口座振替のデメリットとメリットは?特徴を踏まえた上でシステム導入をしよう

2022年7月4日

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こんにちは。請求業務をかんたんにするクラウドサービス「MakeLeaps(メイクリープス)」事務局です。

顧客との取引が増え、口座振替を検討している担当者の方も多いでしょう。しかし、口座振替にデメリットがあるのなら利用を避けたいところです。
本記事では、口座振替のデメリットを示すとともに、メリットや導入の手順も紹介します。最後まで読めば、安心して口座振替を利用できるでしょう。ぜひ最後までご覧ください。

口座振替とは?

口座振替とは、顧客が登録している金融機関の口座から、自動で引き落とし処理をする機能のことを指します。継続的に利用するサービスにおいて口座自動振替は効果的で、顧客、企業の経理事務工数を削減できるのが特徴です。

例えば、公共料金や携帯電話の支払いなど、毎月支払いが必要なサービスの利用時に役立つでしょう。
個人のユーザーに対してもメリットが多く、支払い手段として導入されるケースが増えているのが現状です。昨今は入金消込の効率的な手段として、BtoBにおいても口座振替が注目されています。大手コピー機メーカーも口座振替による自動引落に対応するなど、活用事例が増えています。

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口座振替のデメリット

口座振替には、いくつかのデメリットがあります。以下からは、デメリットの詳細を解説するので参考にしてください。

初回の手続きが煩雑になりがち

口座振替は、導入直後に様々な作業が発生します。新規顧客を獲得した場合は、顧客へ書類を郵送し、顧客はその書類への記入や押印が必要になります。ミスがあれば再度手続きを行う必要があり、引落を開始するまでは煩雑な手続きが多くあります。

届出印や認印などはミスが多い傾向があるため、口座振替の手続きを煩雑にする原因となっています。
BtoC取引においては、個人の口座が振替対象であるため、振替依頼に対するインターネットサービスが充実しています。しかし、BtoB取引では法人名義の口座ということもあって、紙での手続きが主流です。

入金まで数日かかることがある

口座振替は振替依頼後、入金までに約10日前後かかる点がデメリットです。即座に振替が行われるわけではないため、入金までのタイムラグを常に考慮しなければなりません。

また、口座振替は引き落とし日が入金日ではないことも多いことが不便な点です。引き落とし日に入金が行われないと、キャッシュフローの観点で問題が生じることも珍しくありません。

口座振替による入金を利用する場合には、引き落としに備えて別途対応が必要なケースも多いです。

口座振替のメリット

口座振替には、デメリットだけでなくメリットもあります。以下からは、口座振替のメリットに関する情報を紹介するので参考にしてください。

継続購入してもらえる可能性が高い

口座振替の場合、顧客は毎月支払いの手続きを行う必要がありません。支払いに手間がかからないため、継続購入してもらえる可能性が高まります。サブスクリプションサービスや毎月の購入が必要な商品(化粧品やサプリなどの消費物)に関しては、特にメリットがあるでしょう。

顧客としては購入している感覚が薄くなり、サービスの魅力に注目しやすくなる点がメリットです。
購入をやめる機会が減少するため、長期的な継続利用に期待できるでしょう。

請求関連のコストを削減できる

口座振替は、請求関連のコストを削減できる点もメリットです。口座振替は手数料が安いため、サービスの利用における企業側の負担が少なくなります。

他の集金代行や、自社における回収に係るトータルの人件費に比べ、口座振替の手数料の安さは魅力です。また、継続的な取引を行う顧客に対しては、複数の請求に対し、1回の引落で対応することも出来るため、手数料を抑えられる点も特徴となっています。自社の都合の良い利用方法が活用できることも、口座振替を利用する理由になるでしょう。

未払いのリスクを抑えられる

口座振替は、未払いのリスクを抑えられるメリットがあります。代金を口座から引き落とすシステムになっているため、未納のリスクが排除可能です。未納案件が無くなれば、確認作業や再請求の対応が必要なくなるため、業務削減にも貢献してくれるでしょう。

また、口座振込でよくある、顧客側のミスによる払い忘れがなくなる点もメリットになっています。
1度手続きを完了させれば、振込先の間違いなども心配なくなるため、未払いへの不安を払拭できるでしょう。

口座振替を導入する方法

口座振替を導入する際には、いくつかの方法があります。
以下を参考に、口座振替の導入方法を確認してみてください。

金融機関に直接依頼する

口座振替を導入する際には、 金融機関に対して個別に契約をする方法があります。
コストが抑えられる一方で、事業内容によっては審査通過が難しいこともあるため注意が必要です。

