なぜエクセルを使った請求書・見積書作成をやめる企業が増えているのか?メリットとデメリットを解説!

こんにちは。請求業務をかんたんにするクラウドサービス「MakeLeaps(メイクリープス)」事務局です。

請求書や納品書、見積書といった取引先に発行する各種書類の作成に、Excel®(エクセル)などの表計算ソフトを利用されている企業も多いのではないでしょうか。表計算ソフトを使う理由としてよくあるのは、「使い慣れている」、「費用が安価」などが多いと存じます。

一方、作業負担の削減や事業活動上のリスク低減などを目的として、取引書類の作成・管理に使うツールを表計算ソフトから専用ソフトに切り替えるケースをよく耳にします。

本記事では、Excel®(エクセル)をはじめとする表計算ソフトによる請求書や見積書の作成・管理にやや不安を感じているという方に向けて、「なぜ表計算ソフトによる書類作成・管理をやめる企業が増えているのか?」を解説します。

本記事をご覧いただくことで、以下の内容をご理解いただくことができます。

  • 表計算ソフトで請求書等の取引書類を作成・管理するメリットとデメリット
  • なぜ、表計算ソフトでの書類作成・管理をやめる企業が増えているのか?
  • どのように表計算ソフトから脱却すればいいのか?
  • 表計算ソフトから専用ソフトに移行する方法

現在、表計算ソフトで行っている請求書や見積書の作成・管理に対する不安の解消にお役立ていただけますと幸いです。

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表計算ソフトで請求書等の取引書類を作成・管理するメリットとデメリット

表計算ソフトとは

まず表計算ソフトとは、表形式で各種データの集計や分析等を行うツールの総称です。具体的なソフトとしては、Excel®(エクセル)やGoogle スプレッドシート等が表計算ソフトに該当します。

前述の通り、表計算ソフトは各種数値データの計算をすることに特化したツールとなりますが、文字入力やレイアウト調整等ができることから、請求書や納品書、見積書等の取引書類作成に利用されることがあります。

表計算ソフトを使うメリット

ここからは各種取引書類の作成に、表計算ソフトを使うメリットを紹介していきます。

使い慣れている

メリットの1点目は、「使い慣れている」という点です。表計算ソフトは業務で利用するPCにプリインストールされている場合も多く、(取引書類の作成以外の用途で)日常的に利用されている方も多いのではないでしょうか。

(既に利用料を支払っていれば)追加コストはかからない

2つ目のメリットとしては、取引書類の作成以外の用途で既に表計算ソフトを利用していれば(利用料を支払っていれば)、追加のコストが発生しないという点です。

(表計算ソフトの知識が豊富であれば)作業を効率化できる

表計算ソフトに詳しく、関数やマクロ等の知識が豊富であれば、取引書類の作成業務を効率化できるという点もメリットです。関数やマクロを使うことで、表計算ソフトへの手入力作業を減らし、ある程度作業を効率化することができます。

表計算ソフトを使うデメリット

ここからは、表計算ソフトを取引書類の作成に利用することのデメリットを解説します。

属人化しやすい

まず1つ目は、書類の作成や管理の方法が属人化しやすいという点です。表計算ソフトでは書類レイアウトを自由に変更できることから、社内の担当者ごとに異なるフォーマットで顧客に書類を提出してしまうといったことが発生します。また、データの保存・共有に関する運用が徹底されていないことで、書類データが個人のPCに保存され、必要な時にすぐにデータを確認できないといったことも起こりがちです。

手入力が多く作業負荷が大きい

表計算ソフトでの書類作成は、(知識が豊富で作業を自動化できている場合を除き)商品や金額などの手入力が発生し、作業負荷が大きくなりがちです。書類を1件作成する時間はそこまで気にならなくても、その作業を毎月続けることで、多くの時間を費やすことになってしまう点は改善余地があります。

手作業によるミスが発生しやすい

手入力・手作業が多くなることの弊害として、人的ミスが発生しやすいという点も挙げられます。また、ミス防止のために作成した書類の内容を確認する作業も、業務時間が増えてしまう一因となります。

なぜExcel®(エクセル)などの表計算ソフトを使った請求書・見積書作成をやめる企業が増えているのか?

