請求書の日付はいつにすればいい?基本の考え方と記載方法を解説

2022年3月14日

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こんにちは。請求業務をかんたんにするクラウドサービス「MakeLeaps(メイクリープス)」事務局です。

請求書には基本的に日付を記載します。しかし、いつの日付を記載すればいいか迷うケースもあるでしょう。この記事では、請求書に記載する日付についてくわしく知りたい人に向けて、原則となる考え方を解説します。請求書の書き方についても解説するため、ぜひ参考にしてください。

 

請求書に日付を記載する理由

請求書に日付を記載するのは、なぜでしょうか。ここでは、請求書に日付を記載する理由を解説します。

請求書には日付を記載するのが原則

請求書には、日付を記載するのが一般的です。日付は請求書の発行日であり、支払い側の債務が確定した日となります。請求書に日付が記載されていない場合、基準がいつなのかわかりません。請求書により適切に商品やサービスの代金を回収するには、日付を記載して債務の確定日を明確に示す必要があります。

請求書に日付を記載しないとどうなる?

請求書に日付を記載しなかった場合、架空の取引をしているのではないかと怪しまれる可能性もあります。不正を疑われないようにするには、請求書に日付をきちんと記載することが大切です。何らかの理由により請求書に日付を記載できない場合は、契約書をはじめとする別の書面で詳細を定めておきましょう。

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請求書に必要な基本の項目

請求書には、請求書を発行した日付以外にもさまざまな項目を記載しなければなりません。具体的には、以下の項目が必要です。

・ 請求書を作成した企業名・担当者の氏名
・ 取引先の企業名・氏名
・ 取引年月日
・ 取引内容
・ 請求金額(税込)
・ 支払期限
・ 振込先

請求書には取引をしている双方の情報を記載し、誰から誰への請求なのかわかるようにしてください。また、いつどのような取引を行ったのかについても示す必要があります。請求する金額についても明確に記しましょう。支払期限と振込先も記載し、確実に振り込んでもらえるようにします。

請求書に記載する日付の決め方

請求書に記載する日付は、どのように決めればいいのでしょうか。ここでは、日付の決め方についてくわしく解説します。

請求書を発行した日付を記載する

請求書に記載する日付は、請求書を発行した日付にするのが基本です。注意すべきなのは、請求書を作成した日付ではなく発行した日付だという点です。請求書を作成してもすぐ取引先へ送付しない場合は注意しましょう。作成済みの請求書を送付する際に、その日の日付を記載したうえで発行手続きを進める必要があります。

取引先の締日に合わせる

実務においては、取引先の締日に合わせて請求書を発行するケースが多いです。企業によって支払いフローは異なり、締日にも違いがあります。請求書を発行する際は、事前に支払いフローや締日を確認したうえで対応しましょう。あらかじめ確認しておけば、請求書の発行から代金の回収までがスムーズに進みます。

請求書を発行する際に必要なもの

請求書を発行する際は、請求書のフォーマットが必要です。請求書に記載すべき項目をすべて含むフォーマットを用意しましょう。また、郵送で請求書を発行する場合は、封筒や切手なども必要です。「請求書在中」のスタンプがあれば封筒に押印しましょう。スタンプがない場合は、手書きで「請求書在中」と記載すれば問題ありません。

請求書を発行する前に確認すること

請求書を発行する際は、さまざまなことを確認する必要があります。請求書の発行日をいつにするかについては複数の考え方があるため、あらかじめ基準を決めておきましょう。すでに解説したとおり、事前に取引先にも確認しておくことがおすすめです。

また、請求金額についても正確に記載してください。請求金額に誤りがあると、スムーズに入金してもらえなくなります。さらに、 請求書の送付方法についても確認しましょう。郵送だけでなく、手渡しやメールなどで取引先へ届ける方法もあります。

請求書を発行する方法

請求書を発行するにはどうすればいいのでしょうか。ここでは、請求書の書き方と送り方についてそれぞれ解説します。

請求書の書き方

ここでは、請求書のそれぞれの項目の書き方について解説します。

日付

請求書には、実際に請求書を発行する日付を記載しましょう。また、請求書には、請求金額の支払期限についても記載する必要があります。いずれの項目についても事前に取引先へ確認をとり、いつの日付を記載するか認識をそろえておきましょう。適切な日付を記載し、やり取りがスムーズに進むようにしましょう。

金額

請求書の金額は、よく確認したうえで記載してください。3桁ごとにカンマを入れると見やすくなります。単位は「円」または「¥」とします。また、税金分も記載しますが、内税と外税のどちらでも構いません。どちらなのか請求書を受け取った相手がすぐに理解できるよう、明確に記載することが大切です。

請求書の送り方

請求書を送る方法は、郵送、FAX、メールなどさまざまあります。ただし、請求書は信書に該当するため、宅配便では送付できません。第三者を介して請求書を送付したい場合は、宅配便ではなく郵便を利用しましょう。FAXで送付する場合は、送付状をつけて送信します。

請求書をメールで送るなら、データをそのまま送信するのではなくPDF化する必要があります。

請求書を再発行する場合の日付の考え方

請求書を発行した後、再発行が必要になるケースもあります。たとえば、取引先が請求書を紛失したり、記載内容の変更や修正が必要になったりして、再発行する場合があります。

請求書を再発行する際は、基本的に日付を変更する必要はありません。ただし、再発行した請求書であるとわかるよう、明確に「再発行」と記すことが大切です。もとの請求書との違いがわかるようにし、混乱を招かないように配慮しましょう。

請求書を記載するときのポイント

請求書の各項目を記載するときは、さまざまなポイントがあります。請求書に記載したほうがいい内容はある程度決まっていますが、フォーマットについて厳密な取り決めがあるわけではありません。法律上も特に制限はなく、自由な形式で請求書を作成できます。

ただし、請求書は提供した商品やサービスの代金を回収するうえで重要な書類です。そのため、取引先がすぐに内容を理解できるよう、わかりやすさを重視して作成する必要があります。

発行した請求書の扱い方

請求書を発行したらその写しをなくさないように保存しましょう。請求書の発行側にも保存義務があります。請求書を保存すべき期間は、基本的に、法人なら7年間、個人事業主なら5年間です。保存義務がある期間中は、いつでもすぐに請求書を確認できるようにしておく必要があります。

なお、請求書を保存すべき期間は、確定申告書の提出期限からカウントします。請求書の発行日から起算するわけではないため、注意しましょう。

請求書を発行する際の注意点

請求書を発行する際は、すでに触れたとおり日付について必ず取引先に確認をとりましょう。確認を怠ると、トラブルにつながるおそれもあります。取引先にとって不都合があれば請求書を再発行する手間も発生するため、注意しましょう。

なお、請求書は、日付や金額について特にミスが生じやすいです。手作業で作成するよりも、専用のシステムを活用したほうがミスを防ぎやすくなります。請求書の作成を効率化するために、システムの導入を検討しましょう。

まとめ

請求書に記載する日付は、取引先に確認をとったうえで決めましょう。必要な項目をすべてもれなく記載するようにしてください。特に日付や金額を間違えないようにすることが重要です。

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