【2024年】郵便料金の値上げを解説！請求書などの郵送コスト増加を防ぐ方法も紹介

こんにちは。請求業務をかんたんにするクラウドサービス「MakeLeaps（メイクリープス）」事務局です。

2023年12月、総務省より郵便料金の値上げに関する省令案が発表されました。省令案の内容は「25グラム以下の定形郵便物の上限料金の額を84円から110円に改正する」といったものです（約31.0%の値上げ）。 

この発表を受け、自社の事業活動におけるコストに、どの程度の影響があるのだろうと考えた方も多いのではないでしょうか。

郵便料金値上げのことは気になっているが、「値上げの詳細はまだ整理できていない」、「具体的な対応策はまだ考えられていない」という方は、ぜひ本記事の内容を参考にしてみてください。

本記事では、2023年12月に発表された郵便料金の値上げに関する省令案の内容、事業活動におけるコストへの影響（請求書や納品書など取引書類の郵送コストへの影響）、コストアップによる収益性悪化を回避するための対応策などを解説します。

本記事を通じて、郵便料金の値上げの内容、そして具体的な対応策を把握いただけますと幸いです。

郵便料金の値上げに関する省令案の内容

まずは、2023年12月に発表された郵便料金の値上げに関する省令案の内容について整理します。 

結論、省令案は「25グラム以下の定形郵便物の上限料金の額を84円から110円に改正する」といった内容になっています。

値上げの目的は、郵便事業の安定的な提供を継続するための収益性改善とのことです。令和4年度の郵便事業の営業損益は△211億円と民営化以降初めての赤字となりました。デジタル化による郵便物数の減少、賃金引上げや物価高騰等の背景がある中で、収益性改善のために早期の郵便料金の見直しが必要という判断がされました。

今後の流れとしては、広く国民から募集した省令改正案への意見や情報通信行政・郵政行政審議会の答申などを踏まえて、改正が行われていくと発表されています。また実際の値上げ時期は、24年の秋ごろが予定されているとのことです。

また、25グラム以下の定形郵便物の値上げに加え、50グラム以下の定形郵便物も現在の94円から110円に（約17.0%の値上げ）、またはがきも63円から85円となる（約34.9%の値上げ）見通しとなっています。改正の詳細は以下総務省のホームページをご覧ください。
郵便法施行規則の一部を改正する省令案及び民間事業者による信書の送達に関する法律施行規則の一部を改正する省令案に対する意見募集

※追記(2024年4月11日)※
総務省は2024年3月7日、情報通信行政・郵政行政審議会から本省令案（改正）が適当であるという答申を受けたと発表しました。また審議会は総務省に対し、「必要に応じて郵便料金に係る制度の見直しも視野に入れ、検討を行うこと」と「抜本的なDXや利便性・付加価値の高いサービスの開発・提供などを適切に実施する」、これら2点の措置が講じられることを要望したことも同時に発表されています。当該答申を経て、今後日本郵便は省令改正を行い、値上げに踏み切ることになるでしょう。詳細は以下総務省のホームページにてご確認ください。
郵便法施行規則の一部を改正する省令案及び民間事業者による 信書の送達に関する法律施行規則の一部を改正する省令案に対する 意見募集の結果及び情報通信行政・郵政行政審議会からの答申

事業活動におけるコスト（収益性）への影響

ここまでは、郵便料金の値上げに関する省令案の内容や今後のスケジュール等について解説しました。ここからは、当該値上げが企業の事業活動におけるコストにどのように影響するかに触れていきたいと思います。

郵便料金の値上げは、事業活動において発行されるさまざまな郵便物に影響が出ることになりますが、本記事では、請求書や納品書または領収書等、取引先向けに発行される「取引書類」に焦点をあてて解説していきます。

請求書をはじめとする、納品書や領収書等を含めた取引書類は、毎月継続的に取引先へ郵送しているという企業が多く、当該値上げの影響が大きいことが想定されます。

既にこれら取引書類の郵送を電子送付に切り替えているという企業については、今回の値上げは特に影響がないと存じます。しかし、取引書類の大部分を郵送しているという企業にとっては、今回の値上げにより直接的な影響を受けることになります。

もちろん影響の度合いは、毎月どのくらいの取引書類を郵送しているかで変わってきます。取引書類を郵送している場合、今回の値上げで郵送コストにどの程度の影響があるのか、取引書類の郵送量に応じたシミュレーションを以下に記載します。

23年12月に報道された通り、25グラム以下の定形郵便物の料金が84円から110円に変更（約31.0%の値上げ）された場合は、以下のようになることが見込まれます（取引書類が1通25グラム以下の定形郵便物として郵送される場合）。

