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[非表示]納品書を郵送やメールで送る場合には、送付状やメールの文章を工夫するなどして、スムーズな取引ができるようにしましょう。この記事では、納品書を郵送する場合や、メールで送る場合にどのような文章を添えればよいかについて解説します。あわせて、納品書を送る際の送付状やメールの注意点、文例も解説するため、ぜひ参考にしてください。
納品書を送る時に送付状やメール文を添えるメリット
納品書を送る際、送付状やメール文を添えることでどのようなメリットがあるのでしょうか。以下では、3つのメリットを解説します。
丁寧な印象を与えることができる
納品書を送る際に、送付状やメール文を添えれば丁寧な印象を与えることができます。送付状やメール文には、「本来は手渡しするべきところを、郵送やメールで省略して送付してしまい申し訳ない」という気持ちを表す役割もあります。そのため、納品書のみを送るよりも、送付状などを添えたほうが、送られた相手側の印象はよくなるでしょう。
送付状やメール文は、必ずしも添えなければいけないものではありません。しかし、ビジネス上のマナーと考えている人も多いようです。そのため、送付状などを添えずに送ってしまうと、マナーへの配慮が不十分だと思われる可能性もあるため、丁寧な印象を与えたい場合は送付状をつけましょう。
納品書の枚数などを通知できる
送付状やメール文には、内容の通知をするという役割もあります。納品書だけを送付してしまうと、何枚送付しているのか、どのような用件なのかがわかりにくくなります。同封すべき納品書の枚数を間違えてしまう、送る部署を間違えてしまうなどのミスも起こりやすくなるでしょう。
そのため、納品書を送付していること、送付した納品書の枚数などを送付状に記載すれば、納品書の送付ミスなどを防ぐことも可能です。納品書の枚数や送付した目的などが記載されていれば、取引先でも同封書類などをひと目で確認できるため、送られた側にも役立ちます。
内容を補足できる
納品書を送る際に、補足や説明が必要なケースもあるでしょう。たとえば、本来なら複数枚送らなければいけないところ、事情があり一部だけ送る場合もあります。その場合、納品書だけ送ってしまうとなぜ一部だけなのかわからないため、取引先にとっては不親切です。
そのため、なぜ一部だけ送付するのか、残りの書類をいつまでに送付するのかなど、補足の内容を伝えなければいけません。送付状やメール文では補足の内容を記載できるため、改めて連絡する必要もなく、取引先でも内容を把握しやすくなります。
納品書の送付状やメール文に記載する内容
納品書の送付状やメール文には、どのような内容を記載する必要があるのでしょうか。ここでは、送付状やメール文に記載する内容を解説します。
送付した年月日
納品書の送付状やメール文には、必ず「いつ送付したのか」を記載しましょう。送付した年月日を記載しなければ、いつ送ったのかわからなくなってしまいます。送付状などを作成した日付ではなく、送付した年月日を記載することがポイントです。
基本的に、西暦(20〇〇年など)でも、和暦(令和〇年)のどちらでも構いません。しかし、納品書の内容と書式を統一したほうがわかりやすいでしょう。たとえば、納品書で西暦を採用している場合には、送付状やメール文でも西暦を用いて送付した年月日を記載します。
納品書の宛先
納品書を誰に送っているか明確になるように、宛先を記載しましょう。宛先がなければ、本当に自社に送られてきたものか、確認するために手間がかかります。そのため、必ず左上に納品書の送付先を記載しましょう。
送付先の会社名を必ず記載して、担当者の名前を記載します。「○○様」というように、必ず「様」をつけます。必要であれば、担当者名の前に部署名を記載しても構いません。また、個人ではなく部署や会社宛てに送る場合には、「○○御中」とします。
差出人
納品書では、送付元の記載も忘れずに行いましょう。送付状やメール文は、「誰から、誰に、何を」送ったのかが明確になるようにすることが重要です。差出人が記載されていないとわかりにくくなってしまうため、送付した年月日の下に必ず送付元を記載します。
差出人は、会社名・部署名・住所・電話番号・担当者の順に記載します。電話番号と担当者の順番は逆でも構いませんが、この順番で記載することが一般的です。また、FAXでやりとりをしている取引先もあるでしょう。その場合には、FAX番号も忘れずに記載しておきます。
送付内容
送付する内容について情報を記載します。何を送付したのか、取引先が一目で把握できるように送付内容は必ず記載しましょう。送付内容は、わかりやすさを重視して箇条書きにします。同封してある書類名と数量を記載しましょう。たとえば、以下のようにします。
・納品書 1部
・カタログ 2部
このように、箇条書きで送付した内容を記載しておくことで、送付ミスなども防ぎやすくなります。
納品書を郵送する際の例文
納品書を郵送する際には、送付状を添えます。ここでは、納品書を郵送する際の例文を紹介します。
「拝啓(頭語) 時下ますますのご清栄のこととお慶び申し上げます。(時候の挨拶)
この度は弊社商品(サービス)をご注文(ご発注)いただき、ありがとうございます。
納品書を送付(商品と一緒に送る場合は同封を使う)いたしますので、ご査収の程よろしくお願いいたします。
不備や不明点がございましたら、担当○○までご連絡くださいませ。
今後ともよろしくお願い申し上げます。
敬具(結語)
記
納品書 〇通
以上
例文は以上のとおりです。例文の上に、送付した年月日や宛先に相手会社名や担当者名などを記載すること、また自社の住所や担当者名などを記載することを忘れないようにしましょう。
納品書をメールで送付する場合
納品書をメールで送付する場合の例文を紹介します。
○○株式会社
○○部○○様
お世話になっております。
△△株式会社の□□です。
先日は弊社商品(サービス)をご注文(ご発注)いただき、ありがとうございます。
納品書データを添付いたしますので、ご査収の程よろしくお願いいたします。
ファイルが開封できない場合や不明点がございましたら、ご連絡ください。
【添付内容】
納品書 〇通
今後ともよろしくお願い申し上げます。
△△株式会社
(住所)
TEL：〇〇-〇〇〇〇
FAX：〇〇-△△△△
E-mail：●●●●＠～
担当：□□
メールで送付する場合、タイトルを工夫しなければメールが埋もれてしまう可能性があります。そのため、タイトル内に「納品書添付」と添え書きをするなど、一目で納品書が添付されていることがわかるような内容にしましょう。
メールで納品書を発送する時の注意点
メールで納品書を送付する際には、PDFファイルが添付されているかしっかりと確認しましょう。PDFファイルの添付忘れは、納品書をメールで送る際のヒューマンエラーの中で特に多いミスです。メールだけ送って肝心のPDFファイルが添付されていないという事態を防ぐために、二重に確認するなどしましょう。
また、送信前に添付したPDFファイルの中身を確認しておくことも欠かせません。間違ったPDFファイルを添付している可能性もあるため、ファイルを開いて中身をしっかりチェックしましょう。
宛先が間違っていないかも確認します。納品書には多くの情報が記載されているため、間違った相手に送ってしまうと、情報が流出してしまう可能性があります。そのため、送信前にメールアドレスに間違いがないか、二重チェックもしくはそれ以上のチェックを行いましょう。
まとめ
送付状とは、送付元や送付先、送付内容を知らせるものです。送付状やメール文を添えることで、丁寧な印象になり、内容もわかりやすくなります。納品書などの帳票を送る際には、送付状を添えるなどの配慮が必要です。しかし、送付作業によって業務が圧迫されてしまうケースも多いでしょう。その際には、納品書や請求書など書類をクラウドで一元管理したり電子化することで、業務効率化が図れるでしょう。
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