電子請求書の疑問を解消！電子化のやり方や成功事例、システムの選び方を解説

昨今、業務負担の削減等を目的として、社内のさまざまな業務領域のデジタル化を検討されている企業が増えていると存じます。数ある社内業務の中でも、ここ数年、請求書発行業務の見直しを図る（電子化する）ケースをよく耳にする方も多いのではないでしょうか。

ただ、請求書発行の電子化に関心はあるものの、「電子化するには具体的に何をすべきなのか？」、「どのように進めたらいいのか？」という疑問をもつ方も多くいらっしゃると存じます。

本記事では、請求書発行にかかる負担の削減や生産性向上をご検討の方に向けて、「請求書発行の電子化」の進め方を解説します。

※有料契約実績5,300社以上のクラウド型請求管理サービス「MakeLeaps（メイクリープス）」の導入サポートを通じて得られたノウハウをもとに解説させていただきます。

本記事をご覧いただくことで、以下の内容をご理解いただくことができます。

そもそも請求書発行の電子化とは何か？
請求書発行の電子化が進む背景や取り組むメリット
請求書発行の電子化に取り組む際の進め方（具体的なステップ）
サービス選定のポイント

請求書電子化の全体像や進める際のポイント理解にお役立ていただけますと幸いです。

請求書発行の電子化とは？

請求書電子化の進め方を解説する前に、まずはそもそも請求書発行の電子化とは何か？について解説します。

結論、請求書発行の電子化とは「印刷・押印・封入など手作業で行っていた請求書の郵送作業を電子データによる発送（PC上の作業）に切り替えること」を意味します。実現方法としては、専用の請求書発行サービスを活用するのが一般的です。

効果としては、電子化によって手作業が減り、業務の負担や時間の圧縮に繋がる点が、最も大きな特長です。

また、電子化の対象となる書類は請求書のみではなく、納品書や領収書など取引先に送付する幅広い種類の書類を電子化の対象とすることが可能です。

請求書発行の電子化を実現する2つの手段

次に、請求書発行の電子化を実現する2つの手段について解説します。代表的な手段は以下の2つです。

①専用の請求書発行サービスを利用
②メールにPDFファイルを添付して送付

それぞれの概要とメリット・デメリットを解説します。

①専用の請求書発行サービスを利用

まず1つ目は、請求書発行に特化したクラウドサービスを利用して請求書を電子送付する方法です。この方法のメリットは以下のような点にあります。

作業負荷が少なく、ミスが発生しづらい
発行後のデータ管理が簡単かつ安心（電子帳簿保存法の対応含め）

一方、以下のようなデメリットがあります。

専用サービスの利用料金は発生する

②メールにPDFファイルを添付して送付

2つ目は、日常業務で活用しているメールに請求書のPDFデータを添付して送付する方法です。この方法のメリットは以下の点です。

専用サービスの利用料金はかからない

一方で、以下のようなデメリットがある点には注意が必要です。

作業負荷が多く、ミスが発生しやすい
セキュリティ面の懸念がある（例：誤送信など）
発行後のデータ管理が煩雑かつ不安が残る（電子帳簿保存法への対応含め）

上記①・②いずれの方法でも電子化は実現できます。しかし、運用にかかる負荷や電子帳簿保存法への確実な対応等の観点から、①の専用サービスを利用する企業が増えています。サービスの利用料金は発生しますが、月額1,000円程度からスタートできるサービスもあるため、実際の料金を確認してみることをおすすめします。

※本記事では、電子発行した請求書の保存に関して考慮すべき「電子帳簿保存法が定める保存要件」の解説は割愛しますが、詳しい保存要件を確認したい方はこちらの解説記事をご参照ください。電子帳簿保存法で定められている保存要件に、独自の運用方法にて対応するのは大変かつ要件を遵守する上での不安が残るかと存じます。その点からも、電子帳簿保存法に対応したサービスを活用した請求書の電子化をおすすめします。

