Web請求書とは?メリットや選ぶ際のポイント、クラウドの請求書作成サービスも紹介

2022年3月17日

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こんにちは。請求業務をかんたんにするクラウドサービス「MakeLeaps(メイクリープス)」事務局です。

Web請求書システムを取り入れている企業は年々増加しています。請求書は紙で郵送することが当たり前でしたが、Web請求書を利用することで効率的にやりとりができるようになりました。しかし、Web請求書システムの導入方法や選び方について理解していない方も多いのではないでしょうか。

本記事ではWeb請求書システムの概要や選ぶためのポイントやメリット、簡単に利用できるWeb請求書システムを紹介します。

Web請求書システムとは

Web請求書システムとは、Web上で請求書のやりとりを行うことができるシステムです。Web請求書システムでは請求書や納品書をクラウド上で作成・閲覧・保管ができる上、簡単に電子送付することが可能です。

導入することで書類の作成・発送における煩雑な作業を短縮できるなど、様々なメリットを得られるため、導入している企業も多いです。昨今はテレワークによって会社に行くことが難しくなった企業が、場所を問わず請求書にアクセスできるツールとして用いられます。

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Web請求書システムを選ぶ際のポイント

Web請求書システムを選ぶ際、どのような点に留意すれば良いのでしょうか。ここでは選ぶ際の3つのポイントを紹介します。

自社に必要な機能が備わっているか

まずは、自社に必要な機能が備わっているかを確認することが大切です。機能は提供している企業によって異なり、システムの利用を通じて実現できることには違いがあります。

例えば、基本的な請求書や納品書の作成・発送機能に加えて、入金管理をサポートしてくれるものもあります。また、機能が増えれば利便性は高くなりますが、その分料金も高くなる傾向にあります。自社の経理業務において、必要な機能が搭載されているものを選ぶのが大切です。

セキュリティレベルが高いか

クラウドのサービスを利用する場合には、セキュリティ面も確認しておく必要があります。無料で利用できるツールを使えばコストを抑えられますが、セキュリティのレベルが低いケースがあります。

信頼できる企業のツールを利用しなければ、自社の機密情報が気づかないうちに漏れてしまうこともあります。そのため、暗号化や監視体制が整っているものを選ぶことが大切です。

サポート対応が優れているか

サポート対応が優れているかという点も、システムを選ぶ際には重要となります。特に導入時には「自社の業務や取引先の状況に合わせてどのようなシステムを利用すべきかわからない」「外部のシステムと連携したい」といった悩み、要望が出てくる場合があります。

サポート体制が整っていれば、すぐに相談できて、そこにかかる時間的コストを削減できます。サポートが充実しているという理由だけでツールを選ぶのはおすすめできませんが、機能面を見た上でサポート体制も整っているものを選ぶことが大切です。

Web請求書システムのメリット

Web請求書システムは、請求書を紙で送付するよりもメリットがあると考えられます。実際のところ、どのような点にメリットがあるのでしょうか。ここでは、Web請求書システムのメリットを6つ紹介します。

郵送費や印刷コストがかからない

紙の請求書を作成・送付する場合、印刷代や郵送費などのコストが発生します。1通ごとの費用は少額で、コストが掛かっている印象はありませんが、取引が多くなるにつれ負担が大きくなります。

しかし、Web請求書の場合は上記のような費用が一切かかりません。Web請求書システムには利用料などが発生しますが、それを踏まえてもWeb請求書の方がコスト削減できる可能性が高いでしょう。

業務効率化が進められる

Web請求書システムを利用すれば、紙を印刷した後に押印し、さらに紙折りして封入を行い、投函するといった作業が不要となります。仮に1件の請求書業務を行うのに3分かかった場合、100件で5時間かかる計算です。実際に、月間100件の請求書を作成することも少なくないでしょう。

Web請求書では、作成までの作業は同じですが、郵送のためのコストや時間は一切発生しません。大幅な作業時間短縮につながるでしょう。

セキュリティに強い

請求書を送付する場合、セキュリティ面のリスクがあります。これは発送方法に関わらず、郵送・電子(メールなど)どちらにしろ、情報漏洩の危険性があります。

しかし、Web請求書システムの場合は高いセキュリティレベルを確保しているものもあり、請求書送付のセキュリティレベルを高められます。

請求書を一元管理できる

Web請求書システムを導入すれば、請求書データの管理が煩雑になりません。システムを利用しない場合、データの保管場所を決める必要があることや、社員間で必要な共有ができていないことがあります。

しかし、Webの場合はクラウド上で一元管理されているため、条件を入力するだけで請求書を簡単に検索できます。また社員間の共有も円滑に行うことができ、スムーズな連携が可能です。

人的ミスを減らせる

郵送や手動でメールを送るといった場合、少なからずミスが発生してしまう可能性があります。そこには情報漏洩のリスクが存在しています。しかし、Web請求書システムであれば、事前登録したデータを選択するだけでミスなく送付できます。

このような人的ミスによる情報漏洩を減らせるのはWeb請求書のメリットでしょう。

社外からの利用も可能となる

Web請求書システムには社外からアクセス可能です。例えば、スマホやタブレットからも簡単にアクセス可能となります。わざわざ出社して請求書の承認や発行をする必要がないため、テレワークにも相性が良いのがWeb請求書システムです。

簡単に利用できるWeb請求書システム

初心者でも簡単に利用できるWeb請求書システムとして、当ブログを運営しているメイクリープスが提供しているシステムを紹介します。

クラウド型請求管理サービス「MakeLeaps(メイクリープス)」

MakeLeapsは見積書から納品書、請求書までクラウド上で簡単に作成・共有ができるWeb請求書システムです。また、作成した書類はワンクリックで電子送付が可能です。さらに、紙の請求書送付が必要な場合も、印刷・封入・投函まで全てを委託できる郵送代行機能を搭載しており、電子による請求書や納品書の受領に対応できない取引先があっても安心です。

そのほかにも、推測機能で入金消込を効率化できることや、時間や場所を問わずオンライン上で承認が可能となる機能など、請求書作成・発送を効率化することに特化した機能が多数含まれています。

まとめ

本記事では、Web請求書の概要や選ぶ際のポイント、メリットなどについて詳しく解説してきました。Web請求書システムを導入することで、請求書作成・発送にかかる業務を効率化できます。請求書などを1通ずつ紙に印刷し、広いスペースで保管する必要もありません。

システム利用料は発生しますが、紙で発送・保存するよりは大幅にコストを削減できるはずです。Web請求書にご関心のある方は、まずは無料の製品紹介資料をご覧ください。

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