書類を作成・管理・送付

本稿は見積書・発注書・納品書・請求書・領収書のオンライン管理ツール、MakeLeapsのマニュアルです。

【メイクリープスの使い方  [初級編]  】はこちら
【Salesforce連携 [ML4SF設定方法]  】はこちら


目次

1. はじめに
2.初期設定
3. 自社設定
4. 書類を作成・管理・送付

5.「口座連携」機能を使う
6. 「バーチャル口座」機能を使う
7. 「作業時間管理」機能を使う
8. MakeLeapsカード決済を使う
9. アカウント設定
10. 権限設定
11. 承認機能を使う
12. グループ設定
13. その他の機能


4. 書類を作成・管理・送信

書類を作成する

※有料プランでは全種類の書類を作成いただけます。(無料プランは請求書・見積書のみ作成可能です)

  1. 画面左側にある各書類名右側の「+」ボタンをクリックしてください。
  2. 次に、必須項目を選択、入力してください。
      • 取引先名
      • 発行日・お支払い期限
      • 詳細・単価・数量
  3. 消費税は☆をクリックした後、非課税◯・内税★・外税☆をそれぞれ選択し、源泉税はチェックを入れます。(源泉税は「自社情報」からOn/Offが可能です)
  4. 編集後、ページ下部「保存」ボタンをクリックして保存します。

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項目を追加する

請求する項目が複数にわたる場合は、用途に合わせて項目の追加ができます。追加可能な項目は、「項目」「見出し」「簡易項目」の3種類があります。項目の種類を変更する場合は、各行左側の「▼」をクリックし、選択してください。

スクリーンショット 2015-08-18 10.49.54

  • 項目
    「項目」は、項目名と単価、数量、消費税、源泉税の全てを記入・選択する際に使用します。
    Item-1
  • 見出し
    「見出し」は、案件名やプロジェクト名など、請求する項目に関しての説明を加える際に使用します。
    Item-2
  • 簡易項目
    「簡易項目」は、単価・数量が不要な際に使用します。
    Item-3

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複数の書類を一枚の請求書に統合する

    1. 書類の一覧ページから、統合したい書類を選択し、「統合して請求書に変換」をクリックします。
    2. 作成された請求書に、各書類の「件名」と「項目」が表示されます。

      表示される書類の順番は、上から発行日の古い順、発行日が同じ場合は保存時間が古い順となります。※複数の請求書を統合した場合、売上レポートには重複して計算されます。統合元の書類は「無効化」すると重複計算を防ぐことができます。

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基礎書類番号を設定する

これまでの書類との整合性のため書類番号を設定いただけます。

まず、ホーム画面中央の「書類設定」から「書類番号」を選択し「編集」してください。各項目の基礎請求番号を編集し、希望の書類番号を入力した後、「保存」します。

※日付等他のデータを加えず、単純な番号を利用することをお勧めします
※数字、アルファベット、「-」(ハイフン)の入力が可能となっております
※書類を新規作成される際は、既存の書類番号の最高値に加算されたものが番号として設定されます
※既存の書類番号の最高値に数字とアルファベットが混合している場合、A‐Z、a‐z、0‐9の62種類の記号を使うBase62という方法を採用しております
※下1ケタの採番順: 012…789aAbB…yYzZ  ”Z”のあとは、桁上がりして”10″となります
例1)sample_01 の次はsample_02
例2)sample_12a の次は sample_12b

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基礎請求番号に変数を差し込む

基礎書類番号を設定する際、自動反映機能を使うことにより、書類の発行日と連動した書類番号を設定することができます。書類番号で使用する際は、自動採番のため最後に「_001(_0001や-001も使用可)」を忘れずに付けてください。

変換前変換後
書類番号 (例1)@(date|%Y)_0012017_001
書類番号 (例2)@(date|%y%M)_0011701_001

*書類番号の自動採番について、「_001は_999」「_0001は_9999」までそれぞれ変換されますが、それ以降は”-“より前桁の番号が繰り上がるのでご注意ください(例)2017-999 → 2018-000

表示内容変換前変換後
年(yyyy)%Y2017
年(yy)%y17
月(mm, 0なし)%m1〜12
月(mm, 0あり)%M01〜12
日(dd, 0なし)%d1〜31
日(dd, 0あり)%D01〜31
英語(省略)%enmApr
英語(フル)%enMApril

自動反映機能による詳しい変換ルールはこちらをご参照ください

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タグを設定する

書類作成時にタグの設定をすると、書類を管理する際に便利です。例えば、担当者名やプロジェクト名、日付等をタグに設定すると、書類を参照・管理する際に検索結果を絞れ、簡単に閲覧したい書類を見つけることができます。