請求書発行サービスを活用した電子化が進む背景

次に、前章で紹介した「請求書発行サービス」を活用した電子化を進める企業が増えている背景について解説します。

結論として、下記のような課題を解決するために、請求書発行の電子化に取り組む企業が増加していると考えることができます。

①法律への確実な対応
②従業員視点の業務改善
③取引先視点の業務改善
④DX推進

それぞれの内容について簡単に解説します。

①法律への確実な対応

こちらの観点では、2023年10月に開始されたインボイス制度の要件に沿った請求書を簡単かつ確実に作成するために請求書発行サービスを導入するケース、また、2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法が定める取引書類の保存要件に対応するため、サービス利用を検討するケースが考えられます。さらには、2021年10月に改正された郵便法の影響（土曜日の配達休止など）で、請求書の発行を従来の郵送から電子発行に切り替えるというケースも見られます（取引先に早く請求書を届けるため）。

※上記の「法律」に関しては、インボイス制度の解説記事および電子帳簿保存法の解説記事を参考にしていただけると幸いです。

②従業員視点の業務改善

この観点では、請求書の印刷・紙折り・封入といった郵送業務にかかる負荷の削減や時間の短縮、それら業務に携わる社員にかかる心理的負担の低減（短納期かつミスができない）、といった目的で請求書発行サービスの利用を開始するケースがあります。また、テレワークでも請求業務を完結できるようにする、外出先でも業務ができるようにするなど、多様なワークスタイルへの適応、生産性向上といった観点もサービス利用の目的になります。

③取引先視点の業務改善

次は、取引先視点の業務改善です。請求書発行サービスを使って取引書類を電子発行することで、郵送するよりも書類到着までのリードタイムを短縮できるというメリットがあります（結果として、取引先における処理の早期化につながる）。また電子発行により、取引書類を受領した取引先側の封筒や開封作業、紙の原本を管理する業務の削減にもつながります。

④DX推進

最後はDX推進の観点です。昨今は、電子帳簿保存法の改正等によりペーパーレスや電子化が進む流れがあり、請求書発行の電子化にも着手しやすいという背景があります（電子発行した請求書を受領する取引先にも電子化への移行を受け入れられやすい）。そういった状況の中、DXの成功事例づくりとして請求書発行の電子化に着手する企業が増えていると言えるでしょう（請求書発行の電子化で得たDXのノウハウを他の業務領域にも展開）。

参考情報として、DX推進の一環で請求書発行の電子化に取り組まれた企業の事例を紹介します（株式会社トヨックス様）。事例の詳細はこちらです。「トップダウンではなく現場と一緒に取り組み、比較的早く効果を実感できるデジタル化に着手したい」という背景から、まず請求書発行の電子化に取り組まれた事例になります。

※「請求書発行の電子化」以外の領域も含めた経理DXに関しては、以下の記事で詳しく解説しています。
経理DX成功のポイントとは？メリットや課題、成功事例を交えて解説！

請求書発行を電子化する「メリット」と「クリアすべき課題」

ここまで、請求書発行サービスを活用した電子化を進める企業が増えている背景を解説しました。次は、請求書発行サービスを利用して請求書を電子化する「メリット」と「クリアする必要のある課題」を解説します。

請求書発行を電子化する「メリット」

まず、請求書を電子化する「メリット」としては、以下の4点を挙げることができます。

業務改善

印刷・封入・切手貼りなどの郵送業務にかかる負担の削減はもちろん、それら業務に発生するコスト（人件費、郵送費等）を削減できる点も大きなメリットになります。また、社外からでも請求業務を完結させられるようになることで、多様な働き方への対応が可能です。

上記「コスト」に関しては、2023年12月、総務省より郵便料金の値上げに関する情報が発表されました。コストアップによる収益性悪化を回避するためにも、郵送から電子発行への切り替えをおすすめします。値上げの情報や郵送コストの増加を防ぐ方法等については、以下の記事を参考にしてみてください。
【2024年】郵便料金の値上げを解説！請求書などの郵送コスト増加を防ぐ方法も紹介

顧客満足度の向上

取引書類の発行を郵送から電子に切り替えることで、書類をいち早く取引先に届けることができるようになります。また、取引書類の受領側における封筒の開封作業や紙の管理業務が削減される点も、取引先視点でのメリットになります。

