請求書や領収書による相殺処理とは?書類の作成方法やポイントを解説

2022年3月14日

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こんにちは。請求業務をかんたんにするクラウドサービス「MakeLeaps(メイクリープス)」事務局です。

売掛金を相殺処理するには、請求書や領収書の発行が必要です。相殺の事実がきちんとわかるよう、それぞれの書類で示しましょう。この記事では、請求書や領収書を発行して相殺処理をしたいと考えている人に向けて、各書類の具体的な作成方法を解説します。ぜひ参考にしてください。

売掛金の相殺処理とは何か?

そもそも、売掛金の相殺処理とはどのようなものなのでしょうか。ここでは、相殺処理の基本について解説します。

「相殺処理」の概要

相殺処理は、自社と取引先の債権と債務を帳消しにする処理です。相殺処理をすれば実際に金銭をやり取りする必要がないため、手続きにかかる手間や手数料の負担を減らせます。

基本的に、両社が合意すれば、相殺処理を実行できます。ただし、相殺処理を行う際は、請求書や領収書を発行する必要があります。請求書と領収書により、売掛金を相殺した事実を明確に示すことができます。

相殺処理のメリット・デメリット

相殺処理にはメリットとデメリットの両方があります。ここでは、相殺処理のメリットとデメリットをそれぞれ解説します。

相殺処理のメリット

相殺処理で自社と取引先の債権債務を帳消しにすれば、会計処理で発生する手間を少なくできます。現金が出入りしないため、セキュリティ上の心配もなくなります。また、手数料や印紙代などの節約にもつながるでしょう。

売掛金の回収が難しい場合も、相殺処理を行えば自社が被る損失を最小限に抑えられます。

相殺処理のデメリット

相殺処理する際は、請求書や領収書を発行します。そのため、担当者にとっての負担が大きくなることが考えられます。相殺処理を行う数が多ければ、発行する書類の枚数も増えてしまいます。また、帳簿上で売掛金と買掛金を確認する手間もその分だけ多くなるでしょう。

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相殺を行うために必要な請求書とは?

相殺処理する際は、どのような請求書を発行するのでしょうか。ここでは、通常の請求書との違いとともに、相殺処理において請求書が必要な理由を解説します。

通常の請求書との違い

通常の請求書は、取引先に対して金銭を請求する目的で発行します。それに対し、相殺処理で発行する請求書は、相殺の事実を客観的に示すために作成します。自社の債権を帳消しにするため、相殺する分の金額はマイナスで記載するところが大きなポイントです。

請求書が必要な理由

相殺処理において請求書の発行が必要なのは、相殺の事実をはっきりと示すためです。請求書を発行せずに相殺処理を進めようとすると、後から確認する際に相殺の根拠がわかりにくくなります。相殺した金額や内容についてまとめた請求書を発行して保存しておけば、後から他の人がみても正しく相殺が行われていると確認できます。

相殺すると取引の状況がわかりにくくなるため、必要な項目を含めた請求書を作成することが大切です。

相殺処理をするための請求書の作成方法

相殺処理をするための請求書の作成方法として、相殺処理する請求書の記載内容や様式について解説します。

請求書の記載内容

相殺処理のための請求書には、本来の請求金額とともに相殺する金額を記載します。相殺金額はマイナスで表記しましょう。「-」ではなく、「▲」または「△」を使用して相殺金額を記載する方法もあります。なお、相殺処理の後に残る請求金額についても明記しておくとわかりやすいです。

また、金額だけでなく、相殺する内容についてもはっきり示すことが望ましいです。どのような取引を相殺するのか具体的に記載しましょう。

請求書の様式

請求書を相殺処理で作成する場合も、基本的には通常の請求書と同じ様式を使用できます。複数の取引を相殺処理したい場合、1枚の請求書にまとめて構いません。

ただし、相殺処理においては、2枚にわけて請求書を発行する方法もあります。2枚にわける場合は、1枚目に相殺前の金額を記載し、2枚目に相殺金額と実際の支払金額を記載しましょう。後から相殺処理についてスムーズに確認するには、様式を統一することが大切です。

相殺を行うために必要な領収書とは?

ここでは、相殺処理を実行する際に必要となる領収書について、詳しく解説します。

通常の領収書との違い

通常の領収書は、金銭を受け取った事実を証明するために発行します。それに対し、相殺の際に発行する領収書は、債権と債務の打ち消しに対する合意を証明する目的で発行します。実際に現金をやり取りしているわけではないため、記載する金額が一定以上でも収入印紙を貼る必要はありません。

領収書が必要な理由

相殺処理の際に領収書を発行するのは、相殺の事実を明確に示すためです。請求書とセットで領収書を発行することで、相殺についてよりはっきりと証明できるようになります。

ただし、自社または取引先の企業の一方が領収書を発行するだけでは不十分です。双方が同時に領収書を発行することが大切です。取引先の企業からも着実に領収書を受け取るようにしましょう。

相殺処理をするための領収書の作成方法

ここでは、相殺処理をする際の領収書の記載内容や様式について解説します。

記載内容

全額を相殺する場合は、領収書の金額欄に相殺金額のみを記載します。但し書きには、相殺を証明するための領収書である旨を記載しましょう。後からみても相殺処理を行った事実がはっきりとわかるように記載します。

様式

請求書と同様、領収書についても基本的には通常の様式を使用できます。記載する金額が一定以上になっても、収入印紙を貼り付ける必要はありません。領収書に記載する日付は、相殺の対象となる取引先とあわせましょう。

売掛金や買掛金の一部のみを相殺する場合は、領収書を1枚のみ発行する方法と、2枚にわけて発行する方法があります。1枚のみなら相殺分と差額分をまとめて記載し、2枚にわけるなら相殺分と差額分をそれぞれ別に記載します。

請求書と領収書で相殺処理するときのポイント

請求書と領収書により相殺処理をするときは、確認したいことがあります。具体的なポイントについて解説します。

必ず取引相手に確認をとる

相殺処理は、自社の判断だけでは対応できません。取引先から合意を得たうえで、双方が手続きを進めることが大切です。相殺を希望する場合は、取引先に相談して了承を得るところから始めましょう。

取引先から請求書や領収書を受け取れなければ正しく相殺処理を進められないため、注意が必要です。取引先から請求書や領収書を発行してもらえるよう、働きかけてください。

但し書きに相殺について記載する

相殺処理のために請求書や領収書を発行する場合は、但し書きにその旨を記しておきましょう。請求書や領収書に相殺についての記載がないと、後から見返したときに通常の書類と区別がつきにくくなります。通常の請求書や領収書だと解釈されれば、収入印紙がないことが問題になる可能性もあります。

そのようなリスクを防ぐためにも、但し書きにきちんと記入することが大切です。決められた表現は特にないため、誰がみてもわかるように記載すれば問題ありません。

まとめ

相殺処理をするときは、請求書と領収書を正しく発行することが大切です。通常の請求書や領収書との違いを押さえ、有効な書類を作成しましょう。なお、手作業で対応しているとミスが発生しやすいため、システムを活用する方法がおすすめです。

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