また、契約によっては引き落とされる側の金融機関が限定されてしまい、顧客側が利用したい銀行口座が使えないケースがあります。
その場合は利用者側に新たな口座開設をお願いしなければならないなど、想定外の負担をかけてしまうことがあるでしょう。

口座振替の導入時には単純に価格だけで選ぶと、利用者側に余計な負担を強いる可能性があるため事前の確認が求められます。

収納代行会社を利用する

口座振替の導入には、収納代行会社を利用する方法も検討できます。
収納代行会社を利用すれば、その代行会社と提携を結んでいる全ての金融機関の口座が利用可能です。

金融機関に直接依頼するときのように、各金融機関と個別で契約をする必要がなくなります。
利用者側の需要に対応しやすくなり、新規口座開設などの手間をかけるケースも少なくなるでしょう。

入金手続きが代行会社1社のみになるため、経理担当者として負担が増えることがない点がメリットです。
契約後のサポートも充実していることから、口座振替におけるトラブルが避けやすいのも魅力となっています。

口座振替を導入するステップ

口座振替を導入する際には、何段階かのステップを踏む必要があります。
以下では口座振替の導入時に必要とされる、基本的なステップ解説するので参考にしてください。

金融機関や代行会社に申し込む

口座振替を導入するには、まず金融機関か代行会社のどちらかに申し込みを行います。
どちらを利用しても問題はありませんが、より口座振替の導入に必要な工数を省ける「代行会社」がおすすめです。

基本的には自社にとってメリットの大きいサービスを比較した上で、どちらを選ぶか決定することが重要となるでしょう。

また、収納代行の選定を行う場合、毎月の振替依頼を行うシステムが収納代行会社によって様々となっている点に注目です。
自社のシステムから効率的に振替依頼が行える環境を用意しているかどうかが、選定におけるポイントになるでしょう。

振替依頼書の記入を顧客に依頼する

金融機関および代行会社への申し込みを行い、契約が終了した後には、続いて口座振替依頼書の必要事項を顧客に記入してもらう必要があります。
顧客へ口座振替依頼書を送付し、内容を確認してもらった上で必要事項への記入と口座届出印の押印を依頼しましょう。

記入した内容と実際の情報が異なると、顧客の金融機関から照合エラーとして返却されます。一度書面が金融機関に渡ってからの照合となるため、入力間違いに気づくまでに多くの時間をかけてしまうことに成ります。
顧客にはその旨を伝えた上で、正確な情報を記入してもらうように念を押しておくのがポイントです。

記入までに時間を要することを見越して、早めに金融機関・代行会社への申し込みと契約手続きを進めておくことも重要となるでしょう。

振替依頼書を郵送する

顧客による振込依頼書の記入が完了したら、書類を代行会社もしくは金融機関に郵送します。
郵送の際には宛先等に間違いがないように、複数のチェックを行うことがおすすめです。

収納代行会社によっては、引き落としの1ヶ月前くらいに締め日が設定されています。
そのため顧客からの振替依頼を収納代行会社へ郵送したからといって、すぐに引き落としができるわけではない点に注意が必要です。

引き落とし

口座振替の申請およびその後の処理が滞りなく進行すれば、後は実際に引き落とされるのを待つだけとなります。
基本的には数日後に振替結果の確認ができるようになるため、初回はきちんとチェック作業を行って問題がないことを把握しましょう。

万が一、何らかの理由によって引落が出来なかった場合には、早めの対処と原因の特定が必要です。
もしトラブルが発生したときには、まず代行会社・金融機関へ問い合わせて原因を探りましょう。

仮に問題がすぐに解決しないケースの場合には、顧客にも連絡を取って別の手段で代金の回収を行う必要があります。

まとめ

口座振替には、本記事で解説したようなメリット・デメリットがあります。
メリット・デメリットを把握した上で、導入の検討と実際の契約に進むのがポイントです。

定期請求以外にも、臨時の請求などが発生するケースでは、クラウド型請求管理サービス「MakeLeaps(メイクリープス)」のような請求書発行サービスと口座振替が統合されているサービスの方が、請求漏れの把握が容易になるため、毎月の作業が簡単になります。

クラウド型請求管理サービス「MakeLeaps(メイクリープス)」は関連会社であるリコーリースと提携してサービスを提供しているため、ワンストップでの申し込みと、請求書発行サービスとのシームレスな連携が可能です。

この機会に、ぜひクラウド型請求管理サービス「MakeLeaps(メイクリープス)」の導入もご検討ください。

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