上記シミュレーションのように、郵便料金の値上げ後も取引書類の郵送を継続することで、郵送にかかるコストは増加し、企業の収益性に直接影響を及ぼすことになります。 

郵送料金値上がりの影響（コストアップ）を回避する方法

では、郵送料金の値上がりによる請求書や納品書等、取引書類の郵送コストの増加、それによる収益性の悪化を防ぐには、どのような方法があるのでしょうか？

結論、取引書類の発行方法を「郵送」から「電子発行」に切り替えることで、値上がりの影響を回避することができます。

書類発行の電子化とは、印刷・押印・封入・切手貼りなど手作業で行っていた取引書類の郵送作業を電子データによる発送に切り替えることを意味します。電子発行に切り替えることで、郵送料金自体をゼロにすることができます。

ここ数年、DX推進または電子帳簿保存法等の法律対応を目的として、書類発行の電子化に取り組む企業が増加しています。今回の郵便料金値上げによるコストアップを回避するため、今後は書類発行の電子化に取り組む企業がさらに増加していくことが想定されます。

ここからは、請求書や納品書などの書類発行を電子化する具体的な方法を解説します。電子化の方法は主に2つあります。まず1つ目は、専用の請求書発行サービスを利用する方法、2つ目は、メールにPDFファイルを添付して送付する方法です。

先に結論をお伝えすると、2つの方法のうち、おすすめは1つ目の請求書発行サービスを利用した電子化です。その理由を説明する上で、2つの方法のメリット・デメリットを以下に整理します。

方法①請求書発行サービスを利用

請求書発行サービスを利用することで以下のようなメリットがあります。

• 発行作業にかかる負荷が少なく、人的ミスも発生しづらい
• 書類発行後のデータ管理が簡単かつ安心（電子帳簿保存法への対応含め）

一方で以下のデメリットの通りです。

•  サービスの利用料金は発生する

方法②メールにPDFファイルを添付して送付

日常業務で活用しているメールに請求書のPDFデータを添付して送付する方法のメリットは以下の点です。

•   サービスの利用料金はかからない

ただし、以下のデメリットがあり、注意が必要です。

•  発行作業にかかる負荷が多く、人的ミスも発生しやすい
• セキュリティ面で懸念がある（例：誤送信など）
• 書類発行後のデータ管理が煩雑かつ不安が残る（独自の運用で電子帳簿保存法への対応が必要）

このように、上記①・②いずれの方法でも取引書類の電子化は可能です。しかし、②のメールにPDFファイルを添付して送付する方法には、「業務負荷」、「セキュリティ」、「確実な運用の徹底」、「法律順守」など、多くの面で不安が残ります。

長期視点で考えた場合、これを機に請求書発行サービスの利用をスタートいただくことをおすすめします。サービスの利用料金は発生しますが、初期費用無料、そして月額1,000円程度で使えるサービスもあるため、まずは自社の利用にかかる料金をチェックしてみてください。

また昨今、電子帳簿保存法の改正などによって、電子化・ペーパーレスが進む流れがあります。これにより、書類発行の電子化にも着手しやすい状況になっているため（書類を受領する取引先に電子化を受け入れられやすい）、これを機に電子化への取り組みを始めてみるのはいかがでしょうか。

電子化について、さらに明確なイメージをつかみたいという方は、以下の記事で電子化の進め方を詳しく解説していますので、ぜひ参考にしてみてください。
電子請求書の疑問を解消！電子化のやり方や成功事例、システムの選び方を解説

※本記事では電子帳簿保存法の詳細解説（取引書類を電子保存する際の要件等）は割愛しますが、詳細を確認したい方はこちらの解説ページをご覧ください。

請求書発行サービスを使うことのメリット

ここまで、郵送料金値上がりの影響を回避するおすすめの方法として、請求書発行サービスを紹介してきました。請求書発行サービスには、郵送コストの削減以外にもさまざまなメリットがあります。ここからは請求書発行サービスを利用することで得られるメリットを紹介します。

社内の業務改善

まず1つ目のメリットは、社内の業務改善につながるという点です。書類発行を電子化することで、書類の印刷や紙折り、封入作業といった毎月の郵送業務にかかっている負担を丸ごと削減することができます。

