ML4SF ご利用ガイド

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目次

1. はじめに
2. 自社設定

3. 書類を作成・管理・送付

4. アカウント設定

5. 権限設定

※以下の機能につきましては、MakeLeaps単体向けのマニュアルをご参照ください。

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口座連携機能

バーチャル口座機能

Slack連携機能

 MakeLeapsカード決済

承認機能

その他の機能


1. はじめに

MakeLeaps for Salesforceとは

『 MakeLeaps for Salesforce 』(以下ML4SF)とは、クラウド請求管理ツールMakeLeapsのSalesforce連携アプリケーションです。本アプリケーションは、Salesforceに保存された顧客情報がそのまま書類に反映され、郵送から入金消込まで一元管理できるソリューションです。

お客様に関する全ての情報は業界標準のセキュリティで保護・バックアップします。 セキュリティ対策の詳細はこちらをご覧ください。

設定方法

ML4SF設定マニュアルをご参照ください。

更新パッケージのアップデート

ML4SFがバージョンアップした場合、新機能を利用するためにAppExchangeパッケージを更新する必要があります。

  1. ML4SF設定マニュアル 「2.「MakeLeaps for Salesforce」をインストールする」を実行(「3. Salesforceの設定」以降は不要)
  2. アップデート完了

※パッケージの新規インストール、更新インストール手順は一部の画面を除き、同じ手順になります。
※更新が必要で、連携にカスタマイズがある場合は、上記の方法では更新されない箇所がある可能性がありますので、support@makeleaps.com までご連絡ください。

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2. 自社設定

ロゴ・社印をアップロードする

  1. 「自社設定」画面を開くと、「ロゴをアップロード」・「社印をアップロード」ボタンが表示されます。
  2. 該当ボタンをクリックし、パソコン内のデータを選択するとアップロードされます。

    また、画像のリサイズとトリミングが可能です。
    ※ロゴ/社印はそれぞれPNG、JPEG、GIFのフォーマットに対応しています。サイズは400×400ピクセルで、最大サイズは1.0 MBまでです。
    【ロゴの場合】
    How to apload logo:stamp-2
    【社印の場合】
  3. 最後に「アップロード」ボタンをクリックすると、アップロードが完了します。

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英語の自社名を登録する

ホーム画面「自社設定」より、「会社情報を編集する」をクリックし、「英語名」の欄に社名を入力後ページ下部の「保存」をクリックすると登録できます。英語の自社名は、英語テンプレートを選択時に適用されます。

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請求書の設定をする

※ 請求書以外の書類も同様に設定できます。

振込先を含むデフォルト設定

  1. 「書類設定」画面を開き、請求書の行にある「編集」をクリックしてください。
  2. 支払期限、備考欄の文面、銀行振込を用いる際に必要な銀行口座についてのデフォルト設定ができます。
  3. ページ下部よりテンプレートを選択し、「保存」をクリックすると請求書のデフォルト設定が完了します。

源泉税を適用する

源泉税を表示させたい場合、まずは源泉税を適用に設定する必要があります。

  1. 「自社設定」の「会社情報を編集する」をクリックします。
  2. 「源泉徴収税を適用」の◻︎にチェックを入れ、ページ下部の「保存」をクリックします。
  3. 書類の作成画面にて、源泉税の◻︎にチェックをいれると、それぞれの項目ごとに追加することが可能です。

    ※自動計算の設定をONにしておくと、源泉税が自動的に表示されます

消費税切り捨て/自動計算/書類の税率表示/復興特別所得税の設定

  1. 請求書の編集画面上部に表示される「詳細設定」をクリック
  2. それぞれの項目にチェックを入れると、消費税切り捨て/自動計算/書類の税率表示/復興特別所得税のデフォルトを設定できます。

    ※復興特別所得税はデフォルトで「適用」に設定されています

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取引先を追加する

  1. 取引先を追加する場合は、「取引先」タブを選択し「新規」ボタンをクリックしてください。
  2. 各項目を入力し、「MakeLeapsと同期」にチェックを入れて「保存」をクリックします。

取引先を一括インポートする

*MakeLeaps単体の方法とは異なりますのでご注意ください

  1. 「取引先」タブより「インポート」をクリックします。

  2. データの種類、レコードの処理方法、データ種類を選択し、インポートを開始します。
    *Salesforce上の取引先インポートの詳細はこちらをご参照ください。

3. 書類を作成・管理・送付

書類を作成する

Salesforce画面で作成する

  1. 取引先・取引先責任者・商談・リードページより書類を「新規作成」をクリックします。
    スクリーンショット 2016-01-22 17.50.52
  2. MakeLeaps画面で作成する手順と同様に行います。
    ※該当の取引先がMakeLeapsと同期されていることをご確認ください。
    ※商談と紐付けしたい場合は、商談内から新規作成してください。

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項目を追加する

追加可能な項目は、「項目」「見出し」「簡易項目」の3種類があります。
項目の種類を変更する場合は、編集画面「詳細」各行左側の「▼」をクリックし、選択してください。スクリーンショット 2015-08-18 10.49.54

  • 項目
    「項目」は、項目名と単価、数量、消費税、源泉税の全てを記入・選択する際に使用します。Item-1
  • 見出し
    「見出し」は、案件名やプロジェクト名など、請求する項目に関しての説明を加える際に使用します。Item-2
  • 簡易項目
    「簡易項目」は、単価・数量が不要な際に使用します。Item-3

