【RICOH 証憑電子保存サービスご利用者向け】保存もれ・保存忘れが発生している書類はありませんか？

「保存がもれている・見落としている書類はないでしょうか？」

電子帳簿保存法に対応するため、RICOH 証憑電子保存サービスをご導入いただいたものの、データ保存が義務化されている書類の保存もれが発生していた･･･というお声を聞くことがあります。

具体的には、電子で発行または受領した請求書や納品書、領収書は電子帳簿保存法の要件に沿って保存できている一方、発行した「見積書」などの保存がもれていた･･･という例です。

ここからは、RICOH 証憑電子保存サービスのご利用者向けに、電子帳簿保存法で電子保存が義務化されている書類の種類について改めて解説します。また、保存もれ・保存忘れへの対応策も2点紹介しますので、電子帳簿保存法への確実なご対応にお役立ていただけますと幸いです。

改正電子帳簿保存法で電子保存が義務化された書類とは？

まずは改正された電子帳簿保存法により、電子保存が義務化された書類の種類について解説します。

結論、電子帳簿保存法の改正（2022年1月～）により、以下のような「電子取引」において発行または受領された書類は、紙に印刷しての保存が認められなくなりました。つまり、電子帳簿保存法が定める要件に沿って電子保存することが義務化されたということになります（2023年中は一定の条件下で宥恕措置の適用が可能）。

メールでの送受信
Webダウンロード
ペーパレスFAX
電子取引サービス
など

次に、電子保存の対象となる取引書類は、以下のような書類となります。

契約書
領収書
請求書
納品書
見積書
注文書
検収書
等（上記書類の控えを含む）

したがって、上記書類は電子帳簿保存法が定める要件（電子取引）に則り、電子保存する必要があります。要件を満たさない保存を行なっており過少申告があった場合、重加算税が10%加算されるといったペナルティも定められているため、注意が必要になります。

独自の運用方法にて電子帳簿保存法が定める要件を遵守するのは大変かつ確実に要件を遵守する上での不安が残りますが、RICOH 証憑電子保存サービスをご利用いただいていれば安心です。効率的かつ確実に電子帳簿保存法が定める要件に沿った電子保存をすることができます。

※本記事では、電子帳簿保存法の定める要件（電子取引）の詳細解説は割愛しますが、より詳細を確認したい方はこちらの解説記事（第5章電子取引保存要件）をご参照ください。

電子取引で保存もれ・保存忘れが発生しがちな書類

ここまでは、電子帳簿保存法により電子保存が義務化されている取引書類の種類を整理してきました。

次は、それら書類の中で保存もれや保存忘れが発生しがちな書類について解説します。

結論、前述の通り（請求書や納品書、領収書は RICOH 証憑電子保存サービス内に保存できている一方、）発行した見積書などの保存がもれていた･･･というお声を聞きます。

その理由としては、以下のようなことが考えられます。

自社発行の取引書類が電子帳簿保存法の要件に沿って電子保存すべき書類であることを知らなかった･･･
取引書類の作成・発行業務が属人化しており、管理できていなかった･･･
見積書などは営業部門など別の部署で作成・発行しており、保存対象に入れていなかった･･･

ここまで解説してきたように、電子取引にて発行された見積書なども、電子帳簿保存法の要件に沿った電子保存が必要な書類に該当するため、まずは「RICOH 証憑電子保存サービスに保存すべき書類として、もれているものがないか」を確認してみることをおすすめします。

電子帳簿保存法に確実かつ簡単に対応するための電子データ保存方法

ここからは、保存がもれていた書類があった場合、どのような運用体制で電子データ保存をしていくのが良いかについて解説します。メリット・デメリット含め2つの方法を紹介しますので、参考にしていただけますと幸いです。

【方法①】取引書類のデータを「手動」で RICOH 証憑電子保存サービスに保存

まず1つ目は、メール等の電子で発行した見積書などの取引書類データを手動でRICOH 証憑電子保存サービスに保存する方法です。この方法を採用するメリットは以下の通りです。

RICOH 証憑電子保存サービスを契約していれば、今すぐ対応できる
追加の料金が発生しない

上記の通り、契約いただいているRICOH 証憑電子保存サービスを使うことで、今すぐに対応できる点が主なメリットです。既存の契約内でアカウントの追加をすることができます。したがって、営業部門など他部署にて発行している書類の保存が必要になった場合には、書類発行担当者のアカウントをRICOH 証憑電子保存サービス内に追加し、各部署・各担当者にて保存作業をしていただくことも可能です。

