個人事業主の経理作業とは｜業務内容や作業を効率化する方法を解説

こんにちは。請求業務をかんたんにするクラウドサービス「MakeLeaps（メイクリープス）」事務局です。個人事業主だと、通常業務と併せて、経理業務も自分で行わなければなりません。税理士に依頼する方法もありますが、費用が発生してしまいます。コストを抑えたいのであれば、できるだけ自分で処理できるように、必要な経理業務や税務についてしっかり把握しておくべきでしょう。この記事では、経理業務や税務について知りたい個人事業主向けに、必要な業務内容や取り扱う税金の種類などについて解説します。経理業務を効率化する方法も紹介するので、ぜひ参考にしてください。

個人事業主は自分で経理業務をこなす必要があるのか

会社員の場合、各部署ごとに担当業務が決まっているため、経理部でなければ、自分自身で経理業務までこなすケースはほとんどありません。しかし、独立開業し、個人事業主となった場合は、税理士に依頼するか、自ら行う必要があります。経理業務は、事業の状況を把握しておくためにも重要な業務です。そのため、日々の資金管理から従業員の給与計算、税金の計算など細かい作業が多く、より慎重に取り組む必要があります。

個人事業主が行うべき経理業務とは

個人事業主が自ら経理業務をする場合、大きく分けると以下の4種類の業務が発生します。

開業時の業務

個人事業主として開業する際に、各種申請書類の作成などの経理業務が発生します。書類の種類によって、事務所の所在地を管轄する税務署や都道府県の税務署に提出が必要です。開業時に提出が必要な書類には、開業から1か月以内に提出が必要な「開業届」や、開業する年の3月15日までに提出が必要な「青色申告承認証」、事業開始の申告で必要な「事業開始等の申告書」があります。これらの手続きを怠ってしまうと、確定申告ができなくなったり、事業開始に支障が出る可能性があるので、必ずチェックしておきましょう。

日次の業務

日々発生する「日次業務」としての経理業務には、毎日の現金出納管理や記帳、領収証・請求書・納品書などの必要書類の管理などがあります。事業資金の動きを正確に把握するためにも、日次業務の徹底は欠かせません。しかし、通常業務もやりながら処理しなければならないため、なかなか手が回らないというケースもあるでしょう。日々発生する経理業務を効率的に進められるように、業務環境の整備も求められます。

月次の業務

月ごとに発生する「月次業務」は、取引先への支払い・請求業務や納税に関する業務がほとんどです。加えて、従業員がいる場合は給与計算も行います。納税に関する業務は、必ずしも月ごとにやる必要はありませんが、申告前にまとめて作業すると、計算ミスや漏れにつながる可能性があり、注意が必要です。正確な資金繰りをしていくためには、月次業務も欠かさずやるべきでしょう。

年次の業務

年に1度必要になる「年次業務」には、1年間の事業活動について集計する「決算業務」や納税義務を果たすために必要な「確定申告」などが該当します。事業の存続に欠かせない経理業務が多く、慎重に取り組む必要があります。従業員がいる場合は、従業員の所得に応じて税額を調整する「年末調整」が必須の業務です。事業や従業員の納税に関わる重要な業務なので、漏れがないように処理しておきましょう。

個人事業主が納める税金は4種類

個人事業主は、「所得税」「住民税」「消費税」「個人事業税」の4種類の税金を納める必要があります。「所得税」と「住民税」は、一定以上の所得がある事業者に納税義務があり、「消費税」と「個人事業税」は、課税対象となった場合のみ納税義務が発生する税金です。「所得税」は国税、「住民税」と「個人事業税」は地方税、「消費税」は国税と地方税の合算となっています。地方税は場所によって税率が異なるケースがあるので、注意が必要です。

おすすめの節税テクニック3選

個人事業主が経理業務をするうえで考えておきたいのが、節税です。事業で発生する税金は多岐にわたり、事業資金にも影響する可能性があります。ここでは、おすすめの節税テクニックを3つ紹介するので、ぜひ参考にしてください。

1.確定申告は「青色申告」で

確定申告は、白色申告と青色申告の2種類がありますが、青色申告の方が節税効果が高くなるケースがあります。青色申告の対象となるには、開業手続きをしたうえで、「事業所得」「不動産所得」「山林所得」のいずれかの所得があることが条件です。白色申告よりも青色申告の方が経理業務が複雑になってしまいますが、要件を満たせば最大65万円の控除が受けられます。

2.必要経費は計上必須

事業収入を得るために必要な支出は、必要経費として計上可能です。経費は、課税総所得から引かれるため、節税につながります。自宅を事務所として使用している場合の家賃や電気代など、事業とプライベートの両方で使用しているものの費用も、按分すれば経費として計上可能です。ただし、事業に関係のないものを経費として計上できないため、注意しましょう。

