顧客データベース化もこなすおすすめの名刺管理アプリをニーズ別に紹介

目次

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名刺交換のたびに溜まる名刺は、必要な時に取り出せるよう、きちんと整理することが大切です。

今回は、膨大な数の名刺をスマートフォン一つで簡単に整理できる「名刺管理アプリ」を紹介します。利用する際の注意点、名刺管理アプリを選ぶポイント、おすすめの名刺管理アプリを見ていきましょう。

名刺管理アプリでできること

名刺管理アプリでは、主に次のようなことができます。

【情報をデジタルデータ化する】
紙の名刺に記載されている会社名や氏名、住所、電話番号などの情報を、スマートフォンのカメラで読み取り、デジタル化しデータベースを作ります。

【名刺データの管理】
デジタル化されデータベース化された名刺データから、簡単に目的の名刺を検索抽出できます。

また、特に法人向けの名刺管理アプリでは、個々の社員がデータ化した名刺を社内で共有できるので、社員全体の人脈を活用できる他、メーリングリストの作成を効率よく行えるなど、生産性を高めることができます。

名刺管理アプリを利用する場合の注意点

【端末のセキュリティ】
名刺管理アプリを利用する場合、特に注意したいのがセキュリティ面です。スマートフォンなどの携帯端末で簡単に利用できる一方、重要な個人情報を持ち歩いているという意識を持つ必要があります。携帯端末の紛失や、ウィルスなどのサイバー攻撃を受けることも想定し、普段からセキュリティ対策を万全にしておきましょう。

【データのチェック】
名刺管理アプリは、スマートフォンのカメラで名刺の情報を読み取ります。アプリによっては、読み取った画像データから、さらにオペレーターが校正を行う場合がありますが、必ずしも読み取り精度が100%ではないことがあります。読み取ったデータと実際の名刺の情報が一致しているかどうか、必ずチェックするようにしましょう。

【データのバックアップ】
クラウド上の名刺データが、サイバー攻撃やサーバーの故障などによって、改変、削除される可能性も想定し、必ずデータのバックアップを取っておく必要があります。

名刺管理アプリを選ぶポイント

名刺管理アプリを選ぶ際には、次のような点をチェックしましょう。

【費用】
無料で利用できるアプリもありますが、多くの場合、機能が制限されています。一方、有料アプリには名刺をデジタル化するだけでなく、顧客データベースとなった名刺データを営業や顧客管理ツールとして利用できるものなど、多様な機能を有するアプリがあります。

機能に応じて費用が変わる場合があるので、必要な機能とその費用をよく考えて選ぶ必要があります。

【名刺の読み取り精度】
一言で名刺といっても、デザインに凝ったものや、変わったフォントを使ったものなど、多種多様な名刺が存在します。できる限り様々なフォーマットから正確に情報を読み取れる、読み取り精度の高い名刺管理アプリを利用することで、修正などの手間を削減できます。

【名刺データの保存先】
読み取った名刺データの保存先として、クラウド上に保存するものと、端末に保存するものがあります。

クラウドに保存する場合、データを社内で共有することが可能であるだけでなく、スマートフォンで読み取ったデータをPCで修正したり活用したりすることも可能です。

【名刺データ管理枚数】
どの程度の枚数を管理するのかを想定して名刺管理アプリを選ぶ必要があります。

【データの共有】
会社や組織で名刺管理アプリを利用する際には、データの共有が前提です。共有の可否、共有データを活用する機能はどのようなものがあるかなどは、重要な確認事項です。

【セキュリティ】
名刺には会社名、氏名、住所、電話番号など重要なデータが含まれています。情報漏洩による損害が起きないように、名刺管理アプリ自体のセキュリティ対策を確認しておく必要があります。

【拡張性】
名刺管理アプリには、取り込んだ名刺データを顧客管理システム(CRM)や営業支援システム(SFA)といった他のシステムやツールと連携できるものもあります。また、CSV形式でデータの書き出しができるものもあります。

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おすすめサービス紹介 ~無料名刺管理アプリ

それでは、名刺管理アプリの中から、無料と有料に分けておすすめをご紹介します。

Eight(エイト)

(画像出典: Eight ウェブサイト)

【費用】無料(アプリ内課金あり)

【特徴】
・読み取り精度:
スマートフォンのカメラで自動読み取り後、オペレーターが確認し手動で校正

・保存先:
クラウド

・管理枚数:
無制限

・データ共有:
不可(上位アプリSansanでのデータ共有機能あり)

・セキュリティ:
データの送受信時の暗号化。セキュリティ審査機関認定データセンターでのデータ保管

・拡張性:
なし(※月額480円で、CSVもしくは、ContactXML形式で名刺データをダウンロード可)

250万人以上(2019年8月時点)の利用者がいる無料の名刺管理アプリです。名刺交換相手がEight利用者であれば、Eightを通じてのメッセージのやり取りができる他、勤務先などの情報が変更された場合に名刺データも更新してくれます。

Wantedly People(ウォンテッドリーピープル)

(画像出典: Wantedly People ウェブサイト)

【費用】無料

【特徴】
・読み取り精度:
スマートフォンのカメラを使用し、一度に10枚の名刺を高い精度で自動読み取りできる

・保存先:
クラウド

・管理枚数:
無制限

・データ共有:

