書類・取引先のインポート機能の改善
いつもMakeLeapsをご利用いただきありがとうございます。
このたび、書類ならびに取引先のインポート機能の一部仕様が変更になりましたので、お知らせいたします。
変更内容
▼リリース日
2022年8月8日
▼対象
取引先の「作成 / 編集 / 削除」権限を持たないユーザー
▼変更内容の詳細
対象となるユーザーが、書類・取引先のインポートを行う場合に、ファイル上で取引先の新しい情報（電話番号、FAX番号、連絡先部門、連絡先肩書、メールアドレス、グループ、請求の締め日、のいずれか）を追加した状態でインポートすると、エラーメッセージが表示され、インポートすることができなくなりました。
これまで、上記の対象ユーザーがインポートをした場合には、MakeLeapsに登録されている取引先の情報（取引先名、住所以外）が上書きされる仕様でしたが、権限設定に沿う形で改善する運びとなりました。
※現状、API経由で取引先の連絡先情報を設定する場合は、取引先の「作成 / 編集 / 削除」権限がない場合でも上書きができる仕様となっております。
こちらも上書きができないよう、仕様を変更する予定となっております。機能がリリースされましたらブログにてお知らせいたします。
※取引先の情報をインポートにて上書きしたい場合は、メンバーの権限設定より取引先の「作成 / 編集 / 削除」にチェックを入れてください。(管理者のみ操作可能)
▼参照ページ
・[マニュアル] データをインポートする
・[マニュアル] メンバーの権限を設定する
今後とも、みなさまにより快適にMakeLeapsをご利用いただけるよう製品の改善に努めてまいります。
送付履歴がパワーアップしました
いつもMakeLeapsをご利用いただきありがとうございます。
MakeLeapsから送付した書類の状況や内容は、[履歴]タブの[送付履歴]で簡単に確認できます（詳しくはこちら）
今回は、[送付履歴]に表示されるアイコンや、セキュア送信で送付した書類リンクの参照日の表示がパワーアップしましたのでお知らせいたします。
変更内容
◾️書類送付時に添付した外部PDFやZIPファイルにアイコンを追加
【PDFファイルの場合】
以下のアイコンが表示されます。
- 送付済み
- 参照済み
- 郵送済み
【ZIPファイルの場合】
以下のアイコンが表示されます。
- 送付済み
- 参照済み
◾️参照日などを具体的な日付で表示
これまでの「○日前」という表示から、具体的な日付での表示に変更しました。
今回のアップデートにより、送付状況をよりわかりやすく把握できるようになりました。送付状況の管理をさらに効率的に行いたい方はぜひご利用ください！
▼参照ページ
・[マニュアル] 操作履歴、送付履歴を検索する
・[マニュアル] 郵送代行・セキュア送信で書類を送付する（複数の書類を送付する）
セキュア送信の参照ステータスの表示仕様の変更について
いつもMakeLeapsをご利用いただきありがとうございます。
セキュア送信にて書類を送付する際、書類一覧ページや送付履歴ページなどで表示される目のアイコンを通じて、お客様が書類リンクを参照したかどうかを確認できます。
この度、参照ステータスを表す目のアイコンの表示仕様に一部変更がありますので、お知らせいたします。また、アイコンの表示仕様の変更に伴い、絞り込みの結果表示条件も変更されます。
変更日
2023年7月21日
変更内容
これまで、複数の書類をまとめて送付した場合など、いずれかの書類が参照されたら、すべての書類が参照済みステータスとなっておりましたが、今後は各書類ごとに参照ステータスが表示されるようになります。
詳しい変更内容は以下の通りです。
① アイコンの表示仕様が変更
セキュア送信では受信側が書類リンクを未参照の場合、「セキュア送信をキャンセル」いただけます。※書類リンクが参照済みの場合セキュア送信をキャンセルすることができません。
② アイコン上にマウスを重ねると表示される吹き出しの表記が変更
③書類一覧リストで「未参照」「参照済み」を絞り込み検索した際の条件が変更
④APIで書類を「未参照」「参照済み」を絞り込み検索した際の条件が変更
APIの「v2023.06.26」バージョンより書類の「未参照」「参照済み」の絞り込み条件が変更されました。変更後のロジックで書類を絞り込みたい場合は、APIバージョンを「v2023.06.26」に切り替える必要があります。
