2022年1月施行!改正電子帳簿保存法の内容と企業への影響とは?

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こんにちは。請求業務をかんたんにするクラウドサービス「MakeLeaps(メイクリープス)」事務局です。

2022年1月1日から改正電子帳簿保存法が施行されており、各企業で対応が求められています。この記事では、経営者、経理担当者、営業担当者に向けて、2022年に施行された改正電子帳簿保存法の内容を詳しく解説します。改正電子帳簿保存法に対応するために、ぜひ参考にしてください。

そもそも電子帳簿保存法とは?

電子帳簿保存法とは、各税法で原則として紙による保存が義務づけられている帳簿や書類について、電子データによる保存を認める要件を定めている法律です。電子帳簿保存法の要件を満たせば、紙ではなく電子データで帳簿や書類を保存できます。

電子帳簿保存法では、電子データの保存を3つの区分に分けています。具体的には、電子帳簿等保存、スキャナ保存、電子取引です。以下では、2022年度に施行された改正電子帳簿保存法の内容について詳しく解説します。

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2022年1月施行の改正電子帳簿保存法の内容とは

ここでは、2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法の具体的な内容について解説します。

電子帳簿等保存についての改正内容

改正電子帳簿保存法では、電子帳簿等保存に関する要件が改正されています。以下で詳しく解説します。

事前承認制度の廃止

以前までは、電子データとして作成した帳簿・書類をそのまま保存するためには、税務署長の事前承認が必要でした。しかし、2022年に改正電子帳簿保存法が施行され、事前承認を受けなくても帳簿・書類を電子データとして保存できるようになっています。事業者にとっての負担が軽減され、電子データによる保存がしやすくなりました。

優良保存認定制度の整備

改正電子帳簿保存法においては、「優良」に該当する電子帳簿に対する新たな制度も整備されました。「優良」な電子帳簿の要件を満たす場合は、申告漏れがあった際に課される過少申告加算税が5%軽減されます。この制度の適用を受けるためには、所轄の税務署へ届出書をあらかじめ提出しておく必要があります。

最低限の要件を満たす電子帳簿の電子データが保存可能

2022年度の改正電子帳簿保存法においては、帳簿について「優良」と「その他」の2種類の区分ができました。これにより、最低限の要件を満たしている電子帳簿についても電子データによる保存が認められています。具体的には、システム関係書類(操作説明書など)の備え付けやデータの出力ができるようにしておくなど、最低限の要件を満たせば電子保存が可能です。

スキャナ保存についての改正内容

改正電子帳簿保存法では、スキャナ保存についても要件が改正されています。以下で詳しく解説します。

事前承認制度の廃止

電子帳簿等保存と同様、スキャナ保存についても税務署長による事前承認が不要になりました。紙で受領または作成された書類を電子データとして保存したい場合、特別な申請手続きをしなくてもスキャナ保存ができます。

タイムスタンプ要件・検索要件の緩和

改正電子帳簿保存法により、スキャナ保存した書類に対するタイムスタンプの付与期間が最長約2ヶ月、概ね7営業日以内に変更されました。

さらに、電子データの訂正や削除をした場合にその事実を証明できるクラウドシステムなどを導入すれば、タイムスタンプを付与しなくて済むようになりました。検索の要件も、取引日、金額、取引先のみに限定されています。

適正事務処理要件の廃止

改正電子帳簿保存法においては、適性事務処理要件も廃止されています。そのため、スキャナ保存に対応する事業者の負担が少なくなりました。

不正があった場合の重加算税の措置

改正電子帳簿保存法では、スキャナ保存された電子データに不正がある場合に加重される重加算税について定めています。具体的には、要件を満たさない電子化を行なっており過少申告があった場合、重加算税が10%加重されることになっています。

電子取引についての改正内容

電子帳簿保存法の改正により、電子取引についても要件が改正されました。以下で詳しく解説します。

タイムスタンプ要件・検索要件の緩和

電子取引においても、スキャナ保存と同じくタイムスタンプの付与期間が改正されました。また、検索要件に関する改正も同様です。

さらに、基準期間の売上高が1,000万円以下の小規模な事業者に限り、一定の要件を満たす場合は検索要件を不要としています。ただし、そのためには、税務職員の求めに応じて電子取引のデータをダウンロードできるようにしておく必要があります。

