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送付履歴ページはこんなに便利!

いつもMakeLeapsをご利用いただきありがとうございます。

今月は、セキュア送信や郵送代行をご利用中の方には欠かせない、送付履歴ページについて使い方や活用方法をご紹介していきます!
これから送付機能を利用される方や、既に利用しているがあまり活用できていないという方に、ぜひお読みいただきたい記事です。

送付履歴は、履歴タブ内から確認できます。以下はMakeLeaps単体版のイメージです。
送付履歴

送付履歴ページでできること

送付履歴ページでできることは、大きく分けて2つあります。

まず送付履歴を開くと、いつ誰がどの取引先にどの書類を送付したかを一覧で確認できます。
郵送の場合は、投函日やキャンセル情報などが表示されます。
上部の検索ボックスからワード検索をすることも可能です。

送付履歴一覧

送付履歴の右側にある「詳細を表示」ボタンを押下すると、送付状況や送付時点での内容を確認できます。
確認できる情報については下記のマニュアルをご参照ください。
また、このページから送付をキャンセルすることも可能です。

◼︎キャンセルの際のご留意点
・郵送代行のキャンセル:送付ボタンを押してから30分以内となります。余裕を持って行ってください。
・セキュア送信のキャンセル:受信側が書類を参照する前であればキャンセル可能です。
キャンセル後に先方側でURLにアクセスすると、書類のリンクが無効である旨のメッセージが表示されます。

送付履歴 送付キャンセル

送付履歴はこんな場面で役立ちます

◼︎場面①:お客様よりセキュア送信が届いていないと問い合わせがきた時

まずは、送付履歴から問い合わせがあった書類が送付されているか確認しましょう。

該当の送付履歴を確認できたら、詳細ページより
・正しいメールアドレスとなっているか
・ステータスが[送付済み]となっているか
・郵送代行の投函日からどのくらいの日数が経過しているか
などを確認します。

お客様側で見逃されている場合、送付日時を共有することで検索がしやすくなるかもしれません。
もし、「送付済み」のステータスとなっていない場合は、こちらの記事をご参照ください。

送付履歴 ステータス確認

◼︎場面②:上書き編集してしまった書類の、送付時点の内容を確認したい時

送付履歴の詳細ページの情報は送付時点の内容となります。書類番号をクリックしていただくとPDFの確認ボタンが表示されます。

送付履歴 PDF確認箇所

 

送付履歴を確認していただくことで、送付作業中に生じるちょっとした疑問も解消できるかもしれません。
ぜひご活用ください!

▼参照ページ
・[マニュアル] 操作履歴、送付履歴を検索する
・[マニュアル] 郵送代行・セキュア送信をキャンセルする
・[FAQ] セキュア送信のステータスが「送付済み」にならないのはなぜですか。

銀行口座を連携し、入金データもMakeLeapsで管理

書類作成や送付だけではなく、MakeLeapsでは入金消込も行えることはご存知ですか?
MakeLeapsで消込をする際にぜひ活用いただきたいのが「口座連携」の機能です。

口座連携とは

マネーツリー株式会社が提供する「Moneytree (外部ページ)」と連携し、Moneytreeアカウント上に登録した口座の入金情報(入金日、入金額、振込名義)をMakeLeapsに自動で取り込み、入金確認や入金消込を簡単に行うことができる機能です。
連携すると、下記のように自動で入金情報のみがMakeLeapsへ同期されます。

入金管理ページ

同期後は、「書類を追加」の箇所より、入金情報と請求書を紐付けることで入金消込が完了します。入金消込の方法についてはページ下部の参考ページをご確認ください。

また、入金消込を繰り返すことで、請求金額と入金額が一致する場合にシステムが対象となる請求書を推測してくれる「入金アシスト」の機能も動作しますので、使えば使うほど効率化を実感していただけます。

