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[非表示]こんにちは。請求業務をかんたんにするクラウドサービス「MakeLeaps（メイクリープス）」事務局です。
取引先に請求書を送付したのに、期日まで振込が行われなかったなど、未払いのトラブルが発生するケースは決して珍しくありません。万が一請求書の未払いが発生した場合に備えて、事前に対策方法を考えておく必要があるでしょう。
本記事では請求書の未払いに対する対応やよくある原因、催促状を作成する際に必要な項目と請求の流れまで詳しく解説します。
請求書の未払いが発生したらどうすればいいのか
請求書の未払いが発生した場合には、まず基本として以下の対応を取ります。
まずはメールで確認する
請求書の未払いが発覚した際には、まず取引先にメールで確認してみましょう。請求書が未払いになっていることを伝え、取引先がその状況を把握できているかチェックします。
単純に請求書の支払い期限を間違えていた、入金したつもりがケアレスミスでエラーが起きていたといった場合には、メールの確認後素早く対応してくれるケースが多いです。慌てずにメールで連絡を取り、返信がくるのを待ちましょう。
電話で確認する
メールを送信しても返信がなく、請求書の未払いが続いている場合には、電話で直接連絡を入れます。メールに気づいていない可能性も考えられるため、返信に1日以上かかっている場合には電話で確認しましょう。
会社によっては、担当者以外請求書の詳細を把握していないケースもあります。もし電話で担当者とつながらなかった場合には、折り返しの電話を依頼するか、いつ電話すれば話せるか確認した上で切るようにしましょう。
催促状など書類を送付する
メール、電話による連絡を行っても明確な返答がなく、請求書の未払いが継続している場合には、催促状の送付が検討されます。催促状を送付することで、請求書の未払いに対してきちんとした対応を取る意思があることを相手に伝えられます。
催促状の詳細な作成方法について、以降の段落で解説するため、ぜひ参考にしてください。
請求書の未払いが発生する理由や原因
請求書未払いの発生には、さまざまま理由・原因があります。以下では、自社とクライアント側ごとに主な理由・原因を解説します。
自社に原因がある場合
請求書の未払いは、請求書を発行した自社に原因があるケースも多いです。例えば請求書を添付したメールの送信アドレスが間違っていた、郵送先の宛名を書き間違えていた、そもそも請求書の発送ができていなかったなどの原因が考えられるでしょう。
まずは自社のメールや郵送履歴を確認して、きちんと請求書を送付できているか確認してみてください。取引先に請求書が届いていることを把握した上で、メール連絡などの対応に移ります。
クライアントに原因がある場合
請求書未払いの原因が取引相手のクライアント側にあるケースも、決して少なくありません。具体的には請求書を添付したメールを確認していない、請求書を管理する担当者が休暇・休職中になっている、請求書の確認後に入金を忘れているなどのミスが想定されます。
単純なミスによって請求書の未払いが発生している場合には、こちらからアプローチすることで対応してくれるのが一般的です。万が一意図的に支払いを渋っている場合には、督促状を発行するなどより強い対応が求められます。
「催促状」「督促状」の違い
請求書の未払いが継続している場合には、督促状を送付して支払いを促す必要があります。一般的に請求書の未払い時には「催促状」と「督促状」を送付し、取引先に未払い状態の解消を要求します。
まずは催促状を送付し、未払いの請求書に対する支払いを依頼します。その際には支払い期限を改めて設定し、期日までに入金するように記載しましょう。もし支払日までに入金が確認できなければ、改めて督促状を作成して支払いを要求します。
未払い金額を請求するまでの流れ
請求書の未払いが続いている場合には、改めて未払い金額を請求する必要があります。以下では、未払い金額を請求する基本的な流れを紹介します。
未払い金額を計算する
請求書の未払い金額が具体的にいくらあるのかを計算し、請求する額を明確にします。請求書で複数の項目に分けて請求している場合、一部だけ未払いになっているというケースもあります。
