請求書をエクセルで管理する問題点｜効率化の手順や導入がおすすめされる専用ツールを紹介

請求書管理の業務が重要な理由

請求書管理の業務は、企業にとって重要な意味を持ちます。以下では、請求書管理がなぜ重要な業務として認識されるのか解説します。

請求書は取引の証拠書類になる

請求書は企業や個人事業主にとって、取引をした証拠書類になります。原則として法人は「事業年度における法人税の確定申告期限の翌日から7年間」、個人事業主は「確定申告期限の翌日から5年間」請求書を保存する必要があります。

そのため請求書は普段から適切に管理し、紛失等のトラブルを引き起こさない体制づくりが重要となります。

請求書の適正な管理は会社経営の健全化に欠かせない

取引先に発行した請求書の状況がしっかりと管理できていないと、契約通りに入金されたか確認ができません。入金が見過ごされてしまうと会社の経営状況が悪化し、最悪の場合には事業継続が難しくなる可能性も懸念されます。

発行した請求書はきちんと自社でも管理し、入金情報などをいつでも確認できるように備える必要があります。請求書の適正な管理は、結果的に会社経営の健全化につながります。

請求書管理の不備が自社の信頼に関わることも

取引先から受領した請求書が管理できていないと、支払いが遅れるなどのトラブルに発展しやすくなります。支払いが滞ることが多いと会社として信頼されなくなり、今後の取引に影響が出る可能性もあります。

取引先との関係性を良好に保つためにも、請求書管理は重要な業務となります。請求書は取引先ごとに管理し、必要に応じて詳細を素早く確認できるように備えましょう。

エクセルを使って請求書を管理している企業は多い

請求書管理の方法に、エクセルを採用している企業は多いです。以下では、請求書管理にエクセルが使用される理由を解説します。

普段からエクセルに使い慣れている職場が多い

エクセルをほかの業務でも使用している場合、システムの使い方に慣れているケースが多いです。請求書管理を進めるにあたって、複雑なシステムを導入するよりも、まずは使い慣れたエクセルで試してみようと考える企業は珍しくありません。

導入のしやすさと使用するハードルの低さが、請求書管理にエクセルが採用される理由です。

エクセルなら追加コストをかけずに請求書管理をはじめられる

エクセルは企業のパソコンに、標準で搭載されていることも多いです。そのため追加コストをかけることなく、請求書管理の体制を整えられるメリットがあります。

請求書管理になるべくコストをかけたくない場合には、まずエクセルの利用が検討される傾向にあります。実際に使用して管理業務に問題がないと判断されると、そのままエクセルでの請求書管理を継続するケースが多いです。

送付した請求書の管理方法

送付した請求書をエクセルで管理する際には、以下の方法が参考になります。

送付した請求書の管理方法①請求書の控えを「未入金」に分類する

取引先に送付した請求書の控えを作成し、「未入金」に分類して保存します。支払い期日をエクセルに入力し、日付ごとに並べ替えることで、いつどこの会社から入金があるのか管理しやすくなります。

請求書を送付したら必ず控えを保存するルールを作り、エクセルに詳細を入力できるように備えます。

送付した請求書の管理方法②入金を確認したら「入金済み」に分類する

取引先から請求書通りに入金されたことを確認したら、今度は「入金済み」に分類します。一目で入金の有無が分かるように、「入金」という文字の記入や印をつけると良いでしょう。

予定日を過ぎても入金がない請求書がある場合には、チェックをつけて入金漏れを見逃さないようにします。

送付した請求書の管理方法③取引先ごとや月ごとにファイリングする

送付した請求書は後から確認できるように、取引先や月ごとにファイリングします。取引先の数が多い場合には、請求書を送付した会社ごとにまとめると後から確認しやすくなります。

受領した請求書の管理方法

取引先から受領した請求書も、エクセルで管理ができます。以下では、受領した請求書の管理方法を紹介します。

受領した請求書の管理方法①請求書を「支払い前」と「支払い後」に分ける

受領した請求書は、まず「支払い前」と「支払い後」の2種類に分類します。支払い前の請求書に関しては「確認前」「確認済」で分け、請求書の確認状況を把握しやすい形で管理します。

