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ビジネス文書、なかでも取引文書は、契約履行の証拠となる重要な資料として欠かせません。正確性が重視される各種ビジネス文書の作成には、何度も転用可能なテンプレートがあると便利です。

この記事では、ビジネス文書の作成目的や、さまざまな取引文書の書き方についてご説明します。

ビジネス文書とは?

ビジネス文書とは、社内の業務や他社との契約などにおいて必要な情報をやり取りする書類全般のことです。意思の伝達や契約内容を確認、証明する目的で作成されます。

ビジネス文書はなぜ必要か

ビジネス文書は次のような特性があり、社内アナウンスや社外取引で重視されます。

  1. 1
    正確な意思の伝達・確認を媒介する
  2. 2
    認識を共有しやすくなる
  3. 3
    契約の条件などについて、書面に証拠を残せる
  4. 4
    大勢の人に情報を伝えられる

ビジネスでの情報の伝え方は「正確・簡潔・わかりやすく」が基本です。社内、社外問わず、大事な事柄や意思決定を文書化することで効果的な情報伝達が可能になります。口頭での伝達でままある認識違いのトラブル防止にも有効です。

ビジネス文書には「社内」と「社外」がある

ビジネス文書には「社内文書」と「社外文書」があり、それぞれ目的や形式が異なります。社内文書は、会社内の情報共有を目的としたビジネス文書です。稟議書や報告書などがこれに当たります。情報伝達の効率性が重視され、儀礼的な文言やあいさつなどは割愛されます。

一方、社外文書は、おもに企業間の取引の証拠を残すためのものです。内容の正確性や簡潔さを重視しつつ、格式の整った礼儀正しい文書にまとめることが原則です。

社内文書

  • 社内の情報共有が目的
  • 正確さとスピードが求められる
  • 挨拶文は省略する

社外文書

  • 企業間の取引を残すことが目的
  • 正確さと簡潔さが求められる
  • 格式に則った礼儀が必要

取引におけるビジネス文書の役割と書き方

ビジネスの取引文書には、「見積書」「発注書」「納品書」「受領書」「請求書」「領収書」の6種類があります。これらは、商品の仕入れなど一連の取引のなかで交わされます。
それぞれのビジネス文書が作成されるタイミングは、以下の通りです。

  1. 1
    見積書:見積依頼を受けて発行(受注側)
  2. 2
    発注書:見積書の内容を確認し、発注する場合に発行(発注側)
  3. 3
    納品書:商品やサービスを受け渡す際、またはそのすぐ後に送付(受注側)
  4. 4
    受領書:納品物を正しく確認できたら発行(発注側)
  5. 5
    請求書:受領を確認した後、請求書を発行(受注側)
  6. 6
    領収書:支払されたことを確認した後、発注者へ送付(受注側)

取引の流れ

見積書の役割と書き方

見積書の役割

見積書は、商品やサービスの発注にかかる金額を提示するための書類です。商品やサービスの単価、数量、納期、支払い条件などを項目別に記載し、取引先との間で認識のズレがないかを確認する役割があります。また、正確かつ明瞭な記載により、発注を迷っている顧客から信頼を得ることも重要です。

見積書の書き方

見積もり依頼を受けたら、以下のような内容を記載した見積書を作成します。

見積書の記載事項

  1. 1
    タイトル
    見積書のタイトル。「見積書」「お見積もり」などのように記載する。
  2. 2
    宛先
    取引先の会社名、住所、担当者などを記載する。
  3. 3
    見積書番号(通し番号)
    自社内で見積書を管理するための通し番号。
  4. 4
    発行日
    見積書の発行日。有効期限を設ける意味でも必須。
  5. 5
    提出者
    見積書を発行する会社の社名、住所、担当者、電話番号などを記載する。
  6. 6
    合計金額
    税込みの合計金額を記載する。
  7. 7
    件名
    プロジェクト名やサービス名がある場合に記載する。
  8. 8
    有効期限
    見積書がいつまで有効かを示す日付。
  9. 9
    見積明細
    商品・サービスの詳細な項目。商品名・単価・数量などを記載する。
  10. 10
    小計/消費税/合計金額
    小計、消費税額、合計金額を記載する。場合によっては、消費税率ごとの合計金額を記入する。
  11. 11
    備考
    上記以外の取引条件や補足などを記載する欄。

発注書の役割と書き方

発注書の役割

発注書は、注文の意思表示をするためのビジネス文書です。発注意思があることの証拠となり、認識の相違によるトラブルを防ぎます。見積書の内容に異存がなければ、「注文内容」「金額」「希望納期」を記した発注書を発行します。

