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[非表示]ペーパーレス化が進んでおり、領収書を電子化している企業も増えてきました。この記事では、領収書を電子化してメールで送信したいと考えている企業に向けて、領収書を電子化する具体的な方法を解説します。メールに添付する方法や送信時のポイントについても解説するため、ぜひ参考にしてください。
領収書はメールで送付できる？
領収書は、もともと紙の書類でやり取りするのが一般的でした。しかし、現在では領収書を電子化してメールで送付できるようになっています。メールで領収書を送付する場合も、基本的な書き方のルールは変わりません。
宛名、受領金額、受領日、但し書き、連絡先などを漏れなく記載することが大切です。領収書をメールで送付すれば、取引先とよりスムーズにやり取りできるようになります。
領収書をメールで送付するメリット
領収書をメールで送付すると、さまざまなメリットがあります。ここでは、具体的にどのようなメリットを得られるのか解説します。
印紙代がかからない
紙の書類として領収書を発行する場合、受領金額が5万円以上になると印紙税がかかります。領収書に印紙税がかかるのは、印紙税法基本通達第44条においてルールが定められているからです。
しかし、印紙税法はあくまでも紙の書類を対象としています。そのため、電子媒体として領収書を発行すれば、受領金額を問わず印紙税はかかりません。領収書をメールで送付すると、印紙代の節約になります。
保存しやすい
領収書を紙でやり取りしていると、枚数が増えるほど管理に手間がかかります。保存場所も確保しなければなりません。しかし、領収書を電子化してメールでやり取りすれば、そのままデータとして保存できます。物理的な保存場所を確保する必要がなく、オフィスの有効活用を実現しやすくなるでしょう。
特に、日頃から領収書を大量にやり取りしている場合は、電子化したほうが管理も楽になります。
必要なときにすぐ確認できる
やり取りした領収書のデータをパソコンやサーバーにまとめて保存しておけば、後から確認したい場合も簡単にみつけられます。検索機能により、必要な領収書のデータを一瞬で呼び出すことが可能です。
紙の書類として領収書を保存していると、保存している場所がわからなくなるケースもあるでしょう。しかし、データで保存していれば、時間が経っても迷わずに確認できます。
メールに添付する領収書を電子化する方法
領収書をメールに添付するために電子化する方法は、複数あります。以下で具体的に解説します。
紙の領収書の場合
紙で作成している領収書をメールに添付したい場合は、複合機やスキャナを使用してPDFに変換しましょう。領収書の内容がはっきりとわかるよう、鮮明に読み取れているか確認してください。また、複数の領収書を読み込むとすべてが1つのPDFにまとまってしまうケースもあります。その場合は、編集してそれぞれ分割しましょう。
領収書をPDF化できたら、ファイルをメールに添付して送信します。
WordやExcelで作成した領収書の場合
WordやExcelで作成した領収書を送付したい場合は、ファイルをメールに添付しましょう。ただし、取引先がWordやExcelなどを利用していなければ、領収書のデータを閲覧できません。また、WordやExcelを編集できる状態でそのまま送付すると、トラブルにつながる恐れがあります。
そのため、WordやExcelで作成した領収書をメールに添付する際は、PDFに変換すべきです。WordやExcelにはファイルをPDF化するための機能がもともとついています。
各種システムで領収書を発行している場合
販売管理システムや会計システムなどで発行した領収書をメールに添付したい場合も、ファイルをPDF化する必要があります。各種システムには、データをPDF化するための機能がついている場合が多いです。自社で使用しているシステムの使い方を確認し、領収書のデータをPDF化してください。領収書をPDF化できたらメールに添付し、取引先へ送付しましょう。
領収書をメールで送付する際の印鑑の必要性と印鑑の押印方法
領収書をメールで送付するときは、印鑑は必要なのでしょうか。ここでは、印鑑の必要性とデータの領収書への押印方法を解説します。
領収書の印鑑の必要性
領収書には、押印するのが一般的です。ただし、領収書への押印はあくまでも慣習的に行われてきたにすぎず、必須ではありません。そのため、押印は省略も可能です。
ただし、企業によっては、印鑑がない領収書を受理できないルールがある場合もあります。領収書をスムーズにやり取りするには、メールで送付する際も印鑑を押印しておいたほうが確実です。押印があれば、領収書に対する信頼も高められます。
印鑑のある領収書を送付する方法
紙で作成した領収書をデータにする場合は、あらかじめ押印したうえで複合機やスキャナによる電子化を行いましょう。
もともとデータで作成している領収書に押印したい場合は、画像ファイルにした印影を貼り付ける必要があります。紙に印鑑を押して複合機やスキャナで読み取り、画像ファイルを用意してください。少し手間がかかりますが、一度準備すれば繰り返し使用できます。
電子化した領収書をメールで送る方法
領収書をPDF化したらメールに添付して送付しましょう。メールは一度送信すると取り消せないため、送信ボタンを押す前に内容をよく確認することが大切です。メールの宛先や領収書の内容に間違いがないか改めてチェックしてください。
なお、領収書は支払いの事実を証明するための書類です。そのため、本当に支払いがあったかについてもよく確認する必要があります。
領収書をメールで送信する際の例文
件名：◯月分領収書の送付について（添付書類1通）
株式会社◯◯◯◯ △△部
□□ 様
いつもお世話になっております。株式会社◯◯◯◯の▽▽です。
先日ご請求させていただきました「××××」の代金について、
◯月◯日付けでお振込を確認いたしました。
お忙しいところ迅速にご対応いただき、誠にありがとうございます。
つきましては、本件について以下のとおり領収書をお送りいたしますので、
ご査収のほど何卒よろしくお願い申し上げます。
【添付内容】
・××××領収書(PDF) 1通
万が一、添付ファイルの内容がご確認いただけないなどの不備がございましたら、
お手数ですがご一報いただけますと幸いです。
今後とも引き続き、何卒よろしくお願い申し上げます。
領収書をメールで送信する際のポイント
領収書をメールで送信するときは、その旨を取引先に伝えて了承を得ておきましょう。あらかじめ確認しておけば、トラブルの防止になります。企業によっては、メールでの領収書の送付を受け付けられない可能性もあります。その場合は、従来どおり紙で領収書を発行しなければなりません。
また、領収書をファイルとして添付するのではなく、メールの文章そのものに領収書の内容を記載して送付する方法もあります。その場合も領収書として必要な内容はすべて含めましょう。メールによる領収書の送付について疑問があるときは、税務署や税理士などに相談してください。
まとめ
領収書はデータとしてメールで送付できます。印紙代がかからず保存もしやすいというメリットがあります。特に、システムを活用すれば、ミスを防いで効率的に領収書を発行することが可能です。
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