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基礎書類番号を設定する

これまでの書類との整合性のため書類番号を設定いただけます。

  1. ホーム画面中央の「書類設定」から「書類番号」を選択し「編集」します。
  2. 各項目の基礎請求番号を編集し、希望の書類番号を入力した後、「保存」します。

※日付等他のデータを加えず、単純な番号を利用することをお勧めします
※数字、アルファベット、「-」(ハイフン)の入力が可能となっております
※書類を新規作成される際は、既存の書類番号の最高値に加算されたものが番号として設定されます
※既存の書類番号の最高値に、数字とアルファベットが混合している場合、A‐Z、a‐z、0‐9の62種類の記号を使うBase62という方法を採用しております
※下1ケタの採番順: 012…789aAbB…yYzZ  ”Z”のあとは、桁上がりして”10″となります
例1)sample_01 の次はsample_02
例2)sample_12a の次は sample_12b

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基礎請求番号に変数を差し込む

基礎書類番号を設定する際、自動反映機能を使うことにより、書類の発行日と連動した書類番号を設定することができます。書類番号で使用する際は、自動採番のため最後に「_001(_0001や-001も使用可)」を忘れずに付けてください。

変換前変換後
書類番号 (例1)@(date|%Y)_0012017_001
書類番号 (例2)@(date|%y%M)_0011701_001

*書類番号の自動採番について、「_001は_999」「_0001は_9999」までそれぞれ変換されますが、それ以降は”-“より前桁の番号が繰り上がるのでご注意ください(例)2017-999 → 2018-000

表示内容変換前変換後
年(yyyy)%Y2017
年(yy)%y17
月(mm, 0なし)%m1〜12
月(mm, 0あり)%M01〜12
日(dd, 0なし)%d1〜31
日(dd, 0あり)%D01〜31
英語(省略)%enmApr
英語(フル)%enMApril

自動反映機能による詳しい変換ルールはこちらをご参照ください。

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タグを設定する

タグを使用すると書類の検索やレポートの閲覧の際に便利です。

【書類作成画面でタグを作成】

書類作成画面のタグ欄にタグ名を入力し、「保存」をクリックします。

【書類設定でタグを編集】

書類作成時に保存したタグは、「書類設定」の「タグ」で編集することができます。

  • 書類一覧の検索バー
  • 売上報告(タグ)

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書類を変換する

見積書・発注書・納品書・請求書・領収書をそれぞれ、別の書類に変換する機能があります。

  1.  取引先・取引先責任者・商談ページの「MakeLeaps」に表示されている該当の書類番号をクリックします。スクリーンショット 2016-01-29 10.26.45
  2. 「変換」ボタンをクリックすると、それぞれの書類に変換できます。

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商品一覧に項目を登録する

商品を登録する

請求書や納品書などの詳細項目を、「商品」としてML4SFに事前登録できます。
なお、MakeLeaps上で登録した商品はSalesforceに登録されている商品・価格表とは連動していません。
Salesforce上での商品登録についての詳細はこちらをご参照ください。

【登録できる内容】

  • 商品名(製品名・サービス名)
  • 商品コード
  • 原価
  • 価格
  • 数量
  • 単位
  • 税設定(内税・外税・源泉税)

インポートで一括登録する

商品データは専用インポートファイルによる一括作成に対応しています。

  1. ホーム「自社設定」から「インポート」をクリック
  2. 「商品データ」をクリックし、MakeLeaps専用商品インポートファイルをダウンロード
  3. 弊社指定形式のとおりにインポートファイル(シート1枚目)へ商品情報を入力
  4. 作成されたインポートファイルを選択し、同じページ上の「インポート」ボタンをクリック

以上で商品データの一括インポートが完了です。

※ご注意※
インポート後はファイルのデータを優先するため、自動計算がOFFになります。必要な場合は、編集ページの「詳細設定」より自動計算にチェックを入れて下さい。

登録した商品を自動入力

書類を作成・編集する際に、商品コードまたは商品名を入力するだけで、その他の登録内容をかんたんに呼び出すことができます。

スクリーンショット 2015-06-25 10.32.05

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書類を定型パターン化する

よく使う設定・項目・銀行振込先を定型パターンとして書類別に保存でき、書類作成時間を短縮することができます。

定型パターンを作成する

【書類設定から定型パターンを作成したとき】

  1. 上画面にある「書類設定」タブをクリックし、画面下の「定型パターンを新規作成」タブをクリックします。
  2. 定型パターン化したい書類の種類を選択すると、定型パターン作成画面が出てきます。
  3. 定型パターン名・金額・振込先の情報等を入力し、ページ下部の「保存」をクリックします。
  4. 新規作成した定型パターンは「その他の定型パターン」の下に表示され、書類作成時にお使いいただけます。

【既存書類から定型パターンを作成したいとき】

  1. 定型パターン化したい既存の書類を選択し、右側のメニューより「変換」をクリックします。
  2. 「定型パターンを作成」をクリックすると、既に作成した書類を定型パターン化させることができます。

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定型パターン作成時に変数を差し込む

  1. 変数を設定する
    書類設定の以下の箇所でご使用いただけます。

    <定型パターン>

    • 書類番号
    • 案件名
    • 詳細
    • 備考

    <書類番号>

    • 基礎請求番号

  2. 変数を差し込む
    原則ルール基本は、@(date|[変数を挿入])
    *補足 1.書類番号の場合、_001を最後に付ける
    補足 2.「月」を英語表記にする場合、変数の直前に%enを付ける

