納品書と検収書の違いは?日付は必要?

2013年9月30日

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納品書と検収書

納品書とは

納品とは、代金が支払われた後あるいは支払いと同時に商品を顧客に届けることです。納品書とは、取引先に商品を納入する際に顧客に提出する、商品の明細が記入されている書類のことです。納品書に記入すべき事項ついては法律による決まりは特にありません。一般的な商慣習としては、納品の際に取引先に伝えたいことを記載します。記載が必要な項目はこちらをご確認ください。

たとえば、請求書の項目と同様、製品の詳細、数量、単価、合計金額などです。請求書や見積書は、税務上必要な書類なので保管しておかなければなりませんが、納品書は税務上必要な書類ではないため保管の必要性はありません。会社によっては、納品書を出さないところもあります。

納品書の存在意義

これは社内的に意味があるものと考えられます。請求書と納品書の照合作業をすることによりミスをチェックできるのです。ですから、納品書は請求書との照合が済むまでは保管しておいた方がいいでしょう。

検収書とは

検収書とは、発注先の企業から納入された商品の数量や種類、内容などについて、問題なく適切なものであることを発注者が点検したことを証明する文書のことです。いったん検収書を出してしまうと、例外的な場合を除いて、それ以後商品に関するクレームを主張しないということを相手に伝えたことになります。

検収書と類似したものとして、受領書があります。しかし、受領書は商品を確かに受け取りましたということを証明するものに過ぎません。受領書はもらったけど検収書はもらえなかったという場合には、後からクレームを受ける可能性があります。検収書は単なる受領書とは異なりますので、取り扱いには慎重にならなくてはなりません。

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基本的な納品の流れ

基本的な納品の流れについては、一般的には以下のような順に進められます。

  1. 納品業者は商品を持って、発注者のところへ納品に行きます。
  2. 発注者は商品を受け取りサイン及び受取日を記入します。
  3. 納品業者は納品書の控えを受け取ります。

以上の流れで、納品は完了します。

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