e-文書法の要件や電子化に向いている書類、電子帳簿保存法との相違点まで解説

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こんにちは。請求業務をかんたんにするクラウドサービス「MakeLeaps(メイクリープス)」事務局です。

e-文書法が施行され、紙での保存が必要とされていた書類の一部を電子データでも保存できるようになりました。この記事では、e-文書法と電子帳簿保存法の違いを知りたい人に向けて、それぞれの特徴や相違点、要件などを解説します。また、電子データで保存するメリットや、電子帳簿保存法に対応できるツールを活用した事例なども紹介しているため、ぜひ参考にしてください。

e-文書法とは

e-文書法とは、保存が義務付けられている書類の一部を電子データ(電磁的記録)でも保存可能とした法律で、2005年4月に施行されました。電子データで保存できる主な書類は、法人税法や商法、証券取引法などに関する文書・帳簿・書類などです。e-文書法は、以下の2つの法律を総称したものです。

・民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律
・民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律

※参考:e-文書法の施行について|首相官邸


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e-文書法の4つの要件

e-文書法は要件が定められており、内容は各府省で異なります。文書や書類を電子データで保存する場合は、該当する各府省の要件を満たさなければなりません。以下では、経済産業省が提示する見読性、完全性、機密性、検索性の4つの要件の概要を解説します。文書を電子データで保存する際に役立ててください。

e-文書法の要件1.見読性

見読性とは、電子データの内容を閲覧、出力ができる状態のことです。たとえば、電子データで保存した書類を確認したい場合に、簡単な操作でモニターに表示でき、または書面での印刷が行える状態を指します。また、電子データをモニターなどに表示した際に、データの解像度や色の濃淡を表す階調が明瞭であるかも重要なポイントです。

e-文書法の要件2.完全性

完全性とは、電子データが、故意に改変・削除されないことが担保されている状態を指します。電子データで保存するうえで注意すべきことは、原本のデータが改ざんされるリスクが高まることです。改ざんを未然に防止するためには、電子署名とタイムスタンプなどが必要になります。

e-文書法の要件3.機密性

機密性とは、電子データにアクセスできる人のみに権限を与え、機密情報の漏洩を防ぐ状態のことです。電子データにアクセスできる人が多いほど、機密情報が社外に漏洩するリスクが高まります。機密性を確保するためにはアクセス制限を設定するなど、情報セキュリティに関する専門知識を持つ人材が必要です。

e-文書法の要件4.検索性

検索性とは、保存したデータの閲覧や印刷を行う際に、スムーズに引き出せる状態を指します。たとえば、電子データは関連する書類別にラベリングして1つのフォルダにまとめるなど、体系的な保存を可能にするための環境づくりも必要です。

電子帳簿保存法とは

e-文書法に似ている法律に電子帳簿保存法があります。以下では、電子帳簿保存法とはどのような法律なのか詳しく解説します。

国税庁が管轄している法律

電子帳簿保存法とは、国税関連の書類や会計帳簿の電子化に関する事項をまとめた法律を指します。正式名称は、「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」です。2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法における改正点のポイントを以下にまとめます。

・廃止されたもの:電子帳簿等保存およびスキャン保存における税務署長への事前承認制度、スキャナ保存における適正事務処理要件
・緩和されたもの:スキャナ保存および電子取引におけるタイムスタンプや検索機能の要件
・新たに追加されたもの:電子帳簿等保存における優良な電子帳簿への過少申告加算税の軽減措置、スキャン保存および電子取引における罰則の強化、電子取引における電子データ保存の義務化措置

※参考:電子帳簿保存法が改正されました|国税庁

電子帳簿保存法の対象

電子帳簿保存法で電子保存の保存対象になっている主な書類や保存区分は、以下の表のとおりです。

保存対象 国税関係帳簿 ・仕入台帳
・売上台帳
・仕訳帳 など
  国税関係書類 ・決算関係書類:貸借対照表、損益計算書、棚卸表 など
・取引関係書類:自己が発行した領収書控、請求書控、納品書控 など
・取引関係書類:相手方から受領した領収書、請求書、納品書 など
  電子取引データ ・メールデータ
・EDI取引
・電子契約データ など
保存区分 電子帳簿等保存 ・パソコン等で作成した帳簿や書類の保存
  スキャナ保存 ・紙の書類をスキャンしてデータ保存
  電子取引 ・電子取引データの保存


