前払い契約を結ぶ際の請求書の書き方｜必要な項目や書類作成時の注意点を解説

取引を締結する際には、前払いで契約するケースもあります。前払い契約の場合には、通常の請求書とは書き方が異なるため、事前に必要な情報を確認しておくことが重要です。本記事では前払い契約を結ぶ際の請求書の書き方と、必要な項目や注意点を解説します。新規で前払い契約を結ぶ予定がある場合には、ぜひ参考にしてください。

取引で前払いの契約を結ぶ際に必要なこと

取引をする際には、前もって料金を支払う「前払い」で契約を結ぶことも可能です。前払いの契約を結ぶ際には、事前に必要なプロセスを確認し、契約に備えることがポイントです。以下では、前払いの契約を結ぶうえで必要になる要素を解説します。

取引相手から前払いの了承を得る

前払いによる取引を締結させるには、まず取引先から了承を得る必要があります。前払い金や着手金を受け取る契約になることを伝えたうえで、契約書を作成します。事前に前払いに対する理解を得るために、丁寧な説明が必要になる可能性があります。前払いによる契約をしたい理由を伝えられるように、準備を進めておくことがポイントです。

前払いでの契約を証明する請求書を作成する

前払いで契約が締結したことを、証明できる請求書を作成します。請求書には、支払い方法や期限を記載する項目が必須です。前払いであることを、それらの項目で明確に記載することで、あとからトラブルになる可能性をなくせます。前払いでの契約に了承が得られない可能性もあるため、いきなり請求書を作成するのではなく、まず話し合いを進めると良いでしょう。

前払いの契約を結ぶ際の請求書の書き方

前払いの契約を結ぶ際には、請求書の書き方が通常とは変わります。事前にどのような請求書が必要になるのか確認し、スムーズに作成できるように備えるのも重要です。以下では、前払いの契約を結ぶ場合の請求書の書き方を紹介します。

支払条件にて前払いであることを記載する

請求書における支払条件の項目で、「前払い」であることを記載します。前払いは全額だけでなく、契約金の一部だけを先に受け取るケースもあります。特に金額の大きな取引では、一部前払いでの契約方法をとるパターンが多いです。一部のみ前払いの場合にはその旨を記載し、金額を明記します。

見積書や契約書でも前払いである旨を明確にする

請求書にあわせて、同時に見積書や契約書でも、前払いである旨を明確にする必要があります。それぞれの書類に漏れがあると、前払いであることを正確に証明できない懸念があります。請求書だけでなく、それ以外の関係書類にも前払いであることを記載するように注意しましょう。

請求書の支払い条件には2つの項目がある

一般的に請求書の支払い条件には、2つの項目があります。2つの項目における条件を決定することが、契約時には欠かせないプロセスです。以下では、請求書の支払い条件として必要な2つの項目について解説します。

請求書の支払い条件1.支払い期限

支払い期限とは、その名の通り支払いを行うまでの期限を記載した項目です。この支払い期限までに、契約金を入金する必要があります。前払いの場合には、納品より前に請求書を発行して支払いに備えます。

請求書の支払い条件2.支払い方法

請求書には、契約における支払い方法を記載する項目があります。支払い方法には主に振込や口座振替、現金、小切手などの種類があります。事前に支払い方法を確認し、入金チェックがスムーズに行えるように準備します。特に前払い契約の場合、入金確認ができないと商品・サービスの提供が進められないため、支払い方法の事前確認が重要です。

請求書における支払期限の書き方

請求書における支払い期限は、一般的に「納品から〇日以内」「〇年〇月〇日まで」「月末締め、翌月末日支払い」といった形で記載します。一部のみ前払いする場合には、「報酬の〇〇円を契約時に振り込み、残りは納品から〇日以内に支払う」といった形で記載する方法があります。

前払いの場合には特に支払い期限の設定に注意し、取引先と認識の齟齬が出ないように備えましょう。

請求書における支払方法の書き方

請求書は支払い方法によって、記載方法が変わります。例えば銀行振込であれば、金融機関名や口座番号などの情報を記載する必要があります。現金の場合には、金額を明記して現金での支払いが必要であることを明記します。

