4. 書類を作成・管理・送付

個人事業主やスタートアップの事業成長を支える見積・請求・入金管理ソフトMakeLeapsのマニュアルです。

5. 口座連携機能
 6. バーチャル口座機能
 7. Slack連携機能
 8. 作業時間管理機能
 9. MakeLeapsカード決済
 10. 仕訳帳・会計システム連携機能
11. 商奉行連携機能
12. アカウント設定
13. 権限設定
14. 承認機能
15. レポート機能
16. その他の機能

書類を作成・管理・送信

書類を作成する

※有料プランでは全種類の書類を作成いただけます。（無料プランは請求書・見積書のみ作成可能です）

画面左側にある各書類名右側の「+」ボタンをクリックしてください。
次に、必須項目を選択、入力してください。
- 取引先名
- 発行日・お支払い期限
- 詳細・単価・数量
消費税は☆をクリックした後、非課税◯・内税★・外税☆をそれぞれ選択し、源泉税はチェックを入れます。
編集後、ページ下部「保存」ボタンをクリックして保存します。

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項目を追加する

請求する項目が複数にわたる場合は、用途に合わせて項目の追加ができます。追加可能な項目は、「項目」「見出し」「簡易項目」の3種類があります。項目の種類を変更する場合は、各行左側の「▼」をクリックし、選択してください。

スクリーンショット 2015-08-18 10.49.54

項目
「項目」は、項目名と単価、数量、消費税、源泉税の全てを記入・選択する際に使用します。
見出し
「見出し」は、案件名やプロジェクト名など、請求する項目に関しての説明を加える際に使用します。
簡易項目
「簡易項目」は、単価・数量が不要な際に使用します。

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複数の書類を一枚の請求書に統合する

書類の一覧ページから、統合したい書類を選択し、「統合して請求書に変換」をクリックします。
統合して作成された請求書に、上から発行日の古い順・発行日が同じ場合は保存時間が古い順に、各書類の「件名」と「項目」が表示されます。

※複数の請求書を統合した場合売上レポートには重複して計算されますので、統合元の書類は「無効化」すると重複計算を防ぐことができます。

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基礎書類番号を設定する

ホーム画面中央の「書類設定」から「書類番号」を選択し「編集」してください。
各項目の基礎請求番号を編集し、希望の書類番号を入力した後、「保存」します。

※日付等他のデータを加えず、単純な番号を利用することをお勧めします
※数字、アルファベット、「-」（ハイフン）の入力が可能となっております
※書類を新規作成される際は、既存の書類番号の最高値に加算されたものが番号として設定されます
※既存の書類番号の最高値に数字とアルファベットが混合している場合、A‐Z、a‐z、0‐9の62種類の記号を使うBase62という方法を採用しております
※下1ケタの採番順： 012…789aAbB…yYzZ 　”Z”のあとは、桁上がりして”10″となります
例1）sample_01 の次はsample_02
例2）sample_12a の次は sample_12b

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基礎請求番号に変数を差し込む

基礎書類番号を設定する際、自動反映機能を使うことにより、書類の発行日と連動した書類番号を設定することができます。書類番号で使用する際は、自動採番のため最後に「_001（_0001や-001も使用可）」を忘れずに付けてください。

例	変換前	変換後
書類番号 (例1)	@(date\|%Y)_001	2017_001
書類番号 (例2)	@(date\|%y%M)_001	1701_001

*書類番号の自動採番について、「_001は_999」「_0001は_9999」までそれぞれ変換されますが、それ以降は”-“より前桁の番号が繰り上がるのでご注意ください（例）2017-999 → 2018-000

表示内容	変換前	変換後
年（yyyy）	%Y	2017
年（yy）	%y	17
月（mm, 0なし）	%m	1〜12
月（mm, 0あり）	%M	01〜12
日（dd, 0なし）	%d	1〜31
日（dd, 0あり）	%D	01〜31
英語（省略）	%enm	Apr
英語（フル）	%enM	April

自動反映機能による詳しい変換ルールはこちらをご参照ください

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タグを設定する

書類作成時にタグの設定をすると、書類を管理する際に便利です。例えば、担当者名やプロジェクト名、日付等をタグに設定すると、書類を参照・管理する際に検索結果を絞れ、簡単に閲覧したい書類を見つけることができます。

書類作成画面の「タグ」にタグ名を入力し設定します。
書類作成後、書類一覧画面上の「タグを選択」からタグを選択し検索します。
検索後、以下のようにタグ設定された書類が一覧で表示されます。
タグは「書類設定」で、管理できます。タグの編集・削除をする場合、既にタグ付けされている全ての書類に反映されますので、十分にご注意下さい。(タグを削除しても、書類は削除されません)。
加えて、タグ別に売上報告のレポートを閲覧することもできます。レポートについては、こちらをご覧下さい。