3.所得控除はすべて受ける

医療費や国民年金の保険料、国民健康保険料、生命保険料など、所得控除の対象となっている費用の申告を正確にしておくと、節税対策にもなります。所得控除の種類は、国税庁のホームページで確認できるので、必ずチェックしておきましょう。

個人事業主が行う経理の作業方法

経理業務を進める方法は、事業者によってさまざまです。個人事業主が活用できる経理業務の方法には、以下の方法が挙げられます。

Excelを利用して管理する

個人事業主が自ら経理業務を行う場合に、導入しやすい方法の1つとして「Excel」があります。Excelは、普段から使い慣れている人が多く、簡単な記録や集計のみであれば、余計なコストが発生せず簡単に活用できるのが特徴です。ただし、入力ミスや漏れなどのヒューマンエラーのリスクがあります。関数などの複雑な操作知識や他ツールとの連動が必要になる場合など、業務が複雑化してきたら、他の方法を検討するとよいでしょう。

会計ソフトを活用する

会計ソフトは、経理業務のためのサポートソフトです。1つの入力で複数の帳簿処理が完了するため、経理業務を効率的に進められます。専門的な知識がない人でも、簡単に決算書をはじめとする書類作成が可能です。ただし、Excel同様にヒューマンエラーのリスクがあるため、注意しながら作業する必要があります。

アウトソーシングを活用する

経理業務の知識がなく、自分でやる自信がない場合は、外部業者へ経理業務を委託（アウトソーシング）する方法がおすすめです。無理に自分で経理業務をしようとすると、通常業務に支障をきたす恐れがあります。経理業務は、税理士や経理代行会社などにアウトソーシングが可能です。費用は発生するものの、正確かつスムーズに経理業務を進められます。

経理業務を効率化する方法

経理業務は、できるだけ通常業務に支障が出ないように、以下のような方法で効率化が必要です。

ITを有効的に活用する

経理業務は、ITツールによる自動化を有効活用すれば、より効率的に進められます。会計ソフトを導入するだけでも、日次業務である記帳が楽になるでしょう。経理業務では、複数のデータを同時に確認しながら作業する場面もあるので、別々の画面で作業ができるデュアルディスプレイの導入も効果的です。また、オンライン上で確定申告が完了できる「e-TAX」を活用すれば、税務署に出向く手間が省けます。

ペーパーレス化も効率化につながる

ペーパーレス化の推進も経理業務の効率化につながります。帳簿や関連書類の作成・管理は、紙ベースよりも電子データで管理した方が、入力や印刷、管理の手間が削減できるため、タイムパフォーマンスの向上が期待できます。領収書やレシートなどの膨大な量を保存・管理する必要がある書類は、電子帳簿保存法に基づいて、電子データとして保存する方法がおすすめです。また、自動仕訳や自動計算が可能なITツールを活用すれば、より管理の手間が軽減されます。

経理業務を効率化する際の注意点

個人事業主が経理業務を効率化する場合には、以下の点に注意が必要です。

セキュリティ対策は万全にする

会計ソフトなどのITツールやアウトソーシングを活用する場合、セキュリティ対策が必要です。経理業務では、事業に関する機密情報を取り扱うため、不正アクセスや情報漏えいのリスクがあります。会計ソフトなどのITツールを活用する場合、アクセス制限や、セキュリティチェックが徹底されているツールを選べば、リスク防止になるでしょう。また、アウトソーシングを活用する場合は、実績や資格の有無などを確認し、信頼できる会社を見極めることがポイントです。

コストや手間がかかる可能性がある

ITツールやアウトソーシングを活用する場合、少なからずコストが発生します。ITツールを利用するための機材購入費やツールの利用料、外部への委託料など、自分で経理業務をするよりも費用がかかる点には注意が必要です。ITツールやアウトソーシングは、中長期的に見てコストが見合っているかを考えたうえで、賢く利用しましょう。

まとめ

個人事業主は、事業を健全に進めていくためにも、経理業務には慎重に取り組む必要があります。Excelを活用してコストを抑える方法もありますが、手間がかかるほか、ヒューマンエラーのリスクも潜んでいます。会計ソフトなどのITツールやアウトソーシングの活用も視野に入れるとよいでしょう。経理業務のなかでも資金の管理で重要となる請求業務も、専用ツールを活用すると便利です。クラウド型請求管理サービス「MakeLeaps（メイクリープス）」なら、見積書から請求書まで、事業で発生する書類をクラウド上で作成・管理できます。作成した書類は、ワンクリックで印刷・封入・投函まで完了でき、請求業務の効率化が可能です。経理業務の効率化を検討している個人事業主の方はぜひ、以下から資料をご確認ください。 サービス紹介資料をダウンロードする（無料）