  1. 書類作成画面の「タグ」にタグ名を入力し設定します。
  2. 書類作成後、書類一覧画面上の「タグを選択」からタグを選択し検索をかけます。スクリーンショット 2015-08-18 11.21.47
  3. 検索後、以下のようにタグ設定された書類が一覧で表示されます。13
  4. タグは「書類設定」で、管理できます。 タグの編集・削除をする場合、既にタグ付けされている全ての書類に反映されますので、十分にご注意下さい(タグを削除しても、書類は削除されません)。スクリーンショット 2015-08-18 11.28.02
  5. 加えて、タグ別に売上報告のレポートを閲覧することもできます。レポートについては、こちらをご覧下さい。スクリーンショット 2015-08-18 11.35.13

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書類を変換する

見積書・発注書・納品書・請求書・領収書をそれぞれ、別の書類に変換する機能があります。

  1. 画面左側のメニューより書類の一覧ページを開き、変換させたい書類にチェックを入れてください。
    Select-a-document_ed
  2. 画面右側のメニューにある「変換」をクリックすると、それぞれの書類に変換できます。

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商品一覧に項目を登録する

商品を登録する

請求書や納品書などの詳細項目を、項目として事前に登録できます。
【登録できる内容】

  • 商品名(製品名・サービス名)
  • 商品コード
  • 原価
  • 価格
  • 数量
  • 単位
  • 税設定(内税・外税・源泉税)

インポートで一括登録する

法人ユーザーのみご利用いただけます。

  1. ホーム「自社情報」から「インポート」をクリックします。
  2. 「商品データ」をクリックし、MakeLeaps専用商品インポートファイルをダウンロードします。
  3. 弊社指定形式のとおりにインポートファイル(シート1枚目)へ商品情報を入力します。
  4. 作成されたインポートファイルを選択し、同じページ上の「インポート」ボタンをクリックします。

以上で商品データの一括インポートが完了です。

※ご注意※
インポート後はファイルのデータを優先するため、自動計算がOFFになります。必要な場合は、編集ページの「詳細設定」より自動計算にチェックを入れて下さい。

登録した商品を自動入力する

書類を作成・編集する際に、商品コードまたは商品名を入力するだけで、その他の登録内容をかんたんに呼び出すことができます。

スクリーンショット 2015-06-25 10.32.05

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書類を定型パターン化する

定型パターンの設定をすることで、よく使う設定、項目、銀行振込先等をパターンとして書類別に保存でき、繰り返しが多い書類作成の時間を短縮することができます。

定型パターンを作成する

  1. 上画面にある「書類設定」タブをクリックし、画面下の「定型パターンを新規作成」タブをクリックします。
  2. 定型パターン化したい書類の種類を選択すると、定型パターン作成画面が出てきます。
  3. 定型パターン名、金額、振込先の情報等を入力し、ページ下部の「保存」をクリックします。
    スクリーンショット 2015-08-18 13.03.25
  4. 新規作成した定型パターンは「その他の定型パターン」の下に表示され、そこから書類を作成することができます。

既存の書類から定型パターンを作成する

定型パターン化したい既存の書類を選択し、右側のメニューより「変換」をクリックします。
「定型パターンを作成」をクリックすると、既に作成した書類を定型パターン化させることができます。

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取引先に定型パターンを紐付けする

取引先ごとに定型パターンを作成し、紐付けしておくと、書類作成時に自動で呼び出すことができます。

取引先に紐付けする

  1. 予め定型パターンを作成しておきます。
  2. 「取引先」→(該当の取引先を選択)→「書類」→「取引先の定型パターン」の「編集」をクリックします。
  3. 書類の種類と、作成したパターンを選択し、「取引先の定型パターンを追加」をクリックします。

スクリーンショット 2016-09-07 午後8.01.45

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書類作成時に呼び出す

  1. 書類の作成または編集ページで、取引先を選択します。
    スクリーンショット 2016-09-07 午後8.14.20
  2. メッセージが表示されます。「定型パターンで上書き」をクリックします。
    スクリーンショット 2016-09-07 午後8.13.50
  3. 指定された定型パターンが自動で反映されます。(画面上部の定型パターンは変更する必要はありません)