ここからは、なぜ表計算ソフトを使った取引書類の作成・管理から脱却する企業が増えているのかを解説していきます。

端的に言えば、前章に記載したデメリットの回避(属人化・作業負荷の増大・ミスの発生等)が主な理由になります。

これらのデメリットは作業面における弊害と言えますが、これらを放置することが「事業活動上のリスク」になると捉える経営者(または業務の管理責任者)が多いと思われます。

ここで言う「事業活動上のリスク」とは、たとえば以下のような点です。

  • 社員が事務作業に多くの時間を割くことで、売上を伸ばすための活動に割く時間が減少
  • 書類データの共有が十分でないことで、スピード感のある顧客対応ができず、顧客満足度が低下
  • 法律の要件に沿った書類作成・保存ができず、企業としての信頼性が低下(法律の例:インボイス制度、電子帳簿保存法)
  • コピー&ペーストや金額の手入力といった手作業が多くなることで、書類作成にミスが発生し、取引先からの信用が低下
  • 事務作業の負荷が大きいことで、社員のストレスが増大し、仕事への満足度が低下
  • 書類の承認ルールが徹底されていないことで、不正やトラブルが発生
  • 案件や顧客の情報が個人管理になっていることで(属人化)、担当変更時または退職時のリスクが増大

長期的な事業の継続を見据え、経営者(または業務の管理責任者)として、上記のような事業リスクにまつわる不安を解消しておきたいという点が、表計算ソフトからの脱却を図る企業が増えている大きな要因であると考えられます。

※上記「事業活動上のリスク」にて触れた「法律」に関しては、インボイス制度の解説記事および電子帳簿保存法の解説記事を参考にしていただけると幸いです。

どのように表計算ソフトから脱却すればいいのか?

ここまで、取引書類の作成・管理業務における表計算ソフトの利用をやめる企業が増えている理由を解説してきました。

ここからは、表計算ソフトをやめる具体的な方法を解説していきます。その方法として一般的なのは、専用ソフト(書類作成・管理サービス)を使う、という方法です。

もちろん、専用ソフトの利用にあたっての費用は発生しますが、初期費用0円、月額費用1,000円ほどで始められるソフトもあります。前章に記載した事業活動上のリスクや不安を解消することと天秤にかけると、非常に安価と捉えることもできるのではないでしょうか。

表計算ソフトから専用ソフトに移行する方法

ここからは、Excel®(エクセル)をはじめとする表計算ソフトから専用ソフトに移行する具体的な方法を解説します。ステップとしては、以下2つのステップで進めることが一般的です。

①現状の把握・整理
②サービスの情報収集

ここからは、それぞれのステップの詳細について解説します。

①現状の把握・整理

まず最初のステップ①では、自社の業務や抱える課題にマッチするサービスを選定するために、現在の業務を把握・整理します。具体的には以下2つのポイントをおさえましょう。

  • 取引書類の作成~発送、請求後の入金管理まで、業務の流れを整理
  • 業務の課題を整理した上で、優先課題をつける

見積書や納品書、請求書の作成から発送、書類データの管理・共有方法、そして請求後の入金管理業務まで、業務の全体を把握・整理します。さらに、業務内にある課題を整理し、解決に向けた優先順位をつけます(以下は課題の例)。

  • バラバラな書類フォーマットの統一
  • 作成した書類データの共有、可視化
  • コピー&ペーストや金額の手入力等によるミスの削減
  • 書類郵送作業(印刷・紙折り・封入作業など)の負荷低減
  • 入金消込にかかる作業負荷の削減

課題の洗い出しや優先順位付けは、自社の業務・課題にマッチしたサービスを選定する上で重要な作業になります。

②サービスの情報収集

次にステップ②では、専用ソフトの情報収集をします。情報収集をする際は、以下のような観点で情報収集することをおすすめします。

  • 機能(自社の業務や課題に合った機能を有しているか)
  • 料金(実現できることと料金のバランス)
  • サポート(導入前・後のサポートは十分か)
  • 信頼性(中長期的に安心して利用できそうか)

以降、それぞれの観点について解説します。

機能(自社の業務や課題に合った機能を有しているか)

まず1つ目の観点は「機能」です。機能面では、まず最初に「書類作成機能を有しているか?」を確認することをおすすめします。

背景としては、専用ソフト(書類作成・管理サービス)の中には「書類作成機能」をもっていないものもあるためです。そのようなソフトは、書類の「作成・管理」の改善というよりは、作成した書類の「発送業務」の改善を主な提供価値としています(業務改善例:書類発送を郵送から電子発送に変えるなど)。