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書類を変換する

見積書・発注書・納品書・請求書・領収書をそれぞれ、別の書類に変換する機能があります。

画面左側のメニューより書類の一覧ページを開き、変換させたい書類にチェックを入れてください。
画面右側のメニューにある「変換」をクリックすると、別の書類に変換できます。

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商品一覧に項目を登録する

商品を登録する

請求書や納品書などの詳細項目を、項目として事前に登録できます。
※対象プラン：法人プラン以上

【登録できる内容】

商品名（製品名・サービス名）
商品コード
原価
価格
数量
単位
税設定（内税・外税・源泉税）

インポートで一括登録する

CSV形式、Excel形式のファイルを用いて商品データを一括インポートできます。
※法人プラン以上でご利用いただけます。

「自社情報」より「インポート」タブを選択します。
「商品データ(Excel/CSV)」をクリックし、サンプルデータをダウンロードします。
ファイルを開き、「はじめにお読みください。」を一読します。ここに記載されている形式に従って、「インポートファイル雛形（こちらにご記入ください）」のシート上で商品一覧の項目行を編集します。
「インポート」タブの「ファイルを選択」ボタンをクリックして作成したインポートファイルを選択し、「インポート」ボタンをクリックします。
読み取られたデータを確認できたら、「インポートデータを確認」ボタンをクリックします。
インポートが正常に完了すると、以下の画面が表示されます。

登録した商品を自動入力する

書類を作成・編集する際に、商品コードまたは商品名を入力するだけで、その他の登録内容をかんたんに呼び出すことができます。

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書類を定型パターン化する

定型パターンの設定をすることで、よく使う設定、項目、銀行振込先等をパターンとして書類別に保存でき、繰り返しが多い書類作成の時間を短縮することができます。

定型パターンを作成する

上画面にある「書類設定」タブをクリックし、画面下部にある「定型パターンを作成」タブをクリックします。
定型パターン化したい書類の種類を選択すると、定型パターン作成画面が出てきます。
定型パターン名、金額、振込先の情報等を入力し、ページ下部の「保存」をクリックします。
新規作成した定型パターンは「その他の定型パターン」の下に表示され、そこから書類を作成することができます。

既存の書類から定型パターンを作成する

定型パターン化したい既存の書類を選択し、右側のメニューより「変換」をクリックします。
「定型パターンを作成」をクリックすると、既に作成した書類を定型パターンにできます。

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定型パターン作成時に変数を差し込む

変数を設定する
書類設定の以下の箇所でご使用いただけます。
＜定型パターン＞
- 書類番号
- 案件名
- 詳細
- 備考
＜書類番号＞
- 基礎請求番号

変数を差し込む

原則ルール	基本は、@(date\|[変数を挿入])
*補足 1.	書類番号の場合、_001を最後に付ける
補足 2.	「月」を英語表記にする場合、変数の直前に%enを付ける

*書類番号は半角英数字のみ使用可能です
*正確に入力しないと正しく書類に反映されませんのでご注意ください
*_001は、-001 (ハイフン)や_0001 (4桁) もご使用いただけます
*書類番号の自動採番について、「_001は_999」「_0001は_9999」までそれぞれ変換されますが、それ以降は”-“より前桁の番号が繰り上がるのでご注意ください（例）2017-999 → 2018-000

表示内容	変換前	変換後
年（yyyy）	%Y	2017
年（yy）	%y	17
月（mm, 0なし）	%m	1〜12
月（mm, 0あり）	%M	01〜12
日（dd, 0なし）	%d	1〜31
日（dd, 0あり）	%D	01〜31
英語（省略）	%enm	Apr
英語（通常）	%enM	April

変換パターン（発行日＝2017年1月1日の場合）を参照する

種類	表示タイプ	変換前	変換後
日付	年月日	@(date)	2017-1-1
日付	年月日	@(date\|%Y年%m月%d日)	2017年1月1日
日付	年月	@(date\|%Y年%m月)	2017年1月
日付	先月分	@(date-1M\|%m月分)	12月分
日付	今月分	@(date\|%m月分)	1月分
日付	来月分	@(date+1M\|%m月分)	2月分
日付	四半期分	＜@(date\|%Y年)＞ @(date\|%m月) – @(date+3M\|%m月分)	＜2017年＞ 1月 – 4月分
日付	年月 (英)	@(date\|%enM %Y)	January 2017
日付	年月 – 年月(同年・英)	@(date\|%enm %Y) – @(date+2M\|%enm %Y)	Jan 2017 – Mar 2017
日付	年月 – 年月(翌年・英)	@(date+3M\|%enM %Y) – @(date+15M\|%enM %Y)	April 2017 – April 2018
書類番号	年_001	@(date\|%Y)_001	2017_001
書類番号	年月_001	@(date\|%y%M)_001	1701_001

