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[非表示]請求書を送る際、「送付状」を添付するのが一般的です。請求書の送付状に関するルールやマナーなど、送付状の書き方についてお話しします。
請求書の送付状とは？なぜ必要なのか？
そもそも、請求書を送る際に請求書はなぜ必要なのでしょうか？
請求書の送付状とは、請求書に同封する請求の概要や挨拶を記載した書類です。請求所の間違いを防止する目的があるほか、ビジネスマナーのひとつとして慣例的に作成されています。
請求書をFAX送信する場合は、請求書とは別に送られるのが一般的です。請求書をメールに添付する場合、メールの本文が送付状に該当します。
請求書発行は経理部門にとって重要な仕事ですが、当然ながら内容にミスが生じることもあります。送付状を合わせて送付することで、先方がミスに気づきやすくなり、処理の問題を事前に防ぐことができます。
送付状には「請求書送付の挨拶」という側面もあるため、礼儀正しい文言を使うことも大切です。
請求書の送付状に書くべき５項目【便利なテンプレート付き】
請求書の送付状には一般的に以下の項目を記載します。それぞれ書き方や内容にはマナーがあるため、注意が必要です。送付上に記載する代表的な５つの項目についてお話しします。
送付状内容①宛先
送付状の最上部に宛先を記載します。宛先には送付状を受け取る会社名を省略せずに記載するのが基本です。会社・部署宛に送付する場合は、「御中」を忘れずに付け加えてください。
担当者がわかっている場合は、会社名・部署名に続き役職・個人名まで記載します。個人名はフルネームで書くのが基本です。下の名前が不明な場合は、苗字のみを記載します。
送付状内容②送付日
書類を投函する日の日付を上部に記載します。書類作成日の日付を記載する場合もあります。
送付状内容③差出人情報
送付状作成を担当した人の情報を記載します。送付日の真下に記載するのが一般的です。個人名だけでは企業が発行する送付状として不十分なため、会社名や部署名、会社の所在地、連絡先電話番号などを記載しましょう。個人事業主の場合は、個人名のほか屋号を記載します。
差出人情報の欄には、会社の角印（個人事業主であれば屋号の角印か個人印）を押印するとベターです。本来、請求書や送付状への押印は義務ではありません。一方で、押印しておくとその書類の正当性が高まり、不正やトラブルが起きにくくなります。
送付状内容④本文
書類のタイトルに始まり、挨拶や内容確認など送付状の本部を記載します。
タイトルは「書類送付のご案内」「請求書送付のご案内」などが一般的です。
本文の内容に特に決まりはありませんが、多くの場合は挨拶を告げる「前文」、請求書送付を案内する「主文」、まとめとして記載する「末文」で構成されます。
また、他のビジネス文書にならい「拝啓/敬具」など、頭語と結語を用います。事務的な印象をやわらげるために季節の話題に触れる「時候の挨拶」は、請求書の送付状ではあまり登場しません。
送付状内容⑤書類内容と部数、枚数
同封している書類の内容と枚数を記載します。ここに記載されている内容と、実際に送られている書類内容、枚数に違いがあれば、先方がこちらのミスに気づきやすくなります。
※こちらから送付状のWordテンプレートをダウンロード可能です。各項目を記載する場所については、こちらのテンプレートを参考にしてみてください。
【メール版】請求書の送付状の書き方
メールで請求書を送る場合も、基本的な送付状の書き方は書面送付の場合と同じです。
メールで送付する場合の一般的な送付状の内容を例とともにご紹介します。
| □□□□株式会社 △△部 加藤 太郎様お世話になっております。◯◯◯◯株式会社の山田です。 案件「A」の請求書を添付ファイルにて 送付させていただきますのでご査収くださいませ。 ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ 添付ファイル：案件A請求書(No.0000-1).pdf 請求金額：150,000円 お振込期日：◯◯◯◯年◯月◯日(◯曜日) ＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝＝ ファイルが開封できないなどの不都合がございましたら、 お手数ですがご一報いただければと思います。 また、ご不明点やご要望などがありましたらお気軽にお問い合わせください。何卒よろしくお願い申し上げます。─────−- – - - – -−───── ◯◯◯◯株式会社 ◇◇部 山田 一郎 〒000-0000 東京都XX区XX XXビル XF TEL: 00-0000-0000 FAX: 00-0000-0000 Email: i-yamada@xxxxxxx.com URL: http:// xxxxxxx.com/ ─────−- – - - – -−───── |
メールの場合、「請求書送付について【◯◯◯◯株式会社】」など件名で請求書添付していることがわかるようにするのが基本です。
「拝啓/敬具」といった頭語・結語はメールではあまり用いられません。添付ファイルで請求書を送る性質上、ファイルに問題があった際に連絡してほしいという旨を添えておくと親切です。
ビジネスメールでは送信者情報として署名欄を作成しておくのが一般的です。署名欄を作成している場合、本文中に新たに送信者情報の欄を設ける必要はありません。
まとめ
請求書に添付する送付状の作成方法についてご案内しました。経理処理に直接かかわるわけではありませんが、ビジネスマナーとして覚えておいて損はありません。失礼がなく、わかりやすい内容を心がけましょう。
請求書や送付状は、エクセルなどの表計算ソフトを使って作成することも可能ですが、短時間でミスなく作成するには、まずは無料で試せる便利なクラウドサービスの利用がおすすめです。クラウド型請求管理サービス「MakeLeaps（メイクリープス）」は、請求書や納品書、見積書などの各種書類をクラウド上でミスなく簡単に作成できるクラウドサービスです。
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