電子請求書とは｜導入のメリット・デメリットや電子帳簿保存法のポイントを解説

電子請求書とは

電子請求書とは、クラウドサービスやメールなどを用いて、電子的な手段で送受信される請求書のことで、一般的にWeb請求書とも呼ばれています。近年は、押印や印刷、封入作業の手間をかけずに、請求書を送付できる電子請求書を導入する企業が増加傾向にあります。

電子請求書を導入する企業が増える一つのきっかけとなったのは、電子帳簿保存法です。従来は紙で保存することが義務付けられていた帳簿や書類を電子データで保存することを認めた電子帳簿保存法により、業務効率化やコスト削減を目的に電子請求書へ移行する企業が増えています。

電子帳簿保存法とは

電子請求書を導入する企業が増えた背景には、電子帳簿保存法の改正があります。電子帳簿保存法とは、1998年に施行された帳簿や書類の保存方法などの要件を取りまとめた法律です。

たとえば、一定の要件を満たしている仕訳帳などの帳簿、請求書を含む書類を電子データで保存する際のルールや、メールを利用した電子取引データの保存義務などが定められています。

また、帳簿や書類の種類ごとに、保存要件が細かく決められています。電子帳簿保存法に従って電子データを保存するためには、「真実性」と「可視性」の要件を満たさなければなりません。電子帳簿保存法は、電子帳簿保存法は1998年の施行以来、何度か改正されており、2022年1月にも改正されています。

電子請求書を導入するメリット

電子請求書を導入した場合、どのようなメリットが得られるのか以下で解説します。

スピーディに請求書を発行できる

電子請求書を導入すれば、請求書を紙に印刷して社印などを押印する手間がかからなくなります。また、紙の請求書を取引先などに郵送する必要がなくなるため、紙折り・封入などの発送作業にかける時間や労力も削減できます。電子請求書はクラウド上で共有したり、メールで送付したりできるため、迅速な請求書の発行が可能です。

コスト削減につながる

電子請求書を導入することで、さまざまなコストを削減できます。たとえば、請求書を印刷する用紙やインク、発送に必要な封筒、切手などのコストを抑えられます。また、印刷・発送業務が不要になることから、人的コストの削減も可能です。

保存しやすい、スペースが削減される

電子データなら保存しやすく、物理的な保存スペースを削減できます。紙の請求書を使用する場合、物理的な保存スペースを確保しなければなりません。一方で、電子請求書はパソコンやクラウド上で電子データを管理できます。

過去のデータを探しやすい

電子請求書は、検索機能を使うことで過去に発行した請求書を必要なときに簡単に確認できます。紙の請求書と比べて、紛失するリスクも減らせます。また、年度や種類ごとに保存できるため、データ検索が簡単です。

全体の業務フローがスムーズになる

電子請求書を専用のシステムで管理することで、書類作成から承認、発送までのフローを可視化できます。また、電子請求書のデータをクラウド上で管理できるため、営業先や出張先などの社外からでも、必要に応じて請求書のデータの確認や承認が可能です。

修正・再発行に素早く対応できる

電子請求書の作成・発行はもちろん、請求書の修正・再発行もパソコンの画面上で完結します。修正後はすぐにデータに反映されるため、迅速に再発行できます。紙の請求書のように、修正後に印刷して押印し、再度郵送するなどの手間がかかりません。

紙の請求書の郵送は時間がかかるため、遠方の取引先の場合は届くのが遅くなりますが、電子請求書ならメールなどで送付できるので迅速に請求書を届けられます。

ミス・改ざんのリスクが少なくなる

電子請求書を導入すれば、人的なミスや改ざんなどの不正行為が起こるリスクを減らすことができます。

電子請求書の作成・発行などの工程上で手作業が不要になるため、入力や確認などのミスが発生する確率を下げられます。

また、電子請求書の作成・発行だけでなく、変更・再発行などの作業を行えば履歴が残るため、誰が・いつ・何をしたのかが明確に記録されます。結果的に、請求書が改ざんされるリスクを抑えることが可能です。

月次決算・仕訳入力の効率化につながる

請求書などの取引に関するデータを専用のシステムへ定期的に入力することで、月次決算に必要なデータを一早く確定させることも可能です。リアルタイムで月次決算のデータを確認することで、経営陣は経営戦略の見通しを立てやすくなります。

システムの中には、電子請求書のデータを自動的に取り込む会計システムも存在します。手作業でデータを入力する必要がなくなるため、仕訳入力作業の効率化につなげたい場合に有効です。

電子請求書を導入するデメリット

電子請求書を導入した場合、上述したメリットを得られる反面、以下のようなデメリットもあります。

導入コストがかかる

電子請求書の導入によって、請求書を紙に印刷するコストや郵送コスト、発送作業に関連する人的コストなどの削減が可能です。

一方で、専用のシステムを導入する際に自社業務の現状や課題を可視化し、課題解決につながるサービスを選定、選定したサービスを導入するなどの人的コストが発生します。

ただし中長期的な視点で考えれば、電子化による郵送コストや人的コストの削減メリットが大きいため、早めに電子化を検討しておくのが良いでしょう。

取引先との調整が必要になる

電子請求書を導入する際は、発行先の取引先との調整が必要になります。電子請求書を受け取る側では、インターネット環境の整備が不可欠です。他にも、パソコンなどを用いてデータを確認してもらう必要があることを説明し、理解してもらうことが重要です。

取引先に説明する際は、電子請求書を導入する取引先側のメリットも解説しましょう。たとえば、請求書が到着するまでのリードタイムを短縮できる、紙の書類の保管スペースを削減できるなどです。

取引先からの問い合わせに対応する必要がある

取引先との調整得て、スムーズに電子請求書の導入を進められたとしても注意が必要です。実際に電子請求書を運用してみると、社内の担当者が、操作方法やフローの確認などに手間取る可能性があります。また、自社だけでなく初めて電子請求書を受け取る取引先でも、不明点や疑問などがあり、自社に問い合わせがくるかもしれません。

電子請求書の運用を始める前に、取引先などから問い合わせがくることを想定し、Ｑ＆Ａなどをまとめたトークスクリプトを用意しておくと安心です。

請求書を電子化する前に確認したい注意点とは

請求書を紙から電子化する前に、社内の体制を整備しておく必要があります。以下では、ポイントを詳しく解説します。

まずは社内の体制を整える

電子請求書を導入する場合は、まず社内の体制づくりから進めるようにしましょう。具体的には、電子請求書に関するルールの整備と、電子化に伴うフローの見直しです。電子請求書のルールを整備する際は、電子請求書の作成の手順はもちろん、電子データの保管方法などを細かく取り決めておくことが大切です。

専用システムを扱う社員の中には、パソコン・データの取り扱いが苦手な人がいる可能性があるため、説明会や情報セキュリティに関する講習会を実施するのも1つの方法です。また、専用システムを選定する際は、削減機能や予算などを重視することも大切ですが、社員が扱いやすいシステムかどうかも確認しましょう。

電子請求書サービスを利用すると便利

電子請求書の導入を検討している場合は、電子請求書サービスの利用がおすすめです。電子請求書サービスとは、クラウド上で電子請求書の作成・発行ができるサービスです。電子請求書サービスを導入すれば、請求書発行作業の効率化やコスト削減が図れるとともに、請求書データの検索性も高められ、また、高セキュリティのシステム上で電子請求書を管理することもできます。