DX推進

電子帳簿保存法の改正等によって電子化に取り組みやすくなっている状況の中、請求書電子化の実現にてDXの成功事例をつくれるという点もメリットです。そこで得られたDXのノウハウや成功体験を他の業務領域に展開できることもできるでしょう。

郵送業務の課題から解放

毎月発生する請求書や納品書など、取引書類を発行する業務の負担削減は「いつかは取り組まないといけない」と考えている方も多いのではないでしょうか。もちろん、電子化に向けた事前準備は必要となりますが、請求書発行サービスを提供する企業のサポートを受けながら電子発行の環境を整備することができます。郵送業務に関する懸念や不安を解消するため、まずはサービス提供企業に問合せ（相談）してみることをおすすめします。

請求書発行を電子化する上で「クリアすべき課題」

請求書発行の電子化には、ここまで紹介してきた「メリット」がある一方、「クリアすべき課題」もあります。ここからは、その課題（2点）について解説します。先に結論をお伝えすると、それらの課題は請求書発行サービスを利用により解消することができます。

改正された電子帳簿保存法への対応

まず1つ目の課題は「改正電子帳簿保存法への対応」です。

2022年1月に、改正された電子帳簿保存法が施行となりました。改正により、電子で発行または受領した取引書類（請求書・納品書・領収書など）を紙に印刷して保存する運用がNGとなりました（2023年中は一定の条件下で宥恕措置の適用が可能）。

つまり、電子発行した取引書類は、改正電子帳簿保存法が定める要件に則り、電子保存することが義務づけられたということになります。要件を満たさない保存を行なっており過少申告があった場合、重加算税が10%加算されるといったペナルティも定められているため、注意が必要です。

請求書の発行を電子化する上での注意点の1つが、電子帳簿保存法が定める保存要件への対応になります。

法律の定める保存要件に対し、独自の運用ルールで対応するのは作業として大変かつミスの発生にもつながりやすくなりますが、電子帳簿保存法に対応した請求書発行サービスなら安心です。電子帳簿保存法への対応負荷を最小限にしつつ、法律が定める要件に確実に対応することができ、安心して請求書の電子化に取り組むことができます。

※本記事では、電子帳簿保存法の詳細解説は割愛しますが、詳細を確認したい方はこちらの解説サイトをご参照ください。

電子化後に一部残る郵送業務への対応

そして2つ目の課題は、電子化後にも一部残る可能性のある郵送業務への対応です。

請求書発行サービスの導入で書類発行を電子化する準備が整った後は、書類の発行先（取引先）に対し、従来の紙受領から電子受領への切り替えをしてもらうための依頼することになります。

ただし取引先によっては、個別の事情により「従来通り紙での受領を継続したい」、「これまで通り郵送してほしい」という要望が出てくる場合もあります。このようなケースに備え、一部残る可能性のある紙での郵送作業にかかる負荷を最小限にするための運用が必要になります。

この課題に関しても、「郵送代行」機能のある請求書発行サービスに任せれば安心です。「郵送代行」とは、手間のかかる郵送作業（印刷・封入・切手貼り・投函など）を丸ごと委託できる機能です。これによって、電子化の運用開始後に一部郵送が残った場合も自社内での郵送作業は不要になります。また、電子で発行した請求書と郵送した請求書のデータをまとめて同じシステム内に保存することができ、書類発行後の検索や管理の面でも安心です。

請求書発行の電子化に取り組む際の具体的なステップ

ここからは、請求書発行サービスを活用して、電子化を進める際の具体的なステップについて解説していきます。

まずステップとしては、以下の3ステップで進めることが一般的です。

①現状の把握・整理
②サービスの情報収集
③導入に向けた準備

それぞれのステップについて、詳細に解説していきます。

①現状の把握・整理

まずステップ①では、自社の業務や抱える課題に合ったサービスを選定するため、現状の業務を把握・整理します。ポイントは以下2点です。

取引書類の作成～発送に至るまで、業務の流れを整理
現状業務の課題を整理し、優先課題をつける

見積書や納品書の作成、請求書の発行するに至るまで、業務の全体像を把握・整理します。その上で、現状の業務内に存在している課題を整理し、解決する上での優先順位をつけます（以下は課題の例）。

