口座振替の導入方法とは?メリット・デメリットや注意点を解説

2022年6月8日

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こんにちは。請求業務をかんたんにするクラウドサービス「MakeLeaps(メイクリープス)」事務局です。

「口座振替」は企業にとって安定した集金を実現できる魅力的なシステムですが、導入のためにどのような手順や準備が必要なのか分からないケースも珍しくありません。また、口座振替によって請求や回収作業が楽になることは把握しているけれど、具体的なメリットをもっと知った上で導入したいと考える企業も多いでしょう。

本記事では、口座振替の導入方法と、導入におけるメリット・デメリット、導入時の注意点について解説します。

口座振替とは?

そもそも口座振替の意味や仕組みを理解していないと、そのメリットを有効活用できません。まずは以下を参考に、口座振替の基本を確認しましょう。

顧客の銀行口座から自動で引き落としをする方法

口座振替とは、金融機関の口座から自動で引き落としができる決済手段をいいます。利用者にとっては自動での支払いが可能となるため、毎回振込の手間がかからなくなるのが特徴です。

商品の購入・サービス利用に必要な料金の支払い時に使われる

口座振替は、主に商品の購入やサービスの利用にかかる料金の支払いに使われます。消費者にとっては、振り込みの煩わしさから解放されるだけでなく、支払手数料が事業者負担になるなど多くのメリットが得られます。

企業にとっても、消費者の支払いにかかる負担を軽減できるため、商品やサービスを購入してもらいやすくなります。

口座振替の導入方法

口座振替の導入時には、いくつかの方法から選択が可能です。以下からは、口座振替の具体的な導入方法について解説します。

金融機関ごとに契約を行う

口座振替を導入する際には、金融機関ごとに個別で契約を行う方法があります。それぞれの金融機関に対して口座振替の申請を行い、審査を通過することで利用が可能となります。

口座振替導入時に必要な審査には時間と手間がかかるため、複数の金融機関を利用する場合には注意が必要です。

代行サービスを経由して契約する

口座振替の導入時には、「代行サービス」を使うことも検討されます。口座振替の代行サービスを経由すれば、金融機関ごとに必要な手続きを削減することが可能です。

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口座振替の代行サービスとは?

口座振替の代行サービスは、導入時の負担や顧客増加時の手間をを削減してくれることで注目を集めています。以下からは、口座振替の代行サービスが持つ魅力や仕組みの詳細について解説します。

口座振替を代行して行ってくれるサービス

口座振替の代行サービスとは、その名の通り口座振替の手続き作業を代行してくれるサービスです。本来は、金融機関で実施する審査や手続きを、専門知識を持つ代行業者を通して行えるため、導入のハードルを下げることができます。

代行サービスが提携している複数の金融機関と同時に契約ができるので、さまざまな銀行口座で口座振替が可能となるのが魅力です。

口座振替導入のメリット

口座振替サービスの導入には、さまざまなメリットがあります。企業と消費者の両方にメリットがあるため、以下を参考に具体的な内容をチェックしてみてください。

利用継続率を高められる

口座振替の導入によって、商品の購入やサービスの利用料金の支払いが簡単になります。消費者の負担が少なくなるため、利用継続率が高まるのがメリットです。

途中解約や支払いの遅延が多い場合には、自動振込が行われる口座振替の導入がおすすめです。

顧客の支払いニーズに応えられる

口座振替で支払い方法を増やせば、顧客のニーズに応えることができ、顧客満足度の向上につながる点もメリットです。例えば、クレジットカードを持っていない、セキュリティ面などから使いたくないユーザーは、口座振替が利用できるサービスに魅力を感じるでしょう。

支払い方法が多様化しているからこそ、口座振替を導入して特定の顧客ニーズに応えていくことも重要です。

未収金のリスクを低減させる

口座振替による自動化を進めることで、代金の未収金のリスクを減らせるのもメリットです。毎月自動で口座から支払ができれば、振込を忘れてしまったり、振込先の口座を間違えたりといったミスを防げます。

顧客に対して未払いの請求や支払い確認をする機会が減るため、経理業務の負担軽減になる点も魅力です。

コスト削減につながる

口座振替は手数料が比較的安価なため、集金にかかるコスト削減につながる点もメリットです。具体的には口座振替が1件あたり100〜150円程度かかるのに対して、クレジットカードは平均の3.5%です。1万円の請求に対して350円程度のコストが必要になります。

数百円規模の差があるため、契約が長期化して支払い回数が増えるほどコストが削減されます。

口座振替導入のデメリット

口座振替には多くのメリットがある一方で、その反面デメリットも存在します。以下からは、口座振替の導入時に注意しておきたいデメリットについて解説します。

口座振替の導入に必要な作業が面倒

口座振替を直接導入する場合、利用する顧客ごとに口座振替依頼書を送付し、顧客に記載/押印してもらう必要があり、さらにその口座振替依頼書を金融機関の審査にかけなければなりません。ネットを通して顧客と契約する場合でも、郵送で口座振替依頼書のやり取りを行う必要があります。

