書式は自由で、フォーマットを自作しても構いませんし市販されている物をそのまま使用しても問題ありません。
必須項目を記載していることが重要となります。
最近ではインターネット上で無料配布されているオフィスソフト用のひな形を使用することが多いようです。
書式を決定する際のポイントは使用するケースに合っている物を選ぶことです。

請求書に記載する主な項目

請求番号

請求書を管理しやすくするための番号です。
番号が重複さえしなければどのように番号を振っても構いません。
少し大きめの桁数に連番を振っていくのが一般的なようです。

何度も取引する予定のある相手の場合は番号の中に取引先管理コードを入れておくと管理しやすくなります。

宛先

請求する相手を記述します。
相手が会社の場合は部署名や担当者名などを書くとスムーズに事が運びます。
担当者に確認して入力しましょう。

発行日・提出日

会社の場合は請求日として締日を記載する場合が多いようです。

作成者・提出者

法人の取引の場合には社印を使用します。
この時に使用する印鑑は角印で構いません。

 

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まずは社印を押印する位置を決めますが、この時点ではまだ押印してはいけません。
社印は一番最後に押すようにします。
社印は会社名、または代表者名の最後の1文字に印が半分かかるように押します。

担当者印が必要な場合、社印を押す位置が決まれば担当者印を押します。
これは社印と中心を合わせるようにして押します。
また、上司やさらにその上司に確認印をお願いする場合は担当者印の左に連判することになるので、担当者印は左を大きく空けるような位置に押してください。
立場が上になるほど左に行くようにして押していきます。

担当者印が押せたら確認印が必要な場合は確認印を押してもらい、確認印が必要ない場合はようやく社印を押します。

タイトル

請求書のタイトルです。
取引が発生する度に発行する場合は「請求書」のみで構いません。
定期的に発行するような場合は「○年○月分御請求書」といった風に記述します。

請求明細

商品名・単価・数量・合計額などを記述します。
更に日付や商品の単位や備考を記述することもあります。

日付 商品名 単価
06/21 5月分繰越金 4,000
06/21 液晶テレビ 200,000
06/21 MP3プレイヤー 10,000
06/21 モニター 5,000
06/21 設置手数料 1,000
小計 220,000
消費税 10,800
請求額 230,800

繰越金

請求書作成時点で未入金の金額を記入します。
ただし、掛売り方式で今回初めて請求する内容は繰越金にあたりません。
あくまで前回の請求から未入金の金額のみを書きます。
最初から繰越金の欄がある請求書フォーマットを使用していて繰越金が発生していない場合は「無し」と記入します。

消費税

最初に消費税込みで契約した場合には記載する必要はありません。
消費税抜きで契約した場合は記載する必要があります。
消費税は小計の後ろに記載します。

振込先

振込先口座の情報や振込期限などを記述します。
振込手数料を先方に負担してほしい時などはしっかりとその旨を明記しておきます。

例「振込手数料を先方に負担してほしい場合」

誠に勝手ながら、振り込み手数料はお客様のご負担でお願いいたします

振込手数料

契約時にどちらが負担するかを決めていなければ支払う側の判断に任せることになります。
決めている場合はそれに従ってください。
特に決めていないが振込手数料を向こうに負担してもらいたい場合は請求書ないに依頼文を記述します。
記述する場所は振込先の下や請求明細の下が一般的です。

振込期限

契約時に特に取り決めを行なっていなければ支払う側の社内規定に委ねることになります。
希望があれば支払期限を明記することもできます。

お振込み期限:○○年××月△△日

請求書サンプル

サムネイルをクリックすると請求書サンプルの pdf ファイルを開きます。

 

請求書サンプルのサムネイル

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