MakeLeapsラボ

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バーチャル口座を利用して入金管理を効率化

tips

いつもMakeLeapsをご利用いただき、ありがとうございます。

MakeLeapsでは、請求書の発行から送付、そして入金消込までを一貫して行えるということが強みのひとつでもあります。しかし、請求書の発行数が増えれば増えるほど、入金情報と振込人の特定作業は大変になってきます。MakeLeapsでの入金消込作業をさらに効率化したい・・そのような方におすすめしたい機能が「バーチャル口座」です。
今月のTipsではバーチャル口座のメリットや、意外とかんたんなお申し込み手続きの流れをご紹介します!

◼︎バーチャル口座について

【機能概要】
楽天銀行法人口座との連携により、取引先毎に個別の仮想口座を自動発行し、振込人特定作業の負担を軽減させるサービスです。
システムにより取引先ごとに発行された仮想口座番号は、自動で請求書上に反映されるため、毎回振込先情報を変更する必要はありません。
仮想口座に振り込まれた入金は、毎日自動でMakeLeapsに同期され、仮想口座番号から自動で紐づく取引先と請求書を割り出します。 

【メリット】
・消込作業迅速・正確に
→ 入金情報と振込人の特定を自動化するため、例えばお客様の振込名義が変更されたケースや個人のお客様で同姓同名のお客様がいる場合でもスムーズに振込人の特定が可能です。

・低コストで機能充実
→ 複雑になりがちな口座番号の管理もシステムにお任せください。機能は充実していますが、初期費用無料、月々3,000円(税抜)という低コストで最大500口座までご利用になれます。
(※500口座を超える場合はご相談下さい。)

・利用申込がかんたん
→ わざわざ銀行窓口に出向くことなくWEB上でお手続きし、必要資料を送付いただくだけ。お申込から最短2~3週間で利用開始できます。

バーチャル口座についてもっと詳しく知りたい、実際の操作イメージを確認したいという方は、こちらの機能ご紹介動画をご確認ください。

◼︎バーチャル口座機能のお申し込みフロー

機能を利用できるようになるまでは、たったの5ステップ。基本的にはWEB上でのお手続きとお申込に必要な資料の投函作業のみです。既に楽天銀行法人口座をお持ちの方は2~3週間、お持ちでない方は通常1カ月ほどで利用開始できます。

お申し込みフロー

入金消込の精度や工数に課題感をお持ちの方は、ぜひ導入をご検討いただければと思います!
本機能の詳細をもっと知りたい方や、お申し込みをご希望される場合は、success@makeleaps.com までご連絡ください。

▼参考ページ
[ヘルプセンター] バーチャル口座連携機能 / 楽天銀行
バーチャル口座連携の機能紹介ページ

2022年 新年のご挨拶(CEOより)

2022 謹賀新年

2022年 新年のご挨拶

皆様、新年明けましておめでとうございます。メイクリープス 代表の児玉 哲(こだま さとる)です。

平素より『MakeLeaps』をご愛顧いただき誠にありがとうございます。

早いもので、創業者から代表を継承し1年が経過しました。この1年はお客様や自社にとって最適な「ニューノーマル」とは何か?を模索し活動を続けた1年でした。

まだ答えは出ていませんが、1つだけ言えることはニューノーマルによって動き出したDXの流れやビジネス環境の変化が止まることはないということです。そして、この変化に対して、抗うことなく常にアップデートしていくことが求められています。

2022年は、メイクリープスにとって更なる飛躍が求められる年となります。電子帳簿保存法改正の施行により、お客様のバックオフィス業務は更なるデジタル化が予測され、同時に帳票の発行だけでなく受領においても、様々なご要望を多くお客様からいただくことになると思います。

これらの要望一つ一つに、リコーグループ総力をあげて製品・サービスの強化、最適な情報提供によりお客様にあった価値提供に努めてまいります。

引き続き、皆様のビジネスの発展を精一杯ご支援できるよう、チーム一丸となって精進してまいります。

本年もどうぞよろしくお願いいたします。

代表取締役社長 児玉 哲

合計金額を表示しない書類を作成する

tips

いつもMakeLeapsをご利用いただき、ありがとうございます。

MakeLeapsでは、9種類の書類タイプが作成可能で、その他設定により、書類ごとに社印や署名、通貨の表示のON/OFFも可能です。

書類ごとに設定できる項目の一つに「書類の合計金額などを表示」があります。
※対応書類タイプ:見積書、発注書(自社宛)、納品書、作業報告書

書類の合計金額などを表示

こちらのチェックを外すと、下記の画像のように合計金額が非表示となります。

合計金額を非表示

本機能を活用することで、明細書やかがみとして書類を作成することもできます。
その際、書類のタイトルやその他の項目名を変更する必要がある場合は、先日早期アクセスとしてリリースされたPDF項目カスタムテンプレートをご利用ください。