郵送作業の負荷低減（印刷・紙折り・封入作業など）
書類の発送～到着までのリードタイム短縮
コスト削減（人件費,郵送費）
請求業務のテレワーク対応

これらの情報の整理は、自社の業務や抱えている課題に合った適切なサービスを選定するために重要な作業となります。

②サービスの情報収集

ステップ②では、請求書発行サービスの情報収集をします。情報収集をする上では、以下の観点で選定することをおすすめします。

機能（自社に合った運用を実現できる機能があるか）
料金（実現できることと料金のバランス）
サポート（導入前・後のサポートは十分か）
信頼性（中長期的に安心して利用できそうか）

以降、それぞれの観点について解説します。

機能（自社に合った運用を実現できる機能があるか）

1つ目の観点は「機能」です。機能面では、まず「どのような方法で請求データを作成できるか」を確認することをおすすめします。

その背景ですが、請求書を電子発行するには、請求書発行サービス内で請求データをもつ（作成する）必要があります。請求データを作成する方法は複数あり、自社の業務や利用しているシステムに合った作成方法がとれるサービスを選択することが必要です。

一般的な請求データ作成方法は以下の4つです。自社にあった方法を選択する上で、ぜひ参考にしてください。

まず1つ目は、導入する「請求書発行サービス内でゼロから書類を作成する」パターンです。これまで表計算ソフトや手書きなどで請求書や納品書を作成していた場合に選択されることが多い方式です。

次は、「請求データ作成に必要となるデータを販売管理システム等からCSVファイルで出力し、請求書発行サービスに取り込む」パターンです。請求書発行サービスにデータ連携するパターンの中では最も一般的な方式となります。

3つ目は、「請求書や納品書データを販売管理システム等からPDFファイルで出力し、請求書発行サービスに取り込む」パターンです。システム側で作成した書類フォーマットのまま発送したい場合に選択される方式です。

最後は、「販売管理システム等と請求書発行サービスをAPIで連携する」パターンです。シームレスな連携を実現することが可能ですが、その分、技術を要する方式でもあります（自社SEのリソース確保が必要になる等）。

このように、請求書発行サービス内で請求データをもつ（作成する）方法は複数あるため、自社に合った作成方法がとれるサービスを選択しましょう。

機能面における、その他の観点も紹介します。よく重要視されるのは以下のようなポイントです（4点）。

1つ目は「請求書フォーマットのカスタマイズ機能」です。取引先からの要望等に対応するため、請求書フォーマットに細かな調整が必要となる場合に重視される機能になります。カスタマイズ機能のあるサービスでは、各項目の表示位置を調整する、必要な情報を任意の場所に追加する等の調整をすることができます。

2つ目は「ワークフローの構築機能」です。人的ミスや不正を防止する内部統制の観点から、請求書発行サービス内でワークフローを構築する場合に重視される機能になります。検討しているサービスにて多段階での承認やグループ承認など、必要な要件が満たせるかどうかを確認することをおすすめします。

3つ目は「他システムとの連携機能」です。請求データを取り込むための販売管理システムとの連携だけでなく、案件管理システムやネットバンキング等と連携させることで、業務効率を飛躍的に高められる可能性があります（例：入金情報をネットバンキング経由で請求書発行サービスに取り込み、入金管理・消込作業の負担を削減する）。

4つ目は「操作性（UI･UX）」です。長期的な利用を見据えると、他部門の社員や新入社員、ITに不慣れな方でも使いこなせるかという視点も必要になってきます。「シンプルで操作方法がわかりやすい」「直感的にすぐ使える」等のポイントを押さえておくことをおすすめします。

料金（実現できることと料金のバランス）

ここまでは「機能面」でのポイントを解説してきましたが、次は「料金面」です。料金面では以下のポイント（3点）をおさえて情報収集することをおすすめします。

1つ目は「イニシャルコスト」の観点です。利用開始時に必要となるイニシャルコストは、無料～数十万円程度など、請求書発行サービスによりさまざまとなっています。

2つ目は「ランニングコスト」の観点です。サービスの利用にあたって毎月発生するランニングコストは、「ユーザー数や書類の発行数を基準としたもの」、「定額制になっているもの」などさまざまです。「まずは最小限のコストで試したい！」という場合は、最低月額料金も併せてチェックすることをおすすめします。

