インサーター(封入封緘機)とはどのような機械?機能やメリットを紹介!

2021年12月8日

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日々の業務を進めていく中で繰り返し行う作業を効率化したいと考え、封入等を自動で行えるインサーター(封入封緘機)の導入を検討している方もいらっしゃるのではないでしょうか。確かに、インサーターは便利な機械ですが、「インサーター」と一言で言っても種類が多く存在するため、自社の目的や予算に合わせて種類を選ぶことが重要です。

この記事では、インサーターを導入するメリットやデメリット、種類や価格帯について解説します。

インサーター(封入封緘機)とは?

インサーター(封入封緘機)とは、請求書や明細書を郵送する時に必要な「書類を封入する」「のり付けする」「書類を折る」といった作業を自動で行う機械のことです。

インサーターの中には、速い処理速度で2枚以上の用紙を同時に封入する機能が備わっているものもあります。そのため、ちらし等1枚の封筒に自動で封入することのほかに、請求書や明細書の封入を自動化することも可能です。

月末月初に請求書の郵送作業等で時間に追われてしまい、本質的な業務に時間を割けないとお悩みの方も多いかと思います。インサーターを導入することで、それらの作業を自動で行えるため、業務効率化を図ることができ、人為的なミスを削減できることにも繋がります。

インサーターの機能とは?

上述したように、インサーターには下記の機能が備わっています。

  • 書類を折る
  • 書類を封入する
  • 糊付けを行う

インサーターのメインの機能となるのが、書類を折って封入し、最後に糊付けをするまでの作業の自動化です。インサーターは「A4」や「B4」などの用紙のサイズに合わせて折ることができ、折られた用紙は自動的に封入される仕組みとなっています。この機能があることで、「封筒サイズに合わせて書類を折ったつもりなのに、サイズを間違えて封入できなかった」という人為的ミスを防ぐことが可能です。

また、インサーターの中には、宛先ごとに異なる枚数の文書を封入できる「カスタマーバーコード機能」が備わっているものもあります。こういったインサーターを使うことで、明細が複数枚にわたる書類の管理作業も自動化でき、見込み客のみにちらし等の広告を封入することもできるようになります。つまり、単純作業の自動化と売上アップのための販売促進を同時に行えるということです。

手作業で100通の書類を折る作業から糊付けまでの作業を行うと、通常約70分前後の時間が必要になると言われています。しかし、インサーターはこれらの作業の処理速度が速く、100通であれば約2〜3分前後で完了するため、時間効率に圧倒的な差が生まれることが特徴です。

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インサーターのメリット・デメリット

インサーターは長期的に使用できるものが多く、作業の自動化によって時間効率が良くなるため、生産性が高まるメリットがあります。加えて、手作業よりも処理速度が速く、人為的ミスも起こりえません。

一方のデメリットは、機械を購入する導入コストが必要になることです。ただ、今後も封入の作業機会が多い場合は、長期的に見るとメリットの恩恵のほうが大きくなります。

ここからはメリット・デメリットについて深掘りして解説します。

インサーターのメリット

インサーターのメリットは3つあります。

  • 作業面やセキュリティ面の人為的なミスがなくなる
  • 作業効率が上がる
  • 人件費を抑えることができる

手作業で書類を折ることや封入作業ができないという事ではないですが、サイズ感が合わない、必要な書類を封入し忘れてしまうなどのヒューマンエラーが発生する可能性があります。

インサーターであれば、機械が書類を折り封入作業を行うため、ミスを軽減でき作業効率が上がることで生産性も高められます。また、顧客情報(入力情報)をバーコードで管理できる機能が備わっているインサーターもあり、その場合、個人情報の管理も行えるためセキュリティ対策にもつながります。

加えて、封入作業を手作業で行うと時間がかかるうえ、人件費が発生します。しかし、インサーターを使えば人の手を使う必要性がなくなるため、作業時間の短縮や人件費を削減することができます。

インサーターのデメリット

複数のメリットがあるインサーターですが、下記のようなデメリットもあります。

  • 機械を購入するコストがかかる
  • 使用する用紙によって機械の設定や装置自体を変更する必要がある
  • 導入するまでのシステムの整備に時間がかかる

まず、インサーターを導入する際に導入コストがかかります。製品によって価格が異なりますが、機能を追加するほどコストは上がってしまいます。ただ、インサーターはリースやレンタル・中古販売などもあるため、自社の予算や会計処理に合わせて選択するのがおすすめです。

また、使用する用紙によって設定を変更する必要があります。例えば、A4やB4などのサイズや、複数枚を同時に封入する際は、その都度、設定を行う必要があります。インサーターを導入することで人為的なミスや人件費を削減できるメリットもありますが、完全に手作業が不要になるわけではありません。

加えて、機械を設置するための整備も重要です。当然ながら機械によってサイズが異なりますので、オフィスに合わせたサイズの製品を選ぶか、製品に合わせてオフィスを整頓するかの対応が必要になります。

インサーターの種類と特徴

インサーターのサイズには、大きく分けて「大型サイズ」と「小型卓上サイズ」の2つがあります。大型サイズの機械は基本的に処理速度が速く、中には最大で「毎時4,000通」の封入作業ができる機能が備わった製品もあります。

また、横250mmの大型用紙に対応している場合も多く、汎用性が高いです。このような特徴のある大型サイズのインサーターの販売価格は、中古製品で50万円前後が一般的です。決して安くはない金額のため、状況に応じてリースやレンタルも検討してみましょう。

一方の小型卓上タイプのインサーターは、毎時3,000〜3,500通程度の封入作業ができるものが多いです。したがって、封入数に関しては大型サイズと比較しても大差ありません。加えて、機械サイズが「縦400前後×横650前後」のものが多いため、設置における整備作業も比較的楽です。

ただ、対応できる用紙サイズは大型サイズと比べると小さくなってしまうため、企業によっては使い勝手が悪い場合があるので注意が必要です。小型卓上サイズの販売価格は10万円前後が一般的で、大型サイズと比較しても安価となっています。そのため、どちらのサイズにするか迷われている場合は、まずはコストの安い小型サイズのインサーターから導入されることをおすすめします。

 

インサーターの概要や、メリット・デメリットを解説しました。インサーターを導入することによって、人為的なミスや人件費を削減することができ、生産性を高めることも可能になります。 毎月の請求書や明細書の作成等に追われている方は、業務の効率化を図り、より本質的な業務に集中するためにも、インサーターの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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