なお、これらの設定をデフォルトとして設定したい場合は、デフォルトの定型パターンの設定をご変更ください。

これらの機能を柔軟な書類作成にご活用ください!

引き続き、MakeLeapsをよろしくお願いいたします。

PDF一括追加をリリース

いつもMakeLeapsをご利用いただきありがとうございます。

MakeLeapsの書類送付機能では、MakeLeaps外で作成したPDFファイル(A4縦のみ)を添付し、請求書などの書類と一緒に送付することができます。しかし、これまでは1つの送付依頼に対して1つのPDFファイルを1件ずつ手作業で添付するしか方法がなく、送付する書類すべてにチラシなどの書類を一括で添付するということはできませんでした。

今回リリースされた「PDF一括追加」の機能により、複数の送付依頼に対して一括での外部PDFファイルの添付が可能となります。

PDF一括追加の手順

  1. 外部PDFを添付したい書類をすべて送付前確認の画面へ追加します
  2. 「+PDF一括追加」のボタンからPDFを追加します(※A4縦、20MBまで)
    送付前確認画面
  3. 送付前確認にある全ての送付依頼へ、PDFファイルが追加されます

【注意点】

追加可能な外部PDFファイルの条件などの詳細については、下記のマニュアルをご確認ください。
https://help.makeleaps.jp/ja/articles/4108695-郵送代行-セキュア送信で送付する#2-

本機能を活用することにより、価格改定や年末年始スケジュールのおしらせ、製品を紹介するチラシなどを同封することが可能となるため、送付業務の効率化だけではなく、より幅広い方法でビジネスの成功へ繋げることが可能となります。

なお、個人プラン、無料プラン、一部のML4SFプランをご利用中の方は、本機能をご利用いただくことができません。
法人プランなど、その他利用可能なプランへのアップグレードをお願いいたします。

今後ともMakeLeapsをよろしくお願いいたします。

パスワード付きのセキュア送信が可能に

いつもMakeLeapsをご利用いただきありがとうございます。

セキュア送信は、書類のPDFをメールに直接添付するのではなく、書類へアクセスするURLリンクを送付します。
セキュア送信での全てのデータはSSL暗号化され、また、リンクの閲覧期間の制限を設けるなど、安全なリンクとなっていますが、URLそのものが外部へ流出した際の保護として、「URLにパスワードを設定したい」というご要望を多くいただきました。

そんなご要望にお応えして、セキュア送信の書類リンクへアクセスする際にパスワードの入力を求めるよう設定することができるようになりました。

■設定方法
「自社情報」もしくは「取引先」内の各送付設定の項目より、「別メールでパスワードを通知する」にチェックをつけます。

設定画面

■送付時の操作
「別メールでパスワードを通知する」機能を適用している取引先にセキュア送信を送る場合、送付前確認画面上で「セキュア送信(パスワード付き)」と表示されます。

送付前確認画面

※パスワードはシステムから自動送信されるため、任意で設定することはできません。

■受信側の流れ
セキュア送信を受け取るお取引先は下記のような流れで書類へアクセスします。

  1. 下記2通のメールを受け取る。
    【1通目:書類のURLリンクが記載されたメール】
    URLが記載されたメール
    【2通目:書類を開くためのパスワードが記載されたメール】
    パスワードが記載されたメール
  2. 書類のURLリンクをクリックすると表示されるパスワード入力画面で正しいパスワードを入力すると、書類へのアクセスが可能となる。
    パスワード入力画面

より詳細な設定方法や注意事項に関しては、下記のマニュアルをご確認ください。
https://help.makeleaps.jp/ja/articles/5744486-セキュア送信にパスワードを設定する

企業ごと、取引先ごとのニーズに応じて、ぜひご利用ください。

今後ともMakeLeapsをよろしくお願いいたします。