    *半角英数字のみ使用可能です
    *正確に入力しないと正しく書類に反映されませんのでご注意ください
    *_001は、-001 (ハイフン)や_0001 (4桁) もご使用いただけます
    *書類番号の自動採番について、「_001は_999」「_0001は_9999」までそれぞれ変換されますが、それ以降は”-“より前桁の番号が繰り上がるのでご注意ください(例)2017-999 → 2018-000

    表示内容変換前変換後
    年(yyyy)%Y2017
    年(yy)%y17
    月(mm, 0なし)%m1〜12
    月(mm, 0あり)%M01〜12
    日(dd, 0なし)%d1〜31
    日(dd, 0あり)%D01〜31
    英語(省略)%enmApr
    英語(通常)%enMApril
  3. 変換パターン(発行日=2017年1月1日の場合)を参照する
    種類 表示タイプ変換前変換後
    日付年月日@(date)2017-1-1
    日付年月日@(date|%Y年%m月%d日)2017年1月1日
    日付年月@(date|%Y年%m月)2017年1月
    日付先月分@(date-1M|%m月分)12月分
    日付今月分@(date|%m月分)1月分
    日付来月分@(date+1M|%m月分)2月分
    日付四半期分<@(date|%Y年)> @(date|%m月) – @(date+3M|%m月分)  
    <2017年> 1月 – 4月分  
    日付年月 (英)@(date|%enM %Y)January 2017
    日付年月 – 年月(同年・英)@(date|%enm %Y) –
    @(date+2M|%enm %Y)
    Jan 2017 – Mar 2017
    日付年月 – 年月(翌年・英)@(date+3M|%enM %Y) –
    @(date+15M|%enM %Y)
    April 2017 – April 2018
    書類番号年_001@(date|%Y)_0012017_001
    書類番号年月_001@(date|%y%M)_0011701_001

    *変数は「書類の発行日」を基準に変換されます
    *+◯Mをご使用の際は以下の点にご注意ください
    【よくある間違い】
    [年]と[月]の数式 ( )を二つ連ねるより、一つの数式内におさめていただく方がより正確にシステム上で認識されます。
    例えば、自動反映機能を使って2018年2月度と表示しようとした場合

    (誤)
    発行日:2017月12月1日
    変換前:@(date|%Y年)@(date+2M|%m月度)
    変換後:2017年2月度

    (正)
    発行日:2017月12月1日
    変換前:@(date+2M|%Y年%m月度)
    変換後:2018年2月度

  4. 実際の使用例を参照する

    図① 書類番号で使用する場合
    自動採番のため、最後に“_001 (_0001や-001等も使用可)”を入力する必要があります。書類番号は001から始まり、作成毎に末尾の数字に1ずつ足されていきます。

    図②・③・④ 詳細・備考・案件名で使用する場合
    書類番号と異なり、末尾に_001等をつける必要はありません。

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定型パターンを取引先に紐付けする

取引先ごとに定型パターンを作成し、紐付けしておくと、書類作成時に自動で呼び出すことができます。

  1. 画面左の「取引先」から紐付けしたい取引先を選択します。
  2. 「書類」タブを選択し、「取引先の定型パターン」の「編集」をクリックします。
  3. 書類の種類と予め作成した定型パターンを選択し「取引先の定型パターンを追加」をクリックします。

書類作成時に呼び出す

  1. 書類の作成または編集ページで、取引先を選択します。
  2. メッセージが表示されます。「定型パターンで上書き」をクリックします。
  3. 指定された定型パターンが自動で反映されます。

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作成予約をする

定期的に送付している請求書にスケジュールを設定することで、作成の自動化が可能になります。
また月ごとに必要な作業を確認できるので、作成忘れや送付忘れの防止にもなります。
※送付予約には現在対応しておりません。

定型パターンを使って作成を予約する

  1. ホーム画面左上の「請求作業」ボタンをクリックします。
  2. 請求作業画面の画面一番下までスクロールし、「スケジュールを作成」ボタンをクリックします。
  3. スケジュール名、開始日・終了日・頻度・定型パターン・取引先をそれぞれ設定し「作成を予約」します。

既存の請求書を定期作成する

  1. 「書類」タブの書類一覧画面から定期作成したい請求書を選択し、右のツールバーから「定期的に複製」をクリックします。
    スクリーンショット 2016-06-15 17.35.45
  2. スケジュール名、開始日・終了日・頻度・定型パターン・取引先をそれぞれ設定し「作成を予約」します。

作成予約した書類を送付する

  1. ホーム画面左上の「請求作業」ボタンをクリックします。
  2. 「作成待ち」タブの「+」ボタンからスケジュール設定されている請求書を作成します。
  3. 「送付待ち」タブの「送付依頼」ボタンをクリックすると、該当書類が「送付前確認画面」に追加されます。


    ※右上の「すべてを送付する」ボタンより、送付待ちの書類をすべて送付できます。
  4. 送付前確認画面で、送付方法(セキュア送信または郵送)・宛先・差出人・封筒上の表記を確認の上、「書類を送付」ボタンをクリックします。
  5. 書類が送付されると、「作業完了」タブ内に該当書類が表示されます。

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書類をPDF化・PDFをダウンロードする

【MakeLeaps画面】

  1. 画面左側のメニューより書類の一覧ページを開き、PDF化させたい書類にチェックを入れてください。
  2. 次に画面右側のメニューにある「PDF」をクリックすると、新しいタブに選択した書類のPDFが表示されます。

【Salesforce画面でPDFにする】

  1. 「商談」を選択し「MakeLeaps」のところまで画面をスクロールします。
  2. 書類一覧よりPDF出力したい書類の「PDF」をクリックすると、新しいタブでPDFが表示されます。