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定型パターンを一括インポートする

CSV、Excelのファイルで定型パターンを一括インポートするできます。

  1. 「自社情報」より「インポート」タブを選択します。
  2. 「定型パターンのデータ(Excel/CSV)」をクリックし、サンプルデータをダウンロードします。
  3. Excelを使ってファイルを開き、「インポートファイル雛形(こちらにご記入ください)」のシート上、定型パターン項目を編集してください。
  4. 振込先タイトル振込先支払期限備考欄に関しては、「データ」シート上で一括編集する事ができ、「書類の種類(F1セル)」で選択した書類に応じて「データ」シートの情報が自動挿入されます。

差し込みの詳細はこちらをご覧ください

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作成予約をする

定期的に送付している請求書にスケジュールを設定することで、作成の自動化が可能になります。
また月ごとに必要な作業を確認できるので、作成忘れや送付忘れの防止にもなります。
※送付予約には現在対応しておりません。

定型パターン作成時に変数を差し込む

  1. 変数を設定する
    書類設定の以下の箇所でご使用いただけます。

    <定型パターン>

    • 書類番号
    • 案件名
    • 詳細
    • 備考

    <書類番号>

    • 基礎請求番号

  2. 変数を差し込む
    原則ルール基本は、@(date|[変数を挿入])
    *補足 1.書類番号の場合、_001を最後に付ける
    補足 2.「月」を英語表記にする場合、変数の直前に%enを付ける

    *半角英数字のみ使用可能です
    *正確に入力しないと正しく書類に反映されませんのでご注意ください
    *_001は、-001 (ハイフン)や_0001 (4桁) もご使用いただけます
    *書類番号の自動採番について、「_001は_999」「_0001は_9999」までそれぞれ変換されますが、それ以降は”-“より前桁の番号が繰り上がるのでご注意ください(例)2017-999 → 2018-000

    表示内容変換前変換後
    年(yyyy)%Y2017
    年(yy)%y17
    月(mm, 0なし)%m1〜12
    月(mm, 0あり)%M01〜12
    日(dd, 0なし)%d1〜31
    日(dd, 0あり)%D01〜31
    英語(省略)%enmApr
    英語(通常)%enMApril
  3. 変換パターン(発行日=2017年1月1日の場合)を参照する
    種類 表示タイプ変換前変換後
    日付年月日@(date)2017-1-1
    日付年月日@(date|%Y年%m月%d日)2017年1月1日
    日付年月@(date|%Y年%m月)2017年1月
    日付先月分@(date-1M|%m月分)12月分
    日付今月分@(date|%m月分)1月分
    日付来月分@(date+1M|%m月分)2月分
    日付四半期分<@(date|%Y年)> @(date|%m月) – @(date+3M|%m月分)  
    <2017年> 1月 – 4月分  
    日付年月 (英)@(date|%enM %Y)January 2017
    日付年月 – 年月
    (同年・英)
    @(date|%enm %Y) – @(date+2M|%enm %Y)Jan 2017 – Mar 2017
    日付年月 – 年月
    (翌年・英)
    @(date+3M|%enM %Y) – @(date+15M|%enM %Y)April 2017 – April 2018
    書類番号年_001@(date|%Y)_0012017_001
    書類番号年月_001@(date|%y%M)_0011701_001

    *変数は「書類の発行日」を基準に変換されます

  4. 実際の使用例を参照する

    図① 書類番号で使用する場合
    自動採番のため、最後に“_001 (_0001や-001等も使用可)”を入力する必要があります。書類番号は001から始まり、作成毎に末尾の数字に1ずつ足されていきます。

    図②・③・④ 詳細・備考・案件名で使用する場合
    書類番号と異なり、末尾に_001等をつける必要はありません。

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定型パターンから定期作成する

  1. ホーム画面左上の「請求作業」の「作成待ち」ボタンをクリックします。
    スクリーンショット 2016-08-16 9.53.05
  2. 「スケジュールを作成」ボタンをクリックします。
    スクリーンショット 2016-06-13 16.06.32
  3. スケジュール名、開始日・終了日、頻度、定型パターン、取引先をそれぞれ設定し、スケジュールを保存します。

スクリーンショット 2016-06-17 9.51.33

既存の請求書を定期作成する

  1. 請求書一覧より定期作成したい請求書を選択し、右のツールバーから「定期的に複製」をクリックします。
    スクリーンショット 2016-06-15 17.35.45
  2. スケジュール名、開始日・終了日、頻度、取引先をそれぞれ設定し、スケジュールを保存します。