また、口座振替依頼書の手続きの前に、顧客に口座振替への切り替えを打診する必要があります。個別に口座振替に対応した旨の案内を送付し、希望された取引先様に対して口座振替依頼書を郵送します。

この様に、顧客が新たに増えたときなど、口座振替を開始する時に、時間と手間がかかる点がデメリットです。

代行サービスの選定に時間がかかる

口座振替の導入時には手続きを簡略化できる代行サービスの利用がおすすめですが、その選定のためにはある程度の時間がかかります。代行サービスごとに引落日が異なり、回収金の振込スケジュールや振替依頼の締め日のサイクルも違いがあります。自社の要件を満たす事業者を見つけるには、時間がかかる可能性を考慮しなければなりません。

すぐに自社にピッタリの口座振替代行サービスを利用できないケースがある点も、ひとつのデメリットになります。

口座振替の導入に必要な費用について

口座振替の導入時に代行サービスを使う場合には、基本的に費用がかかります。具体的にどのような費用がかかるのかについて、以下で解説します。

口座振替の導入にかかる費用の種類

口座振替の代行サービスを利用する場合には、初期費用、月額基本料、振替手数料などが必要になります。

それぞれの種類ごとにどの程度の費用がかかるのかを、事前に確認しておくことがポイントです。

金額や費用の名目は代行サービスごとに変わる

口座振替の代行サービスごとに、費用の金額や手数料の名前は変わります。まずは、いくつかのサービスの費用を事前に確認し、それぞれの金額を比較するのがポイントです。

予算をオーバーしていないか、より安い費用で利用できるサービスがないかなど、こまめに確認を行った上で契約を行いましょう。

口座振替導入時の注意点

口座振替の導入時には、事前に把握しておくべき注意点がいくつかあります。以下を参考に、口座振替を導入する際に注意しておきたいポイントを確認しましょう。

振替依頼締め日と自社の締め日の期間を確認

振替依頼締め日と自社の締め日の期間が短い場合、作業に余裕がなくなる場合があります。

そのため、先に振替依頼締め日と自社の締め日の期間を確認しておくと良いでしょう。

導入までの期間を確認しておく

口座振替の導入時には審査が必要となるため、申請してから実際に利用できるまでには時間がかかります。
金融機関や代行サービスによっては、導入までに長い待ち時間が発生する場合があるので注意が必要です。

導入までの期間を事前に確認して、なるべく審査がスピーディに終わるサービスを選ぶのもポイントになります。

他の決済手段と一元管理ができるか確認

口座振替を導入するのなら、別の決済手段と一元管理できるか確認が必要です。代行サービスが銀行振込やクレジットカードにも対応していると、まとめて支払い状況を管理できるため経理の負担が減ります。

基本的にどの企業でも口座振替以外のさまざまな支払い方法が利用されるため、一元管理の可否は要チェックポイントです。

サポートは充実しているかも重要

口座振替の代行サービスを使う場合、サポート制度の充実度もチェックしましょう。サポートの対応力が高いサービスを選ぶことは、万が一の際にも安心して利用できる環境づくりにつながります。

代行サービスのホームページを確認し、具体的なサポート内容や範囲について確認するのがおすすめです。

専用ソフトの導入も検討してみる

口座振替を利用する際には、専用ソフトの導入も検討されます。例えば「MakeLeaps(メイクリープス)」なら、「口座振替連携」機能によって振替データの自動生成などが可能です。

口座振替サービスの導入後に必要な振替依頼データの登録作業や、回収結果の消込作業など、本来は手作業が必要な業務を簡略化できます。また、口座振替による決済が管理出来るだけでなく、銀行振込による入金管理を含めた売掛金が一元的に管理できます。

さらに、面倒な口座振替依頼書のやり取りも、MakeLeapsとリコーリースなら、取引先様への案内文送付の自動化や振替依頼書のデジタル化が可能な、「招待機能」があります。得意先様とのやり取りはワンタッチで完結します。

この様に、「MakeLeaps」は、経理の負担軽減と業務効率の向上に貢献できるシステムになっているため、口座振替と合わせての導入がおすすめです。

まとめ

口座振替の導入には、所定の手続きを踏んで審査に通過する必要があります。

事前に手続き内容や代行サービスの利用について理解を深めておけば、スムーズに口座振替の導入が進められるでしょう。この機会に口座振替の導入方法をチェックし、自社で利用するための流れを確認してみてはいかがでしょうか。

口座振替の導入を検討しているのなら、その利便性を高められるクラウド型請求管理サービス「MakeLeaps(メイクリープス)」の利用もおすすめです。

クラウド型請求管理サービス「MakeLeaps」には推測機能による入金消込の効率化や、請求日から入金予定日までを可視化できる管理画面など、口座振替の導入後に役立つ多くの機能が備わっています。

口座振替をより使いやすくするためにも、ぜひ1度クラウド型請求管理サービス「MakeLeaps」の魅力を30日間の無料トライアルでお試しください。

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