【PDFのダウンロード】

複数の書類を選択すると、一括でPDFのダウンロードすることができます。

  1. 書類一覧画面でダウンロードしたい書類を選択します。
  2. 次に画面右側のメニューより「PDFダウンロード」をクリックすると、自動的にダウンロードされます。

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作成した書類を郵送する

メールポイントを購入する

書類を郵送するためには、1通につき1メールポイント(税込み160円)が必要です。

  1. 「自社設定」ページより「メールポイントを購入する」タブを選択します。
  2. 購入する数量を選択し「購入」ボタンをクリック*します。

*ご購入の際の注意点

  • ポイントはご購入後すぐにご利用いただけます
  • ご請求は翌月始めにご利用料金と合わせた請求書を送付いたします
  • お支払い方法は銀行振込のみとなります

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書類を郵送する

メールポイントを購入すると書類を郵送できるようになります。
ページを離れた場合でも「送付前確認」リストに追加された書類は同リストに保存されますので、いつでも続きから確定作業を行っていただけます。

  1. 送付依頼は以下の2通りあります。
    【Salesforce画面から送付依頼する】
    「商談」タブの中で「MakeLeaps」まで画面をスクロールし、「送付」をクリックします。

    【MakeLeaps画面から送付依頼する】
    画面左側のメニューより書類の一覧ページを開き、郵送する書類を選択後、右側のメニューより「送付する」を選択します。
  2. 送付を依頼すると「送付前確認」リストに追加されます。
  3. 送付前確認画面にて「郵送」にチェックを入れます。
  4. 追加書類を同封する場合は書類横の「+」マーク、宛先・差出人情報を編集する場合はスクリーンショット 2015-11-13 17.51.58」マーク、書類在中印を選択する場合は「請求書在中」をそれぞれクリックします。
    スクリーンショット-2015-11-16-10.54.44_ed
  5. ページ右上の「PDFを表示」ボタンより書類内容を最終確認します。
  6. 「書類を送付」もしくはページ下の「一括送付」をクリックして郵送依頼が完了します。

*日英の書類を同封する際の注意点
送付される複数書類のうち、日本語で作成されたものが1通でも存在する場合は、送付状は日本語で表示されます。送付をする前に送付前確認にて、「宛先」住所を再度編集してください。封筒・送付状の宛先に敬称(様・御中)を追加できます。

*郵送のキャンセルする際の注意点
郵送依頼をいただいてから30分を過ぎるとキャンセルできませんのでご注意ください。

<送付確認画面で送付依頼をキャンセル>
送付確認画面から送付依頼をキャンセルする場合は、右上の「スクリーンショット 2015-11-13 14.50.22」をクリックください。
IMAGE3-cancel-the-item_ed
郵送依頼のキャンセル方法はこちらをご参照ください。

<確認メール>
郵送依頼が完了すると、以下のようなメールが届きます。

スクリーンショット 2015-08-18 18.02.44

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郵送をキャンセルする

郵送依頼をいただいてから30分を過ぎるとキャンセルできませんのでご注意ください。

  1. 「MakeLeaps」タブまたは「書類」タブから書類一覧画面からキャンセルする書類を選択し「郵送をキャンセル」をクリックします。
  2. キャンセル確認画面でもう一度「郵送をキャンセルする」をクリックします。
  3. クリックした後に処理が完了すると以下のメッセージが表示されます。
    スクリーンショット 2016-01-26 11.24.11

*郵送のキャンセルする際の注意点

  • 同封した書類のうち、1通でも郵送がキャンセルされると、その他書類の郵送も同時にキャンセルされます。
  • 書類を「削除」しても郵送はキャンセルされませんので、ご注意下さい。

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作成した書類をセキュア送信する

デフォルトの送付方法を設定する

  1. まず画面左のツールバーから「取引先」をクリックします。
  2. 設定を編集する取引先をクリックすると、取引先毎の設定ができます。
    How-to-change-secure-sending-defalt-setting-2_ed
  3. 「書類の送付設定」から、デフォルトの送付方法・送信先・セキュア送信時のメッセージを編集していただけます。スクリーンショット 2015-08-19 19.09.30
  4. 書類送付設定の編集画面
    How-to-change-secure-sending-defalt-setting-5_ed
  5. セキュア送信の送信先/メッセージ変更画面
    How-to-change-secure-sending-defalt-setting-6_ed

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件名・メッセージに宛先/日付/書類/差出人の情報を差し込む

デフォルトメッセージの設定の変更方法は以下の通りです。

  1. ホーム画面「自社設定」から、「設定」タブを選択します。
  2. 書類の送付設定の「編集」をクリックし、書類の送付設定の件名・デフォルトメッセージを記入し、「保存」します。

各取引先に対して、別々の件名・デフォルトメッセージを設定をすることもできます。

  1. ホーム画面「取引先」より、編集する取引先名をクリックします。
  2. 「送付設定」タブを選択し、セキュア送信の「編集」をクリックします。
  3. 件名・デフォルトのメッセージを編集後「保存」します。

件名・デフォルトメッセージ内で以下の変数を使うことにより、セキュア送信のメッセージ内で宛先/日付/書類/差出人の情報を自動反映することができます。

セキュア送信の変数設定は、[+]をクリックして頂くと、設定可能な変数の一覧が表示されます。

一覧の中から必要な項目を選択して、本文に挿入してください。

ML4SFセキュア送信の文面設定

※@(full_contact_name_with_honorific)を使用時、送信先が複数ある場合と送信先が組織の場合は「取引先名+御中」と表記されますので、ご確認下さい。