スクリーンショット 2016-06-17 午後0.38.26

作成予約した書類を送付する

  1. ホーム画面左上「請求作業」の「作成待ち」ボタンをクリックします。
    スクリーンショット 2016-08-16 9.53.05
  2. 「作成待ち」タブの「+」ボタンからスケジュール設定した請求書を作成します。
    ※右上の「一括作成」ボタンより、作成待ちの全ての書類を一括で作成できます。
    スクリーンショット 2016-06-17 午後0.42.32
  3. 「作成待ち」タブの「送付する」ボタンから送付したい書類をクリックします。
    ※右上の「すべてを送付する」ボタンより、送付待ちの書類をすべて送付できます。
    スクリーンショット 2016-06-17 午後0.15.29
  4. 「送付する」ボタンを押した書類はホーム画面左上「送付前確認」の「送付依頼前」ページに表示されます。
    スクリーンショット 2016-08-16 10.26.28
  5. 送付方法(セキュア送信または郵送)、宛先、差出人、封筒上の表記を確認の上、「書類を送付」ボタンをクリックします。
    スクリーンショット 2016-06-17 午後0.46.45
  6. すべての書類が「作業完了」に表示されたら送付が完了したことになります。
    スクリーンショット 2016-06-17 午後0.54.44

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書類をPDF化する

書類をPDFにする

  1. 画面左側のメニューより書類の一覧ページを開き、PDF化させたい書類にチェックを入れてください。
    Select-a-document_ed
  2. 次に画面右側のメニューにある「PDF」をクリックすると、新しいタブに選択した書類のPDFが表示されます。
    スクリーンショット 2015-08-18 13.17.02

書類をPDFにしてダウンロードする

  1. 書類を作成後、PDFとしてダウンロードできます。 まず、ダウンロードしたい書類を選択します。
    Select-a-document_ed
  2. 次に画面右側のメニューより「PDFダウンロード」をクリックすると、自動的にダウンロードされます。スクリーンショット 2015-08-18 13.19.09
  3. 以下のような書類がダウンロードされます。スクリーンショット 2015-08-18 13.30.59
  4. 書類をまとめてPDFダウンロードすることも可能です。複数書類にチェックを入れ、「PDFダウンロード」をクリックしてください。また書類を全選択する事も可能です。左上オレンジの「■」をクリックし、「すべてのページで選択」をクリックしてください。スクリーンショット 2015-08-18 13.41.48

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送付する

メイクリープス上で作成した書類は、日本郵政を通して郵送をする、若しくはセキュア送信(メール)をすることで相手先に送信できます。
※収入印紙の貼付が必要となる「1万円以上の注文請書」と「5万円以上の領収書」は、セキュア送信のみ対応しております。
(参考)注文請書にかかる印紙税額 http://www.nta.go.jp/taxanswer/inshi/7140.htm (国税庁)
(参考)領収書にかかる印紙税額  
http://www.nta.go.jp/taxanswer/inshi/7105.htm (国税庁)

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郵送する

郵送前にメールポイントを購入する

5ページ以下の書類は、1通1メールポイント一律160円で送付状・帳票の印刷・封入・投函まで全てのプロセスを代行いたします。6ページ以上の書類は、5ページ追加毎に+1メールポイントかかります。

※ ML4SF (セールスフォース連携版)をご利用中の方はこちら

  1. メールポイントを購入するには、画面上部の「〒」マークをクリックします。購入する数量・支払い方法を選択し、「メールポイントの購入」・「今すぐ購入」・「購入」のいずれかをクリックします。購入できるメールポイントは、10・20・50・100の内から選択いただけます。
  2. お支払い方法は、無料または個人プランの方はクレジットカード、PayPalのみ、法人プランの方はクレジットカード、銀行振込、PayPalからお選びいただけます。銀行振込の場合は、翌月始めに請求書が送付されます。

書類を郵送する

メールポイントを購入すると、書類を郵送できるようになります。
書類・封筒のサンプルは、Q&Aの「届く書類のサンプルはありますか?」をご参照ください。

  1. 画面左側のメニューより書類の一覧ページを開き、郵送する書類を選択後、右側のメニューより「送付する…」を選択します。
  2. 「送付する…」をクリックした書類は、画面左上の「送付前確認」リストに追加されます。
    ※「送付前確認」リストに追加された郵送依頼はページを離れた際も保存され、いつでも戻って続きの作業を行っていただけます。
  3. 表示される送付確認画面にて、「郵送」にチェックを入れます。

    <送付前画面>

    • 追加で書類を同封する場合は、書類横の「+」マークをクリックし、該当の書類を追加することができます。
      最大45ページまで送付可能で、5ページ毎に+1メールポイントかかります。
    • スクリーンショット 2015-11-13 17.51.58」マークより、宛先・差出人情報を編集することができます。
    • 封筒上の表記を「請求書在中」・「重要書類在中」等から選択することができます。

