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よくわかる!見積書の書き方ガイド

見積書とは

見積書とは、契約の前に、請負側が発注側(依頼側)に対して提示する書類のひとつです。一般的に、品目名や単価、個数、取引条件などが記されており、発注者はその内容を見て契約するかどうかを検討します。
また、依頼者は複数の会社に相見積もりを取っている可能性もあります。他社と比較される場合に備えて、信頼感を得られ、かつ分かりやすい見積書を作るよう心がけてください。
なお、見積書は、発注書や注文書とセットになることで「契約書類」として機能するケースがあります。この場合、見積書は「申込書」、発注書・注文書は「請書」という役割を担います。

見積書の記載事項

見積書には決まった形式はありません。しかし、最低限記載しておくべき項目がいくつかあります。以下は、その代表例です。

見積書の記載事項
  1. タイトル
    見積書のタイトル。「見積書」「お見積もり」などのように記載する。
  2. 宛先
    取引先の会社名、住所、担当者などを記載する。
  3. 見積書番号(通し番号)
    自社内で見積書を管理するための通し番号。
  4. 発行日
    見積書の発行日。有効期限を設ける意味でも必須。
  5. 提出者
    見積書を発行する会社の社名、住所、担当者、電話番号などを記載する。
  6. 合計金額
    税込みの合計金額を記載する。
  7. 件名
    プロジェクト名やサービス名がある場合に記載する。
  8. 有効期限
    見積書がいつまで有効かを示す日付。
  9. 見積明細
    商品・サービスの詳細な項目。商品名・単価・数量などを記載する。
  10. 小計/消費税/合計金額
    小計、消費税額、合計金額を記載する。場合によっては、消費税率ごとの合計金額を記入する。
  11. 備考
    上記以外の取引条件や補足などを記載する欄。

より詳しい内容は以下のリンクでもご紹介しています。

必要に応じて見積書に追加される項目

見積書には必要に応じて項目の追加がなされるケースがあります。いくつかの例をご紹介します。

繰越金額

  • 定期的な取引では、入金と請求の間に差額が出るケースがあります。こうした際は、見積書に繰越金額を記入する欄を設け、合算金額を提示する場合があります。

値引き

  • イレギュラーな値引き対応が必要な場合や、お得感を演出する意味で用いられます。

源泉徴収

  • 取引先が法人ではなく、個人事業主の場合などに用いられます。

承認欄

  • 見積書の提出に際し、上司からの承認を必要とするルールを持つ会社などで使われます。取引先に対しても、きちんと精査した書類であることが示せます。

印鑑・角印

  • 見積書への押印は原則不要です。ただし、社内のルールや信頼感を高めるという意味で、印鑑・角印を押している企業が多い傾向にあります。

軽減税率への対応と適格請求書等保存方式(インボイス制度)

2019年10月の税制改革によって、日本でも軽減税率が開始されました。これに伴い、請求書などの書類には「区分記載請求書等保存方式」が適用されます。適用は2023年9月30日まで。2023年10月1日からは、「適格請求書等保存方式(インボイス制度)」という制度に切り替わります。
適用されるのはおもに請求書です。ただし、請求書を起こす際に見積書が参照されるケースや、見積書が契約書類として使われるケースもあるため、なるべく見積書発行段階からこれらの制度に合わせた書き方を心がけましょう。
「区分記載請求書等保存方式」のポイントは、従来の必須項目に「軽減税率の対象品目の明記」と「税率毎の合計対価額の記載」が加わることです。つまり、軽減税率となる8%の項目がある場合は、対象がどれなのか、その合計はいくらなのかを、書面上で示さなくてはならないということです。なお、「適格請求書等保存方式(インボイス制度)」がはじまると、「適格請求書発行事業者の登録番号」と、「税率毎の消費税額および適用税率」の明記も必要になります。

