13. その他の機能

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個人事業主やスタートアップの事業成長を支える見積・請求・入金管理ソフトMakeLeapsのマニュアルです。


その他の機能

書類一覧のアイコンリスト

書類一覧では、一つ一つの書類に対して複数のアイコンが表示されます。このアイコンを見ることで、書類の状態を一目で確認していただけます。書類一覧ページ(請求書)

  • 送付済み・未送付
    送付済みアイコン
    書類の送付状況を表示します。色が薄いものは未送付、濃いものは送付済みを表します。
  • セキュア送信済み(参照・未参照)
    セキュア送信(未参照)
    セキュア送信(参照済み)
    セキュア送信後の書類の閲覧状況を表示します。前者は未参照、後者は参照済みを表します。
  • 郵送済み・未郵送
    郵送済み
    書類の郵送状況を表示します。色が薄いものは未郵送、濃いものは郵送済みを表します。
  • 検収済み・未検収
    検収済み
    (見積書・自社宛発注書・検収書のみ)書類の検収状況を表示します。色が薄いものは未検収、濃いものは検収済みを表します。
  • 入金済み・未入金
    入金済み
    (自社宛発注書・請求書のみ)書類の入金状況を表示します。色が薄いものは未入金、濃いものは入金済みを表します。
  • 承認未依頼・承認依頼中・承認済み・非承認済み
    承認依頼中
    承認済み
    (送付に承認を必要とする場合のみ)書類の承認状況を表示します。承認未依頼のうちは薄い灰色、承認依頼中になるとオレンジ色、承認済みになると黒色に変化します。
    なお、書類が非承認になった場合は以下のアイコンが表示されます。
    非承認
  • 変換済み
    変換済み
    書類の変換を行うと、請求番号の横にこちらのマークが表示されます。
  • 履歴
    履歴
    「案件名」項目の「入金日」の横に表示されるアイコンで、クリックすることで書類の操作履歴が表示されます。履歴には操作内容の他、それぞれの操作を行った日付や作業を行った人の名前が表示されます。

書類一覧で履歴を確認する

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グループ設定

社内のメンバーをグループ化し、取引先ごとに担当グループを割り当てることができます。
取引先情報や書類・売上データへのアクセスは、担当グループと管理者のみに制限されます。

グループを作成する

  1. ホーム「メンバー」より、「グループ/役割」タブに移動し、「グループを作成」をクリックします。 グループの新規作成
  2. グループ名とメンバーを入力し、「作成」をクリックし完了です。グループの作成ページ

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取引先に担当グループを設定する

取引先に担当グループを設定すると、取引先や関連書類、レポートが担当グループと管理者グループのメンバーにのみ表示されます。

  1. 左側のメニュー「取引先」より、設定を行う取引先名を選択します。取引先の詳細ページに移ったら、ページ下部の「編集」ボタンをクリックします。取引先ページの編集
  2. 割り当てたい担当グループを選択後、「保存」をクリックします。担当グループを選択

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「YAYOI SMART CONNECT」と連携する

ご利用にあたって必要なアカウント

1. MakeLeapsアカウント

  • 「YAYOI SMART CONNECT」との連携サービスは、法人プラン以上または無料トライアル期間中にご利用いただけます。
  • MakeLeapsへのご登録はこちら

2. 弥生アカウント

  • 「やよいの白色申告 オンライン」または「やよいの青色申告 オンライン」への登録が必要です。
  • 弥生アカウントへのご登録はこちら

【ご使用前にご確認ください】
※源泉税を含む請求書には対応しておりません
税込・外税・非課税が混在している請求書には対応しておりません

やよいアカウントを認証する

  1. 「自社情報」から「連携済みアプリ」のページを開きます。
  2. 表示された連携アプリの中から「YAYOI SMART CONNECT」を選び、ページ下部の「認証」をクリックします。

  3. 弥生ログインページに移動し、登録済みの弥生アカウントでログインします。
    log in yayoi
  4. 「外部サービス連携確認画面」が表示され、弥生アカウント情報をMakeLeapsによって取得・変更することを許可することに同意し、「同意の上連携する」をクリック。