また、PC上の作業で書類発行業務を完結させることができ、リモートワークや外出先からの業務が可能になるため、生産性の向上が期待できます。

郵便料金以外のコスト削減

2つ目は（郵便料金以外の）コストの削減です。書類を郵送する業務では、郵便料金に限らず、用紙代・印刷費・封筒代・切手代などさまざまなコストが発生します。書類の発行を電子化することで、郵送にかかるこれらのコストを丸ごと削減できるという点も、非常に大きなメリットとなります。

顧客満足度の向上

3つ目は、書類発行の電子化により顧客満足度の向上を図ることができるという点です。具体的には、書類発行を郵送から電子に切り替えることで、発行～到着までのリードタイムを大幅に短縮することができます。

昨今、書類発行先である取引先から「もう少し早く請求書や納品書を送ってほしい」といった要望があるということもよく耳にします。書類発行を電子化することで、取引先への書類到着、そして取引先内での社内処理が大幅に早まることで、満足度の向上につながるでしょう。

DX推進

4つ目はDX推進です。書類発行の電子化には、DXの成功事例をつくれるというメリットがあります。書類発行の電子化によって得られたDXの成功体験を他の業務領域に展開することもできるでしょう。 

ここまで、請求書や納品書など書類発行を電子化する方法、またそのメリットを解説してきました。可能な限り早く書類発行を郵送から電子に切り替えることで、郵送料金値上げの影響を最小限にすることができ、また電子化のメリットを早く享受することができます。

※「請求書の電子化」以外の領域も含めた経理DXに関しては、以下の記事で詳しく解説しています。
経理DX成功のポイントとは？メリットや課題、成功事例を交えて解説！

書類発行の電子化におすすめ！MakeLeaps（メイクリープス）の紹介

ここまでは、郵送料金値上げの詳細、またその影響を回避する方法（書類発行の電子化）を紹介してきました。ここからは、書類発行の電子化におすすめのクラウド請求書発行サービス「MakeLeaps（メイクリープス）」を紹介します。

メイクリープスとは

メイクリープスは、有料契約実績5,300社を突破しているクラウド請求管理サービスです。

請求書や納品書をはじめ、領収書や見積書など各種取引書類の作成から発送、入金管理に至るまで、一連の請求業務の負担を削減することが可能です。販売管理システムなど外部システムとの連携、外部システムから出力したPDFファイル・CSVファイルのインポート等により、書類発行の電子化を実現することができます。

 また法律対応の面でも、インボイス制度・電子帳簿保存法に対応しており安心してご利用いただくことができます（JIIMA認証を取得）。さらに、操作性の面も外部機関から評価いただいており、グッドデザイン賞を受賞しています。直感的に操作できる使いやすい画面で、メイクリープスを使った書類発行業務にスムーズに移行いただけます。

 次に価格面です。メイクリープスの初期費用は無料で、月額1,000円（税別）から利用できるため、気軽にお試しいただくことができます。導入検討時または導入後のサポートも充実していますので、安心してご相談ください。

書類発行電子化の成功事例が豊富

メイクリープスは、請求書をはじめとする取引書類電子化の成功事例が豊富です。電子化に成功された企業の事例をいくつか紹介します。 

請求書の発送をメイクリープスで電子化。作業時間は1/3に削減され、コストダウンも実現（あじさい税理士法人様）

あじさい税理士法人様では、請求書発行を郵送から電子に切り替えたことで、印刷から押印、紙折り、封入の工程が不要となり、作業時間を1/3に削減。また、郵送費や封筒・コピー用紙代などのコストダウンも実現されました。

あじさい税理士法人様の事例詳細はこちら

メイクリープスと販売管理システムの連携で請求書発送を電子化。業務時間を約70％削減（株式会社オフィスソリューションズ北九州様）

株式会社オフィスソリューションズ北九州様では、従来、販売管理システムで作成した請求書・納品書を郵送していましたが、メイクリープスの導入により電子送付へ移行。従来の手作業による郵送と比較して、発送にかかる作業時間を約70％削減されています。

株式会社オフィスソリューションズ北九州様の事例詳細はこちら

お客様満足度向上と書類郵送の9割削減を実現（株式会社トヨックス様）

株式会社トヨックス様では、メイクリープスと基幹システムの連携により、これまで郵送していた請求書や納品書の発送業務をデジタル化。印刷・紙折り・封入作業はゼロとなり、発送にかかるトータルの作業時間は約75％減。お取引先をお待たせすることなく、スピーディーな書類発行によるお客様満足向上と、社内業務の大幅な負担軽減を実現されています。

株式会社トヨックス様の事例詳細はこちら

まとめ

ここまで、書類発行を電子化するためのツールとして、メイクリープスを紹介してきました。電子化を進める参考にしていただければ幸いです。

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