    <注意事項>

  4. ページ右上の「PDFを表示」ボタンより書類の内容を最終確認します。
  5. その後、「書類を送付」もしくはページ下の「一括送付」をクリックし郵送依頼が完了します。
    書類を送付 一括送付
  6. ボタンをクリック後、完了メッセージが表示されます。
  7. 郵送依頼が完了すると、通知メールが届きます。
    ※投函日については、Q&Aの「いつ届きますか?」をご参照ください。

送付依頼をキャンセルする

送付確認画面から送付依頼をキャンセルする場合は、右上の「スクリーンショット 2015-11-13 14.50.22」をクリックください。

郵送依頼をキャンセルする

郵送のキャンセルは依頼をいただいてから30分までとなっております。
キャンセルについては、以下の2通りの方法があります。

  1. 書類の一覧ページを開き、郵送をキャンセルする書類を選択後、右側のメニューより「郵送をキャンセルする」を選択します。
  2. もしくは「履歴」タブの「送付履歴」で該当書類の「詳細を表示」をクリックし、「郵送をキャンセルする」を選択します。

<注意点>

  • 「書類を送付」をクリックしてから30分が経過すると、印刷・封入の作業が進行し、キャンセルできなくなります。
  • 同封した書類のうち、1通でも郵送がキャンセルされると、その他書類の郵送も同時にキャンセルされます。
  • 書類を「削除」しても郵送はキャンセルされませんので、ご注意下さい。
  • 郵送依頼後に加えた編集内容は該当書類に反映されませんのでご注意ください。

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セキュア送信する

セキュア送信のデフォルト設定

  1. まず画面左のツールバーから「取引先」をクリックします。
  2. 設定を編集する取引先をクリックすると、取引先毎の設定ができます。How-to-change-secure-sending-defalt-setting-2_ed
  3. 「書類の送付設定」から、デフォルトの送付方法・送信先・セキュア送信時のメッセージを編集していただけます。スクリーンショット 2015-08-19 19.09.30
  4. 書類送付設定の編集画面
    How-to-change-secure-sending-defalt-setting-5_ed
  5. セキュア送信の送信先/メッセージ変更画面How-to-change-secure-sending-defalt-setting-6_ed

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件名・メッセージに宛先/日付/書類/差出人の情報を差し込む

デフォルトメッセージの設定の変更方法は以下の通りです。

  1. ホーム画面「自社情報」から、「設定」タブを選択します。
  2. 書類の送付設定の「編集」をクリックし、書類の送付設定の件名・デフォルトメッセージを記入し、「保存」します。

各取引先に対して、別々の件名・デフォルトメッセージを設定をすることもできます。

  1. ホーム画面「取引先」より、編集する取引先名をクリックします。
  2. 「送付設定」タブを選択し、セキュア送信の「編集」をクリックします。
  3. 件名・デフォルトのメッセージを編集後「保存」します。

件名・デフォルトメッセージ内で以下の変数を使うことにより、セキュア送信のメッセージ内で宛先/日付/書類/差出人の情報を自動反映することができます。

宛先情報の表示
取引先名と連絡先名@(full_contact_name_with_honorific) サンプルA株式会社
鈴木様
取引先名と連絡先名@(full_contact_name_with_honorific) サンプルA株式会社御中
連絡先名字
(敬称付き) 
@(contact_last_name_with_honorific) 鈴木様
 連絡先@(contact_name) 鈴木太郎
 取引先@(contact_name_no_honorific)サンプルA株式会社 

※@(full_contact_name_with_honorific)を使用時、送信先が複数ある場合と送信先が組織の場合は「取引先名+御中」と表記されますので、ご確認下さい。

日付の表示
送信日@(send_date) 2017-10-18
 発行日@(document_date) 2017-10-18
支払期限 @(document_due_date)2017-11-30

※@(document_due_date)を使用時は支払期限が書類上で設定されているかご確認下さい。

 

書類の表示
書類番号@(document_number) 請求書番号201710_001
書類種類@(document_type) 請求書
参照リンク@(document_links)請求書番号201710_001: <リンク> 

 

差出人情報の表示
差出人の署名@(sender_sig)*設定した署名が挿入されます
差出人名@(sender_name)佐藤彩子 
差出人名字@(sender_last_name)佐藤 
自社名@(sender_company_name) サンプルB株式会社

※半角英数字のみ使用可能です。
※正確に入力しないと正しく書類に反映されませんのでご注意ください。

【件名の例】

【表示例】


【デフォルトメッセージの例】

【表示例】

 

