請求書の内訳、明細を作るメリットや作成時のポイント、メールで送付する際の注意点

請求書の内訳、明細とは

請求書のうち、支払い金額の内訳が書いてあるのが明細書です。請求書および明細書は、取引先への請求に用いられます。

請求書を作成するときは、一つの請求書に内訳と合計金額をまとめて記載するケースや、内訳と合計金額を別々の書類に記載して発行するケースがあります。請求書の内容が「一式」など包括的な書き方になっている場合は、請求書とは別に明細書が必要です。

そもそも請求書とは

そもそも請求書とは、サービス料金、あるいは商品の代金について、支払いを依頼する書類です。何らかの取り引きが発生したら請求書を発行するのが一般的で、請求書が発行されなければ、お客様側にて支払いのための処理ができないケースもあります。

請求書には金額のほかに、取引の年月日、支払期日などが記載されます。

請求書の内訳を例で解説

請求書の内訳について例を挙げて順に解説します。

まず請求書には、提供したサービス・商品の内容や請求金額を記載します。請求内容の明細が多い場合は、請求書自体に詳細な内訳を載せないこともあります。

また請求内訳（請求明細）は、提供したサービスや商品の詳細な内訳についてすべて記載している書類です。請求内容をより詳細に記載したものにあたります。

請求書の内訳、明細に記載する事項

請求書の内訳もしくは明細として記載する事項を確認しましょう。

一般的には請求明細として、取引対象になった製品の名称・単価・数量・消費税額・総合計金額などを記載します。本体価格と税額は各々分けて表記すると、支払額に関するトラブルを予防する効果があります。税額も明細のひとつとして考え、本体価格とは分けて表記するのがおすすめです。

請求書と請求明細書を別々の書類として扱う場合は、請求書に製品の名称・総合計金額・消費税額、請求明細書に製品の内訳・単価・数量を書き、請求明細書には合計金額を書かないこともあります。

請求書の内訳、明細を記載する目的について

請求書に内訳を記載する目的は、請求の内容を明確にするためです。

合計金額だけが記載されていると、請求書を見ただけでは内容がわかりません。請求書は会計業務に関わります。どの商品・サービスに対する請求書なのかがひと目で分かると効率的です。

したがって提供した商品やサービスの数量、単価などの情報は、なるべく詳細かつ正確に記載すると良いでしょう。

請求書の内訳、明細を作成するときのポイント

請求書の内訳、明細は、どのように作成するのが良いのでしょうか。内訳や明細を作成するときのポイントを解説します。

請求書の内訳を発行するのはいつ？

請求書と別に請求明細書を用意する場合、基本的には2つを同じタイミングで発行します。一緒に送付すると、取引先が請求内容の確認をしやすくなる利点があります。さらに先方の二重計上といったミスを減らせるでしょう。

請求する企業側の観点としても、取引先にトラブルなく支払い処理を進めてもらうため、タイミングは同じであった方が良いのです。

合計金額を書いていない場合もある

請求書とは別に単独で請求明細書を発行する場合、合計金額を明記しないこともあります。この場合は、詳細な請求内容に応じた細かい金額のみ請求明細に書かれますが、合計金額は請求書に記載してありますので問題ありません。

請求書に内訳をのせるメリット

請求書に内訳がのせてあり、別紙の請求明細がないケースも多いでしょう。請求書に内訳をのせるメリットを解説します。

支払い処理がスムーズになる

請求書を見たときに、合計金額のみ掲載されているケースと比べて、同じ書類に内訳が記載されているとすぐにどの契約かわかり、請求されたほうは安心します。

また請求書の金額や内容に誤りがあっても、請求明細とわざわざ見比べることなく、1枚の請求書を見るだけでどこが間違っているのかすぐにわかるのもメリットでしょう。

請求の内容が明確であり、かつ金額や内容にズレがあっても早く修正依頼ができためため、支払い処理がスムーズになります。

取引記録を遡りやすい

請求書に請求内訳が掲載されていると、過去の取引内容を精査する際に役立つ資料になります。

請求書や見積書などは、法人なら7年、個人事業主なら5～7年は保存するように法律で義務付けられている書類です。何か必要があったときは、請求する側もされる側も、過去の取引記録を再確認しなければなりません。その際に、明細が記載されている請求書の写しがあると、遡って取引履歴を確認する際も請求書をひとつ探して内容を精査するだけで済みます。

請求書の内訳、明細を作るときの注意点

内訳や明細は漠然と作成すると効率が悪くなるかもしれません。請求書の内訳、明細を作るときの注意点を確認しましょう。

取引内容は正確にする

請求書の内訳や請求明細書を、取引内容を証明する資料として機能させるには、内容を正確に記載する必要があります。イレギュラーな対応があった場合は備考欄に書くなどの工夫をしましょう。

内容が正確であれば、ぱっと見てわかりやすいのはもちろん、担当者が異動や変更になったとしても属人化されずに、トラブルになりにくいのがメリットです。

取引先との関係によって管理方法が変わる

請求書や、内訳、明細は、取引を行う頻度によって管理方法を変えることがあります。

毎月複数回の取引を行う場合「一括請求」で対応する方法があります。こうすると、1回の書類手続きでまとめて支払処理ができ、支払う側も請求書を送る側も工数が減るでしょう。

さらに総合計金額が記された請求書と、内訳が記された請求明細書の計2枚を発行すると、経理部門で請求書を管理し、仕入部門では請求明細書を管理するといった具合に、各部門で書類を分けて保存できます。

請求書の内訳をメールで送付するときの注意点

近年では請求書の内訳について、メールで発行することも増えています。ただしメールでの内訳の発行には、いくつか気をつけなければならない点もあります。ここではメール送付に伴う注意点をいくつか挙げていきます。

事前に伝えて了承を得る

まず、請求明細書をメールで送付することを取引先の担当者へ事前に提案して、同意を得ておくと良いでしょう。請求明細書を電子化する、電子化によって書類の管理方法が変化するなどの説明を行い、自社と取引先の間で変更点について共有をしておくことが重要です。

これらの変更については口頭による伝達のみではなく、取り決め内容を記載した文書を用意するのがおすすめです。もちろん文書の用意には手間がかかります。しかし口頭伝達のみだと取引先との間で認識の相違が生じやすいため、できる限り文書によって認識のすりあわせをしておくのが望ましいでしょう。

請求明細書の原本を送付するかどうかも併せて書面に明記しておくと理想的です。

押印の電子化

請求書内訳をメールで送付する際には、直接押印するか電子化した印鑑を使うかを決めておきます。

印鑑を電子化する際、印影を画像データにしてパソコンに取り込む方法が手軽です。ただし簡単に複製できることから、社外文書へ使用することはおすすめできません。外部の取引先に向けた請求明細書を作成する場合、改ざん防止策として電子署名やタイムスタンプなどでセキュリティ対策が施された電子印鑑サービスを使うと良いでしょう。

会社の規定や考え方として、ビジネス上の紙媒体に直接押印することを重視している企業もあります。請求明細書への押印をデジタル、アナログのどちらで実施するかは、事前に取引先に確認を取っておくべき事項です。