【導入事例】一部署から全社導入を決定。決め手はシンプルさと迅速なサポート。 (株式会社アドインテ)

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最先端の広告プラットフォームを開発提供するアドテクベンチャーベンダー、株式会社アドインテ

従業員数40名、京都を中心に海外にも活躍の場を広げる同社は、言語解析技術・行動分析技術を活用した広告配信事業を主軸に、メディア構築、スマートフォンアプリの開発など、多様なインターネットサービスを展開している。

今回は、全社請求管理担当の川又充さんと、管理部長の桑名良輔さんに、「MakeLeaps」導入前の課題、導入後の効果、全社導入に至った経緯について、お話しを伺った。

全社請求管理担当の川又充さん (左) と、管理部長の桑名良輔さん (右)

「MakeLeapsを導入した」その理由

メールで埋もれていく見積書

弊社担当:導入以前はどのように作業されていたのでしょうか?

川又さん:「導入前の一番劣悪な時は、まず完全なエクセルベースで、営業が個々に見積書を作成し、メール添付で送付していました。そのメールに適宜メンバーをCCに入れ、これがゆるい社内共有になっていました。」

その結果、共有メールで書類がどんどん埋もれていき、どれが最終見積で、どれを受注したのか、着地額もあやふやに。

当時は東京支部に4名、関西支部に8名の体制で全体を管理している人もなし。営業会議では見積ベースの話が出来ず、未入金の追っかけ等も出来ない状態だった。


「これ何の入金?」が頻発


桑名さん:「特に困っていたのは経理担当です。請求書は、雛形も発行方法も部署ごとにバラバラ。金額が合わなかったり、入金があっても請求が漏れていたり。「これ何の入金?」が毎日のように交わされる会話でした。」

川又さん:「責任の割り当てがなく、請求漏れも頻発。今思えばよく管理できてたなと思います。」

統一システムが必要なのは明確だったが、管理側も担当者側も使いやすいシステムがなかなか見つからなかった。

そんな時、CRMと連携したシステムも試そうと「MakeLeaps」の連携版を試し始め、その直感的な操作画面とシンプルで使いやすい動作性から、単体での利用を模索し始めた。

 

導入後の「3つの効果」

弊社担当: 苦難の末にMakeLeapsを見つけ、導入いただきました。特にどんな変化がありましたか?

効果①  ついに出来るようになった売り掛け管理。月次の営業会議も見積ベースに

川又さん:「当時は自分も営業でした。それまでは売掛表自体、管理しているものがなく。。実は月次も入金ベースで管理していました。」

マンパワーに限りがある中小企業では、売上確保が最優先されるため、見積・請求・入金管理といった、いわゆる後付け作業が煩雑になってしまうのは珍しいことでは無い。

ただその管理が疎かになることで、正しくビジネス判断するための数値材料が少なくなるだけでなく、売上はあっても入金がないという危険な状態も発生しかねない。

 

川又さん:「なので導入後、前月の売上が初めて可視化できた時は、当たり前のことかもしれないですが、大分感動しましたね。見積もりベースで月次の営業会議ができるようになりました。」

現在は、月末で締めた見積請求データを数日以内に処理し、MakeLeapsからエクセルに出力、売掛表に反映することで、実績と見比べながら、建設的な事業計画に役立てている。

効果②  売上の金額確定が3週間も早く


桑名さん
:「それから売上の金額確定が、3週間早くなりました。」

以前は、請求書の間違い直しなども入れて、前月の売上が最終確定されるまでに5週間以上かかっていた。また一度確定した数字がそこから二度三度変更されることも少なくなかった。

それが、現在は締め後2週間で売掛表が提出されるようになり、最終確定されるようになった。管理側としては非常に嬉しい変化だ。

効果③  責任の明確化


桑名さん:「何よりも変わったのは、「責任の明確化」ができたこと。これは大きいです。以前は、見積や請求書を出している担当者も、管理している保管場所もバラバラだったのが、各自にアカウントを渡すことで、自ら作成し、追いかけ、確認する、という責任感 —「自分の案件」という意識が生まれている。」

桑名さん:「他部署の見積も見えるので、モチベーションもあがりますしね。メールベースで埋もれていた情報が一つの場所に集約され、正のデータとして全員と共有できるのは、会社としても大きなメリットです。」

全社導入をスタート

決め手は、シンプルさと分かりやすさあと、サポートが爆速!(笑)

そこで一部署で利用していたMakeLeapsを、2016年7月からは全社利用を決定した。

弊社担当: 全社導入はいかがでしたか。どんなプロセスや準備をされましたか?

川又さん:「全社利用の開始自体は、アカウント数が一気に25に増えたりしたので、ちょっと大変でしたね。ただもう全社で使うと決めたので、利用はすぐに開始しました。」

行った準備としては、サービスごとにバラバラだった見積書や発注書のテンプレートを統一し、商材ごとにテンプレ化(”定型パターン”を作成)した。書類変換のメリットや利用方法を伝え、徐々に社内浸透させていくところから始めた。

桑名さん:「営業できる人って面倒臭がりが多いんです(笑)。売上取ってくるのが仕事なので、ややこしい事務的な作業は嫌がる。MakeLeapsはシンプルでわかりやすい操作画面なので、迷わない。パッと見て、ここ押せばこうなるんだろうなっていうのが分かりやすく作られてる。」

川又さん:「そうそう。それは社内マニュアルの作成も楽でした。」

現在MakeLeapsを利用しているのは25名。営業だけでなくウェブ制作などの外注営業チームにもアカウントを渡し、請求書を作成してもらっている。

川又さん:「今後はまだ使えていなかった「発注書(取引先宛)」も使いたいですね。弊社では外注の制作チームもいて、ある意味社内で発注と請求が発生するんですが、請求書だけでなく、社内情報として外注チーム宛の発注書も作成しておけば、何の請求か聞かれずに済む。モヤモヤしたものがもう一つなくなります。」

 

迅速でパーソナルなサポートに大満足

川又さん:「あとは、もう本っ当にサポートが素晴らしいと思ってます。いつチャットで質問しても爆速で対応してくれる。これ以上ない位です、本当に。」


桑名さん:「初めてこのシステムのこと聞いた時、もうこれでいいじゃん、ってなりました。複雑で何でも出来るシステムより、ただ見積もらって受注してるかが知りたい。他のシステムの検討も話題になりましたが、最終的にはやっぱり彼一押しのサポートの充実が決め手でしたね。しかも、シンプル且つやりたかったことの要点を抑えていて、低価格。これで、いいやん!って(笑)」

 

アドインテの目指す未来


ウェブ広告業界では、今でもマニュアルで請求作業している企業は、「めちゃくちゃ多いと思う」と川又さんは言う。

川又さん:「スタートアップ企業はもちろん、特に他事業展開をしている中小企業には、一元化の為に絶対おススメしたいです。」


弊社担当: 
これまで国内5拠点、海外1拠点と急速に拡大されてきました。今後のアドインテの目指す未来を教えて下さい。


川又さん:WEBとリアルの融合をスローガンにしていますので、いち早くO2Oマーケティング企業としての地位を築いていくことかなと思います。(と勝手に僕は思っていますw)

 

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(インタビューを終えて)
取材中は、終始笑い声が絶えず、導入時の生の声をざっくばらんに聞かせていただきました。休日は娘さんとデートを楽しまれる川又さん。基本的には気になったことは何でも自発的に実行する行動力に、新技術を開拓しつづけるアドインテの原点を見ました。これからも株式会社アドインテ様を私たちは応援し続けます。

川又さん、桑名さん、ご協力ありがとうございました!

MakeLeaps

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