電子帳簿保存法における請求書の扱い方を徹底解説！2022年改正後の要件を紹介

2022年1月1日から改正電子帳簿保存法が施行されました。これにより、電子取引における請求書の扱いが変更されています。電子取引を行っている企業では、発行側・受領側双方が改正内容について理解しておくことが重要です。この記事では、改正電子帳簿保存法における電子請求書の扱いについて詳しく解説するため、参考にしてください。

コロナ禍やIT技術の進歩によって普及したPDFファイルの請求書

新型コロナウイルス感染症の流行やIT技術の発展により、リモートワークが広く普及しつつあります。非対面での取引に対応するために、PDFファイルによる請求書発行を行う企業も増加しています。

請求書を受け取る側は、PDFファイルによる請求書をプリントアウトして、書面として保存しておくといった対応を取っているケースが多いようです。しかし、プリントアウトする必要があり、担当者の負担は大きくなっていました。

2022年から改正電子帳簿保存法によりPDFファイル請求書の扱いが変わる

従来、請求書などの書類や帳簿を電子保存するにはさまざまな要件があり、実際に電子保存する場合のハードルは高くなっていました。しかし、改正電子帳簿保存法が2022年1月に施行され、PDFファイル請求書などの電子取引データの保存方法が変わりました。

具体的には、2022年1月1日以後に行う電子取引の場合、プリントアウトした紙での保存が認められなくなり、電子取引データでの保存が義務化されました。詳しい内容は後述します。

※当該義務化の措置については、社内システムの整備等、新たな要件への対応が必要な事業者への配慮として、宥恕（ゆうじょ）措置が追加されています。電子取引データの電子保存については、2023年12月31日までの2年間、一定の条件を満たす場合に、従来通り電子取引データを紙で保存することも認める措置です。宥恕措置が認められるためには、「やむを得ない事情があると認められる」「電子取引データを印刷して適切に保存している」といった条件を満たす必要があります。2年間の宥恕措置が追加されたものの、原則2022年1月から電子取引データの電子保存が求められていることには変わりがないため、必要な事前準備を進めておきましょう。

電子帳簿保存法における電子取引データとは

電子帳簿保存法における電子取引データとは、どのようなデータを指すのかわからない人も多いのではないでしょうか。電子取引データとは、「メールやEDIなどによって送受信された電子取引情報」のことを指します。具体的には以下のようなデータが、電子取引データとして扱われます。

・PDFファイルなどのように、電子メールで受信するもの
・ホームページからダウンロードした請求書などのPDFファイル
・クラウドサービス利用時に発行された請求書や領収書
・EDIデータ
・電子契約データ

電子帳簿保存法における請求書を含む電子取引データの扱い方

改正電子帳簿保存法では、電子取引データは取引情報をそのまま保存することが義務付けられています。

また、電子帳簿保存法における電子取引データの保存要件には、「真実性の要件」と「可視化の要件」があり、電子取引データを電子保存するには、この2つの要件を満たしている必要があります。真実性の要件については以下の4つの措置があり、いずれかを行うことになります。

【真実性の要件①】発行側がタイムスタンプを付与する

タイムスタンプとは、その時刻に電子データが存在していたことと、それ以降改ざんされていないことを示すためのものです。発行側がタイムスタンプを付けた請求書は、そのままの状態で電子保存が可能です。

しかし、発行側がタイムスタンプを付与できるシステムを利用している必要があります。単純にデータに日時を示しただけでは、改ざんされる可能性があるため、信頼性の確保ができるシステムを使ってタイムスタンプを発行してもらわなければいけません。システムを導入していない取引先の場合には、発行側でタイムスタンプを付与してもらえないため注意しましょう。

【真実性の要件②】受領後にタイムスタンプを付与する

タイムスタンプは発行側ではなく、受領側で付け加えて保存することも可能です。受領後に付与する場合には、タイムスタンプを付けることのできるシステムを利用している必要があります。

改正前は、タイムスタンプの付与は受領後概ね数日以内とされ、ハードルが高くなっていました。しかし、法改正でタイムスタンプ要件が緩和されたことにより、付与期間が最長約2か月と概ね7営業日となっています。

【真実性の要件③】内容の訂正・削除記録を確保する

真実性を確保するために、内容の訂正や削除をした際に、この事実がわかるように記録を残すことが求められます。また、変更や削除の内容がわかるようにしましょう。もしくは、訂正・削除ができない状態で保存します。このどちらかを満たすシステムを利用して、電子取引データを保存しなければいけません。

【真実性の要件④】内容の訂正・削除を防止する規定を定める

真実性を確保するための措置として、正当な理由のない内容の訂正や削除を防止する規定を定める方法もあります。正当な理由のない訂正や削除できない状態でデータを保存し、訂正や削除などを行った場合には記録を残し、訂正などの事実を確認できるようにしておきます。これらの規定を、適切に運用することも重要です。

【可視性の要件】検索機能を確保する

可視性の要件では、「検索機能の確保」が求められます。検索機能の確保とは、指定された条件で検索できるように項目を定め、保存しておくことです。従来は、書類の種類によって必要な検索項目が異なっていました。また、2つ以上の項目を組み合わせて検索できることも条件でした。しかし、法改正により要件が緩和されています。

改正電子帳簿保存法では、検索項目が「取引年月日」「取引金額」「取引先」に限定されています。これらの条件で検索できる検索機能を確保しておきましょう。

【可視性の要件】必要な場合に可視化できる状態にしておく

可視性の要件では、「見読可能性の確保」が求められます。見読可能性とは、データの内容を必要に応じて見たり、読んだりできる状態になっていることを指します。見読可能性を確保するために、電子保存したPDFファイル請求書などのデータを、必要な場合に可視化できる状態にしておくことが求められます。

保存場所に操作マニュアルなどを用意しておき、求められたときに速やかに表示できる環境を整えておくことが重要です。画面、もしくは書面などに明瞭な形で表示できるようにしておきましょう。

【可視性の要件】システムの概要書を備え付ける

上述したように可視性の要件では、見読可能性を確保しなければいけません。見読可能性を確保するためには、求められた場合にすぐに可視化できる環境を保つようにすることが大切です。

いつでもすぐに出力できる環境を整えるために、電子取引データの保存場所にシステムの概要書、パソコンやプログラム、ディスプレイやプリンタ、これらの操作マニュアルなどを備え付けておきましょう。これにより、画面や書面に電子取引データを明瞭かつ速やかに出力できるようになります。

電子請求書の保存要件が緩和されるケースもある

電子請求書の保存要件が、緩和されるケースもあります。緩和されるのは、保存義務者が小規模事業者の場合です。小規模事業者とは、基準期間の売上高が1,000万円以下の事業者です。基準期間は、法人の場合は電子取引が行われた年度の前々事業年度、個人事業主の場合は電子取引があった年の前々年の1月1日～12月31日までを指します。

小規模事業者として認定される場合は、検索機能の確保が不要となっています。ただし、無条件で検索機能が不要となるわけではありません。検索機能の確保を不要とするには、国税庁などの求めに応じて電子データのダウンロードに対応できなければいけないため、注意しましょう。