御請求書と請求書、どっちが正しい?請求書の書き方も解説

2023年3月8日

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こんにちは。請求業務をかんたんにするクラウドサービス「MakeLeaps(メイクリープス)」事務局です。

請求書を発行する際に、「御請求書」と「請求書」どちらの表現が正しいのか、気になる方も多いでしょう。この記事では、御請求書と請求書の違い、書き方などについて解説します。請求書を送付する際の間違いやすい表現についても解説するので、請求書を送る際の参考にしてください。

「御請求書」と「請求書」はどちらが正しい?

「御」や「ご」を言葉の頭につけて、相手への敬意を表す場合がある通り、「御請求書」という表現は、日本語として誤っているわけではありません。ビジネスシーンで長年にわたって認知されている言葉です。一方で「御請求書」と呼ぶことに、違和感を覚える方も多くいます。その理由について以下で解説します。

「御請求書」と呼ぶことに違和感を覚える理由

請求書を「御請求書」と呼ぶことに違和感を覚える理由は、請求書はサービスや商品を提供し、費用を請求する側が発行する書類であるためです。実務上は「請求書」と表記することが多く、「御請求書」という表現に違和感を覚える方も多いのが現実です。どちらの表現にするか迷った場合は、「請求書」と記載しておくほうが無難でしょう。

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「御請求書」を使用しない丁寧な表現

「御請求書」を使用しない丁寧な表現について、メールで送る場合と郵送で送る場合に分けて、解説します。

請求書をメールで送る場合

請求書をメールで送る場合に添える文章は、以下の通りです。

件名:【請求書】◯月度請求書送付について【株式会社◯◯】

株式会社◯◯
鈴木様

いつもお世話になっております。株式会社◯◯の田中です。
◯月度の請求書をファイルにて送付いたします。ご査収のほど、よろしくお願いいたします。

【添付内容】
◯月度請求書(No.◯◯◯◯).pdf 1通

本請求のお振込は、令和◯年◯月◯日までにお済ませくださいますようお願いいたします。
何卒よろしくお願いいたします。

田中

 

請求書を郵送で送る場合

請求書を郵送で送付する場合の添え状の文章は、以下の通りです。

◯月◯日
株式会社◯◯
鈴木様

株式会社◯◯
〒000-0000
東京都◯◯市◯◯町1-1-1
TEL:00-0000-0000
FAX:00-0000-0000
担当:田中

請求書送付のご案内

拝啓 平素は格別のご愛顧を賜りまして厚く御礼申し上げます。
さて早速ではございますが、下記の通り請求書をお送りいたしますので、ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。

今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。

敬具

【記】

◯月度請求書 1通

本請求書のお振込は、令和◯年◯月◯日までにお済ませくださいますようお願い申し上げます。
請求に関するお問い合わせは、田中までお願いいたします。

以上

 

請求書を送付する際の間違いやすい表現

請求書を送付する際には、誤った表現を使わないように注意しましょう。ここでは、請求書を送付する際の間違いやすい表現について解説します。

ご請求させていただきます

請求書をメールや郵送で送付する際に、「ご請求させていただきます」といった表現を使う方が多いとされますが、この表現は適切ではありません。正しくは、「ご請求いたします」や「ご請求申し上げます」などと表現するため、覚えておきましょう。

「〜させていただきます」は、スケジュールを変更する際や、忘れ物の処分方針を伝える際など、相手の許可を受けて、何かを行う際に使用します。

ご査収願います

メールや郵送で請求書を送る際に、「ご査証願います」という表現を使用する方も多いでしょう。「ご査証願います」は、一見丁寧な表現と思いがちですが、正しい敬語ではないため、気をつけましょう。「ご査証ください」または「ご査証のほど、よろしくお願い申し上げます」、「ご査証くださいますようお願い申し上げます」などと表現するのが正しいとされています。

請求書の書き方

請求書を発行する際には、書き方を把握することが大切です。ここでは、請求書の書き方について項目別に解説します。

① タイトル

これは何の文書なのか、相手がはっきりわかるようにタイトルは明確に書く必要があります。御請求書と大きく書くことにより、読み手は一瞬で把握できます。

② 宛先

企業間の取引では、宛先を会社名にすることが多いです。
また、会社のどの部署に送るか分かっている場合には部署名まで書きます。

御中の使い方

御中は相手先の会社名や部署名までは分かっていても、担当者が分からないときに使用します。逆に、担当者が分かっている場合、御中は使わずに担当者名に様をつけます。

③ 通番

請求書番号をつける理由は主に管理が楽になるからです。
フォーマットによっては付けなくても良い場合があります。

④ 自分の連絡先

相手が請求書に関して問い合わせできるように、会社名だけでなく電話番号も載せるのが望ましいです。
また、社印も押してください。

⑤ ご請求金額

最初の方に合計金額を載せることにより、いくら払えばいいのか一瞬で把握できます。特に忙しい部署はいちいち詳細まで見てられないので、最初の方に合計金額を記載していただけると助かります。

⑥ 明細

商品名、品数、単価、金額があれば大丈夫です。商品番号はあってもなくてもかまいません。

⑦ 銀行口座

日本ではお支払いは銀行振込が一般的です。なので、銀行口座に間違いがないよう注意してください。また、振込手数料の取り扱いについては取引先との力関係で決まります。自分の方が立場が強い場合は「振込手数料は貴社にてご負担ください」と書けますが、自分が弱い場合、そう書いてしまうと反発され、今後の取引を止めるかもしれません。

⑧ 支払期限

支払い期限が明記されてない場合は、相手の支払い支払いサイトに合わせるという暗黙の了解の意味になります。

支払いサイトとは、締めと支払日の取り決めのことを言います。企業間の取引では掛売り方式が一般的なので、支払いサイトが用いられます。

請求書の発行には、クラウド型請求管理サービス「MakeLeaps(メイクリープス)」の利用がおすすめ

請求書を発行する際には、クラウド型請求管理サービス「MakeLeaps(メイクリープス)」を利用することをおすすめします。ここでは、「メイクリープス」について解説します。

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まとめ

「御請求書」と「請求書」の表現で迷った場合は、「請求書」と記載しておくほうが無難です。「ご請求させていただきます」や、「ご査収願います」は、より適切な表現に変更して記載しましょう。

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