※@(document_due_date)を使用時は支払期限が書類上で設定されているかご確認下さい。

※半角英数字のみ使用可能です。
※正確に入力しないと正しく書類に反映されませんのでご注意ください。

【件名の例】

【表示例】

【デフォルトメッセージの例】

【表示例】

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書類をセキュア送信する

書類をメールにて取引先にセキュア送信することができます。

  1. まず画面左側のメニューより書類の一覧ページを開き、セキュア送信する書類を選択します。
  2. その後、送付確認ページに移動します。
  3. 表示される送付確認画面にて、「セキュア送信」にチェックを入れます。
  4. 追加で書類を同封する場合は、書類横の「+」マークをクリックし、該当の書類を追加します。
  5. 必要であれば、件名・メッセージを「スクリーンショット 2015-11-13 17.51.58」マークより編集し、送付方法・送信先を確認します。
    スクリーンショット 2015-11-17 10.29.38
    *送付確認画面で送付依頼をキャンセルする場合
    送付確認画面から送付依頼をキャンセルする場合は、右上の「スクリーンショット 2015-11-13 14.50.22」をクリックください。
  6. 「書類を送付」または「一括送付」ボタンをクリックしてください。
    ※セキュア送信されると、キャンセルするまでは書類の編集ができません。ご注意ください。
    書類を送付 一括送付
  7. ボタンをクリックすると以下のメッセージが表示されます。
    スクリーンショット 2015-11-13 18.26.45
  8. メッセージが表示されてしばらくすると、セキュア送信通知メールが送信者全てのメンバーに届けられます。
    スクリーンショット 2015-08-21 12.33.17

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書類をセキュア送信する(受信者側の表示例)

  1. 受信したメール上のURLをクリックします。
    スクリーンショット 2015-08-21 12.32.48
  2. URLクリックすると画面上に書類が表示されます。
    「表示」ボタンをクリックすると書類のPDFを別タブで表示、「ダウンロード」ボタンをクリックすると書類のPDFがダウンロードされます。
    1

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セキュア送信をキャンセルする

受信側が書類を未参照の場合、セキュア送信キャンセルすることが可能です。
書類一覧画面で該当する書類を選択後、右側のメニューより「セキュア送信をキャンセル」を選択します。

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書類を一括送付する

「送付前確認」リストの書類を一括送付する

  1. 書類一覧より送付したい書類を選択し、右側のメニューより「送付する…」をクリックし、「送付前確認」リストへ追加します。「送付前確認」リストへの追加は「請求作業」ページの「送付待ち」より「すべてに送付依頼」ボタンまたは書類ごとに「送付依頼」ボタンをクリックすることでも可能です。
    ※「請求作業」ページの詳しい説明はこちら送付依頼をする全てに送付依頼各書類ごとに送付依頼
  2. 画面左側のメニュー「送付前確認」ボタンを押し、「送付前確認」ページに移動します。送付前確認ページ
  3. ページ下部の「〇〇通全ての書類を一括送付」ボタンをクリックします。*送付する書類が20通以下の場合、「ページ上の〇〇通の書類を一括送付」ボタンのみ表示されます。全ての書類を送付する
  4. 「送付を実行しますか?」というメッセージが表示されるので、「送付」ボタンをクリックします。一括送付確認画面
  5. 送付前確認済みの全ての書類が一括送付されます。

一括送付ができないエラーを解消する

送付する書類の中に修正が必要な書類が含まれていると、「〇〇通全ての書類を一括送付」ボタンを押すことができません。以下の手順で修正が必要な箇所を確認・修正することで、一括送付をしていただけるようになります。エラーがある書類が含まれている場合

  1. 「送付前確認」ページ上部の「修正が必要な書類」または同ページ下部の「エラーがある送付依頼を表示」をクリックします。書類を修正するエラーがある送付依頼を表示する
  2. 「修正が必要な書類」ページでエラーメッセージを確認し、該当箇所の修正を行います。修正が必要な書類ページエラーメッセージ
  3. 「送付前確認」ページに戻ると、「〇〇通全ての書類を一括送付」ボタンを押すことができるようになっているので、クリックします。全ての書類を送付する
  4. 「送付を実行しますか?」というメッセージが表示されるので、「送付」ボタンをクリックします。一括送付確認画面
  5. 送付前確認済みの全ての書類が一括送付されます。

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書類を送付済み・未送付ステータスにする

郵送サービス又はセキュア送信を利用した場合は自動的に「送付済み」になりますが、以下の方法により手動でステータスを変更することもできます。*承認権限を持たないメンバーであっても承認済みの書類に対して「送付済み」ステータスをキャンセルすることができます。詳しくはこちら

書類を送付済みにする

  1. 書類一覧画面より、送付済みにしたい書類(複数選択可)を選択します。
  2. 右のツールバーから「送付済みにする」をクリックします。
    メニュー「送付済みにする」
  3. 「送付済みとしてチェック」画面から送付日の日付を選択し「設定」ボタンをクリックすることで、書類を「送付済み」にしてください。
    送付済みとしてチェックする
  4. 書類の「編集」ページ下部の「送付日」欄からも送付日を設定し、ページ最下部の「保存」ボタンを押していただくことでも書類を送付済みステータスにできます。

書類を未送付にする

  1. 書類一覧より、未送付にしたい書類(複数選択可)を選択します。
  2. 右のツールバーから「未送付にする」を選択します。
    メニュー「未送付にする」
  3. 「送付取消」画面から「取消」ボタンをクリックします。送付取り消しをする
  4. 書類のステータスが「送付済み」から「未送付」に変化します。この操作は、承認済み書類に対して承認権限を持たないメンバーも行うことができます。詳しくはこちら
    *書類の「編集」ページ下部の「送付び」欄から「クリア」を選択し、ページ最下部の「保存」ボタンを押していただくことでも書類を未送付ステータスにできます。
    カレンダーから未送付にする