やよいアカウントに取引先を追加する

  1. 「やよいの青色(もしくは白色)申告オンライン」にログインし、「設定メニュー」の「科目の設定」をクリックします。
  2. 「売上」を選択後、「補助科目を追加」を選択します。
  3. 取引先であるクライアント名を入力します。
  4. 「登録」をクリックします。

    ※YAYOI SMART CONNECT について詳細はこちらをご覧下さい
    ※取引先の追加は一社ずつご登録下さい

MakeLeapsでクライアント・マッピングする

  1.  取引先と科目の対応付けページへ行き、やよいアカウントに登録されている取引先を選択し「確定」をクリックします。
  2. 「取引のエクスポートを開始」をクリックします。

請求データを送信する

  1. エクスポートページで、クライアント名・請求書の発行日・タグ・ステータスからエクスポートする取引を選択します。
  2. エクスポートする取引を選択後、「YAYOIにエクスポート」をクリックします。
  3. やよいアカウントに移動。吹き出しをクリックし、右下の指マークをクリックします。
  4.  仕分け内容を確認し問題なければ、右下の指マークをクリックします。
    4.YSC_仕分け確認画面2
  5. クリック後、請求データが自動取込・仕訳されます。

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グラフを閲覧する

ホーム画面上に表示されるグラフは、全て請求書データの数値が反映されています。会計年度の設定に応じて表示され、それぞれのグラフ上で税込(合計金額)、税抜(小計)表示、また、表示したい通貨を選択できます。
※アーカイブされた取引先宛の請求書データは反映されません。
※請求書を複製・統合された場合は、重複した数値が表示されます。

【予想売上高】

取引先上位5社の月別請求額をグラフで確認できます。
数値は請求書データの発行日基準です。
取引先毎に色分けされています。 

予想売上高のグラフ

【入金情報グラフ】

「入金状況」を選択すると、月ごとの「入金済み/未払い」額がグラフで表示されます。
グラフの該当箇所をクリックすると、該当月の未払いの請求書を参照できます
数値は、請求書データの支払い期限基準もしくは発行日基準で選択できます。
支払い期限を設定していない請求書は、その発行日に基づいてグラフに表示されます。

入金情報のグラフ

【前年度比】

「前年度比」を選択すると、前年度との月ごとの請求額をグラフで比較できます。
※取引先別では表示されません。

前年度比のグラフ

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レポート

レポートを閲覧する

「レポート」タブをクリックすると、各種レポートを閲覧できます。
各レポートの情報はスクリーンショット 2015-08-14 午後6.12.36からコピーできます。

アーカイブされた取引先宛の請求書支払期限を設定していない請求書無効化された請求書の金額は反映されませんのでご注意ください。

<請求書の複製・統合をする場合>
作成された書類の金額分加算されますので、元書類を無効化して重複しないように対応してください。

【売掛金管理表】

未払いの請求額の合計金額を取引先ごとに集計しています。

通貨:表示したい請求書で使用されている通貨を選択します

集計方法:税込(合計金額)もしくは税抜(小計)を選択します

期間:(基準日から)月ごともしくは30日ごとの期間を選択します

基準日:支払い期限の基準日を選択します

売掛金管理表のレポート

【予想売上高】

有効な取引先に対する基準日以後の請求合計金額が表示されます。
通貨:表示したい請求書で使用されている通貨を選択します
集計方法:税込(合計金額)もしくは税抜(小計)を選択します
期間:(基準日から)月ごともしくは30日ごとの期間を選択します
基準日:支払い期限の基準日を選択します

