納品書は領収書として扱える?違いや役割を兼ねる方法について解説

2022年11月4日

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こんにちは。請求業務をかんたんにするクラウドサービス「MakeLeaps(メイクリープス)」事務局です。

経理業務では納品書や領収書といった様々な書類を取り扱う必要があります。
それらの書類をまとめて送付したり、1つの書類で完結しないのかと悩む経理担当者もいるでしょう。

本記事では、煩雑な経理業務を簡略化したいと考えている企業担当者向けに、納品書と領収書をまとめて利用する方法・納品書と領収書の違い・納品書以外に領収書として利用できる書類について詳しく解説します。

煩雑な経理業務にお悩みの方は、ぜひ参考にしてみてください。

納品書と領収書の違い

納品書と領収書の違いがよくわからないという方もいるでしょう。そこで納品書と領収書の違いについて、詳しく解説します。

納品書は商品が納品されたタイミングで発行する書類

納品書は、商品が納品されたタイミングで発行される書類です。注文内容と納品された商品が一致しているかを確認するために存在しています。

納品書があれば、商品を受け取った側が納品されたものに間違いがないかを確認することができます。
また請求書が、納品書の役割を果たすこともあります。
納品書に記載する事項は、以下5点です。

  • 納品先情報
  • 納品書の発行日
  • 納品する商品・サービスの内容・数量・単価・金額
  • 会社名など納品者の会社情報

領収書は代金を支払ったタイミングで発行する書類

領収書は、代金を支払ったことを証明する書類です。支払い状況を証明し、取引が完了したことを示します。
領収書は支払い者から発行を請求された場合に、必ず発行する必要がある書類です。
そのほか、会社法によって10年間保存することを求められているなど、法的にも拘束力があります。
領収書は以下5点を記載し、入金後に発行しましょう。

  • 領収書の宛先
  • 領収書の発行日
  • 但し書き
  • 金額
  • 会社名・住所など発行者に関する情報

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納品書は領収書として利用できる?

納品書と領収書は似ていますが、代わりに利用することはできるのでしょうか。納品書の利用について、解説します。

納品書は領収書として処理できない

納品書は、基本的に領収書として処理できません。
納品書を提示することで、税務調査で取引の事実があったことを示すことができます。しかしあくまで商品を受け取った事実を表すだけであり、代金を支払ったことの証明にはならないため注意が必要です。
請求書と同様の記載があったとしても、領収書として扱うことは難しいといえます。

納品書兼領収書であれば処理できる

納品書兼領収書として作成すれば、領収書として認められます。納品書兼領収書とは、納品物の入金が完了したあとに発行する書類です。
納品書兼領収書として発行する場合は、表題として「納品書兼領収書」と記入するとともに、備考欄などに「上記金額を正に領収いたしました」などの文言を記載する必要があります。

納品書以外に領収書として利用できる書類

納品書は領収書として使えませんが、領収書に代用できる書類があります。領収書として使える書類を紹介するため、参考にしてください。

受領書

受領書は商品・金銭などを受領したことを証明する書類です。
受領書の中の1つとして、領収書が位置づけられています。そのため、領収書として扱うことも可能です。
金銭の受け取りが受領書の中で証明できれば、領収書として処理できます。
受領書に記載すべき項目は、以下の通りです。

  • 宛先
  • 発行日
  • 会社名、住所など発行者に関する情報
  • 受領した商品やサービスの内容、数量、単価、金額
  • 担当者の捺印

メール

ECサイトにおける商品購入時のメールなどを保存してプリントしておけば、領収書の代わりとなります。
またメールを領収書の代わりにする場合、以下の項目についてメール内に記載が必要です。

  • 宛先(金銭の支払人)
  • 代金を受け取った日付
  • 金額
  • 但し書き(サービス・商品の内容)
  • 発行者(金銭の受取人)

