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[非表示]こんにちは。請求業務をかんたんにするクラウドサービス「MakeLeaps（メイクリープス）」事務局です。
請求書の支払期限について理解することは、適切な支払い・回収をする上で重要です。トラブルを未然に防ぐためにも、請求書の支払期限の基本について把握しておくのがおすすめです。
本記事では請求書の支払期限の基本と、支払いがないときの対処法などについて解説します。
請求書の支払期限について
請求書の発行時には「支払期限」を設定し、入金までの期日をあらかじめ決めておくのが一般的です。
以下では、請求書の支払期限についての基本を解説します。
請求書に記載した支払い金額を入金する期限
請求書の支払期限とは、請求書に記載した「支払い金額を入金する期限」のことを指します。一般的には請求書のなかに支払期限の項目を設けて日付を記載し、その期日までに支払いを受ける形で契約を結びます。
請求書を発行する目的
請求書を発行することには、いくつかの目的があります。
以下では、請求書を発行する主な理由について解説します。
請求書とは「請求した事実を証明する書類」
請求書とは、請求した事実を証明するための書類として扱われます。契約における支払いを受けるためには、請求書を発行して請求した事実を明確にする必要があります。
支払い漏れを防ぎ、確実に売掛金を回収するためにも請求書は重要な書類となります。
請求書は税務調査の際にも確認される
請求書は、会社に税務調査が入った際にも確認される書類の1つです。受領した請求書は、支出の実態を証明する書類となるため、普段からきちんと管理しておく必要があります。
取引先や年度ごとに請求書をまとめ、いつでも必要な書類を提出できるように備えるのがポイントです。
「支払サイト」とは何か
請求書の支払期限について確認する際には、「支払サイト」という言葉の理解も重要です。
以下では、支払サイトの基本について解説します。
支払サイトとは「締め日から実際に支払うまでの期間」を指す言葉
支払サイトとは、取引における締め日から実際に支払いをするまでの期間を指す言葉です。例えば月末が締め日で翌月末が支払い期日とした場合、「支払いサイトは約30日」になります。
一般的には月末締め翌月末払いが多い
支払サイトは一般的に、「月末締め翌月末払い」で設定されることが多いです。その場合、その月の取引に対する支払いは、翌月末に実施されることになります。
事前に支払サイトを確認し、資金繰りを考えておく必要があります。
請求書の支払期限を決める方法
請求書の支払期限を設定するには、事前に決め方を把握しておくのもポイントです。
以下では、請求書の支払期限を決める方法について解説します。
取引先と話し合いをして決める
基本的に請求書の支払期限は、取引先と話し合いをした上で決めることになります。取引先の要望を聞きつつ、自社にとって必要なタイミングを提示して調整すると良いでしょう。
請求書の支払期日は同じタイミングにする
取引先ごとに支払サイトが変わると、請求書の管理と入金確認が煩雑になる恐れがあります。複数の取引先に対して、請求書の支払期日を同じタイミングに調整するのが理想です。
まずは自社にとって最適な入金タイミングを設定し、取引先に提案してみると良いでしょう。
請求書の有効期限とは
取引の際に発行した請求書には、有効期限があります。有効期限を理解し、トラブルを防ぐことも大切です。
以下では、請求書の有効期限について解説します。
請求書の有効期限は5年間
民法における請求書の有効期限は、「支払期日の翌日から5年間」と定められています。仮に請求書の支払いがない状態でも、5年間は請求する権利があります。
未払いの状態が続いている場合、取引先に内容証明を送付すれば、有効期限を最大で半年間延ばすことも可能です。
請求書の発行時期で有効期限は異なる
2020年に改正された民法によって、従来2年間だった請求書の有効期限が5年に延びました。そのため2020年3月31日までに発行された請求書の有効期限は2年間、4月1日以降の請求書の有効期限は5年間となる点に注意が必要です。
請求書の発行日を正確に把握し、それにあわせて管理することがポイントです。
支払期限を過ぎても支払いがない場合の対処法
請求書の支払期限を過ぎても取引先から支払いがない場合、何らかのアクションを起こす必要があります。
以下では、請求書の支払期限を過ぎても支払いがない場合の対処法を解説します。
まずは社内の確認ミスがないかチェックする
請求書の支払い期限が過ぎても支払いがない場合には、まずこちらのミスでないことをチェックする必要があります。請求書の発送もれがないか、支払期日を間違えていないか複数人で確認すると良いでしょう。
個人の判断で取引先に連絡することのないように、社内でルールを設けておくのもポイントです。チームで連携して問題に対応できるように、支払いが遅延している場合の対処法を明確にしておくことが重要です。
支払いがないことを取引先に伝える
複数人でチェックして間違いがないことを確認したら、支払いが行われていないことを取引先に伝えます。担当者にメールなどで連絡し、状況を確認してもらうと良いでしょう。
緊急性が低い場合には、まずメールで確認することがおすすめです。メールであれば取引先が都合の良いタイミングで確認できるため、業務を妨げる心配が少ないです。メールでの返信がない場合には、電話で直接連絡を取ることも検討しましょう。
内容証明で請求を実施する
取引先からいつまでも支払いがない場合には、あらためて内容証明で請求を実施します。内容証明を使うことで、郵便局が内容や請求した事実を第3者として証明してくれます。
内容証明には、「〇〇日以内での支払いを請求する」と、明確な支払い期日を記載し、対応されない場合には法的措置を実行する旨も伝えます。
支払督促の申し立てを行う
内容証明で指定した期日になっても支払いがされない場合、支払督促の申し立てを行います。支払督促とは債権の回収のために、裁判所を通して督促の通知をする手続きです。
支払督促は手数料が安く、手続きも簡単に行える点がメリットです。スムーズに請求書の支払い金額を回収できる可能性があるため、いつまでも支払いがない場合には支払督促の申立てを検討する必要もあるでしょう。
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まとめ
請求書を発行する際には支払期限を設けて、入金のタイミングを明確にする必要があります。契約における報酬の振り込み時期を決めておくことで、スムーズな入金管理と資金繰りが可能となるでしょう。請求書の発行時には支払期限および支払サイトを確認し、最適な期間を設定できるように備えましょう。
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