まずは支払われていない金額と項目を再計算し、入金が必要な金額を取引先に明示できるようにしましょう。
未払い分の請求書を作成する
未払い分の金額を確定させたら、その金額に応じた新しい請求書を発行します。請求書に記載する項目は、通常の内容と同じで問題ありません。
支払い期限は改めて設定し、その日までに入金する必要がある旨を記載します。また、未払いの請求書を送付したことを後々証拠として扱えるように、内容証明郵便で送付することもできます。
催促状などとともに送付する
催促状に関しては、請求書と同時に作成・送付しても問題ありません。催促状で未払いの入金があることを明確に伝え、請求書で具体的な金額と支払日を提示するといった方法です。
請求書が未払いだった場合の「催促状」の書き方
請求書の未払いが発生している場合には、早めに催促状を作成・送付して入金を促すこともポイントです。以下では、催促状の具体的な書き方について解説します。
催促状の発行日
催促状の発行日を記載し、発行したタイミングを明確にします。催促状の発行日を基準に、未払いの金額を入金するまでの期間を設定すると良いでしょう。
催促状の発行日は一般的に、「〇年 〇月〇日」と書類の右上に記載します。
表題
催促状の作成時には、それが催促状であることを明確にするために表題として「催促状」と記載します。表題に大きく催促状と記載することで、重要な書類であることが取引先に伝わりやすくなるでしょう。
宛先と発行人（差出人）
催促状には取引先の宛先と、差出人である自社の情報を両方記載します。取引先の会社名は正式名称で記載し、担当部署や担当者が分かる場合には基本的にすべて書き入れます。
担当者が不明な場合には、「〇〇株式会社 御中」といった形で記載します。
支払いの要求・お伺い
催促状の目的である未払い金額の支払い要求とお伺いの言葉を、書類の下部に記載します。その際には「いつの請求書が未払いなのか」「いくら未払いなのか」「支払い期日から何日過ぎているのか」「いつまでに振込んでほしいのか」といった点を明確にします。
例えば「◯年 ◯月◯日にご請求いたしました◯◯の代金◯◯円（税込）が、未だお振込いただいておりません。お支払い期日として提示した◯年◯月◯日から10日が経過した本日も振込みが完了しておりませんので、改めて◯年◯月◯日までに下記の口座までお振込頂きますようお願い申し上げます。」といった文章を記載します。
法的措置の告知
万が一その後も入金が確認できない場合には、催促状で法的措置について言及する必要が出てくるケースもあります。催促状を送付しても未払いが続く場合は、遅延損害金・延滞利息の請求や法的手段に移行しなければならないケースもあるでしょう。
催促状で対応が進まない場合は内容証明を送ることも重要
催促状を送っても進展がみられない場合には、内容証明を送付することを検討しましょう。内容証明を送付すれば、送付した人物、送付先や受け取った日時を証明できるようになります。
また、内容証明を送付することで、請求書の支払い時効が2年から半年延長される効果があります。
まとめ
請求書の未払いトラブルは、事業を行っていく上で決して珍しい事例ではありません。多くの場合は自社か取引先の簡単なミスが原因であるため、メールや電話を入れることで簡単に解決できるでしょう。しかし、一方で意図的に未払い状態を継続し、相手が泣き寝入りすることを待っている悪質なケースもあります。催促状や督促状の作成方法を確認し、きちんとした対応を取れるように備えておくのがおすすめです。
請求書の作成・送付のミスをなくすためには、クラウド型請求管理サービス「MakeLeaps（メイクリープス）」の利用がおすすめです。メイクリープスには、テンプレートに沿ったデータ入力だけで簡単に請求書を作成できる機能があります。また見積書から請求書など、別書類への変換もワンクリックで完了するため、数字の転記ミスなどを防ぐ効果があります。
そのほか、請求書の発送をワンクリックで済ませられるのもメイクリープスの特徴です。発送作業の効率化やミスの防止につながります。
請求書未払いトラブルの原因を自社で作らないためにも、ぜひこの機会にメイクリープスのご利用をご検討ください。