3つ目は「補助金対応」の観点です。IT導入補助金など、補助金を活用したサービス導入を検討している場合は、補助金への対応も併せてチェックすると良いでしょう。

上記のような料金情報は、サービス提供する各社のWebページにある料金表にて確認することが可能です。しかし、Webページの情報のみで、自社に合ったプランや正確な料金を確認することは難しいケースもあります。したがって、正確な料金はサービス提供企業に問合せ（打合せ）をして確認することをおすすめします。

サポート（導入前・後のサポートは十分か）

料金の次は、「サポート」について解説します。サポート面では、以下のポイント（2点）をおさえて情報収集するのがおすすめです。

1つ目のポイントは、サービスの「無料トライアル」です。サービス導入前に事前に検証をするため、無料トライアル期間が用意されているかを確認します。無料トライアル期間内で実際にサービスを利用することで、問題なく実運用ができることを確認した上で導入を決定することができます。

2つ目のポイントは「導入前・後のサポート」です。まずは無料トライアル期間を含めた導入前のサポート内容を確認します（サービス提供会社とのコミュニケーションの方法など）。また導入前に加え、導入後のサポート内容も併せて確認しておきましょう。

信頼性（中長期的に安心して利用できそうか）

最後、4つ目の観点としては「信頼性」です。信頼性の面では、以下のポイント（2点）をおさえて情報収集することをおすすめします。

1点目のポイントは、サービスの「導入実績」です。サービス提供会社のWebページや製品紹介資料に掲載されている「導入社数」や「現在サービスを利用している企業の情報」などが1つの指標になるでしょう。

2つ目のポイントは、サービスの「セキュリティ」です。必要に応じて、サービス提供企業のWebページにてセキュリティ対策の方針等をチェックすることが可能です。

ここまで、請求書発行サービスの情報収集をする上での4つの観点（機能・料金・サポート・信頼性）を解説してきました。自社に合ったサービスを選定する上での参考になれば幸いです。

③導入に向けた準備

ここまで、請求書発行の電子化に取り組む際の具体的なステップ（2つ）を解説してきました。最後に3つ目のステップである「導入に向けた準備」について解説します。本ステップにおけるポイントは以下の2点です。

サービスの事前検証
取引先への事前案内

それぞれのポイントについて、詳細を解説します。

サービスの事前検証

まず1つ目のポイントは、無料のトライアル期間を活用して、導入前に実際にサービスを利用して検証するという点です。サービスの事前検証をする目的は以下の通りです。

選定したサービスにて実際の業務運用が可能かどうかを確認
検証を通じて気づいた課題を導入前に解消する

また事前検証の際は、サービス提供企業に相談しながら以下のように進めるのが良いでしょう。

検証の内容を固める（検証項目、必要な準備や作業、所要期間、等）
検証のスケジュールを決める（検証後に実運用を開始する時期含め）
決めたスケジュールをもとに、検証に必要な時間を確保する

取引先への事前案内

続いて、導入準備に関する2つ目のポイントは「取引先への事前案内」です。サービスの導入により請求書の電子発行が可能になる旨、取引先（書類の発行先）に案内します。事前案内をする目的は以下の通りです。

請求書の電子発行が可能になる旨を取引先に案内し、「郵送による紙受領」から「電子データによる受領」に切り替えてもらうため
電子送付する上で、取引先（受領担当者）のメールアドレスを取得するため
電子データによる受領が難しい取引先を把握するため

※電子受領が難しい取引先には郵送の継続が必要となりますが、郵送代行サービスの活用で、郵送作業の負担を削減できます。

事前案内は以下のように進めるのが良いでしょう。

取引先に「案内文書」と「電子受領への切り替え申込書」を送付。申込のあった取引先から順次電子発行に切り替え
電子発行への切り替えを促すため、取引先にとってのメリットを伝える（例：受領までの期間短縮、開封作業や紙の原本管理をする業務の削減など）

