見積書・請求書・納品書はまとめられる?それぞれの書類の違いを解説

2022年2月17日

目次

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こんにちは。請求業務をかんたんにするクラウドサービス「MakeLeaps(メイクリープス)」事務局です。

「見積書、納品書、請求書の違いを改めて知りたい」「業務を簡略化させるため、見積書と請求書を一緒にできるかどうかが知りたい」こういった考えをお持ちの方はいないでしょうか。

この記事では、各書類の特徴や見積書と請求書をまとめられるかどうかを解説しますので、ぜひ書類発行の参考にしてください。

見積書とは

最初に、見積書の役割や発行タイミングについて解説をします。改めて見積書の概要を確認しましょう。

見積書の役割

見積書はサービスや商品の金額を明確にするための書類です。口頭ではなく書面によって金額を提示することによって「聞いていた金額と異なる」「想定していなかった項目がある」といったトラブルが避けられます。

また、見積書は「サービスを利用(購入)するかどうか」「提示されている条件に交渉すべき点はあるかどうか」など比較検討の材料としても有効です。見積書の記載内容をベースとして、話し合いをスムーズに詰めていく助けとなるでしょう。

見積書の発行タイミング

見積書は、提供するサービスや商品の金額・諸条件などの認識に相違がないことを確認するために発行する書類です。そのため取引の最初に発行され、その見積書を元に諸々の手続きや交渉が進んでいきます。

交渉や条件変更などによっては金額が変動し、再度見積書を発行するケースもあるでしょう。その際には、変更点や発行日を明確に記載しておくことが大切です。


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請求書とは

請求書は、提供したサービスや商品の代金を得るために必要な書類です。その役割や発行タイミングを確認しましょう。経営においては欠かすことのできない書類です。

請求書の役割

請求書は、サービス提供や商品の販売に対する支払いをいつ行うのかを明確にする役割を持っています。サービス提供の対価を得るためには、請求書の発行が必要です。

従来は郵送による送付が一般的でしたが、インターネットの普及に伴って現在はメールによる送付も一般的になっています。

請求書の発行タイミング

請求書の発行タイミングは、掛売り方式と都度方式の2つに分けられます。掛売り方式は決められた支払いサイトに従って毎月請求書を発行する方式であり、都度方式は取引を行うたびに都度請求書を発行する方式です。

どの方式で請求書を発行するかについては、事前にしっかりと協議しておきましょう。入金タイミングに関わってくる事柄でもあるため非常に重要です。

納品書とは

見積書・請求書と合わせて、納品書の役割や発行タイミングについても解説をします。

納品書の役割

納品書は、商品を「いつ」「何を」「いくつ」納品したのかを明確にする役割を持っています。この書類が発行されることにより、商品が納品先に正しく届けられているかを内外に証明することができるのです。

発行は義務ではありませんが、発行することで受け取りに関わるトラブルが回避されます。特に多いトラブルは「納品した/納品されていない」といった内容ですが、商品到着時に納品書を交付することによって事実を客観的に証明することが可能です。

納品書の発行タイミング

納品書は、基本的に商品の到着時に発行・交付される書類です。納品された商品のみでは「いつ納品されたのか」「個数は合っているのか」などが把握しきれないことがあります。そのため、同じタイミングで納品書を発行することが重要なのです。

商品納品後に発行するケースもありますが、納品物の確認タイミングとできる限り近い期間に発行すると余計なトラブルが避けられます。どんなに遅くとも1週間以内には発行することが大切です。

見積書と請求書はまとめることはできない

結論から言うと、見積書と請求書はまとめられません。その理由を紹介します。

見積書の金額は変動する可能性がある

見積書はあくまでも「見積額の提示」であるため、一度の発行によって金額が必ず決まるわけではありません。条件や項目の変動によって再見積の可能性もあります。

一方、請求書は提供した商品やサービスに対応するものであるため、基本的に価格は変動しません。見積書と請求書は前提とする金額が異なるため、まとめることは性質上できないのです。

それぞれの役割が不明瞭となるため

無理に見積書と請求書をまとめると、それぞれが持っている役割が不明瞭となる点も懸念事項の一つです。

見積書は製品の金額を概算で示すものであり、請求書は「見積書によって同意を得た金額」を受け取るためのものです。つまり、発行タイミングがそれぞれ異なるためまとめることはできません。

請求書と納品書はまとめられる

見積書と請求書はまとめられませんが、納品書と請求書は場合によってはまとめることが可能です。まとめられるケースとその場合の注意点をそれぞれ確認しましょう。

納品書件請求書を発行できるケース

納品書兼請求書を発行できるケースは数多くありませんが「単発取引」の場合は、二つの書類を一つにまとめることが可能です。納品書と請求書は通常発行タイミングが異なりますが、取引を一回で終える際にはフローを省略し、納品書件請求書として発行されるケースがあります。

発行後の保管期限については、請求書の保管期限に準拠して7年間を考えておきましょう。

納品書件請求書を発行するメリット

納品書と請求書を一つにまとめ「納品書兼請求書」として発行することには、いくつかのメリットがあります。

代表的なメリットは、発行によって細かい経費削減が可能となることです。納品書と請求書を個別に発行すると、印刷代・紙代・発送代がそれぞれ発生します。しかし、納品書兼請求書という形を取ることで発生するコストは半分に抑えられるのです。

また、発行する側・受領する側それぞれにとって、作成の手間・確認の手間を減らせるという点も大きいでしょう。金銭的コストだけでなく、時間的コストの節約にも納品書件請求書は効果的です。

納品書件請求書を発行する際の注意点

納品書件請求書は通常のフローでは発行されない書類であるため、発行にあたってはいくつかの注意点を抑えてきましょう。

まず「取引年月日はいつか」という点を確認しておくことが大切です。取引年月日は通常、納品した日、出荷した日などを基準として決定します。納品書兼請求書を発行する場合には、基本的に納品日を記載すると余計な混乱が避けられるでしょう。

また、送付タイミングはいつかも事前に確認しておくと「納品書のタイミングに合わせるのか請求書のタイミングに合わせるのかわからない」という事態が防げます。合わせて「書類を納品先に送るのか、担当部署に送るのか」といった送付先に関わる事柄も最初に決めておきましょう。

まとめ

この記事では、取引を進めるにあたって必須となる各書類の特徴や、まとめ方などについて解説をしてきました。ぜひ参考にしていただき、スムーズな事務処理に役立ててください。

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