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差出人の署名を設定する

セキュア送信のメッセージ内で署名を設定する方法は以下の通りです。

  1. ホーム画面「メンバー」より「メンバー」タブを選択し、編集するメンバー名をクリックします。
  2. 「メンバー情報を編集」をクリックし、差出人署名欄を記入後に、「メンバー情報を保存」します。

  3. メッセージに宛先/日付/書類/差出人の情報を差し込むの手順にしたがってデフォルトメッセージを編集し、署名を挿入したい位置に@(sender_sig)を差し込み、「保存」します。

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セキュア送信 (送信側)

書類をメールにて取引先にセキュア送信することができます。

  1. まず画面左側のメニューより書類の一覧ページを開き、セキュア送信する書類を選択します。
  2. その後、送付確認ページに移動します。
  3. 表示される送付確認画面にて、「セキュア送信」にチェックを入れます。
  4. 追加で書類を同封する場合は、書類横の「+」マークをクリックし、該当の書類を追加します。
  5. 必要であれば、件名・メッセージを「スクリーンショット 2015-11-13 17.51.58」マークより編集し、送付方法・送信先を確認します。
    ※送付方法と送信先、メッセージのデフォルト設定が可能です。詳しくはこちらをご覧下さい。スクリーンショット 2015-11-17 10.29.38
  6. 「書類を送付」または「一括送付」ボタンをクリックしてください。
    ※セキュア送信されると、キャンセルするまでは書類の編集ができません。ご注意ください。
    書類を送付 一括送付
  7. ボタンをクリック後、完了メッセージが表示されます。スクリーンショット 2015-11-13 18.26.45

【送付確認画面で送付依頼をキャンセル】
送付確認画面から送付依頼をキャンセルする場合は、右上の「スクリーンショット 2015-11-13 14.50.22」をクリックください。

【確認メール】
最後にセキュア送信通知メールが送信者と全てのメンバーに届けられます。

スクリーンショット 2015-08-21 12.33.17

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セキュア送信(受信側)

  1. 受信したメール上のURLをクリックします。
    スクリーンショット 2015-08-21 12.32.48
  2. URLクリック後、以下の画面へと移動します。画面上の「表示」ボタンをクリックすると書類のPDFを別タブで表示し、「ダウンロード」ボタンをクリックすると書類のPDFがダウンロードされます。1

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書類を送付済みにする

  1. 複数の場合は複数の書類を選択し、チェックをいれてください。
    スクリーンショット 2015-05-15 18.30.39
  2. 画面右側にある「送付済みにする」をクリックします。
    スクリーンショット 2015-08-21 12.43.25
  3. 日付を選択、記入し「設定」をクリックすると送付済みになります。スクリーンショット 2015-08-21 12.48.13
    ※ 書類の編集ページ下の「送付日」の日付を選んで「保存」しても「送付済み」になります。スクリーンショット 2015-05-15 18.33.13

※ 書類を「送付済み」から「未送付」にする方法
・書類の編集ページから「送付日を削除

郵送サービス又はセキュア送信を利用した場合は、自動的に「送付済み」になります。

・書類の「送付済み」確認方法
書類左横の矢印が「送付済み」の目印です。
(その他アイコンについては、アイコンリストを参照ください。)
スクリーンショット 2015-05-15 18.34.58

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セキュア送信のキャンセル方法

※セキュア送信のキャンセルは受信側が書類を未参照の場合のみ可能です。

  1. 画面左側のメニューより書類の一覧ページを開き、該当する書類を選択後、右側のメニューより「セキュア送信をキャンセル」を選択します。
    スクリーンショット 2015-12-16 15.44.30
  2. もしくは、「送付履歴」より該当書類の「詳細を表示」をクリックし、
    「セキュア送信をキャンセル」を選択します。
    スクリーンショット_2016-04-19_午後3_27_35

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送付履歴の確認方法

ホーム「履歴」の「送付履歴」タブより郵送状況(発送予定日・キャンセルの有無・発送日)および送付内容を確認できます。
また、「CSVとしてエクスポート」ボタンより、過去の送付履歴を一括ダウンロードできます。
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「詳細を表示」より送付内容の詳細を確認できます。

  • 書類番号および書類PDF
  • セキュア送信先
  • セキュア通知先
  • カード決済適用の有無
  • セキュア送信件名・メッセージ
  • 郵送宛先
  • 郵送差出人
  • 書類在中印

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メールドメイン指定の設定をする

メールドメイン指定とは、書類を送付する際の送信元メールアドレスをご自身のメールアドレスに指定できる機能です。

登録方法

  1. 「プランの変更」より、メールドメイン設定のチェックマークをつけて「申し込む」をクリックします。(ユーザー数・取引先数に変更がある場合は、修正を加えてから「申し込む」をクリックします。)

