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[非表示]「領収書の管理方法を改めて見直したい」「領収書で『品代』と記載することが望ましいのかどうかを知りたい」こういった考えをお持ちの方はいないでしょうか。
この記事では領収証において「品代」と記載していいのかを悩んでいる方に向けて、具体的な記載手段について紹介します。結論からいうと「品代」としての記載は避けるのが望ましいです。
その理由と正しい記載方法なども合わせて解説していくので、ぜひ参考にしてください。
領収証の但し書きとは
領収証の但し書きとは、何の代金を支払ったかを明確にするために記入する項目を指しています。但し書きが書かれていることにより、領収証が「正式なものである」と判断する一つの目安になります。
但し書きが書かれていないと、領収書を受け取った経理担当者はどの品目で経費の計上を行えばいいかわからず、混乱の元となります。また、処理の度に提出者に確認をするのも手間となるでしょう。
但し書きは、領収書の指定部分に「〇〇代として」と記載するのが一般的な方法です。「飲食代」「書籍代」など、支払者が何を購入したのか一目で分かるよう、具体的な記述が求められます。
領収証が効力を発揮するための要件
領収書がその効力を発揮するためには、いくつかの要件を満たさなければいけません。記載がなければ正確な効力を発揮しないこともあります。必要とされる項目は下記のとおりです。
日付：代金を受け取った日付を年月日で記載
宛名：支払者の氏名や企業名を正式名称で記載
但し書き：提供した商品やサービスの内容を記載
金額：実際に受け取った代金を税込金額で記載
収入印紙：金額が50,000円以上になると課税の対象となるため収入印紙を貼り付け
発行者住所や氏名：サービス提供者の企業名や住所を記載
収入印紙以外は、どれも必須の項目です。
領収書の但し書きにおいて「品代」が認められないことがある理由
領収書の但し書きにおいてよく使われる「品代」ですが、この記載が認められないケースがあります。その理由を詳しく解説していきますので、正しく領収書の但し書きを記載し、効力のある領収書を提出できるよう理解を深めましょう。
何の代金を支払ったかが具体的にわからないため
領収証の但し書きを記載する際には、品目や用途を具体的に記載する必要があります。「品代」のみの記載では、何の商品をどの目的で購入したのかがはっきりとせず、支出が会社の経費として認められるものであるかの判断が難しくなります。
「品代」との記載では経費処理できないこともあるため、経費として支払ったことを証明する領収書の役割を果たせるよう、内容を正確に記載しましょう。
税務調査で指摘が入る可能性があるため
「品代」が認められないことがある理由の一つは、税務調査で指摘が入る可能性があるためです。「品代」のみだと、詳細がわからないとして税務調査において「使途不明金が多い」と指摘が入る可能性があります。
そういった事態を避けるためにも、但し書きはできる限り具体的な記載を心がけましょう。何を購入したのかをひと目でわかるようにし、税務署から指摘が入らないようにする対応が大切です。都度必ず税務署からチェックが入るわけではありませんが要注意です。
正しい但し書き記載方法の例
正しい但し書きの記載方法としては、下記のような例が挙げられます。但し書きを記載する際の参考としてください。
・飲食店で支払った食べ物台など：飲食代、飲み物代
・本や雑誌：書籍代
・ノートやペンといった文房具：文房具代もしくは消耗品費
・事務用品や日用品、オフィスの備品：消耗品費
・チラシや求人広告費：広告宣伝費
・インターネット料金や切手：通信費
・公共交通機関の料金やホテル宿泊費：旅費交通費
・取引先への贈り物など：ギフト代
どの項目をどのように記載すべきかを正確に把握しておきましょう。
「品代」と同じく「上様」の記載も避ける
領収書発行時には、「品代」と同じく「上様」の記載も避けるのが無難です。宛名欄によく使われる「上様」ではありますが、なぜ避けるべきなのかの理由を詳しく解説していきます。
領収書において上様が使われる理由
領収証の宛名書きに「上様」が使われる理由の一つは、相手の名前をそのまま記載することを失礼と捉える文化があったためです。江戸幕府において、将軍に敬意を表し「上様」と呼んでいたことに由来します。
また「上様」が用いられる理由として、上得意の客を意味する「上客」が由来となっている説もあります。
法律上は問題ないが「上様」を使うと宛名がわかりにくくなる
領収証の宛名として「上様」を使うのは、法律上の問題はありません。領収書が法的に認められるものであるか否かは法人税法や所得税法の規定にて決まります。しかし、法人税法や所得税法などに「宛名欄に上様と記載された認めない」という規定はないため、確定申告の際に「上様」と記載があっても問題になることは少ないのです。
税法上問題がないため、社内で使った経費を精算する際に宛名を重視するかどうかは事業主の意向によって異なります。内部ルールで禁止している会社もあり、対応方法は様々です。
但し書きを記載する際に気をつけたいポイント
ここからは、領収書の但し書きを記載する際に気をつけたいポイントを解説していきます。どのような点に注意すべきなのかをしっかりと押さえておきましょう。
内容をごまかさずに正確に記載する
但し書きを記載する際には、内容をごまかさずに正確に記載しましょう。事実と異なる内容の記入は、私文書偽造罪に該当する可能性もあります。後から指摘が入らないよう、正確に項目を記入してから保存することをおすすめします。
また、領収書に後から自分で但し書きを記入するのもよくありません。発行時に記載漏れがないように気をつけましょう。
項目が複数の場合には最も高額な項目を記載
複数の商品をまとめて購入した際には、領収証の但し書き項目は代表的項目(最も高い項目)のみにしましょう。「○○(最も高い商品項目)+他」との記載方法が一般的です。
複数の商品をまとめて購入した際には、品目や使用用途がわかるレシートと合わせて提出・保存しましょう。経理担当者や税務署による確認時に、スムーズに内容を掴めるようにする対応が大切です。
品目や使用用途を具体的に記載する
領収証の但し書きを記載する際には、品目や用途をわかりやすくはっきりと記載することが大切です。正確に経費として支払ったことを証明することを重視し、領収書としての役割を果たせるようにしましょう。
「品代」や「上様」との記載では、どの目的で購入したのか、誰が購入したのかがはっきりとしません。法律と社内ルールに則り、正確な記載を心がけましょう。
まとめ
この記事では、領収書の但し書きについて、なぜ「品代」や「上様」が望ましくないのかを解説してきました。事務処理を円滑に進めていくためにも、記載項目をとにかく正確なものとすることを心がけましょう。
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