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送付履歴を確認する

ホーム「履歴」の「送付履歴」タブより郵送状況(発送予定日・キャンセルの有無・発送日)および送付内容を確認できます。
また、「CSVとしてエクスポート」ボタンより、過去の送付履歴を一括ダウンロードできます。

「詳細を表示」より送付内容の詳細を確認できます。

  • 書類番号および書類PDF
  • セキュア送信先
  • セキュア通知先
  • カード決済適用の有無
  • セキュア送信件名・メッセージ
  • 郵送宛先
  • 郵送差出人
  • 書類在中印

スクリーンショット 2016-01-27 12.11.34

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メールドメイン指定を使う

メールドメイン指定とは、書類を送付する際の送信元メールアドレスをご自身のメールアドレスに指定できる機能です。

事前登録をする

  1. MakeLeaps サポート(support@makeleaps.com)宛て、またはチャットにてメールドメイン指定をご希望される旨、ご連絡ください。
  2. 担当者より連絡いたしますので、ご連絡をお待ちください。

メールドメインを設定する

  1. ホーム画面上部の「自社設定」タブをクリックします。
  2. 「書類の送付設定」が表示される画面までスクロールダウンします。
  3. 「書類の送付設定」より、「ドメインの管理」をクリックします。
    ※上記の登録が未完了の場合は表示されません
  4. 「ドメインを追加」をクリック後、指示にしたがってドメインの設定を行います。

    ※ドメイン名は、「@以降」を入力してください。
  5. 貴社ドメインのDNS設定に、表示された固有のTXTレコードを追加してください。

    ※本機能ではgmail.comなどのドメインは利用できません。(G Suiteは利用可)設定の際には御社で利用されているドメインのDNSレコード設定が必要になります。※Return-Pathの設定は任意となります。希望される場合は貴社ドメインのDNS設定に、表示された固有のCNAMEレコードを追加してください。
  6. 設定が完了すると「認証中」のステータスが「認証済み」に変更されます。

設定したメールドメインを使用する

本機能を有効にした場合、セキュア送信の送信時に以下の確認と実行が行われます。

  1. 設定で認証されているドメインと、送信ボタンを押したユーザー様のメールアドレスのドメインを確認します。
  2. 二つのアドレスのドメインが一致している場合、送信されたセキュア送信の送信元アドレスは、ユーザー様のアドレスに変更されます(一致しない場合はbounce@makeleaps.comより送信されます。)
  3. 受信したお客様が「返信」を押した場合の返信先も、同様にユーザー様のアドレスとなります。

ユーザー様各自のメールアドレスの変更はこちらから

(例) サンプル株式会社(認証済みのドメイン:  sample.com)
★メンバー1: 請求太郎 taro@sample.com
★メンバー2: 納品花子 hanako@sample.com
・メンバー3: 見積二郎 jiro@gmail.com

★のメンバーが送付したセキュア送信は、送信元も返信先もメンバーのアドレスになります。3のメンバーが送付するセキュア送信は、認証済みドメインと一致しないため、bounce@makeleaps.comが採用されます。

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入金消込をする

「入金管理」から入金消込する

通帳記帳内容と書類の紐付け・入金消込ができます。

  1. ホーム画面左の「入金管理」ボタンをクリックします。
  2. 通帳データインポート機能、「口座連携」機能、または「バーチャル口座」機能を利用して入金情報(入金日、入金額、振込名義)を取込みます。もちろん、手動で一つ一つ入力することも可能です。
  3. 入金情報一覧画面で紐付けしたい通帳項目を選び、「書類を追加」をクリックします。
  4. 右横の「追加」ボタンをクリックし「保存」します。

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入金消込アシストを使って入金消込する

  1. ホーム画面左の「入金管理」から、通帳項目一覧画面を開きます。
  2. システムが請求書の合計金額と同額の通帳項目を紐付け、自動で「推測」タグをつけます。

    ※金額が同額ではないと「推測」タグはつかない仕様になっております。
  3. 通帳項目の「確認」をクリックすると、入金消込が完了します。
    【確認前】

    【確認後】
  4. 別の書類と紐付けをしたい場合は、「推測」タグ右横の「」をクリック後に「書類を追加」します。

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書類一覧から入金消込する

  1. まず入金が確認できた請求書を選択(複数可)し、右側のメニューより「入金消込」をクリックします。
  2. 支払完了日を編集・確認して、「設定」ボタンをクリックします。
  3. 該当書類に「」が追加され、支払済みとして記録されます。
    MakeLeapsカード決済を介して支払いが行われた場合は、自動的に「入金消込」の処理が行われます。

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入金消込をキャンセルする

「入金管理」からキャンセルする

  1. ホーム画面左の「入金管理」の入金情報一覧から、通帳項目に紐付けられた書類の横の「」をクリックします。
  2. 「書類の入金消込を解除」にチェックを入れてから、「解除」をクリックし入金消込をキャンセルします。

書類一覧からキャンセルする

*この方法により、承認権限を持たないメンバーであっても承認済みの書類に対して入金消込をキャンセルすることができます。詳しくはこちら

  1. 書類一覧より書類を選択し、右のツールバーから「入金消込を取消」をクリックします。
    書類を選択し、入金消込を取り消す
  2. 「入金取消」画面が表示されるので、「取消」をクリックします。入金取消