詳細はこちらのページをご参照ください。
⑤送付履歴ページの各添付書類・ファイルのアイコンの表示仕様が変更
今回の変更により、確認の場所によって条件が異なる状況を改善し、各書類の参照ステータスをより正確に確認できるようになりました。ぜひご活用ください！
【新機能】PDFファイル名のカスタマイズが可能に！
MakeLeapsの書類一覧などから、またはセキュア送信で送付したリンクから、書類をダウンロードした際のPDFファイル名をカスタマイズすることが可能になりました！
機能詳細
▼これまでの機能
書類のPDFファイルをダウンロードすると、ファイル名は自動的に「書類の種類_書類番号」になっていました。
（例：Seikyusho_123.pdf）
▼新機能
書類設定の「PDFファイル名」タブより、ダウンロードした際のファイル名を以下の項目から自由に選んで、カスタマイズすることができるようになりました。
▼PDFファイル名に使用できる項目
- 書類 – 種類（日本語）
- 書類 – 種類（英語）
- 書類 – 種類（テンプレート言語）
- 書類 – 種類（旧フォーマット）
- 書類 – 番号
- 書類 – 発行日
- 書類 – 合計金額
- 取引先 – 取引先名
- 取引先 – 敬称付き取引先名
- 自社 – 社名（日）
- 自社 – 社名（英）
- 自社 – 社名 (テンプレート言語)
PDFファイル名をカスタマイズできる箇所
カスタマイズできるPDFファイル名は「自社向け」と「取引先向け」の2種類があります。
表示したい項目を選択し、それぞれ設定できます。
- 自社向け：
- 選択した項目は、自社のチームメンバーがMakeLeapsからダウンロードする書類のPDFファイル名に反映されます。
- 取引先向け：
- 選択した項目は、取引先が書類リンクからダウンロードする書類のPDFファイル名に反映されます。
機能について詳しくは、以下のマニュアルをご参照ください。
・PDFファイル名をカスタマイズする
本機能をお使いいただくことで、貴社での用途に合ったPDFファイル名をお使いいただけるのではないでしょうか。
ぜひご活用ください！
【新機能】セキュア送信でZIPファイルを送付できるように！
いつもMakeLeapsをご利用いただきありがとうございます。
この度、多くのお客様からの「セキュア送信にPDF以外のファイルを添付したい」というご要望にお応えするために、セキュア送信にZIPファイルを添付する機能をリリースいたしました。
また、本機能のリリースに合わせて、添付できるPDFファイルのサイズ上限が変更となります。
ファイル添付機能について
- 本機能は今までと同様に、トライアル、法人プラン、エンタープライズプラン、MakeLeaps for Salesforceをご利用中の方のみが利用可能です。
- 送付前確認画面で、送付依頼に対してPDFファイルだけでなく、ZIPファイルの追加もできるようになりました。
- 追加されたファイルは、直接セキュア送信のメールに添付される形ではなく、受取画面のURLのみが記載されます。
受取画面より、ファイルのダウンロードをしていただけます。 - 参考資料
ZIPファイルを添付する
- 添付できるZIPファイルについて
- 送付方法：セキュア送信のみ
- データサイズ：100MBまで
- 送付依頼1件に対し添付できるZIPファイル数：1つまで
- ZIPファイルの中に格納できるファイル数・ファイルフォーマット：制限なし
（例：Excelファイル、向きが縦・横が混合しているPDF、A4サイズ以外のPDFも可能）
- 受領者側での操作について
セキュア送信で届いたメール上のURLをクリックし、以下のような画面から書類のダウンロードを行っていただけます。
PDFファイルを添付する
- 添付できるPDFデータのサイズが以下のように変更となりました。
- MakeLeapsの画面で操作・API経由で追加する場合
- 郵送代行を利用する場合：30MBまで
- セキュア送信を利用する場合：100MBまで
- MakeLeapsの画面で操作・API経由で追加する場合
- 「PDF一括アップロード」機能利用時のデータサイズについては変更はございません。
（郵送代行の利用有無を問わず：20MBまで）
セキュア送信にPDF以外のファイルを添付したい場合に、本機能を使って手軽に送付できるのではないでしょうか。
ぜひご活用ください！