入金管理_推測

入金情報へのアクセス権限を設定する

口座連携はとても便利ですが、MakeLeapsユーザー全員に入金情報が見られては困るという場合もあると思います。
その際は「メンバーの権限」ページにて、下記のように請求書の「入金消込/通帳管理」の権限チェックを外しましょう。そうすることで、入金データは閲覧できなくなります。

請求書権限

入金消込をMakeLeapsで行うことで、入金のステータスも書類一覧ページで確認することができるようになります。
例えば、営業が書類を作成し、経理が入金消込をするようなケースでは、営業は経理に確認せずともMakeLeaps上で入金されたことがわかるため、情報共有もスムーズに行えます。

入金済みステータス

▼参考ぺージ

口座連携を設定することで、毎回銀行のページへアクセスする必要がなくなります。
書類の作成から送付だけではなく、入金情報の管理までMakeLeapsで一元管理しましょう!

複数部署で利用するときの定型パターン管理方法

企業によっては、複数の部署の方がメンバーとしてMakeLeapsを利用することも多いのではないでしょうか。
そのようなケースでよくご質問いただくのが「定型パターンの管理方法」です。

書類や取引先へのアクセスは「グループ設定」をすることで、部署ごとにアクセス権限を制御することができますが、定型パターンにグループ設定は適用できないため、全てのメンバーが全ての定型パターンを見ることができます。
全部表示されてしまうのでわかりにくい‥という方のために、今回は定型パターンの設定・管理方法をご紹介します。

定型パターン名 命名規則のポイント

定型パターン名には、必ず利用する部署名を入れて設定をします
そうすることで、定型パターンを検索するときに部署名で検索することができるようになります。
部署名を含めた定型パターン
また、部署名を定型パターン名の冒頭に入れることで、一覧表示されたときにより見やすくなります。

さらに、定型パターンに部署ごとの「タグ」を登録しておくと、定型パターンから作成した書類も部署ごとに分類・検索ができるようになります。
部署名のタグ

書類を作成する際のポイント

書類を作成する際は、画面上部の定型パターンを選択するプルダウンを開きます。
登録されている定型パターンが多い場合は、検索ボックスが表示されるので、部署名で検索すると対象となる定型パターンに絞り込むことができるようになります。
定型パターンを検索

▼参考ページ
定型パターンを作成する

定型パターンを部署ごとに作っておくと、部署の電話番号や部署ごとに異なる振込先などもそれぞれ設定できるため
誤入力の防止や入力の手間を省くことができ、便利に活用できます。
複数の部署でMakeLeapsをお使いいただいている方はぜひお試しください。

書類一覧画面を攻略!アイコンの意味とは

今月は書類一覧ページにある、さまざまなアイコンの意味をご紹介します。
たかがアイコン‥と思いきや、されどアイコン。それぞれの意味を知っておくことで、わざわざページ移動する必要がなくなったり、メンバー間の情報共有としても活用できます。

書類を送付した後のステータスを確認する

送付後のステータスを確認するには、各書類の右側にあるアイコンを見てみましょう。(画像は請求書一覧ページ)

書類一覧ステータスアイコン

左から、下記のようなステータスとなります。

セキュア送信については、下記画像のように目のアイコンに斜線が入っているかどうかで、書類を受け取ったお取引先が書類を参照したのか、していないのかも確認することが可能です。セキュア送信を利用するメリットの一つですね!

セキュア送信アイコン

また、見積書、発注書(自社宛)、検収書には、丸いチェックマークのアイコンが表示されますが、こちらは「発注済み」または「検収済み」であることを示しています。
発注・検収機能については本記事下部のマニュアルページをご確認ください。

発注済みアイコン

書類の状態を確認する

送付後のステータスだけではなく、書類自体の状態もパッと見ただけでわかるようになっています。

無効化書類・変換済み書類

入金状況を確認する

請求書一覧ページには、色のついたバーが表示されています。このバーは薄いオレンジ色・濃いオレンジ色・緑色で色分けされており、入金状況が一目でわかるようになっています。

入金ステータス

濃いオレンジ色が表示されている書類が多いと未入金の請求が多いことになりますので、注意が必要です。

以下の動画では今回取り上げたような書類一覧ページのアイコンに加え、書類の検索・絞り込み方法や、既存書類の活用、チームメンバーとの情報共有を効率的に行う方法などをご紹介しています。
ぜひご覧ください!