*変数は「書類の発行日」を基準に変換されます
*+◯Mをご使用の際は以下の点にご注意ください
【よくある間違い】
[年]と[月]の数式 ( )を二つ連ねるより、一つの数式内におさめていただく方がより正確にシステム上で認識されます。
例えば、自動反映機能を使って2018年2月度と表示しようとした場合

（誤）
発行日：2017月12月1日
変換前：@(date|%Y年)@(date+2M|%m月度)
変換後：2017年2月度

（正）
発行日：2017月12月1日
変換前：@(date+2M|%Y年%m月度)
変換後：2018年2月度

実際の使用例を参照する

図①　書類番号で使用する場合
自動採番のため、最後に“_001 (_0001や-001等も使用可)”を入力する必要があります。書類番号は001から始まり、作成毎に末尾の数字に1ずつ足されていきます。
図②・③・④　詳細・備考・案件名で使用する場合
書類番号と異なり、末尾に_001等をつける必要はありません。

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既存の定型パターンをデフォルトに設定する

書類ごとに、作成済みの定型パターンをデフォルト設定することができます。

ホーム画面上部にある「書類設定」をクリックし、「定型パターン」ページに進みます。
ページ下部「その他の定型パターン」で表示される定型パターンの内、デフォルトに設定したい定型パターンの右側に表示されている[☆]マークをクリックします。これにより、指定の定型パターンがデフォルトとして設定されます。

※各定型パターンの「表示」画面からもデフォルトに設定することができます。

ホーム画面上部にある「書類設定」をクリックし、「定型パターン」ページに進みます。
ページ下部「その他の定型パターン」で表示される定型パターンの内、デフォルトにしたい定型パターン名をクリックします。
定型パターンの「表示」画面上部の「定型パターンとして設定」をクリックします。これにより、指定の定型パターンがデフォルトに設定されます。

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取引先に定型パターンを紐付けする

取引先ごとに定型パターンを作成して紐付けすることで、書類作成時に自動で呼び出すことができます。

取引先に紐付けする

ホーム画面左側のメニュー「取引先」より、定型パターンを紐付けしたい取引先を選択します。
取引先ページの「書類」タブをクリックします。
「書類」ページの「取引先の定型パターン」の右隣にある「編集」ボタンをクリックします。
書類の種類と定型パターンを選択し、ページ下部の「取引先定型パターンを保存」をクリックして、紐付けを完了してください。

紐付けられた定型パターンは取引先の「書類」ページに表示されます。

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書類作成時に呼び出す

書類の作成または編集ページで、取引先を選択します。
メッセージが表示されます。「定型パターンで上書き」をクリックします。
指定された定型パターンが自動で反映されます。（画面上部の定型パターンは変更する必要はありません）

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統合した請求書に定型パターンを適用する

同じ取引先に紐付く複数の書類の書類の詳細項目を統合し、同時に備考欄や銀行振込先といった情報を含む「定型パターン」を適用させた請求書を作成することができます。定型パターンに保存できる情報の詳細はこちら

統合した請求書用の定型パターンを作成する

書類設定タブの「定型パターン」ページ下部の「定型パターンを作成」ボタンをクリックし、「請求書定型パターンを作成」を選択します。
必要事項を記入した上で、ページ中程「案件名」の下に表示される「詳細項目を定型パターンに含む」のチェックを外し、ページ下部の「保存」ボタンをクリックします。
※チェックを入れて保存した場合は定型パターンに詳細項目が紐付けされます。そのため書類の統合を行った場合、統合元書類の詳細項目は引き継がず、定型パターン内の詳細項目を優先して上書きします。

複数の書類を統合し作成した請求書へ、定型パターンを適用する

書類一覧より統合したい書類を選択し、右側のメニューより「統合して請求書に変換」をクリックします。
ページ上部のプルダウンで、上記の方法で作成した定型パターンを選択します。この時、選択した定型パターン名の右隣に「〇〇項目」という記載がないことを確認します。
※ページ上部のプルダウンについての詳細はこちら
※初期パターンはデフォルトで「詳細項目を定型パターンに含む」のチェックが外れているので、そちらを選択していただくこともできます。
「異なる定型パターンを選択するとこれまでの変更が上書きされますので、ご注意ください」というメッセージが表示されるので、「定型パターンを読み込む」ボタンをクリックします。

選択した定型パターンが適用された請求書の作成画面が表示されます。
ページ中程の「詳細」欄に、統合元書類の詳細項目が記載されていることを確認し、ページ下部の「保存」ボタンを押します。
取引先と詳細項目は統合元書類の内容が、その他の項目は定型パターンの内容が適用された請求書が作成されます。

