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【電帳法対応】発行書類控えのポイントと注意点をおさらい!

いつもMakeLeapsをご利用いただきありがとうございます。

電子帳簿保存法について、既に対応を開始されている方や、今後の対応に向けて準備を進めている方もいらっしゃるかと思います。
今回はMakeLeapsの電帳法への対応の一つである、「発行書類控え」という機能について、ポイントを絞ってご紹介します。

「発行書類控え」とは?


2022年1月1日に改正された電子帳簿保存法で求められる「自己が発行した書類の写し」及び「電子取引に関わる電磁的記録」における「送信(発行)」側の保存要件を満たすための機能です。
※「受信(受領)」側の保存要件を満たす機能ではございませんので予めご留意ください。

「発行書類控え」には、MakeLeaps上で管理されている書類*を「セキュア送信」または「郵送代行」にて送付した際に、その「取引情報(取引日・取引先・金額)」と「送付時点のPDF」が紐づいた形で自動的に保存されます。

また、「発行書類控え」の電磁的記録は、訂正・削除できない状態で「保存日時」から11年3ヶ月間保存されます。


*MakeLeapsで管理されている書類とは:
MakeLeaps上で作成された書類、またはMakeLeaps以外で作成され、必要情報と合わせてMakeLeaps上に保存されている書類のことを指します。


▼機能について詳しくはこちら

注意点:書類が「発行書類控え」に保存されないケース

  1. Makeleaps上で管理されているが、「セキュア送信」や「郵送代行」以外で送付された書類(例:PDFをダウンロードしてメールで送っている場合、など)
  2. MakeLeaps以外で作成・管理され、送付時に添付された書類PDF
  3. PDF一括送付機能の「書類として保管する」機能を利用せずに送付された書類PDF
  4. 無料プランをご契約の期間にMakeLeapsから送付された書類

上記のケースに当てはまる書類に関しては「発行書類控え」には保存されませんのでご注意ください。

▼補足
1. については、今後、書類を「送付済み」というステータスにすると、その時点の「書類のPDF」と「取引情報(取引日・取引先・金額)」が「発行書類控え」に保存されるように機能追加をする予定となっております。
ただし、電子帳簿保存法の「真実性の確保」の要件を満たすためには、貴社にて事務処理規程の作成と運用が必要となります。
機能のリリース時には、ニュースレターやブログにてお知らせいたします!

▼[ご参考]受領書類の保存についてはこちら
・ブログ:RICOH 証憑電子保存サービスとは

MakeLeapsをお使いいただくと、難しい事前準備等の必要がなく、電帳法にバッチリ対応できます!
引き続きどうぞよろしくお願いいたします。

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