▼YouTube動画
【MakeLeaps活用】めざせ書類一覧ページマスター!~書類管理をもっとスマートに~

▼その他参考ページ
書類一覧のアイコンの見方
発注・検収を受け付ける

アイコンやバーでステータスがわかることで、他のチームメンバーの担当案件状況も直感的に理解することができます。
MakeLeapsをさらに便利にご利用ください!

書類送付の便利機能を一気見せ!

いつもMakeLeapsをご利用いただき、ありがとうございます。

これまで毎月のお役立ち情報や新機能にて、送付機能にまつわる機能をたくさんご紹介してきました。今年電子帳簿保存法が改正された影響もあってか、セキュア送信の利用を開始するユーザーも増えてきています。
そこで今回は、これまでご紹介してきた便利機能をまとめてご紹介します!MakeLeapsを使い始めた方はもちろん、これまで送付機能を使ってきた方もおさらいとしてぜひご覧ください。

書類送付時の操作をかんたんにする

■デフォルトの送付設定

デフォルトの送付設定をすることで、送付時に毎回宛先やセキュア送信のメッセージなどを修正する手間を省くことができます。取引先ごとに個別のデフォルト設定を行うことも可能です。

【こんな方へおすすめ】
・毎回書類送付時に設定を変えなければならないのが面倒
・取引先ごとにセキュア送信のメッセージ本文や送信先を変えたい

詳細はこちら

■一つの宛先へまとめて複数枚の書類を送付する

書類一覧画面で送付書類を選択する際に、同じ取引先に送りたい書類を複数選択することで、一括で送付前確認画面へ追加することができます。
その際、それら複数の書類をまとめて取引先に送りたいのか、それとも書類ごとに個別に送りたいのかによって、送付前確認画面へ追加する際の選択項目が変わりますのでご注意ください。

【こんな方へおすすめ】
・複数の請求書を同一の取引先に送る際、送付前確認画面で一枚ずつ書類を追加している
・納品書は複数枚になることが多く、操作を少しでも効率化したい

詳細はこちら

■修正が必要な書類をまとめて確認する

いざ送付しようというときに送付依頼にエラーがあって送れない、というときは、「修正が必要な書類」の一覧ページをご活用ください。

【こんな方へおすすめ】
・一回に送付する数が多く、エラーとなっている送付依頼を探すのが一苦労
・イレギュラー対応が何件かあり、毎回エラーが出てしまい、手修正が発生している

詳細はこちら

書類送付の操作がさらに柔軟に

■PDF一括追加

送付前確認画面にあるすべての送付依頼に対して、一括で外部PDFファイル(A4サイズのみ)を追加することのできる機能です。

【こんな方へおすすめ】
・季節のお知らせや価格変更など、すべてのお取引先へ送りたい書類がある
・チラシなどを同封して、更なるビジネスチャンスを生み出したい

詳細はこちら

■PDF一括送付(オプション機能:¥1,000 [税抜]/月)

外部で作成したPDFファイルを、MakeLeapsの送付機能(郵送代行/セキュア送信)で送付することのできる機能です。

【こんな方へおすすめ】
・請求書や見積書の送付はテレワークで対応できるが、それ以外の書類送付時に出社が必要となっている
・書類の作成は外部システムで行っているため、PDFファイルの送付のみをMakeLeapsで行いたい

詳細はこちら

お困りごとの解決や、効率化のヒントになりそうな機能は見つかりましたか?
これからも書類送付がより使いやすいものとなるよう、製品改善に努めてまいります!

これからもMakeLeapsをよろしくお願いいたします。