請求書をPDFで発行する方法は?メリット・デメリットとともに作成時のポイントを解説

2022年3月14日

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こんにちは。請求業務をかんたんにするクラウドサービス「MakeLeaps(メイクリープス)」事務局です。

請求書をPDFで発行する企業が多くなっています。この記事では、これから請求書をPDFで発行したいと考えている企業に向けて、その具体的な方法を解説します。

PDFで請求書を発行するメリット・デメリット、保存方法、押さえておきたいポイントなどについても解説するため、ぜひ参考にしてください。

請求書の役割

請求書は、自社が取引先に対して、販売した商品やサービスの代金を請求する目的で発行します。取引先が請求書を受け取ると、その内容に基づいて支払いのための手続きをしてくれます。

また、請求書の発行により、取引先がうっかり支払いを忘れたり、支払いが遅れたりするリスクも防げます。

万が一、取引先が支払いに応じない場合や取引について認識の違いが生じた場合も、請求書が自社の主張を裏付ける根拠になります。請求書には、商品やサービスの代金として請求する金額、取引の内容、振込先などを記すことが大切です。

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請求書はPDFで送付しても問題ないか?

請求書は、PDFで発行しても問題ないのでしょうか。以下で詳しく解説します。

PDF化した請求書の法律上の有効性

取引先へ請求する内容を客観的にわかるように示せば、請求書は紙とPDFのいずれの形式であっても法律上有効です。法律上の取り扱いについて、形式による違いは特にありません。請求書に限らず、見積書、納品書、領収書などの書類もPDFで発行できます。

そもそも請求書の発行は、法律で義務付けられているわけではありません。ただし、請求書を発行すれば保存義務が発生します。法人の場合、請求書の保存期間は基本的に確定申告書の提出期限の翌日から7年間です。発行後すぐにデータを削除しないように注意し、適切に保存しておきましょう。

PDFの請求書の注意点

請求書をPDFで電子保存するためには、客観的に可視性が認められることが大切です。誰が見ても請求書に記されている内容を正確に読み取れることが推奨されます。

たとえば、画像が粗くて内容を判別できなければ、請求書としての役割を果たせない恐れがあります。紙の請求書をスキャンして読み取る場合、文字を正しく読み取れなかったり、エラーが生じて空白になったりするケースもあるでしょう。後から請求書を確認した際に無効と判断されないためにも注意が必要です。

PDFで請求書を発行するメリット・デメリット

PDFで請求書を発行する場合、メリットとデメリットの両方があります。ここでは、PDFで請求書を発行するメリット・デメリットについて、それぞれ解説します。

PDFで請求書を発行するメリット

PDFで請求書を発行することで、印刷や封筒への封入作業など、請求書を発行するためにかかる手間を少なくできます。また、作成した書類を印刷する必要がないため、インク代や用紙代も節約できます。また、郵送費も節約できるでしょう。

また、PDFをメールに添付して送付すると、取引先へ即座に請求書を届けることができます。請求書の修正や再発行を依頼されても、その場ですぐに対応できます。また、PDFなら請求書を保存するための物理的な場所を確保する必要がなく、パソコンやサーバーなどにデータを保存できることもメリットです。

過去のデータを参照したい場合も、検索をかけるだけですぐに該当する請求書をみつけられます。

PDFで請求書を発行するデメリット

PDFで請求書を発行するためには、社内の業務フローを作り直す必要があります。また、PDFで請求書を作成できる専用のシステムの導入も検討しなければなりません。システムによっては初期費用もかかるでしょう。

また、請求書を紙からPDFに切り替える際は、取引先への確認も必要です。なかには、PDFの請求書に対応できず、引き続き紙の請求書の発行を希望する企業も存在するからです。PDFの請求書の発行を取引先から拒否された場合は、その企業のみ個別に紙の請求書を発行する必要があるでしょう。

請求書のPDF保存に関する要件

2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法により、データで受け取った書類を、紙に印刷して保存する方法は原則認められなくなりました。したがって、請求書をPDFなどのデータで受け取った場合は、電子帳簿保存法の定める要件に則り、電子データのまま保存します。

また、請求書をデータとして保存する際は、真実性を確保することが大切です。具体的には、請求書にタイムスタンプを付与したり、データ訂正・削除できないシステムを利用したりすることが推奨されます。

PDFで請求書を発行する方法

請求書をPDFで発行する場合、ExcelやWordなどで請求書を作成し、そのままPDF形式で保存しましょう。ただし、請求書には押印するのが一般的です。請求書への押印は義務ではないものの、多くの企業が商慣習として行っています。企業によっては押印がない請求書を処理できないケースもあるため、押印したほうがスムーズに取引できるでしょう。

PDFの請求書に押印する方法は、一度印刷して印鑑を押した後、スキャンにより改めてPDF化します。また、電子印鑑を作成すれば、印刷しなくても画面上で請求書に印影を反映できます。

紙で受領した請求書の保存方法

電子帳簿保存法により、紙で受領した請求書の電子保存(スキャナ保存)が認められています。紙で受領した請求書を電子保存するには、従来は税務署長の事前承認が必要でした。しかし、2022年1月に改正電子帳簿保存法が施行され、事前承認を受けなくても紙で受領した請求書を電子保存できるようになりました。

電子保存する際に満たすべき要件も緩和され、以前よりも手間をかけず対応できるようになっています。そのため、紙で受領した請求書の電子化に取り組みやすくなりました。

PDFで請求書を発行する際のポイント

PDFで請求書を発行するときは、さまざまなことを意識する必要があります。ここでは、具体的なポイントを解説します。

PDF化について取引先に確認する

これまで紙で請求書を発行してきた場合は、請求書のPDF化について事前に取引先へ確認をとりましょう。確認をとらずPDFに切り替えると、取引先での確認が漏れて支払いが滞るなどのリスクがあります。取引先とうまく連携できないと不信感を抱かれる恐れもあるため、注意が必要です。

また、企業によっては、PDFの請求書では社内の手続きができない場合もあります。PDFの請求書に対応する企業は増えていますが、まだ準備が追いついていない企業があるのも事実です。そのため、事前に取引先へ相談し、請求書をPDF化しても問題ないか確認しておきましょう。

セキュリティを強化する

請求書をPDF化してデータとしてやり取りするうえでは、セキュリティに配慮することが大切です。送付時のミスにより、情報漏えいが発生するリスクを避けましょう。たとえば、PDF化した請求書をメールで送る場合はパスワードを設定し、後から別のメールでパスワードを通知するとセキュリティを強化できます。

なお、請求書の発行数が多いと手間がかかり、ミスが発生しやすくなります。しかし、請求書の電子発行に対応しているシステムを導入すれば、安全かつ効率的に請求書を送付できるでしょう。PDFで請求書を送付するメリットを活かすためにも、システムの導入により適切に対応できる体制を整えておくと便利です。

まとめ

請求書はPDFでの発行が可能であり、さまざまなメリットがあります。要件を満たす請求書をPDFで発行し、コストや手間の削減につなげましょう。ただし、ひとつひとつ手作業で請求書を発行していると、どうしてもミスが起きやすくなります。システムを上手に活用し、業務を効率化しつつヒューマンエラーも防止しましょう。

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