  2. 「プランの詳細」でアップグレードが反映されていることを確認し、完了です。
  3. MakeLeaps担当者より、設定の準備が完了次第ご登録のメールアドレスにご連絡いたします。

メールドメインを設定する

  1. ホーム画面上部の「自社情報」タブをクリックします。
  2. 「書類の送付設定」が表示される画面までスクロールダウンします。
  3. 「書類の送付設定」より、「ドメインの管理」をクリックします。
    ※上記の登録が未完了の場合は表示されません
  4. 「ドメインを追加」をクリック後、指示にしたがってドメインの設定を行います。
    ※ドメイン名は、「@以降」を入力してください。
  5. 貴社ドメインのDNS設定に、表示された固有のTXTレコードを追加してください。
    ※本機能ではgmail.comなどのドメインは利用できません。(G Suiteは利用可)設定の際には御社で利用されているドメインのDNSレコード設定が必要になります。
  6. 設定が完了すると「認証中」のステータスが「認証済み」に変更されます。

メールドメインの使い方

本機能を有効にした場合、セキュア送信の送信時に以下の確認と実行が行われます。

  1. 設定で認証されているドメインと、送信ボタンを押したユーザー様のメールアドレスのドメインを確認します。
  2. 二つのアドレスのドメインが一致している場合、送信されたセキュア送信の送信元アドレスは、ユーザー様のアドレスに変更されます(一致しない場合はbounce@makeleaps.comより送信されます。)
  3. 受信したお客様が「返信」を押した場合の返信先も、同様にユーザー様のアドレスとなります。

ユーザー様各自のメールアドレスの変更はこちらから

(例) サンプル株式会社(認証済みのドメイン:  sample.com)
★メンバー1: 請求太郎 taro@sample.com
★メンバー2: 納品花子 hanako@sample.com
・メンバー3: 見積二郎 jiro@gmail.com

★のメンバーが送付したセキュア送信は、送信元も返信先もメンバーのアドレスになります。3のメンバーが送付するセキュア送信は、認証済みドメインと一致しないため、bounce@makeleaps.comが採用されます。

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入金消込をする

「入金管理」から入金消込する

通帳記帳内容と書類の紐付け・入金消込ができます。

  1. ホーム画面左の「入金管理」ボタンをクリックします。
  2. 通帳データインポート機能、「口座連携」機能、または「バーチャル口座」機能を利用して入金情報(入金日、入金額、振込名義)を取込みます。もちろん、手動で一つ一つ入力することも可能です。
  3. 入金情報一覧画面で紐付けしたい通帳項目を選び、「書類を追加」をクリックします。
  4. 右横の「追加」ボタンをクリックし「保存」します。

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入金消込アシストを使って入金消込する

  1. ホーム画面左の「入金管理」から、通帳項目一覧画面を開きます。
  2. システムが請求書の合計金額と同額の通帳項目を紐付け、自動で「推測」タグをつけます。

    ※金額が同額ではないと「推測」タグはつかない仕様になっております。
  3. 通帳項目の「確認」をクリックすると、入金消込が完了します。
    【確認前】

    【確認後】
  4. 別の書類と紐付けをしたい場合は、「推測」タグ右横の「」をクリック後に「書類を追加」します。

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書類一覧から入金消込する

  1. まず入金が確認できた請求書を選択(複数可)し、右側のメニューより「入金消込」をクリックします。
  2. 支払完了日を編集・確認して、「設定」ボタンをクリックします。
  3. 該当書類に「」が追加され、支払済みとして記録されます。

    MakeLeapsカード決済を介して支払いが行われた場合は、自動的に「入金消込」の処理が行われます。

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入金消込をキャンセルする

「入金管理」からキャンセルする

  1. ホーム画面左の「入金管理」の入金情報一覧から、通帳項目に紐付けられた書類の横の「」をクリックします。
  2. 「書類の入金消込を解除」にチェックを入れてから、「解除」をクリックし入金消込をキャンセルします。

書類の編集画面からキャンセルする

  1. 請求書一覧より変更したい書類を選択し、右のツールバーから「編集」をクリックします。
  2. ページ下部の「入金日」の欄をクリックし、日付の変更もしくはクリアを選択します。
  3. 「保存」をクリックすると、入金消し込みの編集・キャンセルの完了です。

