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[非表示]領収書は取引を証明する重要な書類であり、大切に保管しておく必要があります。一方で、紛失してしまうケースや破損してしまうケースも少なくありません。
こちらでは、領収書紛失時の対処法や、顧客から領収書再発行を依頼された場合の注意点をご紹介します。
そもそも領収書とは？【再発行の前に役割を確認】
領収書とは、商品・サービスの対価としての金銭の授受を証明するための書類です。主に、現金の受け渡しの際に発行されます。代金を支払った側が領収書の発行を請求した場合、代金を受け取った側は必ず発行しなければなりません。
現金での支払いでは、銀行振込やクレジットカードなどの支払いと異なり、決済の記録が残りません。そのため、支払いが完了した後に受け取り側が「受け取っていない」と主張した場合、支払いが完了していることを証明するのが困難です。領収書は、こうしたトラブルを回避するために発行されます。
領収書と同じような書類に「領収証」があります。双方の違いについては、「領収書と領収証の違いをくわしく解説！レシートは代用できる？税務上の問題は？」をお読みください。
領収書が必要になる時は？
上述したとおり、そもそもは代金の支払い側・受け取り側間で起こり得るトラブルを回避するために発行される領収書ですが、実際には、他の必要性によって発行されるケースがほとんどでしょう。
代表的なケースが、会社員の経費精算です。業務上で立て替えた経費を精算するためには、決済の証明として会社に領収書を提出する必要があります。自営業の場合は、発生経費を計上するために領収書が必要です。また、医療費控除を受ける場合も、医療機関から発行される領収書が必要になります。
なお、領収書は法人税申告や確定申告、税務調査で求められる重要な書類です。そのため、7年間の保管義務が定められています。
領収書は再発行できる？できない？
領収書は原則として適切に保管しなければなりませんが、紛失、破損してしまうケースも考えられます。領収書を再発行してもらうことはできるのでしょうか？
結論から言えば、基本的に領収書の再発行は困難です。代金の受け取り側には、支払い側に領収書を請求された場合の発行義務はありますが、再発行については義務がありません。
また、二重発行した領収書を不正使用される可能性も考えられます。紛失などと偽って発行された架空の領収書で経費を水増しするケースがあるのです。もちろん、こうした不正使用が発覚した場合、領収書の使用者は脱税の罪に問われます。共犯の疑惑をかけられる可能性があるため、代金を受け取った側も簡単には再発行に応じられないのです。
領収書を再発行して欲しい！紛失時などの対応方法は？
では、「必要な領収書が見つからない……」といったトラブル時には、どうすればよいのでしょうか。再発行以外の手段も気になるところかと思います。
領収書を紛失した場合の代表的な対応方法は以下の5つが考えられます。
領収書の再発行を依頼する
まずは、代金の受け取り側に再発行を依頼してみましょう。ただし、再発行に応じてくれるかどうかは事業者の判断に委ねられています。基本的には拒否されるケースがほとんどです。
購入証明書・支払証明書を請求する
事業者によっては、購入証明書・支払証明書の発行に対応しています。これらの書類があれば、領収書と同じく支払いの証明として使用可能です。ただし、多くの場合は発行するために費用が発生します。
レシートを探す
レシートを領収書の代わりに使用する方法もあります。証憑書類としての信頼性は領収書に劣りますが、多くの場合はレシートでも代用可能です。
出金伝票に記録する
支払先、日付、領収書の但し書きに相当する内容、金額などを出金伝票に記載すれば、領収書の代用になります。
カード明細を確認する
支払いにカードを利用していた場合、利用明細の記録がそのまま領収書の代わりとして利用できます。
破損や汚損してしまった場合
破損や汚損により領収書を使用できない場合は、元の領収書があることを条件に再発行が認められるケースがあります。ただし、やはり発行側に義務はないため、必ず再発行されるとは限りません。
また、再発行を依頼する場合には、破損や汚損した領収書を持参する必要がありますので、ご注意ください。
再発行に懲りたら「領収書のスマホ管理」をすべき！
現在は「電子帳簿保存法」の改正により、スマートフォンやデジタルカメラで撮影された領収書の画像データが取引の証拠として認められています。電子データで領収書を管理しておけば、原本を紛失・破損した際も安心です。
ただし、500万画素以上のカメラで領収書を撮影することが条件です。また、電子保存を開始する3か月前に「国税関係帳簿の電磁的記録等による保存等の承認申請書」を提出し、承認を得る必要がありますので、注意してください。
領収書の再発行を依頼されたら？
領収書を発行する側として顧客に領収書の再発行を依頼された場合はどうすべきなのでしょうか？
領収書の再発行は義務ではないため、原則として拒否できます。上述した通り、不正利用などのリスクがあるため、基本的には拒否するのが無難です。あらかじめ領収書に再発行に応じない旨を記載しておくと、注意喚起として機能します。
ただし、顧客との関係性や要求の強さによっては、再発行に応じなければならないケースがあるかもしれません。
その際には、まず、領収書と同じ効力を持つ支払証明書の発行を提案しましょう。どうしても再発行に応じなければならない場合は、同じ内容の領収書を発行し、「再発行」「再」などと記入します。
【注意】領収書の金額が5万円以上の場合
領収書の金額が5万円以上の場合は、収入印紙と割印が必要です。再発行の場合も例外ではありません。最初の領収書で印紙代を負担している場合も、再発行では、再度、印紙代がかかる点に注意しましょう
領収書に貼る収入印紙のルールについては「領収書に貼る収入印紙のルールを解説！必要or不必要は金額で変わる」をご覧ください。
まとめ
発行された領収書は、大切に保管しましょう。撮影機器やスキャナーなどがある場合は、電子保存もおすすめです。また、発行側として顧客から再発行を依頼された場合も安易には応じず、まずは拒否や代替案の提示で対応してください。
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