したがって、表計算ソフト(または手書き)からの置き換えで、書類作成や管理業務の改善を図りたいという場合には、まず「書類作成機能を有しているか」という点を確認することをおすすめします。

上記の機能に加え、機能面で重要視されることの多いポイントを4点、紹介します。

重要視されることの多い機能の1点目は「書類フォーマットのカスタマイズ機能」です。取引先からの要望などにより、自社の書類フォーマットに細かな調整が必要となる場合に重視される機能です。書類フォーマットのカスタマイズ機能のあるサービスであれば、各項目の表示位置の調整、必要な情報を任意の場所に追加するなど、細かな調整をすることができます。

2点目は「ワークフローの構築機能」です。不正や人的ミス発生防止の観点から、サービス内でワークフローを構築したいという要望がある場合に重視される機能になります。具体的な機能としては、「多段階での承認フローを設定できるか」、「グループ承認ができるか」など、自社の要望に合った機能を有しているか確認してみることをおすすめします。

3点目は「操作性(UI・UX)」です。書類の作成・管理ツールとして、長期的な利用を視野に入れると、「使いやすいか」「ITに不慣れな方でも使いこなせるか」といった視点も重要です。「シンプルで操作しやすい」「直感的に使える」等の観点で確認してみることをおすすめします。

4点目は「入金管理の機能」です。書類の作成や管理に加え、請求書の入金消込にも毎月多くの時間を取られているという方も多いのではないでしょうか。銀行口座と連携し、入金情報を自動取り込みしてくれるサービスを利用することで、従来手作業が中心だった入金消込の作業を大幅に削減することが可能になります。

料金(実現できることと料金のバランス)

ここまでは「機能面」におけるポイントを解説してきました。ここからは「料金面」で押さえておいた方が良いポイント(3点)を解説します。

1点目は「イニシャルコスト」です。導入時に支払う必要のあるイニシャルコストは、無料~数十万円程度など、各社サービスにより異なるため、確認しておくべきポイントとなるでしょう。

2点目は「ランニングコスト」です。毎月発生するランニングコストは、「利用量によって変動するもの」、「定額制になっているもの」など各社サービスによってさまざまです。この点も導入前に確認しておくべきポイントの1つとなります。

3点目は「補助金」の観点です。具体的には、IT導入補助金など、補助金の活用を検討している場合は、補助金への対応もチェックしておきましょう。

料金情報は、サービスを提供する各社のWebページにて確認が可能です。しかし、Webページの情報のみでは自社に最適なプランや正確な料金の確認が難しいケースもあります。したがって、正確な料金はサービス提供企業に問合せ(打合せ)をすることで確認することをおすすめします。

サポート(導入前・後のサポートは十分か)

ここまで料金面の解説をしてきました。次は、「サポート」面について解説します。サポート面では、以下2点のポイントをおさえて情報収集することをおすすめします。

1点目のポイントは「無料トライアル」です。導入検討しているサービスに、無料トライアル期間が用意されているかを確認します。無料トライアル期間内で実際にサービスを利用し、自社業務で使うための機能が揃っているか、操作感は問題ないか(使いやすいか)を確認することで、安心して導入を決定することができます。

2点目のポイントは「導入前・後のサポート」です。まずは無料トライアル期間中のサポート内容を確認します(サービス提供会社の支援内容等)。また無料トライアル期間中(導入前)に加え、導入後のサポート内容も併せて確認しておきましょう。

信頼性(中長期的に安心して利用できそうか)

ここまで、「機能」「料金」「サポート」について解説してきましたが、最後4点目の観点は「信頼性」です。信頼性の観点では、以下2点のポイントをおさえて情報収集することをおすすめします。

ポイントの1点目は、導入検討しているサービスの「導入実績」です。サービス提供会社のWebページまたは製品紹介資料等に記載されている導入社数などが1つの指標になるでしょう。

ポイントの2点目は、サービスの「セキュリティ」です。必要に応じて、サービス提供企業のWebページにてセキュリティ対策の方針などをチェックすることが可能です。

ここまで、専用ソフト(書類作成・管理サービス)の情報収集をする上で必要となる4つの観点(機能・料金・サポート・信頼性)を解説してきました。自社に合ったサービスを選定する上での参考としていただければ幸いです。