請求書に記載すべきそのほかの項目について

請求書には、上記で紹介した項目以外にも記載すべき内容があります。請求書の基本となるため、この機会に記載項目をまとめて確認しておきましょう。

請求書に必要な項目1.取引先の宛名

請求書の左上には、取引先の宛名を記載します。一般的には会社名・会社の住所・担当部署・担当者の氏名などを記載し、誰に宛てた請求書なのかを明確にします。担当部署や担当者が不明な場合には、分かっている情報だけを記載する形で問題ありません。しかし、今後のコミュニケーションを考慮して、担当部署と担当者は早めに明確にしておくのがおすすめです。

請求書に必要な項目2.発行年月日

請求書の右上には、その書類を発行した月日を記載します。「〇〇年〇〇月〇〇日」といった、一般的な記載方法で問題ありません。請求書における発行年月日は、受取側が処理する際に重要な情報です。そのため作成した日を記載するのではなく、取引先にあわせて締め日などに調整します。

発行年月日の項目には、自社で請求書を管理するための番号を記載することもあります。

請求書に必要な項目3.発行者の情報

発行年月日の下あたりに、発行者である自社の情報を記載します。会社名・会社の住所・担当部署・担当者・電話やメールなどの連絡先を、それぞれ正確に記載しましょう。発行者情報に重なるように、押印をします。印鑑は必須ではありませんが、一般的に請求書には押印することがビジネス上のマナーとして考えられています。

請求書に必要な項目4.請求金額

契約における取引金額を、請求金額として記載します。請求金額は請求書の中央あたりに項目を設けて、大きな書式で記載しましょう。金額には「カンマ」をうち、「円」もしくは「￥」を記載します。また、消費税が含まれているかも、明確に書き記す必要があります。一般的に案件ごとの単価は税抜で記載し、小計後に消費税をプラスします。

請求書に必要な項目5.取引内容

具体的な取引内容を、請求金額の下にまとめて記載します。取引の日付・品名・単価・数量・金額を、それぞれの商品ごとに明確にしましょう。最終的には金額を合計して消費税を計算し、請求金額として計上します。

請求書に必要な項目6.振り込み手数料

銀行振り込みの場合には、振り込み手数料の支払いについて記載する必要があります。取引先に振り込み手数料の支払いを依頼する場合には、「恐れ入りますが振込手数料は貴社にて負担をお願いいたします」などと記載します。また、振込先の口座情報には、銀行名や支店名だけでなく、銀行コード・支店コードも記載しておくと良いでしょう。

前払いの請求書を作成する際の注意点

前払いの請求書を作成する際には、事前に確認しておくべき注意点があります。注意すべきポイントが把握できていれば、前払いでもスムーズに請求書の作成が進められます。以下を参考に、前払いの請求書作成における注意点を確認しておきましょう。

担当者および関係者が前払いの契約であることを把握する

前払いで契約する際には、担当者および関係者が、「その契約が前払いであること」をきちんと把握しておく必要があります。前払いであることが共有されていないと、入金タイミングの誤りだと思い、取引先に連絡してしまう可能性があります。余計な混乱を招く可能性があるため、前払いの取引がある場合には全体で情報を共有しておきましょう。

前払い契約用のテンプレートを準備しておく

前払いの契約に慣れていないと、請求書の作成時にミスが発生することも懸念されます。前払い契約用のテンプレートを準備しておけば、スムーズに契約が可能です。今後も前払いの契約が続くことを考えて、先に前払い契約用のテンプレートを作成することもおすすめです。

請求書を管理する環境整備も重要

発行された請求書は、一定の期間保存する必要があります。そのため適切に保存できる環境を社内に整備し、担当者の負担を軽減することも重要な施策です。請求書の管理方法が煩雑だったり、明確なルールが整備されていなかったりすると、担当者が無駄な作業に追われる可能性があります。

業務効率化を進めるためにも、この機会に請求書管理の方法を見直してみてはいかがでしょうか。

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