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定型パターンを一括インポートする

CSV形式、Excel形式のファイルを用いて定型パターンを一括インポートできます。

「自社情報」より「インポート」タブを選択します。
「定型パターンのデータ(Excel/CSV)」をクリックし、サンプルデータをダウンロードします。
ファイルを開き、「はじめにお読みください。」を一読します。ここに記載されている形式に従って、「インポートファイル雛形(こちらにご記入ください)」のシート上で、定型パターンと項目それぞれの行を編集します。

※振込先タイトル、振込先、支払期限、備考欄に関しては、「データ」シート上で一括編集する事が可能です。「書類の種類（F1セル）」で選択した書類に応じて「データ」シートの情報が自動挿入されます。
※定型パターンに変数を差し込むことも可能です。詳細はこちらをご覧ください。
「インポート」タブの「ファイルを選択」ボタンをクリックして作成したインポートファイルを選択し、「インポート」ボタンをクリックします。
読み取られたデータを確認できたら、「インポートデータを確認」ボタンをクリックします。
インポートが正常に完了すると、以下の画面が表示されます。

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作成予約をする

定期的に送付している請求書にスケジュールを設定することで、作成の自動化ができます。
月ごとに必要な作業を確認できるので、作成忘れや送付忘れの防止にもなります。
※送付予約には現在対応しておりません。

定型パターンから定期作成する

ホーム画面左上の「請求作業」の「作成待ち」ボタンをクリックします。
ページ右下の「作成を予約」ボタンをクリックします。
作成予約名、開始日・終了日、頻度、定型パターン、取引先をそれぞれ設定し、「作成を予約」ボタンをクリックします。

既存の請求書を定期作成する

請求書一覧より定期作成したい請求書を選択し、右のツールバーから「定期的に複製」をクリックします。
作成予約名、開始日・終了日、頻度、取引先をそれぞれ設定し、「作成を予約」ボタンをクリックします。

作成予約した書類を送付する

ホーム画面左上「請求作業」の「作成待ち」ボタンをクリックします。
作成待ちページの「＋」ボタンから作成予約に設定した請求書を作成します。
※右上の「一括作成」ボタンからは、作成待ちの全ての書類を一括で作成できます。
送付待ちページの「送付依頼」ボタンから送付したい書類をクリックします。
※右上の「すべてに送付依頼」ボタンからは、送付待ちの書類をすべて送付できます。
「送付する」ボタンを押した書類はホーム画面左上「送付前確認」の「送付依頼前」ページに表示されます。
送付方法（セキュア送信または郵送）、宛先、差出人、封筒上の表記を確認の上、「書類を送付」ボタンをクリックします。
すべての書類が「作業完了」に表示されたら送付が完了したことになります。

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書類をPDF化・PDFをダウンロードする

【PDF化】

画面左側のメニューより書類の一覧ページを開き、PDFに変換したい書類にチェックを入れてください。
次に画面右側のメニューにある「PDF」をクリックすると、新しいタブに選択した書類のPDFが表示されます。

【PDFをダウンロードする】

書類一覧画面でダウンロードしたい書類を選択します。
画面右側のメニューより「PDFダウンロード」をクリックすると、ダウンロードが実行されます。

【PDFを一括ダウンロードする】

複数の書類を選択すると、PDFの一括ダウンロードができます。

書類一覧画面でダウンロードしたい書類を複数選択します。
画面右側のメニューより「PDFダウンロード」をクリックします。
「ダウンロード」に自動ジャンプ後、該当のファイル名をクリックすることでダウンロードが実行されます。

※すべての書類を一括PDFダウンロード
書類一覧上部に表示される「取引先」をクリックすると、「すべてのページで選択」が表示されます。これを選択した後上記2.以降の手順を踏むことで、すべての書類を一括PDFダウンロードすることができます。

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作成した書類を郵送する

メイクリープス上で作成した書類は、日本郵政を通して郵送をする、もしくはセキュア送信（メール）をすることで相手先に送信できます。
※収入印紙の貼付が必要となる「１万円以上の注文請書」と「５万円以上の領収書」は、セキュア送信のみ対応しております。
※注文請書にかかる印紙税額
http://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/inshi/7102.htm(国税庁)
※領収書にかかる印紙税額
http://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/inshi/7105.htm(国税庁)

メールポイントを購入する

5ページ以下の書類は、1通1メールポイント一律148円（税抜）で送付状・帳票の印刷・封入・投函まで全てのプロセスを代行いたします。6ページ以上の書類は、5ページ追加毎に＋1メールポイントが追加で発生します。

メールポイントを購入するには、画面上部の「〒」マークをクリックします。購入する数量・支払い方法を選択し、「メールポイントの購入」・「今すぐ購入」・「購入」のいずれかをクリックします。購入できるメールポイントは、10・20・50・100の内から選択いただけます。
お支払い方法は、無料または個人プランの方はクレジットカード、PayPalのみ、法人プランの方はクレジットカード、銀行振込、PayPalからお選びいただけます。
※銀行振込は、月額プランのお支払い方法を銀行振込でご登録された方のみお選びいただけます。
※銀行振込の場合は、翌月始めに請求書が送付されます。

