目次
[非表示]こんにちは。請求業務をかんたんにするクラウドサービス「MakeLeaps（メイクリープス）」事務局です。
支払通知書とは、買手側から売手側に対し、支払い内容を通知する書類のことです。本記事では支払通知書の基礎知識やメリット、インボイス制度開始後の変更点などを解説します。円滑な経理業務に向け、ぜひ参考にしてください。
支払通知書とは
支払通知書とは、取引の透明性を確保するために、買手側から売手側に支払い内容を通知する書類です。この書類は、取引が行われた日付や案件名、金額などを記載します。書類の内容を確認すると、売手側は入金予定を正確に把握でき、買手側は支出を適切に管理できます。
支払通知書の特徴
支払通知書の特徴を、買手側が発行するタイミングと書類の必要性を述べつつ解説します。
発行するタイミング
通常の取引では、売手が請求書を作成する前に、買手から支払通知書が提出されます。商品やサービスが提供された後、買手側は支払通知書を作成・発行します。
なお、支払通知書が発行される場合、双方の合意があれば、売手側は請求書の提出を省略しても構いません。一方、売手側が請求書を発行する際は、受領した書類の内容を確認し、誤りがないよう注意して対応する必要があります。
発行義務の有無
一般的な取引において、支払通知書の提供は法律で義務付けられていません。ただし、内部規則や取引先との合意によっては、この書類を準備することが望ましい場合もあります。支払通知書を作成すると、取引の明確性が増し、会計処理をより正確かつスムーズに行えるためです。
支払通知書に必要な項目
支払通知書に必要な項目とて、従来通りの項目と、適格請求書に対応した項目を解説します。
従来通りの場合
支払通知書には法的な発行義務はなく、記載必須項目も定められていません。しかし、従来は一般的に以下の要素が含まれています。
・書類のタイトル
・書類を発行した年月日
・発行企業名と連絡先
・宛名と連絡先
・支払通知金額
・取引年月日
・取引内容
・商品ごとの単価
・商品ごとの消費税
・備考欄
適格請求書に対応する場合
インボイス制度下で支払通知書を適格請求書として扱う場合、従来の記載項目に加えて、いくつかの項目を追加する必要があります。追加が求められる項目の一例を以下に示しました。
・適格請求書発行事業者（売手側）の登録番号
・軽減税率対象取引の有無
・税率別の税抜支払額合計
・適用税率および消費税額
支払通知書を発行するメリット
支払通知書を発行すると取引の透明性が確保され、業務効率化にも貢献します。以下で具体的なメリットを見ていきましょう。
双方の認識の相違を防げる
支払通知書には、支払通知金額や取引内容、消費税や源泉徴収額などを詳細に記載することが一般的です。書類を通じて売手側と買手側が取引の詳細を確認できると、認識の相違を防げます。
事前確認をしない場合、請求内容に行き違いが生じやすくなるでしょう。誤りがある請求書を発行してしまうと、信頼関係が損なわれるかもしれません。支払通知書の発行により、取引をスムーズに行いましょう。
経理業務が円滑になる
買手側が発行した支払通知書をベースにすると、売手側は請求書をよりスムーズに作成できます。発行された内容を見ると、大まかな取引内容を確認できるためです。ただし、商品ごとの単価や数量、消費税額などの詳細は、自社の記録と照合して正確であることを確認しましょう。
請求業務が省ける
支払通知書は請求書と同じような法的効力を持つため、請求書の代用品として機能します。買手側がこの書類を発行すれば、売手側は請求書を発行せずに済むというわけです。ただし、取引次第では取引先から請求書の発行を求められる場合があります。請求書の発行を省略したいときは、事前に先方の合意を得ておきましょう。
支払通知書に関する注意点
支払通知書について、作成する側と受領する側の立場に分けて注意点を解説します。
作成する際の注意点
支払通知書を作成する際は、原本の保存期間に気をつけましょう。適格請求書として発行された原本の取り扱い区分は国税関係書類です。個人事業主なら5年間、法人なら7年間、原本を保存しましょう。取引の詳細が記された原本は、税務調査への対応、トラブル解決など、さまざまな目的で保存・参照されます。なお、起点となる日付などの詳細は後ほど解説します。
受領する際の注意点
支払通知書を受領する際も、個人事業主なら5年間、法人なら7年間保存しましょう。なお、電子媒体で受け取った書類は、電子帳簿保存法における電子取引のデータに該当する可能性があります。電子取引データとしての保存も義務付けられているため、紙の文書と同様に対応しましょう。
支払通知書の保存期間
先に触れたとおり、支払通知書の保存期間は法人と個人事業主で異なります。それぞれのルールについて解説します。