・セキュリティ:
データ送受信時の暗号化。セキュリティ審査機関認定データセンターでのデータ保管。完全機械化により実行

・拡張性:
名刺データをCSV形式でダウンロード可

ビジネスSNS「Wantedly」を運営するウオンテッドリー株式会社が運営する名刺管理アプリで、400万人の利用者がいます(2021年2月現在)。名刺からの読み取りデータと「Wantedly」に登録されているデータを同期できます。また、オペレーターによる手動入力を介さないため、名刺読み取り後すぐにデータ化が可能です。

myBridge(マイブリッジ)

(画像出典: myBridge ウェブサイト)

【費用】無料

【特徴】
・読み取り精度:
スマートフォンのカメラで自動読み取り後、オペレーターが確認し手動で校正

・保存先:
クラウド

・管理枚数:
無制限

・データ共有:

・セキュリティ:
データ送受信時の暗号化。オペレーターの手動入力の際に項目ごとに細分化することで個人を特定できないように配慮

・拡張性:
Excelファイル形式、CSV、VCF形式で名刺データをダウンロード可

LINEが運営する名刺管理アプリです。LINEトーク内で名刺データの共有ができるほか、電話着信時に名刺データを表示できます。また、名刺を郵送することで枚数に制限なく無料でデータ化を依頼できます。

おすすめサービス紹介 ~有料名刺管理アプリから

Sansan(サンサン)

(画像出典: Sansan ウェブサイト)

【費用】要見積もり 

【特徴】
・読み取り精度:
スマートフォン、専用スキャナーによる自動読み取り後、オペレーターが確認し手動で校正、99.9%の精度でデータ化

・保存先:
クラウド

・管理枚数:
無制限

・セキュリティ:
データの送受信時の暗号化、セキュリティ審査機関認定データセンターでのデータ保管、2要素認証、IPアドレス制限、デバイス利用制限、利用ログのダウンロード機能など

・拡張性:
SFAやCRM、MAツール上のあらゆる顧客データの統合、Open APIによる名刺データの外部アプリケーションでの利用、SalesforceやOutlookなどの外部サービス連携用プラグインの利用、名刺データのCSV形式でのエクスポートが可能

無料名刺管理アプリ「Eight」と同じSansan株式会社が運営しています。国内シェア84%、利用企業7,000社(2020年12月時点)。コンタクト履歴の管理など、SFA、CRM機能も搭載しています。

CAMCARD BUSINESS

(画像出典: CAMCARD BUSINESS ウェブサイト)

【費用】1アカウントあたり1,700円/月~

【特徴】
・読み取り精度:
スマートフォンまたはスキャナの自動読み取りによってデータ化し、オペレーターが確認後、最短5分で99%の精度で校正

・保存先:
クラウド

・管理枚数:
無制限。ただし、登録枚数は1アカウントあたり20枚/月~

・セキュリティ:
IPアドレス管理、デバイス利用制限、モバイルアプリ起動時パスワード設定。

・拡張性:
Salesforce、DynamicsCRM、SugarCRM、Google Contact、Kairos3、Oracle Sales CloudといったSFA、CRMと連携、Excelファイルのエクスポートとインポートが可能

Intsig Information Corporationが開発し、全世界で1億人以上に利用されている名刺管理アプリの日本版です。3,000社超の法人に導入されており、17か国語に対応しています。

SmartVisca(スマートビスカ)

(画像出典: SmartVisca ウェブサイト)

【費用】要見積もり

【特徴】
・読み取り精度:
スマートフォンまたはスキャナの自動読み取り後、オペレーターが確認し手動で校正、100%近い精度でデータ化

・保存先:
クラウド

・管理枚数:
無制限

・セキュリティ:
データの送受信時の暗号化、名刺画像分割後にグループごとにオペレーターがデジタル化。データ保管はSalesforceに準拠

・拡張性:
Salesforceのツール、Sales Cloud(SFA/CRM)やPardot(MA)と連携できる他、4,000以上のSalesforceの外部拡張アプリとの連携も可能

Salesforceの外部拡張アプリを開発する、株式会社サンブリッジが開発運営する名刺管理アプリです。Salesforceの外部拡張アプリであるため、運用にはSalesforceが導入されている必要があります。

ホットプロファイル

(画像出典: ホットプロファイル ウェブサイト)

【費用】1ユーザーあたり3,000円/月~

【特徴】
・読み取り精度:
スマートフォンまたはスキャナの自動読み取り後、オペレーターが確認し手動で校正、99%の精度でデータ化

・保存先:
クラウド

・管理枚数:
無制限

・セキュリティ:
経済産業省のクラウドセキュリティガイドラインに準拠

・拡張性:
サイボウズ、Kintoneといったグループウェア、CRM、ビジネスチャットとの連携、名刺データのCSVファイル出力が可能

オプションでSFA、MAなどのツールが用意されており、他の名刺管理アプリのように外部連携を行うことなく顧客管理を一元化できます。

まとめ

上記で紹介した名刺管理アプリをニーズ別にまとめました。

無料で利用したい方

  1. 名刺の共有が不要な場合→Eightがおすすめ
  2. 名刺の共有が必要な場合→Wantedly PeoplemyBridgeがおすすめ
  3. 名刺の共有とデータのCSV出力が必要な場合→Wantedly PeoplemyBridgeがおすすめ

・既存のCRMやSFAとの連携が必要な場合→SansanCAMCARD BUSINESSホットプロファイルがおすすめ

・名刺データを活用したCRMやSFA構築を考えている場合→ホットプロファイルがおすすめ

・Salesforceとの連携を必要とする方→SmartViscaがおすすめ

膨大な量の名刺を簡単に整理できるだけでなく、スマートフォン一つで利用できる利便性は現在のビジネスには不可欠です。この機会に名刺管理アプリを使ってみることをおすすめします。

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