電子取引における取引情報の紙保存の廃止

改正電子帳簿保存法では、電子データでやり取りした取引情報は原則として紙への出力による保存は認められなくなりました。請求書や領収書などをメールでやり取りしている場合は、電子データとして保存する必要があります。

不正があった場合の重加算税の措置

改正電子帳簿保存法の施行により、電子取引の取引情報について要件を満たさない電子化を行なっており過少申告があった場合は、重加算税が 10%加重されることになりました。

なお、今回の改正に関する詳しい情報は、国税庁の以下のページで確認してください。

※参考:電子帳簿保存法が改正されました|国税庁

電子取引における電子データ保存義務化の宥恕(ゆうじょ)とは?

電子取引については、電子データによる保存の義務化について宥恕(ゆうじょ)措置が追加されています。具体的には、2023年(令和5年) 12 月 31 日までの期間は、電子データを紙に印刷して保存することが容認される措置です。ここでは、猶予が設けられた経緯や条件について解説します。

宥恕の経緯とは

すでに解説したとおり、改正電子帳簿保存法では、電子取引における電子データを紙に出力して保存することは認めていません。しかし、実際には対応が間に合わないという意見も多く寄せられています。そのような事業者に配慮するため、電子データ保存義務化については2年間の宥恕期間が設けられました。

宥恕の条件とは?

「やむを得ない事情があると認められる」「電子取引データを印刷して適切に保存している」といった場合に限り、税務署長の判断により宥恕するか否かが判断されます。

そのため、必ずしも特定の条件を満たせば宥恕が保証されるとは限りません。

2年間の宥恕措置が追加されたものの、原則2022年1月から電子取引データの電子保存が求められていることには変わりがないため、必要な準備を進めておきましょう。

2022年1月施行の改正電子帳簿保存法による企業への影響と注意点

2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法では電子データの保存に関する要件が緩和され、電子化やペーパーレス化を推進する上でのハードルが大幅に下がりました。

ただし、不正に対する罰則が強化されているため、条件をきちんと満たしたうえで対応する必要があります。また、電子取引では電子データの紙による保存が原則として認められなくなっている点にも要注意です。

自社で電子帳簿保存法に対応するためには、体制をしっかり整える必要があります。たとえば、専用のシステムを導入すれば、電子帳簿保存法に対応しつつペーパーレス化もスムーズに推進できます。

2022年1月施行の改正電子帳簿保存法に対応したシステムの選び方

電子帳簿保存法に対応してペーパーレス化を進めるためには、必要な機能を備えているシステムを導入する必要があります。具体的には、システム上で作成した書類を自動的に保存できたり、電子データを検索するための機能が搭載されていたりするシステムを選ぶことが重要です。

システムを導入する際は機能の充実度をしっかり確認し、改正電子帳簿保存法の要件を満たして運用できるようにしましょう。

2022年1月施行の改正電子帳簿保存法に対応するなら「MakeLeaps」がおすすめ

特に、請求書をメール添付して送付するなどの電子取引において、取引データの電子保存が義務付けられた点には注意が必要です。アナログな管理方法で保存要件を満たすのは難しいですが、書類発行者側の電子保存要件に対応したクラウドサービスであれば、法律に沿った請求書等の作成・発行が可能です。

クラウド型請求管理サービス「MakeLeaps(メイクリープス)」は、改正電子帳簿保存法が電子取引に対して定めた保存要件に対応しています。法律に沿った電子保存ができることはもちろん、電子化による郵送コスト削減や、請求業務の効率化など、さまざまなメリットがあります。

まとめ

改正電子帳簿保存法により、帳簿や書類の電子データによる保存について要件が緩和されました。ただし、罰則や義務化されている部分については特に注意し、違反しないようにする必要があります。

クラウド型請求管理サービス「MakeLeaps(メイクリープス)」は、改正電子帳簿保存法で定められている電子取引の要件に対応しています。改正電子帳簿保存法に対応した書類発行を行いたい方は、まずは無料の製品紹介資料をご覧ください。

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