口座自動振替とは?利用のメリットやデメリット、導入する際のポイントを詳しく解説!

2022年7月4日

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こんにちは。請求業務をかんたんにするクラウドサービス「MakeLeaps(メイクリープス)」事務局です。

口座自動振替を利用することは、決済の効率化につながります。
とはいえ、口座振替は企業と顧客にとってどのようなメリットがあるのか理解しきれていない方も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、口座自動振替の概要やメリット・デメリットなどを紹介します。また、口座自動振替で関わる可能性の高い代行会社の選び方についても解説します。ぜひ参考にしてください。

口座自動振替とは

口座自動振替とは、顧客の金融機関の口座から自動的に引き落としを行う機能のことです。顧客の支払いの手間を省けたり、請求のための工数がかからなかったりと、多くの利点を持つ決済手段となっています。

継続的に利用するサービスにおいて、特に口座自動振替は効果的です。一般的に物販よりも、サービス系の商品を販売する企業で利用されることが多くなっています。

その一方で、物販でも消耗品の様に継続して購買が見込まれるものに関しては、口座自動振替を活用している企業が増えているのが特徴です。

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口座自動振替の仕組み

口座自動振替は、顧客、サービス提供会社、収納代行会社、金融機関の4者が関わるシステムとなっています。顧客が商品を購入した際に、その購入情報が収納代行会社や金融機関に向けて送信され、必要な手続きを行う仕組みです。

代行会社を挟まない場合には、顧客ごとに契約が必要になるなど、作業の工数が増えるデメリットがあります。一方で、金融機関ごとに契約する場合、手数料面などのコストが抑えられるのが特徴になるでしょう。

銀行振込との違い

基本的に銀行振込の場合は、代金を支払う人(顧客側)が直接ATMや銀行へ行き、支払い作業を実行する必要があります。一方、口座自動振替の場合は、口座内に存在している資金を使って、自動で引き落とされるため、顧客に支払いの手間がかかりません。

口座自動振替と銀行振込には、顧客側で工数がかかる・かからないといった大きな違いがあります。

口座自動振替を利用するメリット

口座自動振替の利用には、様々なメリットがあります。
以下を参考に、具体的なメリットを確認してみましょう。

解約率が下がる

口座振込を利用する場合、毎月料金を支払うために顧客はATMなどに行かなければなりません。
顧客にとって料金を支払うために毎月作業することは面倒となりやすく、手間を減らすために解約してしまったり、そもそも振り込みを忘れたまま契約解除に至ったりするケースが多いです。

その点、口座自動振替による自動引き落としなら、顧客側の負担を最小限に抑えられるため、今後も継続的にサービスを活用してもらえる可能性が高まります。

未納リスクがなくなる

口座自動振替を利用すると、購入代金を顧客の口座から直接引き落とす形になるため、未納のリスクを低減できます。また、口座振込のように払い忘れや、振込先の間違いなどによる未納の可能性もなくなる点がメリットです。

人為的な支払いミスを削減できることから、基本的に1度成立してしまえば未納の心配はなくなります。代金の未納による作業工程の増加に悩んでいる場合などは、口座自動振替の導入が解決のきっかけになるでしょう。

代金回収のコストを抑えられる

口座自動振替は、代金回収にかかるコストを抑えられるメリットもあります。
代金回収には、払込票の発行や送付、入金額の突き合わせ作業などが必要となり、ときには他の業務を遅らせる原因にもなるでしょう。

口座自動振替を導入することでそういった業務が不要になるため、事務的なコスト削減が実現可能です。毎月の業務負担を減らせるため、代金回収にかける人件費も最低限で問題なくなり、大幅なコスト削減につなげられます。

多くの利用者に活用してもらえる

口座自動振替は、自社商品やサービスを多くの利用者に活用してもらうきっかけにもなります。銀行口座からの自動引き落としとなるため、クレジットカードを持っていない人でも口座自動振替は問題なく利用可能です。

また、クレジットカード利用に抵抗のあるユーザーも、口座自動振替なら安心して利用できます。
従来の支払い環境ではターゲットにならなかった層にも訴求できるため、幅広い顧客に購入してもらいやすくなる点がメリットです。

口座自動振替を利用するデメリット

口座自動振替の利用時には、メリットだけでなくデメリットも考慮しなければなりません。
以下からは、デメリットの詳細について解説します。

振替から入金までに時間がかかる

口座自動振替は、振替から入金までに時間がかかる点がデメリットになっています。実際の振替から口座に入金されるまで、10日程度の日数がかかるケースもあるため、タイムラグを事前に見越しておく必要があるでしょう。

入金までに時間がかかるデメリットは、場合によってはキャッシュフローの問題を引き起こす可能性もあります。キャッシュフローの面でトラブルが起きないように、口座自動振替の利用時には徹底した資金管理も重要です。