※参考情報として、弊社ではサービス導入をサポートさせていただく際、お取引先への案内文書作成にご活用いただけるサンプルデータを提供しております。サービス導入の際には、お気軽にお声がけください。

請求書発行の電子化におすすめ！MakeLeaps（メイクリープス）の紹介

ここまで、請求書発行の電子化に取り組むメリットや課題、取り組む際の具体的な進め方等を解説してきました。ここからは、請求書発行の電子化におすすめのクラウドサービス「MakeLeaps（メイクリープス）」を紹介します。サービス利用検討時の候補の1つとして、ご検討いただければ幸いです。

メイクリープスとは

メイクリープスは、有料契約実績5,300社を突破しているクラウド請求管理サービスです。請求書や納品書、見積書をはじめとする各種帳票の作成から発送、入金管理に至るまで、一連の請求業務にかかる負担を削減することができます。販売管理システム等の外部システムやPDFファイル・CSVファイルと連携させてご利用いただくことができます。

またメイクリープスは、インボイス制度・電子帳簿保存法に対応しています（JIIMA認証を取得）。さらに、優れた操作性も評価いただいておりグッドデザイン賞を受賞しています。誰もが直感的に操作できる使いやすい画面で、従来の業務からスムーズにメイクリープスに移行いただけます。

メイクリープスの初期費用は無料で、月額1,000円（税別）から利用でき、気軽にお試しいただくことができます。ご導入前・後のサポートも充実しており、安心してお試しいただくことが可能です。

電子化の成功事例が豊富

メイクリープスは、請求書をはじめとする書類発行電子化の成功事例が豊富です。以下に電子化に成功された企業の事例を紹介します。

お客様満足度の向上と書類郵送の9割削減を実現（株式会社トヨックス様）

株式会社トヨックス様では、メイクリープスと基幹システムを連携させ、これまで郵送していた請求書・納品書の発送業務をデジタル化。印刷～紙折り～封入作業はゼロとなり、発送にかかるトータルの作業時間は約75％減。お取引先をお待たせすることなく、製品出荷の翌営業日には納品書をお届けできるようになりました。スピーディーな対応によるお客様満足向上と、社内業務の大幅な負担軽減を実現されています。

株式会社トヨックス様の事例詳細はこちら

請求業務のデジタル化で「約80%の工数削減」と「テレワーク化」を実現（株式会社タカサ様）

株式会社タカサ様では、メイクリープスの郵送代行サービスにより、それまで自社内で行っていた印刷・紙折り・封入作業がゼロになり、請求書発行にかかるトータルの作業時間を3,260分から730分に削減することに成功されています（約80%削減）。

株式会社タカサ様の事例詳細はこちら

メイクリープスと販売管理システムの連携で請求書発送を電子化。業務時間を約70％削減（株式会社オフィスソリューションズ北九州様）

株式会社オフィスソリューションズ北九州様では、従来、販売管理システムで作成した請求書や納品書を手作業にて郵送していましたが、メイクリープスの導入により電子送付へ移行。従来の手作業による郵送と比べて、発送にかかる作業時間を約70％削減されています。

株式会社オフィスソリューションズ北九州様の事例詳細はこちら

請求業務のフローを統一し、マネジメント体制を強化（株式会社ブシロードムーブ様）

株式会社ブシロードムーブ様では、従来、表計算ソフト等で請求書を作成し、紙に印刷して承認、その後郵送するという業務フローでした。メイクリープスの導入後は、共通のテンプレートを使った書類作成や請求書の電子発送により、人的ミスの懸念が解消され、請求処理のスピードや効率も大幅にアップ。また、バラバラだった書式や承認フローをメイクリープスにより統一し、書類の作成～承認～発送までの一連業務を標準化することで、マネジメント体制の強化を実現されています。

株式会社ブシロードムーブ様の事例詳細はこちら

まとめ

ここまで、請求書発行を電子化するおすすめのツールとして、メイクリープスを紹介してきました。まずはメイクリープスの資料を確認したいという方は、こちらからダウンロードいただけます（無料）。
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取引書類の電子発行に向けて、メイクリープスの活用について相談してみたい（またはデモを見てみたい）という方は、こちらからお気軽にご相談ください。
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