※販売代理店経由でご契約されたお客様は、メールポイント(MP)の最低購入可能数、お支払い方法が異なる場合がございます。必ず販売代理店にご確認ください。

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書類を郵送する

メールポイントを保持していると、書類を郵送できます。
書類・封筒のサンプルは、Q&Aの「届く書類のサンプルはありますか？」をご参照ください。

画面左側のメニューより書類の一覧ページを開き、郵送する書類を選択後、右側のメニューより「送付する…」を選択します。
「送付する…」をクリックした書類は、画面左上の「送付前確認」リストに追加されます。
※「送付前確認」リストに追加された郵送依頼はページを離れた際も保存され、いつでも戻って続きの作業を行っていただけます。
表示される送付確認画面にて、「郵送」にチェックを入れます。

送付確認画面から送付依頼をキャンセルする場合は、右上の「」をクリックください。

＜送付前画面＞
- 追加で書類を同封する場合は、書類の横にある「＋」マークをクリックすることで書類を追加できます。
  ※最大45ページまで送付可能で、5ページ毎に＋1メールポイント発生します。
- 「」マークより、宛先・差出人情報を編集ができます。
- 封筒上の表記を「請求書在中」・「重要書類在中」等から選択できます。
＜日英の書類を同封する際の注意点＞
日本語で作成されたものが1通でも存在する場合は、送付状は日本語で表記されます。送付状情報を変更したい場合は送付前確認画面で、「宛先」住所を送付前に編集してください。封筒・送付状の宛先に敬称（様・御中）を追加することもできます。
ページ右上の「PDFを表示」ボタンより書類の内容を最終確認します。
その後、「書類を送付」もしくはページ下の「一括送付」をクリックすると郵送依頼が完了します。
ボタンをクリック後、完了メッセージが表示されます。
郵送依頼が完了すると、通知メールが届きます。
※投函日については、Q&Aの「いつ届きますか？」をご参照ください。

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郵送をキャンセルする

郵送のキャンセルの有効期限は、キャンセルの依頼をいただいてから30分以内まで可能です。
キャンセルの方法については、以下の2通りがあります。

書類の一覧ページを開き、郵送をキャンセルする書類を選択後、右側のメニューより「郵送をキャンセルする」を選択します。
もしくは「履歴」タブの「送付履歴」で該当書類の「詳細を表示」をクリックし、「郵送をキャンセルする」を選択します。

＜注意点＞

「書類を送付」をクリックしてから30分が経過すると、自動的に印刷・封入の作業に移行し、キャンセルができなくなります。
同封した書類のうち、1通でも郵送がキャンセルされると、その他書類の郵送も同時にキャンセルされます。
書類自体の「削除」のみ実行しても郵送はキャンセルされませんので、ご注意下さい。
郵送依頼後に書類に編集された場合、該当書類に反映されませんのでご注意ください。

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作成した書類をセキュア送信する

デフォルトの送付方法を設定する

まず画面左のツールバーから「取引先」をクリックします。
設定を編集する取引先をクリックすると、取引先毎の設定ができます。
「書類の送付設定」タブから、デフォルトの送付方法・送信先・セキュア送信時のメッセージを編集できます。
セキュア送信・郵送を選択します。同時選択することも可能です。
セキュア送信の宛先情報を選択します。
セキュア送信の送信先/メッセージ変更画面を編集し保存します。

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件名・メッセージに宛先/日付/書類/差出人の情報を差し込む

デフォルトメッセージの設定の変更方法は以下の通りです。

ホーム画面「自社情報」から、「設定」タブを選択します。
書類の送付設定の「編集」をクリックし、書類の送付設定の件名・デフォルトメッセージを記入し、「保存」します。

各取引先に対して、個別の件名・デフォルトメッセージを設定をすることもできます。

ホーム画面「取引先」より、編集する取引先名をクリックします。
「送付設定」タブを選択し、セキュア送信の「編集」をクリックします。
件名・デフォルトのメッセージを編集後「保存」します。

件名・デフォルトメッセージ内で以下の変数を使うことにより、セキュア送信のメッセージ内で宛先/日付/書類/差出人の情報を自動反映させることができます。

宛先情報の表示
取引先名と連絡先名（敬称付き）	@(full_contact_name_with_honorific)	サンプルA株式会社鈴木様
取引先名（敬称付き※）	@(full_contact_name_with_honorific)	サンプルA株式会社御中
連絡先名字（敬称付き）	@(contact_last_name_with_honorific)	鈴木様
連絡先	@(contact_name)	鈴木太郎
取引先	@(client_name_no_honorific)	サンプルA株式会社

