請求書の郵送方法・封筒の書き方は?電子請求書のメリットについても解説

2022年12月23日

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こんにちは。請求業務をかんたんにするクラウドサービス「MakeLeaps(メイクリープス)」事務局です。

請求書は企業間の取引で発行される重要な書類であるため、郵送方法やマナーなどを押さえておくべきです。本記事では、請求書の郵送方法や封筒の書き方、使い方について解説します。電子請求書のメリットや導入すべき企業についても解説するので、参考にしてください。

請求書の封筒の書き方(表面)

請求書を入れる封筒の表面には以下の内容を記載します。

  • 宛先の住所
  • 宛先の会社名、部署名、担当者名
  • 「請求書在中」の文言

住所は郵便番号から正確に記載します。記入枠がある場合はその中に、ない場合も右上に記載しましょう。
住所は郵便番号の真下に、都道府県から記載します。

「請求書在中」の文言は、送付先が郵送物の中から請求書を識別しやすくするためのものです。スタンプで押印するのが一般的ですが、最初から印字された請求書もあります。
左上には切手も忘れずに貼り付けてください。

宛先については数パターンの書き方がありますので注意が必要です。
以下では一般的な角形2号の封筒を例に宛先の書き方パターンをご紹介します。

担当者宛に送付する場合

担当者宛に請求書を送付する場合、封筒の中央部に右から会社名、担当者名の順で記載します。どちらも住所の上端から1文字分下げた位置から書き始めてください。
会社名は「(株)」「(有)」を使用せず、正規名称を記載します。この際、会社名の下に「御中」は必要ありません。
会社名の左隣に役職名、担当者名、「様」を1行で記載してください。この行の文字は会社名よりも一回り大きく記載しましょう。担当者名が不明の場合は「ご担当者様」と記載します。

請求書の封筒ー担当者宛

部署宛に送付する場合

部署宛に送付する場合、会社名の左隣に部署を記載します。担当者宛に送付する場合は「様」を敬称として用いましたが、部署名の場合は「御中」を使用しますので注意してください。

請求書の封筒ー部署宛

会社宛に送付する場合

宛先として会社名のみを記載する場合は、中央に会社名を1行で記載します。
この場合も使用する敬称は「御中」です。

請求書の封筒ー会社宛

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請求書の封筒の書き方(裏面)

請求書封筒の裏面は送り主の情報を記載する面です。
具体的には以下のような内容を記載します。

  • 送り主の住所
  • 送り主の会社名/氏名
  • 送付日
  • 〆(封じ目)

裏面に郵便番号の記入枠がある場合はその中に郵便番号を記載しますが、ない場合は住所の上に横書きで記入します。送付日は裏目の左側上部に記載するのが一般的です。

封じ目は封の中央に「×」にならないように記入してください。「〆」以外に「封」「緘」といった封じ目があります。

裏面は継ぎ目の有無によって書き方が異なります。

裏面に継ぎ目がある場合

請求書封筒の裏面に継ぎ目がある場合、継ぎ目を境にして右側に住所を、左側に氏名を記載します。

封筒ー裏面継ぎ目あり

裏面に継ぎ目がない場合

請求書封筒の裏面に継ぎ目がない場合は、住所・氏名を左側に寄せて記載します。

封筒ー裏面継ぎ目なし

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請求書の封筒への折り方&入れ方

封筒のサイズによっては、請求書を折らなければ入らないことがあります。この際、請求書の折り方や入れ方にもマナーがあるため、注意が必要です。

請求書・同封書類の折り方、封筒への入れ方についてご説明します。

封筒に入れる前に!請求書や書類の折り方は?

請求書は一般的に横書きです。
折って封筒に入れる場合は、三つ折りにします。この際、最初に下から折り、次に上から折るようにしましょう。開いたときに「請求書」と書かれた面が一番上に来るようにするのがポイントです。

請求書の折り方

請求書と縦書きの送付状を同封する場合は、請求書の上に送付状を重ねて三つ折りにします。
請求書の折り方と同様、まず下から折り上げ、次に上から下に追ってください。広げたときに「拝啓」と書かれた面が一番上に来れば正解です。

送付状の折り方

請求書の封筒への入れ方は?

請求書を封筒に入れる際は、封筒を裏返しにし、書類の上端が右にくるようにして入れます。三つ折りになっているため隠れて見えませんが、「請求書」「拝啓」と書かれた部分が右に来るような状態です。

請求書の封筒への入れ方

請求書の封筒の選び方

封筒にはさまざまな種類がありますが、請求書送付に使える封筒は決まっています。以下では、請求書用封筒のサイズ、色、価格帯についてお話しします。

主に使われる2種類の封筒

請求書を送付する封筒には、以下の2つの規格が使われます。それぞれ、中身がフィルム越しで確認できる窓付きのタイプもあります。

  • 長形3号(長3)

120mm×235mmのサイズ。A4サイズの書類が三つ折りで入る。

長形3号(長3)封筒

  • 角形2号(角2)

240mm×332mmのサイズ。A4サイズの書類がそのまま入る。
角形2号(角2)封筒

請求書封筒の色

封筒の色については明確な決まりはありませんが、取引先が請求書の封筒を一目で識別できるようにするため、白か薄い青の封筒を使うのが一般的です。
赤い封筒は「赤字」を連想させることから、通常は用いられません。

価格帯

請求書用封筒の価格は一枚10~25円程度です。通常は複数枚のセットで販売されています。
「請求書在中」は手書きでも構いませんが、毎月多くの請求書を送る場合はスタンプを使うと楽です。
「請求書在中」のスタンプは100円ショップなどで購入できます。