受領した請求書は内容を確認し、問題がないことが分かった段階で「確認前」から「確認済」ファイルに移動させれば、支払い忘れなどのミスを防止できます。

受領した請求書の管理方法②支払いが終わった請求書は「支払い後」に移動する

内容を確認して支払いが完了した請求書は、速やかに「支払い後」のファイルに移動します。支払いが済んでいるにも関わらず、請求書が支払い前のファイル内に残っていると、再び入金してしまう「二重払い」が発生しやすくなるため注意が必要です。

支払いとファイルの移動業務はセットにして、同時に完了させるルール作りが求められます。

受領した請求書の管理方法③受け取った請求書も取引先や月でファイリングする

送付した請求書と同様に、受領した請求書も取引先や月ごとにファイリングすると管理しやすくなります。後から確認できるようにファイル名を付け、支払日順にソートすると分かりやすくなります。

また、正しく管理するためには、ファイル保存時に付けるファイル名を統一することが重要です。ファイル名のサンプルを作成し、その形式通りに名前を付けるようにしましょう。

エクセルでの請求書管理には課題が多い

エクセルでも請求書は管理できますが、実際に試してみると多くの課題がみつかります。以下では、エクセルを使った請求書管理における課題について解説します。

ファイル数や容量が大きくなると管理が難しくなる

エクセルを使って膨大な量の請求書を管理・保存していると、必要なデータをスムーズに取り出せなくなります。法律上企業は7年分の請求書を保存しなければならず、必要に応じて過去データの確認などが求められるケースもあるため、検索機能が充実していないエクセルでは使いづらさを感じることも多いです。

また、請求書の容量が大きくなると、PCの動作が重くなって余計に作業時間がかかる可能性もあります。

エクセルではデータの共有に課題が生じる

エクセルで作業・共有されたデータは、誤って上書きしたり削除したりといったミスが発生しやすく、チームでの請求書管理がしづらいデメリットがあります。

データの共有がうまくいっていない場合、誰かが支払処理をした後にほかの従業員が同じ請求書の支払い処理をするといったミスにもつながりやすい点に注意が必要です。

請求書管理をエクセルで行う際の注意点

請求書管理をエクセルで実施する場合、いくつか注意すべきポイントがあります。

記入ミスに注意が必要

請求書管理をエクセルで行う場合、記入ミスへの注意が必要です。取引先企業が増えて請求書管理の業務が煩雑化すると、請求書の状態を記入する際にミスが発生しやすくなります。

請求書を別の取引先のファイルに入れてしまうなど、発見が難しいミスが起こりやすい点もエクセルを使用する際の課題です。

エクセルでの作業が属人化する可能性がある

エクセルはマクロを使うことで、作業効率化を図れる便利なツールです。しかし、マクロに詳しい担当者が辞めたり異動になったりすると、これまで便利に使えていた機能を使いこなせなくなる可能性が出てきます。

そういった業務の属人化を避けるためには、請求書管理を専用ツールやクラウドサービスで行うのがおすすめです。

請求書管理ツールの導入が推奨される

請求書管理の効率化を目指すなら、エクセルではなく専用ツールの利用が推奨されます。専用ツールには請求書管理にかかる時間の削減、人為的なミスの防止、請求書データの一元管理など、さまざまなメリットがあります。

エクセルによる管理の課題解決に時間をかけるよりも、早くから請求書管理ツールを利用した方が、長期的にみて低コストで運用できる可能性が高まります。

請求書の管理を効率化するのならクラウド型請求管理サービス「MakeLeaps（メイクリープス）」がおすすめ

請求書管理を効率化するなら、クラウド型請求管理サービス「メイクリープス」の利用がおすすめです。メイクリープスなら、請求書をはじめ、見積書・納品書などの各種書類を簡単に作成し、一元管理することができます。各書類のデータはクラウド上にあるため、従業員間でのスムーズなデータ共有ができ、外出先からの閲覧も可能です。

メイクリープスなら各種書類の作成と発送履歴が確認できる上、誤って上書きしたり削除したりといった、エクセルで発生しがちなミスも防止できます。また、請求データを取引先や日付で検索できるため、過去のデータを簡単に取り出せるのもメリットです。請求データと入金状況の見える化も実現可能なので、管理体制の効率化を進められます。