法人
法人は支払通知書の保存期間が7年間です。具体的には、提供された書類が関係する事業年度の「終了日の翌日から7年間」が保存期間となります。発行日や受領日から7年後ではないため、注意して保存してください。たとえば、3月決算の法人で2023年4月に受領した書類の場合、2024年3月末日（事業年度終了日）の翌日から7年間保存する必要があります。
個人事業主
個人事業主の場合、原則として支払通知書の保存期間は5年間です。具体的な保存期間は、該当する書類が関係する年分の確定申告期限の翌日から、5年間となります。書類の発行日や受領日ではなく、取引が属する年の翌年における3月15日（確定申告期限）の翌日が起点となる点に注意しましょう。
※参考：個人で事業を行っている方の記帳・帳簿等の保存について｜国税庁
インボイス制度開始後の支払通知書の変更点
インボイス制度が施行されたことに伴い、買手側が作成する支払通知書を、適格請求書（インボイス）として活用することが可能となりました。ただし、適格請求書として認められるためには、支払通知書に法定の記載事項をすべて含める必要があります。これには、適格請求書発行事業者の登録番号、取引内容の詳細、税率や税額の明記などが含まれます。
特に重要なのは、売手側が適格請求書発行事業者の登録番号を正確に記載していることです。適格請求書の発行が適切に行われているか、支払通知書を作成する際には必ず確認し、不備がないように注意しましょう。
支払通知書を電子化するメリット
支払通知書を電子化すると業務効率化につながるだけではなく、コスト削減も見込めます。以下で具体的なメリットを解説します。
保存の手間が省ける
電子化された支払通知書であれば、紙媒体とは異なり物理的な保存スペースが不要となります。また、システムやクラウド上にデータを格納できるため、保存や管理の手間がかかりません。一方、紙媒体の書類の場合、保存するキャビネットなどが必要です。また、紛失や盗難を防ぐために、施錠管理などの対策も徹底しなければなりません。
業務の効率化につながる
支払通知書を電子化すると、作成から発行までがスピーディに進むことに期待できます。紙媒と比較すると、作成や発行にかかる時間を短縮できる可能性が高いためです。
取引内容を電子的に保存された見積書や注文書から自動的に引用すると、支払通知書の作成効率が向上するうえに、転記ミスなどの人的エラーを削減できます。また、作成後は印刷や郵送の手間なく、電子化されたデータを取引先へと発行できます。
コストを削減できる
電子化された支払通知書の利用により、コストを削減できる可能性があります。紙媒体の支払通知書を扱うときは、印刷代・用紙代・封筒代・郵送費などのコストが発生します。一方、電子化されたデータは、メールやシステムを介して送付できるうえに、物理的な保存スペースが不要です。結果として、上記コストを大幅に削減できるでしょう。
支払通知書と似たものとの違い
支払通知書と似たものに、支払明細書と請求書があります。各書類の違いや発行の目的などを解説するので、円滑な取引に向け役立てましょう。
支払明細書
支払通知書は、一般的に企業間の取引で用いられる書類です。そのため、支払通知書は買手側の企業から売手側の企業に対して発行されます。支払明細書は、主に企業から個人の消費者に対して発行される書類です。代表的な支払明細書には、給与明細書やクレジットカード利用明細書、公共料金の明細書などがあります。
請求書
支払通知書と請求書はいずれも取引の証明に使われる重要な書類ですが、発行の目的が異なります。支払通知書は、支払いが確定した取引に関して、支払いの意思表明をするための書類です。一方、請求書は、提供が完了している商品やサービスの代金を請求するために発行されます。
まとめ
支払通知書は、支払い内容を通知する目的で、買手側から発行される書類です。インボイス制度の開始後、適格請求書として支払通知書を利用するためには、書類に法定記載事項が記載されている必要があります。
クラウド型請求管理サービス「MakeLeaps（メイクリープス）」は、見積書から請求書、支払通知書など、さまざまな書類を作成・共有できるシステムです。請求プロセス全体を可視化でき、請求日から入金予定日までを効率的に管理できます。オンラインで時間や場所を問わず上長による承認がなされるため、書類確認の時間を短縮できます。推測機能により入金消込の効率化も可能です。
また、作成した書類は「セキュア送信」「郵送代行」「取引ポータル」の3つの方法により、ワンクリックで送信できます。請求書発行業務の効率化をお考えの人は、ぜひクラウド型請求管理サービス「MakeLeaps（メイクリープス）」の導入をご検討ください。