※@(full_contact_name_with_honorific)を使用時、送信先が複数ある場合と送信先が組織の場合は「取引先名+御中」と表記されますので、ご確認下さい。

日付の表示
送信日	@(send_date)	2017-10-18
発行日	@(document_date)	2017-10-18
支払期限 ※	@(document_due_date)	2017-11-30

※@(document_due_date)を使用時は支払期限が書類上で設定されているかご確認下さい。

書類の表示
書類番号	@(document_number)	請求書番号201710_001
書類種類	@(document_type)	請求書
参照リンク	@(document_links)	請求書番号201710_001: <リンク>

差出人情報の表示
差出人の署名	@(sender_sig)	*設定した署名が挿入されます
差出人名	@(sender_name)	佐藤彩子
差出人名字	@(sender_last_name)	佐藤
自社名	@(sender_company_name)	サンプルB株式会社

※半角英数字のみ使用可能です。
※表記に誤りがある場合、書類に適切に反映されませんのでご注意ください。

【件名の例】

【表示例】

【デフォルトメッセージの例】

【表示例】

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差出人の署名を設定する

セキュア送信のメッセージ内で署名を設定する方法は以下の通りです。

ホーム画面「メンバー」より「メンバー」タブを選択し、編集するメンバー名をクリックします。
「メンバー情報を編集」をクリックし、差出人署名欄を記入後に、「メンバー情報を保存」します。
メッセージに宛先/日付/書類/差出人の情報を差し込むの手順にしたがってデフォルトメッセージを編集し、署名を挿入したい位置に@(sender_sig)を差し込み、「保存」します。

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書類をセキュア送信する

作成した書類を取引先にインターネット通信を使ってセキュア送信することができます。

まず画面左側のメニューより書類の一覧ページを開き、セキュア送信する書類を選択します。
その後、送付確認ページに移動します。
表示される送付確認画面にて、「セキュア送信」にチェックを入れます。
追加で書類を同封する場合は、書類横の「＋」マークをクリックし、該当の書類を追加します。
必要であれば、件名・メッセージを「」マークより編集し、送付方法・送信先を確認します。
※送付方法と送信先、メッセージのデフォルト設定が可能です。詳しくはこちらをご覧下さい。
「書類を送付」または「一括送付」ボタンをクリックしてください。
※セキュア送信済みの書類は、書類の再編集はできませんのでご注意ください。書類の編集が必要な場合は、送付を一度キャンセルしてから再度編集を行ってください。
ボタンをクリック後、完了メッセージが表示されます。

【送付確認画面で送付依頼をキャンセル】
送付確認画面から送付依頼をキャンセルする場合は、右上の「」をクリックください。

【確認メール】
セキュア送信の完了後、通知メールが送信者と事前に設定した通知メンバーにメール送信されます。

スクリーンショット 2015-08-21 12.33.17

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書類をセキュア送信する（受信者側の表示例）

受信したメール上のURLをクリックします。
URLクリック後、以下の画面へと移動します。画面上の「表示」ボタンをクリックすると書類のPDFを別タブで表示します。「ダウンロード」ボタンをクリックすると書類のPDFをダウンロードすることができます。

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セキュア送信をキャンセルする

※セキュア送信のキャンセルは、受信側が書類を未参照の場合のみ可能です。

画面左側のメニューより書類の一覧ページを開き、該当する書類を選択後、右側のメニューより「セキュア送信をキャンセル」を選択します。
もしくは、「送付履歴」より該当書類の「詳細を表示」をクリックし、
「セキュア送信をキャンセル」を選択します。

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書類を一括送付する

「送付前確認」リストの書類を一括送付する

書類一覧より送付したい書類を選択し、右側のメニューより「送付する…」をクリックし、「送付前確認」リストへ追加します。「送付前確認」リストへの追加は「請求作業」ページの「送付待ち」より「すべてに送付依頼」ボタンまたは書類ごとに「送付依頼」ボタンをクリックすることでも可能です。
※「請求作業」ページの詳しい説明はこちら
画面左側のメニュー「送付前確認」ボタンを押し、「送付前確認」ページに移動します。
ページ下部の「〇〇通全ての書類を一括送付」ボタンをクリックします。＊送付する書類が20通以下の場合、「ページ上の〇〇通の書類を一括送付」ボタンのみ表示されます。
「送付を実行しますか？」というメッセージが表示されるので、「送付」ボタンをクリックします。
送付前確認済みの全ての書類が一括送付されます。

一括送付ができないエラーを解消する

送付する書類の中に修正が必要な書類が含まれていると、「〇〇通全ての書類を一括送付」ボタンを押すことができません。以下の手順で修正が必要な箇所を確認・修正することで、一括送付をしていただけるようになります。一括送付エラー