請求書の郵送方法

請求書を郵送する際には、まずは郵送方法を把握しましょう。ここでは、請求書の郵送方法について解説します。

「信書」として郵送する

請求書は、信書に該当するため、信書として郵送しなければなりません。信書とは、特定の受取人に対して、差出人の意思または事実を通知する文書のことを指します。信書には、請求書のほかに、見積書や申込書、契約書、納品書などの書類が該当します。

請求書を郵送するメリット・デメリット

請求書を郵送する際には、多くのメリットがある反面、デメリットもあります。ここでは、請求書を郵送するメリットとデメリットについて解説します。

請求書を郵送するメリット

改ざんされるリスクが少ない点は、請求書を郵送するメリットです。請求書を郵送する方法は、従来は最もスタンダードな発送方法であったため、取引先からの合意が得やすいというメリットもあります。

請求書を郵送するデメリット

請求書を郵送する際には印刷や封入、投函作業などを行う必要があるため、手間や時間がかかります。発送してから、取引先に到着までのタイムラグも発生します。また郵送するためには、切手代も必要になるため、コストもかかります。

請求書を郵送する際の注意点

請求書を郵送する際には、気をつけるべき点があります。ここでは、請求書を郵送する際の注意点について解説します。

送り状を同封する

請求書を郵送する際には、送り状を同封しましょう。企業間でやりとりする書類は、送り状を同封するのがマナーです。送り状には、挨拶のほかに送付物が請求書であることを記載しましょう。送付状は1枚目に入れるのが基本です。

郵送物の重さ・厚み・サイズに沿った切手を貼る

請求書を郵送するときは、郵送物の重さや厚み、サイズに沿った切手を貼るようにしましょう。切手代が不足していると郵送する取引先に対して失礼にあたるため、注意が必要です。

郵送前に提出期限を確認しておく

請求書を郵送する前に、郵送する取引先に提出期限を確認しておきましょう。請求書の到着が遅れると、取引先の支払手続に間に合わないなど、迷惑をかける可能性があるため、要注意です。万が一、請求書の到着が間に合わない場合は、事前にメールやFAXなどでデータを送信する方法をとりましょう。

郵便法改正による請求書の郵送への影響は?

2021年10月の郵便法改正によって、以下の内容が変更になりました。

・土曜日の配達休止
・配達日数の繰り下げ
・速達料金の引き下げ
・配送日指定郵便の料金区分の変更

郵便法改正によって、請求書の発送から到着にかかる時間が改正前よりも増えました。そのため、請求書を郵送する場合は、これまでよりも早く作成して発送する必要があります。

クラウド型請求管理サービス「MakeLeaps(メイクリープス)」なら、請求書郵送の手間を省ける

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電子請求書とは?

電子請求書とは、請求書を電子データ化したもので、メールやクラウドなどのオンライン上でやり取りできる書類のことを指します。PDF形式の請求書も電子請求書に該当し、Web請求書と呼ばれる場合もあります。請求書の作成や発送・受領にかかる時間を短縮でき、紛失リスクも少なくなるため、多くの企業が取り入れています。電子請求書であれば、郵送にかかるコストの削減も可能です。

電子請求書のメリット

電子請求書を導入することで得られるメリットは、大きく分けて5つあります。

・請求書の作成・訂正の手間を削減
・ペーパーレス化の推進
・在宅勤務やテレワーク勤務の促進
・郵送にかかるコストの削減
・保存しやすく、紛失のリスクを軽減

電子請求書を導入すべき企業は?

昨今、多数の企業が電子請求書を導入しています。ここでは、電子請求書を導入すべき企業について解説します。

郵送の手間やコストが大きい

郵送の手間やコストが大きいことに悩みを抱えている企業は、電子請求書を導入すべきです。電子請求書を導入すれば、ワンクリックで請求書が送付できるため、郵送の手間を省けます。切手代や封筒代をはじめ、経理部門の人件費も削減できます。

データを検索・保存するのが負担になっている

データを検索・保存するのが負担になっている企業も、電子請求書を導入することを推奨します。紙の請求書を保存するキャビネットや棚などのスペースの確保ができないという悩みをもつ企業も多いでしょう。電子請求書を導入すれば、検索が容易にできるようになり、保存するスペースの確保も必要ありません。

請求ミスが多発している

請求ミスが多発していることに悩みを抱えている企業も、電子請求書を導入すべきです。請求漏れや金額ミス、郵送が遅れるなどのミスが多いと、企業としての信頼を失ってしまいます。

電子請求書を導入すれば、請求書の作成から発送までの作業をパソコン上で完結させられ、各種データをクラウドで一元管理できるようになります。結果的にヒューマンエラーが発生しにくくなるでしょう。

まとめ

請求書の送付に関して「郵送」は最もスタンダードな発送方法であり、取引先からの合意が得やすい発送方法となっています。しかし、昨今では請求書の郵送の手間を省くために、電子請求書を導入する企業も増えています。電子請求書を導入すれば、請求書の作成・発送作業の手間を大幅に削減でき、在宅勤務やテレワーク勤務の促進なども可能です。

クラウド型請求管理サービス「MakeLeaps(メイクリープス)」では、請求書の郵送をワンクリックで代行依頼できる「郵送代行」と、システム上で作成した請求書を電子送付できる「電子メール送信(セキュア送信)」といった2種類の発送方法を用意しています。請求書の郵送でお悩みの方は、まずは無料の製品紹介資料をご覧ください。

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