Excel®(エクセル)をはじめとする表計算ソフトからの脱却におすすめ「MakeLeaps(メイクリープス)」

ここからは、表計算ソフトからの脱却におすすめのクラウドサービス「MakeLeaps(メイクリープス)」を紹介します。

メイクリープスとは

メイクリープスは、有料契約実績5,400社を突破しているクラウド型の書類作成・管理サービスです。

請求書や納品書はもちろん、領収書や見積書などさまざまな取引書類の作成から発送、請求後の入金管理まで、一連の書類作成・請求業務の負担削減に役立ちます。

法律対応についても、2023年10月から開始されたインボイス制度、2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法に対応しており、安心してご利用いただけます(JIIMA認証を取得)。

また、直感的に操作できる使いやすい画面など、操作性の面でも評価いただいており、グッドデザイン賞を受賞しています。これにより、メイクリープスを使った業務にスムーズに移行いただくことが可能です。

価格について、メイクリープスの初期費用は「無料」となっており、月額も1,000円(税別)からご利用いただくことができます。また、30日間の無料トライアルもご用意しておりますので、まずはお気軽にお試しいただけると幸いです。

さらに、導入検討時または導入後のサポートも充実していますので、ご不明点やお困りのことなどございましたら、お気軽にご相談ください。

書類の作成・管理業務を改善した成功事例が豊富

メイクリープスは、請求書や納品書、見積書といった取引書類の作成・管理業務の改善につながった成功事例が豊富です。業務改善に成功された企業の事例を以下に紹介します。

メイクリープスの活用で見積書の作成が正確かつスピーディーに。クラウド化による書類の一元管理で管理体制も強化(ハウステンボス株式会社様)

ハウステンボス株式会社様では、従来、様々な見積書を表計算ソフトで作成されていました。MakeLeapsの利用により、見積書フォーマットの統一、作業負荷の低減およびヒューマンエラーの削減に成功されています。また外出時にクラウド上で見積書を作成し、いち早くお客様へご提案できるようになったことで、営業上の競争力向上にもつながっています。

ハウステンボス株式会社様の事例詳細はこちら

 

メイクリープスの利用で月末の請求書作成時間が半分以下に。作業ミスのリスクも解消(株式会社ミネック様)

株式会社ミネック様では、従来、表計算ソフトなどを利用して請求書を作成されていましたが、請求書作成の作業効率向上を目的にメイクリープスの利用を開始されました。作業効率の向上以外にも、過去に作成した書類の検索性向上、作業ミスの防止、入金消込の効率化等にも成功されています。

株式会社ミネック様の事例詳細はこちら

 

請求作業の時間を約80%削減。電⼦帳簿保存法やインボイス制度にも対応(社会福祉法人コメット様)

社会福祉法人コメット様では、従来、請求書・納品書などの帳票作成は手書きで行われていました。事務作業を効率化してメイン業務である利用者様へのサポートを充実させたいとの思いから、メイクリープスの利用を開始。電卓で計算・手書き・確認を繰り返していた請求作業が、メイクリープスによって大幅に時間短縮され、作成ミスへの不安も解消されました。同時に、電子帳簿保存法やインボイス制度に対応した体制も構築されています。

社会福祉法人コメット様の事例詳細はこちら

 

請求書作成から承認、発送、入金管理までクラウドで一元管理。お金の流れを「見える化」(公益財団法人日本テニス協会様)

公益財団法人日本テニス協会様では、従来、表計算ソフトで請求業務を行われていました。ガバナンス向上とコンプライアンス確保を追求していくためにメイクリープスを導入し、一連の請求業務をクラウド化することで、お金の流れの「見える化」に成功されました。透明性の高い組織運営とともに、ヒューマンエラーの削減やペーパーレス化、業務効率アップを実現されています。

公益財団法人日本テニス協会様の事例詳細はこちら

まとめ

本記事では、請求書や見積書の作成・管理にExcel®(エクセル)などの表計算ソフトを使うメリットやデメリット、そして表計算ソフトから脱却するためのツールとしてメイクリープスを紹介してきました。書類作成・管理業務への不安を解消するための参考にしていただければ幸いです。

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