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[非表示]毎月の請求書郵送を手間に感じたことはないでしょうか。
現在は、メールの請求書を受理している企業も増えてきています。メールで請求書を送れれば、業務の効率化につながるはずです。
こちらでは、メールによる請求書送付の方法や注意点についてご案内します。
請求書はメールで送付して大丈夫？注意点は？
メールで送付した請求書は有効なのでしょうか？
経理に関わる書類だけにはっきりと知っておきたいという方も多いでしょう。
結論から言えば、請求書をメールで送付しても法律上の問題はありません。
そもそも、「請求書を発行しなければならない」という法律はないのです。「取引の証明」になればよいため、書面かメール送付かは問われません。
ただし、実際に請求書をメールで送付できるかどうかは企業のルールやポリシーによります。
現状は請求書の原本のみを取引の証明としている企業も多いようです。
あらかじめ相手の企業にメールで請求書を送付しても問題ないか確認しておく必要があります。
請求書をメールで送る場合の件名・例文は？
請求書をメールで送付する際の件名・本文の書き方はビジネスメールのマナーとして身に付けておきましょう。また、ファイルの添付方法にもマナーがあります。
以下でも、件名・本文・添付ファイルについてそれぞれお話します。メールで送る一般的な請求書のフォーマットはこちらをご確認ください。
請求書をメールで送付する方法①件名の例
ビジネスメールでは「何のメールなのか」を件名で明確に伝える必要があります。請求書の送付メールも例外ではありません。
「請求書を添付していること」と「何の（いつの）請求書なのか」と件名で簡潔に伝えましょう。
例）
「〇月分請求書送付のご案内」
「△△△△に関する請求書送付について」
「請求書送付の件【■■■■株式会社】」
請求書をメールで送付する方法②メール本文の例文
メールの本文についてもビジネスメールのマナーに沿って、簡潔な内容を目指します。
送付先の企業名、部署、担当者名、こちらの企業名や氏名を明記する点は一般的なビジネスメールと同じです。
請求書を添付している事実に触れ、何の請求書なのかを記載します。
添付したファイルについては本文の中で紹介してください。
複数のファイルがある場合はまとめて記載しましょう。ファイルの名前を記載するのが一般的です。
ファイルを開けばわかることではありますが、請求金額を本文で明記しておくと好印象を与えるでしょう。
同様に、振込期限についても明記しておくと親切です。
ファイルが開けない場合、不明点がある場合は連絡してほしい旨記載し、「よろしくお願い申し上げます。」といった文言で締めます。
例）
□□□□株式会社 △△部
山田 太郎様
お世話になっております。
◯◯◯◯株式会社 鈴木です。
12月の請求書を添付ファイルにて
送付させていただきますのでご査収ください。
万が一、ファイルが開封できないなどの不都合がございましたら、
お手数ですがご一報いただければ幸いです。
——
添付ファイル：201812_invoice.pdf
請求金額：150,000円
お振込期日：◯◯◯◯年◯月◯日(◯曜日)
——
ご不明点などがありましたらお気軽にご連絡ください。
よろしくお願い申し上げます。
請求書をメールで送付する方法③請求書のファイルを添付する
請求書のファイルはPDFで作成するのが一般的です。
ExcelやWordで請求書を作成することもできますが、作成者と送付先でバージョンが違うとレイアウトが崩れてしまうことがあります。PDFであれば基本的にそういった心配はありません。
ただし、先方にファイル形式を指定されている場合はその指示に従います。
ファイル名は一目で何の請求書かわかるものが望ましいでしょう。また、慣例としてファイル名にスペースは用いられません。代わりに「_（アンダーバー）」を用います。
例として、請求書が以下のような内容の場合
- 請求月:2019年3月
- 取引先:株式会社△△△
- 件名:サービス利用料
- 発行日:2019年3月31日
ファイル名は
請求書_株式会社△△△御中_2019年3月_サービス利用料_190331.pdf
のようにするのが一般的です。
請求書のメール送付で印鑑は有効？
書面の請求書の場合、押印をして送付することも少なくありません。請求書をメールで送付する場合、印鑑は必要なのでしょうか。
結論を申し上げると、書面、メールに関わらず、押印なしの請求書は有効です。
そもそも請求書は法的に発行が義務付けられた書類ではないため、押印も必須ではありません。しかし、実際にはメールで送付する請求書にも押印が求められるケースがあります。
例として、取引先が押印された請求書しか受理していない場合には送り主もそのルールに従わなければなりません。
取引の証拠書類としては、押印があったほうが有効性が高まります。
請求書に押印が必要かどうかは、あらかじめ送り先に確認しておくのが無難です。
押印された請求書が必要な場合、PDFの請求書を一度プリントアウトし、印鑑を押してからスキャンするという方法があります。
しかし、手間は経費の観点から推奨できません。「書面を発行する必要がない」というメール送付請求書の利点がなくなってしまうことにもなります。
おすすめは「電子印鑑」を利用する方法です。電子印鑑をあらかじめ作っておけば、プリントアウトすることなくPDFのファイル上に印鑑を押せます。ただし、電子印鑑付きの請求書を受け付けているかどうかも取引先のルールによるため、あらかじめ確認が必要です。
まとめ
メールで請求書を送付できれば、郵送の手間から解放されます。また請求書のメール送付は、専用のクラウドサービスを使うことで、作業がさらにスムーズになり、ミスも防止できます。
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