特に課題だったのは以下3点です。
・ある時期になると経理担当者に負担が集中する。
・以前受注した案件を再受注した際に、仕様や値段の確認作業も経理の担当を介して行う。
・会計ソフトやOSのアップデートに伴う、メンテナンスが発生する。
思っていたとおりとても効果的でした。今まで行っていたちょっとした伝達や確認が減ることでスピーディーに業務を進めることができています。Salesforceと連携し、顧客情報のストックが増えていくことでもっと効果を発揮していくと思います。
チャットでのサポートやマニュアルの整備も親切にされているため、移行時は使い方の指導や設定、サポートでの時間は必要ですが、順調に運用できています。
人間は忘れる生き物ですので、会社に携わる人間の他にもう一つ「記憶・共有するためのシステム」を導入するのは良い選択だったと思います。
“SNSや動画などデジタルコンテンツ開発をしておりますが、見積書・請求書と同様に納品書も非常に重要です。顧客側の商習慣に合わせてきちんとした文書として郵送する必要があります。すべての文書はほぼ同様の内容のため、変換機能を多用しています。その他複数の住所や担当者を登録できる顧客管理も非常に重宝しています。また、チームメンバーとして顧問会計士を招待することで、システム上で月次の売上管理まで行っています。”
“ポータルサイトを運営しているため、毎月、請求書を数十～百通郵送しなければならず、請求業務を効率化したいと思っていました。色々なASPを試したのですが、フォントや印にこだわりを感じる「請求書の美しさ」、郵便物には送り状も付与してくれる「請求書のカッコよさ」が決め手となり、MakeLeapsを利用しています。今まで請求業務に2時間程度掛かっていたのが、約20分に短縮され、今までのショボい(笑)請求書から見栄えのいい請求書になったことでお客様からも好評頂き、利用して良かったと思っています。”
“複数のメンバーが受注と製作を担当しており、受注数や納品内容の管理や共有が難しいという問題がありました。請求金額を確定するため、これまでのコミュニケーションを読み返すなど、地道な確認作業を繰り返していました。MakeLeapsの納品書は受注・納品内容を社内で確認するために、業務改善の一環として活用しています。見積書から納品書、納品書から請求書へのワンクリック変換機能を特に重宝しています。”
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“忙しい中小企業経営者が請求書の作成や見積書の確認を、クラウド上でどこでも出来る！事務所という枠に縛られないということは非常に経営効率があがります。しかも、郵送までできるとなると、人件費コストも削減できるわけです。一度使うと手放せません。”