kintone（キントーン）と連携できる外部サービスは？拡張機能や成功例を解説！

kintone（キントーン）とは、会社の業務を円滑にできるサービスです。さまざまな業務を一元化し、ビジネスにおける日々の課題を解決するサービスとして、多くの会社で導入されています。この記事では「kintone」について、サービスの概要や特徴、外部連携サービスの種類、導入のメリットなどを解説します。

そもそもkintone（キントーン）とは？

kintoneとはどのようなサービスであるのか解説します。kintoneの概要や特徴、搭載されている機能を説明するため、ぜひ参考にしてください。

kintone（キントーン）の概要

kintone（キントーン）とは、業務の効率化や社内外コミュニケーションの円滑化等につながるサービスです。サイボウズ株式会社によって提供されており、累計3万社が導入していることから、業務管理サービスにおいて、定番サービスといえます。

顧客管理や経費申請、プロジェクト管理など、多くの業務を一括管理できます。それだけでなく、社内で共有したい情報の管理も可能です。初期から利用できるテンプレートも充実しており、速やかに業務を進められます。

kintone（キントーン）の特徴

kintoneの特徴といえば、あらゆる業務を一元化できることと、拡張機能が充実していることにあります。拡張機能の具体的な種類や成功事例は、後ほど解説します。

各業種や業務に最適化された、専門アプリがセットになっており、自社にあわせてカスタマイズしなくても使い始められます。スピーディかつ低コストで導入できるサービスなため、さまざまな会社におすすめです。

kintone（キントーン）でできること

kintoneで一元化できる業務の一例は、以下の通りです。

・顧客・案件管理
・ワークフローの申請状況
・カレンダー
・プロジェクト管理
・交通費申請
・日報
・顧客情報
・進捗状況
・売上情報
・社内のファイル管理

上記のように、さまざまな業務をkintone1つで管理できます。データの集計・閲覧やチャット（コミュニケーション）機能も搭載されており、メンバーが同じデータを閲覧しながら、円滑な意見交換ができるでしょう。

kintone（キントーン）の連携サービスは2種

kintoneの連携サービスは、大きく分けて2種類あります。1つは自分でカスタマイズするもの、もう1つは外部連携サービスです。

1.自分でカスタマイズするサービス

自分でカスタマイズする場合は「kintone REST API」を使用します。自由度が高く、自社に最適化された柔軟なカスタマイズが可能です。反面、JavaScriptやCSSなどを使うにあたっては、専門知識が必要です。

知識を有する人材がいない場合は、外注も視野に入れなければなりません。もともと専門知識をもった従業員がいる会社にとっては、おすすめな方法です。

2.外部連携サービス

外部連携サービスを利用する方法もあります。追加プログラムとして200種以上のサービスが用意されており、自社にとって使い勝手のよいサービスを選択できます。

基本的には、JavaScriptやCSSがパッケージ化されており、社内に専門知識を有した人材がいない場合でも、問題ありません。たとえばGmailやGoogleスプレットシートといった、追加プログラムも用意されています。ただし上記のような外部連携サービスは、利用に別途契約が必要です。

kintone（キントーン）のメリット

kintoneを使用することには、さまざまなメリットがあります。データを一元化できることやセキュリティが万全であること、業務の効率化に役立つなどです。

1.データを一元化できる

kintoneのライセンスを取得することで、膨大なデータを集約できます。多くのフォルダに散らばっていたファイルは、読み込むことでアプリ化できます。複数名でkintoneを共有できるため、メールやチャットで伝達する必要もありません。意思決定がスムーズに進むため、業務全体が進めやすくなるでしょう。

2.安心のセキュリティ

kintoneは高度なセキュリティが構築されています。不正ログイン・不正アクセスへの対策や脆弱性対策など、社外からの攻撃にも対応可能です。たとえば、想定されていない接続はシャットアウトする、2段階認証を有効化する、データセンターを2箇所に設置するなどの工夫がされています。