「送付前確認」ページ上部「修正が必要な書類」又はページ下部の「エラーがある送付依頼を表示」をクリックします。
「修正が必要な書類」ページでエラーメッセージを確認し、該当箇所の修正を行います。
「送付前確認」ページに戻ると、ページ最下部にて「〇〇通全ての書類を一括送付」ボタンを押すことができるようになっているので、クリックします。
「送付を実行しますか？」というメッセージが表示されるので、「送付」ボタンをクリックします。
送付前確認済みの全ての書類が一括送付されます。

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書類を送付済み・未送付ステータスにする

郵送サービス又はセキュア送信を利用した場合は自動的に「送付済み」になりますが、以下の方法により手動でステータスを変更することもできます。＊承認権限を持たないメンバーであっても承認済みの書類に対して「送付済み」ステータスをキャンセルすることができます。詳しくはこちら

書類を送付済みにする

書類一覧画面より、送付済みにしたい書類（複数選択可）を選択します。
右のツールバーから「送付済みにする」をクリックします。
「送付済みとしてチェック」画面から送付日の日付を選択し「設定」ボタンをクリックすることで、書類を「送付済み」にしてください。
書類の「編集」ページ下部の「送付日」欄からも送付日を設定し、ページ最下部の「保存」ボタンを押していただくことでも書類を送付済みステータスにできます。

書類を未送付にする

書類一覧より、未送付にしたい書類（複数選択可）を選択します。
右のツールバーから「未送付にする」を選択します。
「送付取消」画面から「取消」ボタンをクリックします。
書類のステータスが「送付済み」から「未送付」に変化します。この操作は、承認済み書類に対して承認権限を持たないメンバーも行うことができます。詳しくはこちら
＊書類の「編集」ページ下部の「送付び」欄から「クリア」を選択し、ページ最下部の「保存」ボタンを押していただくことでも書類を未送付ステータスにできます。

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送付履歴を確認する

ホーム「履歴」の「送付履歴」タブより郵送状況（発送予定日・キャンセルの有無・発送日）および送付内容を確認できます。
また、「エクスポート」ボタンより、過去の送付履歴を一括ダウンロードできます。

送付履歴確認ページ

「詳細を表示」より送付内容の詳細を確認できます。

書類番号および書類PDF
セキュア送信先
セキュア通知先
カード決済適用の有無
セキュア送信件名・メッセージ
郵送宛先
郵送差出人
書類在中印

書類が取引先で参照されていない場合は、「セキュア送信をキャンセル」ボタンが現れ、セキュア送信をキャンセルすることができます。

スクリーンショット 2016-01-27 12.11.34

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メールドメイン指定の設定をする

メールドメイン指定とは、書類を送付する際の送信元メールアドレスをご自身のメールアドレスに指定できる機能です。

事前登録をする

「プランの変更」より、メールドメイン設定のチェックマークをつけて「申し込む」をクリックします。（ユーザー数・取引先数に変更がある場合は、修正を加えてから「申し込む」をクリックします。）
「プランの詳細」でアップグレードが反映されていることを確認し、完了です。

メールドメインを設定する

ホーム画面上部の「自社情報」タブをクリックします。
ページ下部「メールの設定」の「メールドメイン指定」より、「ドメインの管理」をクリックします。
※上記の登録が未完了の場合は表示されません
ドメイン名を入力し、「ドメインを追加」をクリックします。
※ドメイン名は、「@」以降を入力してください。
貴社ドメインのDNS設定に、表示された固有のTXTレコード、CNAMEレコードをそれぞれ追加してください。

※本機能ではgmail.comなどのドメインは利用できません。(G Suiteは利用可）
設定の際には御社で利用されているドメインのDNSレコード設定が必要になります。
※DKIM、Return-Pathの設定はともに必須となります。
設定が完了すると「認証中」のステータスが「認証済み」に変更されます。

設定したメールドメインを使用する

本機能を有効にした場合、セキュア送信の送信時に以下の確認と実行が行われます。

設定で認証されているドメインと、送信ボタンを押したユーザー様のメールアドレスのドメインを確認します。
二つのアドレスのドメインが一致している場合、送信されたセキュア送信の送信元アドレスは、ユーザー様のアドレスに変更されます（一致しない場合はbounce@makeleaps.comより送信されます。）
受信したお客様が「返信」を押した場合の返信先も、同様にユーザー様のアドレスとなります。

ユーザー様各自のメールアドレスの変更はこちらから

(例)　サンプル株式会社（認証済みのドメイン: sample.com）
★メンバー1: 請求太郎 taro@sample.com
★メンバー2: 納品花子 hanako@sample.com
・メンバー3: 見積二郎 jiro@gmail.com

★のメンバーが送付したセキュア送信は、送信元も返信先もメンバーのアドレスになります。3のメンバーが送付するセキュア送信は、認証済みドメインと一致しないため、bounce@makeleaps.comが採用されます。