予想売上高のレポート

【売上げ報告(有効取引先)】

月別請求額が有効取引先ごとに表示されます。

売上報告(有効取引先)のレポート

【売上報告(メンバー)】

月別請求額がメンバー(書類の作成者)ごとに表示されます。

売上報告(メンバー)のレポート

【売上報告(グループ)】

月別請求額が担当グループごと(グループに所属するメンバーの合計発行数ごと)に表示されます。

売上報告(グループ)のレポート

【売上げ報告(タグ)】

月別請求額が設定したタグごとに表示されます。

売上報告(タグ)のレポート

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詳細レポート

【売上げ報告(全取引先)】
月別請求額がアーカイブした取引先を含む全ての取引先ごとに表示されます。

売上報告(全取引先)についてのレポート

【売上報告(商品)】

月別請求額が商品ごとに表示されます。
登録した商品では商品コードも表示されます。

売上報告(商品)のレポート

【売上原価(商品)】

登録した商品の原価が、その月の売上に合わせて自動集計されます。
商品の原価は左メニュー「商品一覧」から変更できます。

売上原価(商品)についてのレポート

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レポート関連機能

【昇順・降順ソート機能】

「取引先」や「合計金額」など、レポートの各ヘッダーをクリックすると、昇順または降順ソートしたレポート表示への切り替えが可能です。
※全てのレポート画面で利用できます。

【折れ線グラフと棒グラフ】

グラフ画面の左上「折れ線グラフ」と「棒グラフ」より、表示したいグラフを選択できます。
※売上報告レポート各種(有効取引先、メンバー、グループ、タグ、全取引先)で利用できます。

【特定のグラフのみを表示・非表示】

グラフ欄の下部に表示される凡例をクリックし、特定のグラフのみを非表示または単独表示にできます。
※売上報告(商品)、売上原価(原価)を除く全てのレポートで利用できます。

ーー○特定の凡例をワンクリック→ <該当グラフを非表示>

例:「Dサンプル株式会社」の凡例(黄色のボックス欄)をクリックし、該当グラフ(黄色)を非表示にできます。同じ箇所を再度ワンクリックすることで、元の全体表示へ戻します。

ーー○特定の凡例をダブルクリック→ <該当グラフのみを単独表示>

例:「Dサンプル株式会社」の凡例(黄色のボックス欄)をダブルクリックし、該当グラフ(黄色)のみを単独表示させることができます。
同じ箇所を再度ダブルクリックすることで、元の全体表示へ戻します。

【「グループ」で絞り込み表示】

「検索」をクリックし、下部に該当するグループを選択(複数可)すると、そのグループに割り当てられた取引先(または所属するメンバー)の請求書データをレポート・グラフに表示させます。
※売上報告(タグ、グループ)を除く全てのレポートで利用できます。

【「合計金額0円の行は非表示」オプション】

「検索」をクリックし、下部の「合計金額0円の行は非表示」にチェックを入れると、合計金額が0円となる、集計上不要な請求データを除外したレポート表示ができます。
※売上報告(商品)、売上原価(原価)を除く全てのレポートで利用できます。

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履歴を閲覧する

メニューの「履歴」タブをクリックすると、MakeLeaps上で過去に行った作業の閲覧ができます。

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役割設定

役割を作成する

組織内の担当役割を作成し、社内メンバーへ割り当てることができます。
※役割の作成・編集は管理者のみが行える操作です。

  1. ホーム「メンバー」より、上部「グループ/役割」タブを選択します。
  2. 「役割を作成」をクリックします。役割の作成操作画面
  3. 該当する役割名とメンバーを入力し、「作成」をクリックして完了です。

役割を段階承認フローへ設定する

作成した役割を段階承認フローへ設定することができます。承認フローに役割を設定することにより、役割内のメンバー全員へ同時に承認依頼の申請を行えます。

※「承認機能を有効化する」手順はこちらをご参照ください。

  1. 「書類設定」から「書類の承認」タブを選択します。
  2. 「承認フローを作成」をクリックし、承認フロー名から順番に必要事項を入力します。
  3. 「承認者」欄プルダウンの下部「役割」より、該当する役割を選択し「承認フローを作成」で完了です。

※段階承認フロー作成の詳細手順はこちらをご参照ください。

※承認依頼の送付方法はこちらをご参照ください。

段階承認フローでは、個人の承認者メンバーと役割を組み合わせて自由なフローを作成することもできます。

(例)請求書の承認フロー(三段階承認の場合):

  • 一次承認 → 営業担当メンバー(個人承認者) 
  • 二時承認 → [役割:営業部部長](役割内メンバーのうちのだれかが承認)
  • 最終承認 → [役割:経理部部長](役割内メンバーのうちのだれかが承認)

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お問い合わせ

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