見積書添付メールの作成・送付時の注意点|添付ファイルのポイントや文例を紹介

2022年3月17日

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こんにちは。請求業務をかんたんにするクラウドサービス「MakeLeaps(メイクリープス)」事務局です。

見積書の提出は、成約に至る前の重要なステップのひとつです。最近は、見積書をメールで送付するケースが増えています。取引相手に前向きに検討してもらうためにも、適切な送り方を実践しましょう。

この記事では、見積書をメールで送る際のポイントを解説します。実際に送付するメールの文例も紹介するため、ぜひ役立ててください。

見積書添付のメールは受注に向けた大切なステップ

見積書は、成約に向けたやり取りにおいて重要な役割を果たします。商談の初期に全体の費用感を示すため、概算の見積書を作成するケースも多いです。また、商談や打ち合わせを重ね、より正確な内容を反映した見積書を改めて作成するケースもあるでしょう。細かい調整を経て作成する見積書は、成約直前の最終局面で提出します。

見積書を作成してスムーズに成約を目指すには、誰が見てもわかりやすい内容にすることが大切です。丁寧に作成し、正確な内容を反映しましょう。見積書に誤りがある場合、修正する手間や時間がかかります。取引相手からの信頼を失う原因にもなりかねないため、十分な注意が必要です。作成後は、必ず見直しをしてから提出してください。

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見積書添付メールを送るときのポイント・注意点とは

見積書をメールに添付するときは、気をつけたいことがあります。ここでは、具体的なポイントや注意点を解説します。

件名はわかりやすいものにする

見積書を添付する場合に限らず、ビジネスでメールを送信する際は件名を工夫する必要があります。取引相手は日々さまざまなメールを受け取っており、すべてのメールに目を通しているとは限りません。メールの件名をチェックし、必要なものだけに目を通している場合もあります。

そのため、メールで送付した見積書を確実にチェックしてもらうには、件名を見るだけでどのようなメールかわかるようにする必要があります。見積書を添付しているという事実がわかる件名を付けましょう。

編集・改ざんできない形式で送付する

メールで見積書を送るときは、データの編集や改ざんができない形式に変換したうえで送付しましょう。WordやExcelなどで作成した見積書をそのまま送信すると、誰でも簡単に編集ができるため注意が必要です。実際には編集や改ざんが行われないとしても、そのような形式で送信すると自社に対する信頼や評価が下がる原因になり得ます。

見積書を編集や改ざんできないようにするには、たとえばデータをPDFに変換したうえで送付しましょう。ファイルにパスワードを設定し、パスワードを知らない人は内容を見られないようにするのもひとつの方法です。

添付ファイルにパスワードを設定する

ファイルにパスワードを設定すれば、悪意をもつ第三者による閲覧を防止できます。パスワードを別のメールで取引相手に通知すると、より安全に見積書を送付できます。

商品・サービスのアピールを欠かさない

見積書は、取引相手に成約を前向きに捉えてもらうために送付します。単に金額を記載するだけでなく、商品・サービスの概要や特徴などもしっかりアピールしましょう。見積書を作成する前に一通り説明していても、改めて書類にまとめると親切です。取引相手のニーズにあうオプションがある場合は、必要に応じて解説を加えてください。

また、見積書で提示する金額になった理由についても、明確にわかるよう記載する必要があります。取引相手が見積書の内容に納得すれば、より具体的に契約について検討してくれる可能性があります。

確認のメールをする

すでに触れたとおり、取引相手にはたくさんのメールが届きます。場合によっては、見積書を添付したメールを相手が見落としている可能性もあるでしょう。メールの送信後に相手から反応がないときは、確認のメールを送付すると状況を把握しやすくなります。

ただし、確認を催促するのはマナー違反です。ストレートな表現は避け、時間があるときに確認してほしいと伝えましょう。確認のメールを送信するのは、1営業日以降が目安です。

確認のメールを送信すれば、自社で送信エラーが発生してメールが届いていない場合でも、すぐにその事実に気付けます。改めて見積書を添付したメールを送信し、取引相手に改めて確認してもらいましょう。

見積書添付のメール送付する前の確認事項

メールで見積書を送付するときは、改めて見積書の内容に誤りがないかよく確認しましょう。メールは一度送信すると取り消せないため、万が一間違いがあってもそのまま相手に届いてしまいます。見積書全体を確認し、金額や消費税の表記が正しいかチェックしてください。また、必要事項の抜け漏れや誤字脱字が発生していないかについても確認する必要があります。

可能であれば、複数の人の目でチェックするといいです。自分以外にも見積書を見てもらえば、見落としていた誤りを発見できる可能性があります。周囲と協力しながら見積書を確認し、不備のない内容を送付できるようにしましょう。

【添付ファイルを送付】見積書添付メールの文例を紹介

ここでは、見積書をメールに添付する際の文例をパターン別に紹介します。


文例1:プランが複数ある場合

件名:見積書送付の件

株式会社◯◯
△△ 様

いつも大変お世話になっております。
▽▽株式会社の□□です。

この度は見積りをご依頼いただき、誠にありがとうございます。
見積書をPDFファイルにて添付いたしますので、ご査収いただけますと幸いです。

打ち合わせの際にお伺いした内容をもとに、複数のプランを作成しております。
Aプランは基本的な内容のみとなっていますが、必要に応じてBプランやCプランもぜひご検討ください。

【添付内容】
・Aプラン見積書 1部
・Bプラン見積書 1部
・Cプラン見積書 1部

ご不明点やデータの不備などがございましたら、ご一報いただけますと幸いです。

ご検討のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。


文例2:カタログをあわせて送付する場合

件名:見積書送付の件

株式会社◯◯
△△ 様

いつも大変お世話になっております。
▽▽株式会社の□□です。

この度は見積りをご依頼いただき、誠にありがとうございます。
見積書をPDFファイルにて添付いたしますので、ご査収いただけますと幸いです。

また、製品カタログのデータもあわせてお送りいたしますので、ご検討の際にぜひお役立てください。

【添付内容】
・見積書  1部
・製品カタログ  1部

ご不明点やデータの不備などがございましたら、ご一報いただけますと幸いです。

ご検討のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

 

【見積書を郵送】メールの文例を紹介

見積書を郵送したうえで、メールでその旨を知らせるケースもあります。ここでは、その場合のメールの文例を紹介します。


文例1:郵送で見積書を送付した場合

件名:見積書送付の件

株式会社◯◯
△△ 様

いつも大変お世話になっております。
▽▽株式会社の□□です。

この度は見積りをご依頼いただき、誠にありがとうございます。
打ち合わせの際にお伺いした内容をもとに見積書を作成いたしました。
本日※月※日に、以下のとおり郵送いたしましたので、到着次第、ご確認いただけますと幸いです。

【送付内容】
・見積書  1部
・資料  1部

ご不明点がございましたら、お気軽にお問い合わせくださいませ。

ご検討のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。

 

まとめ

見積書をメールで送付するときは、さまざまなポイントや注意点に気をつける必要があります。正しい内容の見積書を作り、取引相手に失礼がないように送付しましょう。

なお、WordやExcelなどアナログな方法で見積書を作成しているとミスが発生しやすくなります。請求管理サービスを利用すれば、ミスを防ぎ業務効率化も実現可能です。

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