レシート

レシートは代金を支払った証明になるため、領収書として使用できます。
領収書に必要な情報である取引の日付・取引相手の名前・取引金額・購入した品物の名前が、レシートに記載されているためです。
ただし印字が消えていて読めないレシートは、領収書の代わりとして利用できません。
レシートを領収書代わりにする場合、丁寧に保存しておく必要があります。

銀行の振り込み明細書

銀行振り込みで取引を行った場合、振込明細書が発行されます。
振り込み明細書には支払い元と支払い先、金額が記入されているため領収書として利用可能です。銀行が発行しているため領収書ではありませんが、支払いの証憑として使えます。
レシートと同じく印字が消えないように、適切に保存しておくことが大切です。

クレジットの利用明細書

クレジットカードの利用明細も支払いの事実を証明するため、領収書として利用できます。
ただし請求明細書はカード会社が発行している書類のため、領収書として扱うことはできません。あくまで領収書・代用できる他の書類のどちらも見つからなかったときに使う、最終手段と考えましょう。
クレジットカードの明細書で管理する場合は、利用明細書を保存する必要があります。

出金伝票

取引内容を記録するための書類である出金伝票を作成し、取引を証明できます。
領収書の代わりとして取引の事実を証明するためには、以下の項目を記載することが必要です。

  • 日付
  • 取引先の氏名や会社名
  • 金額
  • 勘定科目
  • 摘要

ただし大量の出金伝票や高額商品で出金伝票を使っていると、税務調査で怪しまれる恐れがあります。
あくまで出金伝票は、領収書を用意できなかった場合のみ使用するものであると考えましょう。

納品書以外に領収書として利用できない書類

納品書以外にも領収書として利用できない書類があるため、詳しく解説します。

請求書

請求書は支払い前に発行される書類のため、支払い後に発行する領収書としては利用できないケースが多いです。
ただし請求書兼領収書として発行された場合には、領収書として利用できます。請求書兼領収書を領収書として使う際には、「代済」「了」など、支払い後であることが分かる記載が必要です。
またネットショッピングなどで銀行振り込み・カード払いをした際は、請求書と明細書が揃っていれば経費精算に使えます。

見積書

見積書は取引前に利用する書類のため、領収書として活用することはできません。
商品内訳・書類発行日などは見積書にも記載されていますが、契約前の予想費用として記載されます。そのため契約後の追加変更等により、見積書と実際の支払い内容が異なるケースがあります。
このように見積書は領収書と大きく異なる役割のため、基本的に代用はできません。
領収印・必要事項を書き加えることで領収を示すことはできますが、正規の領収書として扱うことはできないため注意が必要です。

企業が領収書を発行する際に意識すべきポイント

企業が領収書を発行する際、意識すべきポイントについて2点解説します。これから領収書を発行する方は、参考にしてください。

全ての事項を記載する

領収書に必要な以下の事項について、全て記載しましょう。

  • 日付
  • 宛名
  • 但し書き
  • 金額
  • 収入印紙(取引金額に応じて)
  • 発行者情報(住所・氏名など)

日付に関しては省略せず、年月日まで正しく入力します。和暦・西暦はどちらでも構いません。
宛名は基本的に正式名称で記載しますが、顧客から「上様」でと頼まれた場合はそのまま書きましょう。
金額には数字の頭に「金」・末尾に「也」など記号を書き、3桁ごとに桁区切りの「,」を打ちます。

但し書きの注意点

但し書きは何を取引したか証明する項目のため、第三者から見てもわかるように記載しましょう。
たとえば「書籍代」「文房具代」「飲食代」など、具体的に書いてください。「主要な品目+他(または等)」といった書き方も問題ありません。
品代と記載すると内容が分からないため、上記のように「書籍代」など第三者が見てもわかりやすく記載するように注意しましょう。

まとめ

この記事では、納品書と領収書の違い・領収書として使える他の書類について解説しました。
納品書や見積書は領収書として使えませんが、受領書・レシートなどは領収書の代わりとしても使用できます。

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