サイバー攻撃や情報漏えいの心配が少ないため、重要な顧客情報を安全に管理してくれます。

3.業務の効率化に役立つ

業務の効率化にも、kintoneが役立ちます。業務に役立つアプリを、好きなだけ作成できます。100種以上のサンプルアプリもあるため、幅広い業務に対応できるでしょう。IT知識に自信がない人でも扱えるアプリが多いため、どのような会社でも導入しやすいサービスです。

kintone（キントーン）を連携する方法

kintoneの連携を進めるためには、3つの方法があります。アプリ間のデータを連携する、導入済みのサービスと連携するといった方法です。

アプリ間のデータ連携方法は3つ

アプリ間でデータを連携する方法は、以下の3つが考えられる

・アプリアクション機能を使う
・ルックアップ機能を使う
・関連レコード一覧機能を使う

アプリアクション機能を使うことで、指定のアプリにデータをコピーできます。ルックアップ機能は、手入力よりもミスのリスクがなく、正確なデータを連携できます。関連レコード一覧機能は、アプリアクションやルックアップ機能とは異なり、コピーはしない方法です。

導入済みサービスとの連携方法

外部サービス（プラグイン）と連携する方法もあります。具体的な方法は、サービスごとに連携方法が異なるため、参考にしてください。kintone APIを利用する方法もあります。

自社で連携できるシステムを作成・カスタマイズする方法です。連携のためには、公式から公開されている「kintone API」を利用します。しかし、基本的なプログラミング知識が必要です。

kintone（キントーン）の連携事例

kintoneの連携事例は複数あります。ここではLINE WORKSやWordPress、メールワイズの事例を解説します。

1.LINE WORKSと連携した事例

kintoneとLINE WORKSを、連携した事例を紹介します。LINE WORKSと連携することで、以下の機能が使えます。

・kintoneアカウントがない人でも通知を受け取れる
・データを元に任意のグループ・アカウントへの通知機能
・通知内容のカスタマイズ

たとえば、案件が受注されたときや日報が書かれたタイミングで、LINE通知を受け取れます。社内外に関わらず、必要な通知を送付できます。

2.WordPressとの連携事例

kintoneとWordPressとの連携事例を紹介します。WordPress単体では、予約管理をはじめとした管理業務への対応に限界があります。kintoneと連携することで、管理業務にも柔軟に対応できます。自社のサービス・商品にあわせて柔軟に対応できるため、顧客の予約管理を行いやすくなるでしょう。

3.メールワイズとの連携事例

最後に、kintoneとメールワイズと連携した事例を紹介します。メールワイズと連携することで、環境整備が実現しました。あるチャリティーサイト運営において、作品登録から落札まで1か月で完了するなど、スピーディな対応が可能になりました。

連携におすすめなサービス

kintoneとの連携におすすめなサービスは、以下の通りです。

・Gmail
・Googleカレンダー
・Slack
・LINE WORKS

上記のサービスとkintoneを連携させることで、メール機能やスケジュール管理、通知、社内コミュニケーション、会計管理などをまとめて管理できます。また、クラウド型請求管理サービス「MakeLeaps」とkintoneの連携することで、見積書や請求書をはじめとした、9種類の書類が作成できます。郵送代行や口座連携も可能です。

「MakeLeaps（メイクリープス）」と「kintone」の連携でできること

kintoneで管理されている案件・受注情報をもとに、ワンクリックでMakeLeapsで見積書・請求書を作成ワンクリックで書類作成できます。情報の二重登録による更新漏れや転記による人的ミスをなくし、手作業での書類作成・送付にかかっていた工数を減らすことが可能です。

また、既に利用しているkintoneアプリへプラグインを設定するだけで、かんたんに連携できます。

メイクリープスで一元化できる業務の一例は、以下の通りです。

・帳票作成（見積書・発注書・注文書請書・作業完了報告書・納品書・検収書・請求書・領収書）
・セキュア（メール）送信、郵送代行
・承認機能
・入金管理
・売上レポート
・口座連携
・口座振替連携
・クレジット決済連携
・販売管理連携
・会計連携
・Slack連携
・法改正への対応（電子帳簿保存法・インボイス制度など）