残高不足で振替失敗がある

口座自動振替は自動引き落としによる支払いシステムのため、基本的には未払いが発生しませんが、口座内の残高が商品の購入価格を下回っていた場合には振替が失敗します。振替ができなければ、商品の購入代金は未納の状態となってしまいます。

残高不足が発生した際には、顧客に口座残高の確認を依頼するか、未収分の回収を別の手段で検討しなければなりません。

引き落としに時間がかかる

口座自動振替は、実際に料金の引き落としが開始されるまで、ある程度の時間がかかります。特に、申請時の利用者情報の記載が誤っていた場合などには、多くの時間を要することになるでしょう。

状況次第ではありますが、場合によっては引き落とし開始まで2ヶ月ほどの期間が必要になるケースもあります。引き落としまでの時間を最小限に抑えられるように、利用者情報の申請時には複数回のチェックを重ねて間違いがないように注意しましょう。

最も、顧客が個人であれば、うっかり預金を引き出してしまったりするケースですので、繰り返し発生することは少ないでしょうが、顧客が企業の場合に残高不足が発生した場合は、顧客の与信を見直す必要があると言えるでしょう。

口座自動振替を導入する際のポイント

口座自動振替を導入する際には、確認しておくべきポイントがいくつかあります。以下の情報を参考に、口座自動振替の導入に備えておきましょう。

金融機関と直接契約する際のポイント

金融機関と直接契約を行う場合には、個別に契約を行う必要があります。契約によっては、引落できる口座に制約がありますので、注意が必要です。顧客の属性において、地域性が強いため、引落可能な金融機関を指定出来るようであれば、安価に始められる可能性があります。

また、自社の展開する事業内容によっては、必要な審査を通過できないこともあります。審査に落ちれば、依頼してから結果を待つまでの時間が無駄になる可能性もあるため、直接契約を行う際にはそのあたりのリスクも考慮する必要があるでしょう。

代行会社を利用する際のポイント

口座自動振替で代行業者を通して契約する場合、その会社が提携を結んでいる全ての金融機関の口座が利用できます。個別契約をする必要がないため、導入までの工数が削減可能です。

回金の振込が代行会社1社のみになるため、経理担当者の負担が従来よりも大幅に増えるような心配も必要ありません。口座自動振替に関して分からないことがあったときのサポートも充実していることから、安心して利用できるメリットがあります。

代行会社を選ぶ際のポイント

代行会社を利用する際には、選ぶポイントを把握しておくことも重要です。++以下からは、代行会社の選び方について解説します。

手数料を比較して選ぶ

代行会社を利用する際には、必要な手数料を比較して選ぶのがポイントです。一般的に代行会社の利用時には、基本料だけでなく、手数料などのランニングコストも発生します。

手数料の内訳と金額をきちんと理解して、コストを計算しておく必要があるでしょう。複数の会社から見積もりを出してもらい、どの会社を利用するとコストカットできるか考えてみることがおすすめです。

利用しやすいサービスを選ぶ

口座自動振替を導入する際には、自社にとって利用しやすいサービスを選ぶのが大切です。利用しやすいサービスを選ぶためには、口座振替作業用のシステムを自社で準備する必要があるのか、代行会社が用意してくれるのかを事前に確認する必要があります。代行会社のシステムを利用する場合では、自社で管理している請求データとうまく連携できるかも判断材料になります。せっかく口座振替を活用して効率化を図ろうとしても、1件1件金額を手で入力しなくてはならなかったり、CSVを出力して変換し、さらに引落件数や引落金額合計を計算して手入力しなくてはならない様であれば導入による効果が薄れてしまいます。

また、システムの運用が自社で管理しなくてはならないのか把握しておくことも重要です。
その他、関連ツールの使いやすさも、代行会社を選ぶ際の目安になります。

まとめ

口座自動振替には、上記で解説した仕組みやメリット・デメリットがあります。まずは基本的な概要を確認して、口座自動振替を利用するための準備を進めてみるのがおすすめです。

BtoB取引においては、毎月の請求金額や作業ボリューム、処理数等が変動するため、クラウド型請求管理サービス「MakeLeaps(メイクリープス)」のような請求書発行サービスを導入することで多くのメリットを得られます。例えば、臨時の作業を行った場合なども、クラウド型請求管理サービス「MakeLeaps(メイクリープス)」のような請求書発行システムと連携していれば、引き落とし金額を個別に収納代行会社のシステムに反映しなくてもよくなるのがメリットです。

口座自動振替を利用する際にはより便利にシステムを活用できるように、同時にクラウド型請求管理サービス「MakeLeaps(メイクリープス)」の導入もぜひご検討ください。

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