書類の編集画面からキャンセルする

  1. 書類一覧より変更したい書類を選択し、右のツールバーから「編集」をクリックします。
    ツールバー「編集」
  2. ページ下部「テンプレート」欄下部の「入金日」の欄をクリックし、クリアを選択します。*カレンダー内の日付を選択することで入金日の変更をすることもできます。
    カレンダーから入金日を取消
  3. 「保存」をクリックすると、入金消し込みのキャンセルが完了します。

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入金催促をする

期限超過の未払い請求書がある場合は、MakeLeaps上から取引先に催促メールを送ることができます。

取引先に催促メールを送る

  1. 「入金管理」ページより、「取引先への連絡」をクリックします。
  2. 連絡する取引先の「詳細…」をクリックします。
  3. 「メールを作成…」をクリックするとメール作成画面が表示されます。

    【連絡先情報のメールアドレスをクリックした場合】
    メールアカウント*が起動し、自動コピーされた宛先を用いてメールを送付することができます。
    *起動するメールアカウントの変更方法
    Windows: 既定の電子メール ソフトを変更する方法  (Microsoft公式)
    Mac: デフォルトのメールアプリケーションと Web ブラウザの変更方法(Apple公式)
  4. 宛先・定型文・件名・本文を入力し、「確認」をクリックします。
  5. 内容に間違いがある場合は「編集」(ない場合は「送信」)をクリックします。

連絡記録のメモを残す

取引先への連絡を記録しておくことで、社内での情報共有がしやすくなります。

  1. 「入金管理」ページより、「取引先への連絡」をクリックします。
  2. 連絡する取引先の「詳細…」をクリックします。
  3. 「取引先のメモ」欄にメールや電話の詳細を入力し、「メモを追加」をクリックします。
    【メモを追加前】

    【メモを追加後】

    ※こちらのメモは「取引先」ページの「取引先履歴」からも確認できます。

催促定型文を作成する

催促メールの定型文を作成することができ、メール作成時に使用することができます。

  1. 「入金管理」ページより、「取引先への連絡」をクリックします。
  2. 右上の「催促定型文」をクリックします。
  3. 「催促定型文を追加…」をクリックし、催促定型文名・件名・本文を「保存」します。
  4. 本文中では以下の変数をご使用いただけます。
催促定型文で使用できる変数

連絡先名
(姓名)

full_contact_name_with_honorific

サンプルA株式会社

鈴木様

連絡先名字
(敬称付き)

contact_last_name_with_honorific

鈴木様

連絡先名

contact_name

鈴木太郎

取引先名

client_name_no_honorific

サンプルA株式会社

参照リンク

document_links

請求書番号2017_001: <リンク>

署名

sender_sig

*設定した署名が挿入されます

差出人名

sender_name

佐藤彩子

差出人名字

sender_last_name

佐藤

自社名

sender_company_name

サンプルB株式会社

書類documents

*期限超過した請求書

(支払期限, 書類番号, 請求金額)

※件名では変数を使用できませんのでご注意ください
※@(full_contact_name_with_honorific)を使用時、送信先が複数ある場合と送信先が組織の場合は「取引先名+御中」と表記されますので、ご確認下さい

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書類の発注を受け付ける

見積書発注書(自社宛)セキュア送信した際に、受信者(=取引先)は書類表示画面上で商品の「発注」を行うことができます。受信者(=取引先)がメイクリープスに登録する必要はありませんのでご安心ください。

「発注」ボタンを適用する

  1. 自社設定」タブを開き、「会社情報を編集する」をクリックします。

  2. 発注機能を適用」にチェックをいれ、ページ下部の「保存」をクリックします。
    スクリーンショット 2015-11-25 19.21.40

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取引先が商品を発注する

  1. セキュア送信されたリンクを開き、「発注」をクリックします。
    スクリーンショット 2015-11-25 18.54.43
  2. お名前とメッセージ(任意)をご入力の上、発注をクリックします。
    スクリーンショット 2015-11-25 18.57.17
  3. 自動的に発注が開始され、相手先に通知メールが送付されます。画面上に発注完了のお知らせが表示されます。
    スクリーンショット 2015-10-30 17.32.36

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発注を確認し書類を作成する

  1. ホーム画面左手メニューより「セキュア受信箱」をクリックします。
    スクリーンショット 2015-11-25 18.47.12
  2. 取引先からの発注が完了した時点で、通知メールが送付されます。
    スクリーンショット 2015-11-27 15.06.02
  3. 発注済書類を確認の上、「書類を作成」より書類を選択の上クリックします。取引状況に応じて、書類をワンクリックで作成できます。スクリーンショット 2015-11-25 18.48.28

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書類を無効化する

書類を無効化すると、送付できなくなり、売上としてレポートなどに反映されません。取引が中断されたり、再発行し不要となった書類の管理に役立ちます。

書類を無効化する

  1. 書類一覧より、該当書類を選択し「書類の無効化」をクリックします。
    スクリーンショット 2015-12-22 18.52.23

書類を有効化する

  1.  請求書一覧より変更したい書類を選択し、右のツールバーから「編集」をクリックします。
  2.  ページ下部の「無効日」の欄をクリックし、カレンダーにてクリアを選択します。
    スクリーンショット 2015-12-22 18.55.33

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検収書の検収完了通知を受け取る

検収完了通知」機能を適用すると、セキュア送信した書類に「検収完了を通知」ボタンが追加されます。受信した取引先は、検収者名とメッセージ(任意)の入力で簡単に検収完了を通知することができます。