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入金消込をする

「入金管理」から入金消込する

通帳記帳内容と書類の紐付け・入金消込ができます。

ホーム画面左の「入金管理」ボタンをクリックします。
通帳データインポート機能、「口座連携」機能、または「バーチャル口座」機能を利用して入金情報（入金日、入金額、振込名義）を取込みます。手動で個別に入力することも可能です。
入金情報一覧画面で紐付けしたい通帳項目を選び、「書類を追加」をクリックします。
右横の「追加」ボタンをクリックし「保存」します。

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入金消込アシストを使って入金消込する

ホーム画面左の「入金管理」から、通帳項目一覧画面を開きます。
システムが請求書の合計金額と同額の通帳項目を紐付け、自動で「推測」タグをつけます。

※請求書の金額と同額ではないと「推測」タグはつきません。
通帳項目の「確認」をクリックすると、入金消込が完了します。
【確認前】

【確認後】
別の書類と紐付けをしたい場合は、「推測」タグ右横の「」をクリック後に「書類を追加」します。

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書類一覧から入金消込する

まず入金が確認できた請求書を選択（複数可）し、右側のメニューより「入金消込」をクリックします。
支払完了日を編集・確認して、「設定」ボタンをクリックします。
該当書類に「」が追加され、支払済みとして記録されます。

※MakeLeapsカード決済を介して支払いが行われた場合は、自動的に「入金消込」の処理が実行されます。

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入金消込をキャンセルする

「入金管理」からキャンセルする

ホーム画面左の「入金管理」の入金情報一覧から、通帳項目に紐付けられた書類の横の「」をクリックします。
「書類の入金消込を解除」にチェックを入れてから、「解除」をクリックし入金消込をキャンセルします。

書類一覧からキャンセルする

＊この方法により、承認権限を持たないメンバーであっても承認済みの書類に対して入金消込をキャンセルすることができます。詳しくはこちら

書類一覧より書類を選択し、右のツールバーから「入金消込を取消」をクリックします。
「入金取消」画面が表示されるので、「取消」をクリックします。

書類の編集画面からキャンセルする

書類一覧より変更したい書類を選択し、右のツールバーから「編集」をクリックします。
ページ下部「テンプレート」欄下部の「入金日」の欄をクリックし、クリアを選択します。＊カレンダー内の日付を選択することで入金日の変更をすることもできます。
「保存」をクリックすると、入金消し込みのキャンセルが完了します。

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入金催促をする

期限超過の未払い請求書がある場合は、MakeLeaps上から取引先に催促メールを送ることができます。

取引先に催促メールを送る

「入金管理」ページより、「取引先への連絡」をクリックします。
連絡する取引先の「詳細…」をクリックします。
「メールを作成…」をクリックするとメール作成画面が表示されます。

【連絡先情報のメールアドレスをクリックした場合】
メールアカウント*が起動し、自動コピーされた宛先を用いてメールを送付することができます。
*起動するメールアカウントの変更方法
Windows: 既定の電子メールソフトを変更する方法（マイクロソフト社公式ウェブサイト）
Mac: デフォルトのメールアプリケーションと Web ブラウザの変更方法（アップル社公式ウェブサイト）
宛先・定型文・件名・本文を入力し、「確認」をクリックします。
内容に変更がある場合は「編集」を選択します。変更がない場合は「送信」をクリックします。

連絡記録のメモを残す

取引先への連絡を記録しておくことで、社内での情報共有がしやすくなります。

「入金管理」ページより、「取引先への連絡」をクリックします。
連絡する取引先の「詳細…」をクリックします。
「取引先のメモ」欄にメールや電話の詳細を入力し、「メモを追加」をクリックします。
【メモを追加前】

【メモを追加後】

※本項目は「取引先」ページの「取引先履歴」からも閲覧することができます。

催促定型文を作成する

取引先へ送付する催促メールの定型文を作成でき、メール作成時に使用できます。

「入金管理」ページより、「取引先への連絡」をクリックします。
右上の「催促定型文」をクリックします。
「催促定型文を追加…」をクリックし、催促定型文名・件名・本文を「保存」します。

本文中では以下の変数の利用が可能です。

催促定型文で使用できる変数
連絡先名（姓名）	full_contact_name_with_honorific	サンプルA株式会社鈴木様
連絡先名字（敬称付き）	contact_last_name_with_honorific	鈴木様
連絡先名	contact_name	鈴木太郎
取引先名	client_name_no_honorific	サンプルA株式会社
参照リンク	document_links	請求書番号2017_001: <リンク>
署名	sender_sig	*設定した署名が挿入されます
差出人名	sender_name	佐藤彩子
差出人名字	sender_last_name	佐藤
自社名	sender_company_name	サンプルB株式会社
書類	documents	*期限超過した請求書 (支払期限, 書類番号, 請求金額)