一方、以下のような点が課題になります。

RICOH 証憑電子保存サービスへの登録は手動となるため、電子帳簿保存法の要件に則り、3項目（※）の入力作業が発生する（3項目：取引先名、金額、取引日）
別の部署に保存作業を依頼する場合、運用の徹底に不安が残る（例：アップロード期限が守られない、入力の揺らぎで検索性が低下）

※上記「3項目」に関連する可視性要件の詳細は、こちらの解説記事（第5章電子取引保存要件）をご参照ください。また3項目の入力作業が発生するのは、RICOH 証憑電子保存サービスの「入力代行サービス」を利用しない場合となります。

上記のような課題・不安に対し、それらを丸ごと解消できる方法を紹介します。

【方法②】クラウド帳票作成・発行サービス「MakeLeaps（メイクリープス）」と連携させる

2つ目の方法は、RICOH 証憑電子保存サービスと同様、トレード帳票DXシリーズ（※）内のクラウド帳票作成・発行サービス「MakeLeaps（メイクリープス）」を活用する方法です。

※トレード帳票DXシリーズ･･･リコーが提供する企業間取引における様々な帳票業務の課題を解決するサービス群

メイクリープスは、有料契約実績5,300社を突破しているクラウド型の帳票作成・発行サービスです。請求書をはじめとする帳票の作成から発送、入金管理に至るまで、一連の請求業務にかかる負担を削減することができます。

メイクリープスを使って書類の作成・発行をしていただくことで、電子発行した書類データをRICOH 証憑電子保存サービスにそのまま連携でき、簡単かつ確実に書類データを保存することができます。詳しい仕組みはこちらをご参照ください。

この方法を採用するメリットは以下の通りです。

メイクリープスで作成・発行した書類データをそのままRICOH 証憑電子保存サービスに連携できるため、保存作業がラク。3項目（取引先名、金額、取引日）の入力作業が不要
書類の保存業務だけでなく、各種書類の作成から発送、入金管理に至るまで、一連の請求業務にかかる負担を丸ごと削減できる
メイクリープスは初期費用無料で月額1,000円（税別）～利用できるため、気軽に試せる

上記のように、電子帳簿保存法への確実な対応はもちろん、書類作成や発行にかかる作業負荷の削減、ミスの防止につながる点が大きなメリットです（例：見積書からワンクリックで簡単に請求書を作成、作成した帳票をワンクリックで電子発送など）。

一方、この方法で課題となる点は以下の通りです。

メイクリープスの利用料金は発生する（ただし初期費用無料で月額税別1,000円～）
メイクリープス利用開始にあたっての準備（サポート付きの無料トライアルをご用意しています）

参考情報として、メイクリープスの活用により、見積書の作成にかかる作業負荷の削減やミス発生リスクの低減に成功されたハウステンボス株式会社様の事例を紹介します。

事例を確認してみる

まとめ

本記事では、改正電子帳簿保存法によって電子保存が義務化された書類の種類、保存もれが発生しがちな書類、保存もれへの対処法2点を紹介してきました。

対処法については、それぞれにメリット・デメリットがありますので、自社に合った方法をご選択いただけますと幸いです。

「他部署に電子帳簿保存法の要件に沿った保存業務を徹底してもらうには不安が残る」、「書類の作成や発行にかかる業務負担の削減やミスの防止にも関心がある」という方には、2つ目に紹介した、クラウド帳票作成・発行サービス「メイクリープス」と「RICOH 証憑電子保存サービス」を一緒に活用する方法をおすすめします。

メイクリープスは、ご利用いただいているRICOH 証憑電子保存サービスのシリーズ商品であるため、連携も非常にスムーズです。

またメイクリープスは、電子帳簿保存法のみならずインボイス制度にも対応しており、安心してご利用いただけます。さらに優れた操作性も評価いただいており、グッドデザイン賞を受賞しています。誰もが直感的に操作できる使いやすい画面で、従来の業務からスムーズにメイクリープスに移行いただけます。

メイクリープスを活用した書類の発行・保存について相談してみたいという方は、こちらからお気軽にご相談ください。
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