対応書類:検収書

「検収完了を通知」ボタンを適用する

  1. ホーム画面「自社設定」タブを開き、「会社情報を編集する」をクリックします。
  2. 「検収完了通知機能検収書に適用」にチェックをいれ、ページ下部の「保存」をクリックします。

取引先の検収方法

  1. セキュア送信されたリンクを開き、「検収完了を通知」をクリックします。
  2. お名前とメッセージ(任意)をご入力の上、「検収完了を通知」をクリックします。
    【検収完了画面】

    【検収完了後画面】

  3. 相手先に通知メールが送付されます。

通知された検収を確認する

  1. ホーム画面左手メニューより「セキュア受信箱」をクリックします。
  2. セキュア受信箱より、「送付されたPDFを表示」「メッセージを表示」することができ、必要であれば全種類の書類へ変換することができます。

4. アカウント設定

プランを登録する

  1. 左手メニューバー下部の「無料トライアル終了まで、あと◯日」をクリックします。
    スクリーンショット 2015-11-04 15.30.01
  2. プランをご選択の上「ML4SFに申し込む」をクリックします。
  3. 請求情報をご記入の上、「ML4SFに申し込む」をクリックします。

※ご契約は月契約(銀行振込)のみとなります。
※上記金額は1組織あたり(ユーザ数無制限)です。詳細はお問い合わせください。
※郵送サービスをご利用の場合、1通あたり160円(税込) が別途かかります。
※SalesforceのProfessionalエディション以上、または Force.com でご利用いただけます。
※プラン変更ご希望の場合は、support@makeleaps.comまでお問い合わせください。

メンバーを追加する

新しいユーザを組織に登録後、「割り当ての管理」でMakeLeapsを割り当ててください。
その他の設定作業は特に必要ありません。

メールの通知設定を変更する

メールの通知設定・変更方法は以下になります。

  1. ホームメニューの「チーム」をクリック
  2. 該当のユーザーを選択
  3. 上部の「通知設定」ボタンをクリック
  4. 「通知設定を変更」を選択し、変更後「保存」をクリック

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5. 権限設定

権限を設定する

招待されたメンバーに対して、アカウントの所有者・管理者は権限を設定できます。

設定できる権限

  1. 一般権限メンバー or 無料メンバー(制限付き)
  2. 一般権限メンバーには以下の権限を付与することができます

【発注書(取引先宛)、見積書、注文請書、作業報告書、納品書、検収書、領収書】
これらの書類で設定できる権限は以下の通りです。

  • 作成/編集/削除
    • 権限がある場合
      書類の作成・編集・削除が行えます
    • 権限がない場合
      作成・編集・削除・複製・変換(定型パターン作成を除く)が行えません
  • 無効化権限がある・ない場合
    書類を無効化することができます・できません
  • 送付権限がある・ない場合
    書類の送付(郵送・セキュア送信)ができます・できません

【見積書、発注書(自社宛)、請求書】
これらの書類では上記権限に加え、以下の権限も設定することができます。

  • 見積書を発注済みにする権限がある・ない場合
    見積書を発注済みステータスにすることができます
  • 発注書(自社宛)の入金消込権限がある・ない場合
    発注書(自社宛)の入金消込をすることができます・できません
  • 発注書(自社宛)を発注済みにする権限がある・ない場合
    発注書(自社宛)を発注済みステータスにすることができます
  • 請求書の入金管理/入金消込権限 がある・ない場合
    入金消込と入金管理へアクセスをすることができます・できません

設定方法

  1. ホームの「メンバー」から「メンバー」タブを選択し、「権限を編集」または編集したい「メンバー名」をクリックします。
  2. 「メンバーの権限を編集…」をクリックし、該当メンバーに付与する権限にチェックをいれ「保存」します。

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管理者を複数人設定する

「管理者」グループから設定する

アカウントの「所有者」は「管理者」に初期設定されていますが、以下のように管理者を複数人設定することも可能です。

  1. ホームの「メンバー」から「グループ」タブを選択し、「管理者」(Administratorsと表示されている場合もございます)若くは「編集」をクリックします。
  2. 「編集」ボタンをクリックし、管理者にしたいメンバーを選択し「保存」します。

「メンバーの権限」から設定する

  1. ホームの「メンバー」から「メンバー」タブを選択し、新たに管理者に設定したいメンバー名をクリックします。
  2. 「メンバーの権限」タブを選択し、管理者の項目にチェックを入れ「保存」します。

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所有者を変更する

所有者は、初期設定では最初に組織(会社)を登録したメンバーに自動的に付与されています。
「カード決済」など、会社単位で登録が必要な機能に申込みができます。「所有者」の変更は現行の所有者の方のみ可能で、一般権限を有するメンバーに限り「所有者」に設定できます。

  1. ホームの「メンバー」より、該当のメンバー横の「所有者を変更」をクリックします。
  2. 所有者を選択肢から選び、「保存」します。

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可能な操作一覧

【一般権限(追加権限の付与前)】

スクリーンショット 2015-08-10 13.19.37

【閲覧権限(一般権限なし)】

スクリーンショット 2015-08-10 13.26.18


お問い合わせ

このマニュアルについて不明な点・ご質問などがありましたら、MakeLeapsのQ&Aページも併せてご覧ください。また、画面右下に表示されているチャットマークやメール、電話でもお気軽にご連絡ください。

TEL: 03-4550-1548
Email:support@makeleaps.com
QA:https://www.makeleaps.jp/q-a/
サポート時間 9:00〜12:00、13:00〜18:00 (土日祝を除く)