見積書発行時の注意点

見積書は、内容が分かりやすく、正確に相手へと伝わることが求められます。そのため、以下のような点に注意して発行しましょう。

取引条件を明記する

見積書では、取引条件を明確にすることが重要です。これは、発注者が検討をしやすくなるだけでなく、 “認識違いによるトラブル”の防止にもつながります。正式な契約に進んだ後に、実は条件面で行き違いがあったということがないよう注意しましょう。

有効期限を必ず記載する

見積書に書かれている金額や条件は、あくまで期間内のものです。時間が経てばコストが変動することも十分に考えられるでしょう。赤字受注やリソース不足を防ぐ意味でも、見積書には必ず有効期限を明記してください。

詳しくは「見積書の有効期限とは?有効期限を記載する際に注意すべきポイント」を参考にしましょう。

税込・税抜金額の両方を記載する

見積書には、税込価格や消費税を記すべき義務はありません。しかしトラブルを避けるためには、見積書の時点で税込み・税抜き金額を盛り込み、取引先が実際に支払う額を示しておくほうが無難です。

備考欄には支払いと納期に関する内容も検討する

支払い期限や支払い方法、納期は見積書の必須項目ではありません。しかし、これらは重要な取引条件です。見積もりの時点ではっきりと伝えられるのであれば、備考欄へ記入しましょう。

訂正箇所がある場合は基本的に再発行する

見積書に誤りを見つけた場合など訂正が必要な場合は、原則として再発行が必要です。手書きで訂正をするのはマナー違反と覚えておきましょう。ただし、急ぎの場合かつ、取引先が応じてくれるようであれば、二重線を引いて訂正し、訂正印を押すケースもあります。

提出期限より早めの発行を意識する

見積書の発行を求められるタイミングは、先方が発注を検討している段階です。そのため、できる限り早く発行することが大切です。提出期限ギリギリになってしまうと、先方が興味を失っていたり、競合に受注を奪われてしまったりする可能性もあります。もちろん、期限を過ぎるのは厳禁です。

見積書の発送

見積書の発行は、以前まで物理的な「用紙」が主流でしたが、近年では電子メールによるファイル送付も多くなっています。以下に、それぞれの発送方法におけるポイントをご紹介します。

電子メール

メールで見積書を提出する場合は、PDFファイルを用いるのが原則です。作成時に使ったWordやExcelをそのまま送ると、レイアウト崩れや改ざんの可能性があります。また、ファイルサイズは2MB(メガバイト)以下を目安にしましょう。
メール作成時は、分かりやすい件名を心がけてください。どの案件に関する見積書なのかを明示しましょう。本文には添付内容(見積書:1通、など)や有効期限を記載するのが一般的です。
また、誤送信には十分注意してください。見積書は取引における重要な情報です。第三者への流出は大きな問題となりますので、送信前に必ず宛先をチェックしましょう。

郵送

見積書を郵送する場合は、合わせて送り状(送付状)を用意しましょう。それらをまとめて封筒に入れ、郵送します。なお、見積書は折り曲げても構いません。折り曲げたくない場合は角形2号(角2)の封筒、三つ折りなら長形3号(長3)の封筒を用いましょう。
strongまた、相手先に郵送した見積書が他の郵便物に紛れてしまわないように「添え書き」をしましょう。封筒の表側の右下に青や赤で「見積書在中」と書き、長方形で囲む形式が一般的です。
見積書は信書に該当します。そのため、メール便は利用できません。日本郵便であれば普通郵便やレターパック、スマートレターを用いましょう。そのほかの宅配会社からも信書を扱えるサービスが提供されていますので、必要に応じて利用してください。

まとめ

本ページでは、見積書の書き方や発送方法、注意点などについて解説しました。基本的なマナーを把握し、正しく作成・発送しましょう。

見積書は、エクセルなどの表計算ソフトを使って作成することも可能です。しかし作成量が増えることで、作業時間が増え、作成ミスも発生しやすくなります。 人的ミスが発生しないよう簡単に見積書を作成するには、まずは無料で試せる便利なクラウドサービスの利用がおすすめです。

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