承認機能を使う

本稿は見積書・発注書・納品書・請求書・領収書のオンライン管理ツール、MakeLeapsのマニュアルです。

【メイクリープスの使い方  [初級編]  】はこちら
【Salesforce連携 [ML4SF設定方法]  】はこちら


目次

1. はじめに
2.初期設定
3. 自社設定
4. 書類を作成・管理・送付
5.「口座連携」機能を使う
6. 「バーチャル口座」機能を使う
7. 「作業時間管理」機能を使う
8. MakeLeapsカード決済を使う
9. アカウント設定
10. 権限設定
11. 承認機能を使う

12. グループ設定
13. その他の機能


11. 承認機能を使う

書類を送付やダウンロードする前に、他のメンバーや上長の方からの承認をしてもらうための機能です。誤送付の防止や承認プロセスの自動化に役立ちます。書類の作成者が承認を依頼し、依頼された側が承認することで送付やダウンロードが可能になります。

承認機能を有効化する

  1. 書類設定」から「書類の承認」のタブを選択します。
  2. 承認設定を編集」をクリックします。
  3. 承認が必要な書類を選択し、「保存」します。
    ※承認済み書類の再編集を防止したい場合は、「承認済み書類の編集防止」にチェックを入れてください。承認依頼者は該当書類を編集できなくなります。

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承認依頼

承認を依頼するメンバーは、以下の手順で承認を得ることができます。
依頼されたメンバーにはメールで通知が届き、承認が完了すると依頼主に完了通知メールが届きます。

承認依頼を送る

  1. 書類一覧ページより、該当書類を選択後、右メニューから「承認を依頼…」をクリックします。
  2. 承認を依頼するメンバーの名前を選択し、メモ(任意)を添えて「承認を依頼」をクリックします。

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承認された書類を確認する

  1. 依頼した書類が承認されると、書類作成者と依頼主に完了通知メールが届きます。
    また、依頼した書類が承認されるとホーム画面左の「承認依頼」ページにも通知が表示されます。
  2. 承認依頼」ページの「通知」を確認後、「既読にする」をクリックすると通知が表示されなくなります。
     ※同画面の「送った承認依頼」より、自分が承認を依頼した書類の一覧および完了日を確認いただけます。未承認の書類には完了日が表示されません。
  3. 書類が承認されると、書類一覧ページに「承認済み」アイコンがつき、「送付する」と「PDF/PDFダウンロード」ボタンがクリック可能になります。各アイコンの詳細はこちら

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書類を承認/非承認する

承認権限を有するメンバーは、以下の依頼された書類の承認/非承認を行うことができます。
権限設定」より「承認権限」を付与されている必要があるので、事前に画面左側の「メンバー」よりでご確認ください。

  1. 承認を依頼されると通知メールが届きます。書類番号をクリックすると、承認ページへアクセスできます。
  2. 承認を依頼された書類を一覧で確認できます。
  3. 内容に関して問題がなければ「承認」/ 訂正を加えてほしい場合は「非承認」ボタンをクリックします。

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承認が必要な書類を一覧で確認する

  1. ホーム画面左より、「承認依頼」ページの「承認依頼」をクリックします。
  2. こちらのページより、あなたの承認が必要な書類を一覧で確認できます。
    ※書類一覧画面で「承認依頼中」のステータスで検索すると、承認が必要な書類を一覧で確認できます(但し、こちらの画面では他のメンバー宛に送られた承認依頼も表示されますのでご注意ください)。

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書類を一括承認する

書類一覧画面より、書類一覧画面で未承認の書類を複数の書類を選択し「一括承認」することができます。

【書類一覧画面】

【履歴一覧画面】
ここでは、「一括承認」の操作が書類ごとに確認することができます。

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一度承認された書類を承認前の状態に戻す

承認を取消」をクリックします。承認を取り消すと、再度承認依頼を送ることができます。

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段階承認フロー

承認フローを作成する

  1. 「書類設定」から「書類の承認」タブを選択します。
  2. 「承認フローの作成」をクリックし、承認フロー名から順番に必要事項を入力します。

  3. はじめの「承認者」を選択し、続いて次の「承認者を追加」していきます。
    ※左の番号順に承認依頼が送られます
    ※↑↓で順番を入れ替えることができます

  4. 承認フローを適用する書類を選択します
    ※全ての書類に適用させる場合は「全ての書類種類」を選択してください
    ※選択した書類の承認を依頼する時に限り、該当承認フローが選択肢に表示されます

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承認依頼を送る

  1. 書類作成後の画面もしくは書類一覧画面から「承認を依頼…」を選びます。
  2. 承認フローを選択し、メモ(任意)を入力後に「承認を依頼」をクリックします。
  3. 承認フロー中で一番目に設定された人はメールを受け取り、「承認」をクリックするとウェブ画面に移動し、承認することができます。

    ※メールの「承認」ボタンを押しただけでは、書類を承認することはできませんのでご注意ください。

【メモ・ノートについて】

  • 承認を依頼時のメモ
    「承認依頼者」+「承認フロー内のメンバー」で共有されます。
  • 承認依頼者へのノート
    「承認依頼者」だけに共有されます。
    次の承認者にはメモが引き継がれませんのでご注意ください。

【通知メールについて】

  • 承認依頼者が通知メール受け取るタイミング
    • 各承認者が書類を承認/非承認したとき
  • 承認者が通知メール受け取るタイミング
    • 承認依頼者から承認を依頼されたとき
      ※各承認者が書類を承認/非承認したときには通知メールを受け取りません。

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承認された書類を確認する

ホーム画面右上の「承認依頼」から、各書類の承認ステータスを確認することができます。
【承認依頼画面】

【書類の表示画面】


お問い合わせ

このマニュアルについて不明な点・ご質問などがありましたら、MakeLeapsのQ&Aページ をご覧ください。また、メールや電話でもお気軽にご連絡ください。

MakeLeapsサポート (営業時間:祝休日を除く、平日9:00-12:00 / 13:00-18:00)

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