電子帳簿保存法の要件に沿って電子保存を行う上では、真実性の確保と可視性の確保の2つが必要とされており、保存区分によって要件が異なります。真実性とは、電子データが改ざんされていないことを証明できる状態のことです。可視性とは、電子データの閲覧や印刷が必要な際に、迅速に出力できる状態を指します。電子データを探しやすいように検索機能を備えることが重要です。

※参考:電子帳簿保存法上の電子データの保存要件|国税庁

e-文書法と電子帳簿保存法の3つの相違点

e-文書法と電子帳簿保存法は、該当する書類を電子化できる共通点がある一方で、3つの相違点があります。以下で詳しく解説します。

e-文書法と電子帳簿保存法の相違点1.保存が認められている書類が異なる

e-文書法では、電子データでの保存の対象になるのは書類全般です。約250の法律を横断的に容認することが認められています。一方で、電子帳簿保存法は国税に関する書類や会計帳簿を対象にしている法律です。電子データでの保存の対象範囲を比較した場合は、電子帳簿保存法よりもe-文書法のほうが広範囲にわたっているといえます。

e-文書法と電子帳簿保存法の相違点2.それぞれの要件が異なる

e-文書法の保存要件は、上述した見読性・完全性・機密性・検索性の4つがあり、各府省で要件の内容は異なります。一方の電子帳簿保存法では、上述した真実性の確保と可視性の確保の2つの要件が求められており、保存区分によって要件の内容が変わってきます。いずれにしても、該当する書類を電子データで保存する場合は、保存要件を満たしているかどうかの確認が必要です。


e-文書法と電子帳簿保存法の相違点3.電子化の承認を受ける必要があるかどうか

e-文書法は原則として、書類を電子データで保存するための事前承認を受ける必要はありません。

一方で、従来の電子帳簿保存法では、電子帳簿等保存およびスキャン保存において、管轄内の税務署長からの事前承認が必要でした。しかし、法改正によって2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法により、事前申請・承認は不要となりました。

書類を電子データで保存すると得られるメリット

書類を電子データで保存した場合、紙ベースで保存する際の印刷や保存などのコストの削減が可能です。また、保存する手間がなくなることはもちろん、電子データでの情報共有もスムーズに行えるようになるため、業務の効率化も期待できます。さらに、書類を電子化することで、自社での働き方改革の推進にもつなげられます。

e-文書法や電子帳簿保存法に対応する際に重要なポイント

e-文書法や電子帳簿保存法に基づき、自社で書類を電子化する際は、書類の種類ごとに異なる要件が存在することを把握しておくことが大切です。また、すべての書類を電子化すれば業務の効率化を図れるとは限りません。紙ベースでの保存が必要な書類と、電子化したほうが業務の効率化につながる書類を見極める必要があります。

さらに、電子データの改ざんを防止するためには、情報セキュリティの強化が不可欠です。たとえば、安全性の高いセキュアなツールの導入を検討しましょう。電子化が進むに伴い、セキュリティ性の高い機能を搭載しているクラウドサービスも増えてきています。
 

まとめ

e-文書法と電子帳簿保存法は書類の電子保存を可能にする法律ですが、対象範囲や保存要件などが異なります。国税関係帳簿や国税関係書類などを電子データで保存する場合は、電子帳簿保存法への対応が求められるため、適切なツールを導入しましょう。

特に電子帳簿保存法については、2022年1月に改めて改正が行われ、請求書をメール添付して送付するなどの電子取引において、取引データの電子保存が義務付けられました。アナログな管理方法で保存要件を満たすのは難しいですが、書類発行者側の電子保存要件に対応したクラウドサービスであれば、法律に沿った請求書等の作成・発行が可能です。

クラウド型請求管理サービス「MakeLeaps」は、改正電子帳簿保存法が電子取引に対して定めた保存要件に対応しています。法律に沿った電子保存ができることはもちろん、電子化による郵送コスト削減や、請求業務の効率化など、さまざまなメリットがあります。

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