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入金催促をする

期限超過の未払い請求書がある場合は、MakeLeaps上から取引先に催促メールを送ることができます。

取引先に催促メールを送る

  1. 「入金管理」ページより、「取引先への連絡」をクリックします。
  2. 連絡する取引先の「詳細…」をクリックします。
  3. 催促メールを送付したいメールアドレスをクリックすると、メールアカウント*が起動します。

    メールが起動し、宛先が自動コピーされているので、そのままメールを送付することができます
    *起動するメールアカウントの変更方法
    Windows: 既定の電子メール ソフトを変更する方法  (Microsoft公式)
    Mac: デフォルトのメールアプリケーションと Web ブラウザの変更方法(Apple公式)

連絡記録のメモを残す

取引先への連絡を記録しておくことで、社内での情報共有がしやすくなります。

  1. 「入金管理」ページより、「取引先への連絡」をクリックします。
  2. 連絡する取引先の「詳細…」をクリックします。
  3. 「取引先のメモ」欄にメールや電話の詳細を入力し、「メモを追加」をクリックします。
    【メモを追加前】

    【メモを追加後】

    ※こちらのメモは「取引先」ページの「取引先履歴」からも確認できます。

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書類の発注を受け付ける

「発注」機能を適用すると、セキュア送信した書類に「発注」ボタンが追加されます。受信した取引先は、名前とメッセージの入力で簡単に発注できます。
対応書類:見積書、発注書(自社宛)

「発注」ボタンを適用する

  1. ホーム画面「自社情報」タブを開き、「会社情報を編集する」をクリックします。
    スクリーンショット 2015-11-25 19.23.29
  2. 発注機能を適用」にチェックをいれ、ページ下部の「保存」をクリックします。
    スクリーンショット 2015-11-25 19.21.40

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取引先の発注方法

  1. セキュア送信されたリンクを開き、「発注」をクリックします。
    スクリーンショット 2015-11-25 18.54.43
  2. お名前とメッセージ(任意)をご入力の上、発注をクリックします。スクリーンショット 2015-11-25 18.57.17
  3. 自動的に発注が開始され、相手先に通知メールが送付されます。
  4. 画面上に発注完了のお知らせが表示されます。
    スクリーンショット 2015-10-30 17.32.36

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発注を確認し書類を作成する

  1. ホーム画面左手メニューより「セキュア受信箱」をクリックします。
  2. 取引先からの発注が完了した時点で、通知メールが送付されます。
    発注を受け付けた書類番号
    ・発注者名
    ・メッセージ
    をメールで確認できます。
    スクリーンショット 2015-11-27 15.06.02
  3. 発注済書類を確認の上、「書類を作成」より書類を選択の上クリックします。取引状況に応じて、書類をワンクリックで作成できます。スクリーンショット 2015-11-25 18.48.28

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書類を無効化する

書類を無効化すると、送付できなくなり、売上としてレポートなどに反映されません。取引が中断されたり、再発行し不要となった書類の管理に役立ちます。

書類を無効化する

書類一覧より、該当書類を選択し「書類の無効化」をクリックします。
スクリーンショット 2015-12-22 18.52.23

書類を有効化する

  1. 請求書一覧より変更したい書類を選択し、右のツールバーから「編集」をクリックします。
  2. ページ下部の「無効日」の欄をクリックし、カレンダーにてクリアを選択します。

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検収書の検収完了通知を受け取る

検収完了通知」機能を適用すると、セキュア送信した書類に「検収完了を通知」ボタンが追加されます。受信した取引先は、検収者名とメッセージ(任意)の入力で簡単に検収完了を通知することができます。

対応書類:検収書

「検収完了を通知」ボタンを適用する

  1. ホーム画面「自社情報」タブを開き、「会社情報を編集する」をクリックします。
  2. 「検収完了通知機能検収書に適用」にチェックをいれ、ページ下部の「保存」をクリックします。

取引先の検収方法

  1. セキュア送信されたリンクを開き、「検収完了を通知」をクリックします。
  2. お名前とメッセージ(任意)をご入力の上、「検収完了を通知」をクリックします。
    【検収完了画面】

    【検収完了後画面】

  3. 相手先に通知メールが送付されます。

通知された検収を確認する

  1. ホーム画面左手メニューより「セキュア受信箱」をクリックします。
  2. セキュア受信箱より、「送付されたPDFを表示」「メッセージを表示」することができ、必要であれば全種類の書類へ変換することができます。

お問い合わせ

このマニュアルについて不明な点・ご質問などがありましたら、MakeLeapsのQ&Aページ をご覧ください。また、メールや電話でもお気軽にご連絡ください。

MakeLeapsサポート (営業時間:祝休日を除く、平日9:00-12:00 / 13:00-18:00)

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