発注書の書き方

発注書のおもな記載内容は以下の通りです。

発注書の記載事項

  1. 1
    タイトル
    発注書のタイトル。一般的に、「発注書」「注文書」などと記載する。
  2. 2
    宛先
    取引先の会社名のほか、住所、連絡先などを記載する。
  3. 3
    発注書番号(通し番号)
    自社内で請求書の管理に用いる通し番号。
  4. 4
    発行日
    発注書の発行日を記載する。
  5. 5
    提出者
    発注書を発行する会社の社名、住所、担当者、電話番号などを記載する。
  6. 6
    合計金額
    税込みの合計金額を記載する。
  7. 7
    注文明細
    商品・サービスの詳細な項目。商品名・単価・数量などを記載する。
  8. 8
    小計/消費税/合計金額
    小計、消費税額、合計金額を記載する。場合によっては、消費税率ごとの合計金額を記入する。
  9. 9
    備考
    上記以外の取引条件や補足などを記載する欄。

納品書の役割と書き方

納品書の役割

納品書には、納品する商品やサービスの内容を顧客に伝える役割があります。顧客は、納品書の内容をもとに、納品物が間違いなく届いていることを確認します。

納品書の書き方

納品書は、商品・サービスの受け渡しと同時、またはその直後に提出します。必要事項は以下の通りです。

納品書の記載事項

  1. 1
    タイトル
    納品書のタイトル。
  2. 2
    宛先
    取引先の会社名、住所、担当者などを記載する。
  3. 3
    納品書番号(通し番号)
    自社内で納品書を管理するための通し番号。
  4. 4
    発行日
    納品書の発行日。一般的に、納品した日、もしくは発送した日を記載する。
  5. 5
    提出者
    納品書を発行する会社の社名、住所、担当者、電話番号などを記載する。
  6. 6
    納品明細
    商品・サービスの詳細な項目。商品名・単価・数量などを記載する。
  7. 7
    小計/消費税/合計金額
    小計、消費税額、合計金額を記載する。場合によっては、消費税率ごとの合計金額を記入する。
  8. 8
    備考
    上記以外の取引条件や補足などを記載する欄。

受領書の役割と書き方

受領書の役割

受領書は、納品物を間違いなく受け取った事実を相手に伝える役割があります。
なお、商品やサービスのほか、金銭を受領したことを示す受領書も存在します。

受領書の書き方

受領書は、商品の受け取りと引き換えに発行されます。おもな記載内容は以下の通りです。

受領書の記載事項

  1. 1
    タイトル
    受注書のタイトル。
  2. 2
    宛先
    取引先の会社名、住所、担当者などを記載する。
  3. 3
    受領書番号(通し番号)
    自社内で受領書を管理するための通し番号。
  4. 4
    発行日
    受領書の発行日。
  5. 5
    提出者
    受領書を発行する会社の社名、住所、担当者、電話番号などを記載する。
  6. 6
    受領金額
    税込みの受領金額を記載する。明細や小計/消費税/合計金額を記載しない場合は、税抜き金額も併せて記入する。
  7. 7
    受領明細
    商品・サービスの詳細な項目。商品名・単価・数量などを記載する。
  8. 8
    小計/消費税/合計金額
    小計、消費税額、合計金額を記載する。場合によっては、消費税率ごとの合計金額を記入する。
  9. 9
    備考
    上記以外の取引条件や補足などを記載する欄。領収書のように、但し書きを記入する場合もある。

請求書の役割と書き方

請求書の役割

請求書は、商品やサービスの対価を請求するために発行されます。ビジネス取引で使われる文書のなかでも、特に重要なものの1つです。

請求書の書き方

一般的に、受領書を受け取った後で、請求書を発行します。また、納品と対価の支払いが同時の場合、納品書兼請求書として提出する場合もあります。

請求書の記載事項

  1. 1
    タイトル
    請求書のタイトル。一般的に、「請求書」「○月分御請求書」などと記載する。
  2. 2
    宛先
    取引先の会社名、住所、担当者などを記載する。
  3. 3
    請求書番号(通し番号)
    自社内で請求書の管理に用いる通し番号。
  4. 4
    発行日
    請求書の発行日。一般的には、取引先の支払の締め日に合わせる。
  5. 5
    支払期限
    取引先との契約や社内規定に沿った支払期限を記載する。
  6. 6
    提出者
    請求書を発行する会社の社名、住所、担当者、電話番号などを記載する。
  7. 7
    合計金額
    税込みの合計金額を記載する。
  8. 8
    請求明細
    商品・サービスの詳細な項目。商品名・単価・数量などを記載する。
  9. 9
    小計/消費税/合計金額
    小計、消費税額、合計金額を記載する。場合によっては、消費税率ごとの合計金額を記入する。
  10. 10
    振込先
    振込先の口座情報を記載する。なお、振込手数料が取引先の負担になる場合は、備考欄等に「誠に勝手ながら、振り込み手数料はお客様のご負担でお願いいたします」と記載する。

領収書の役割と書き方

領収書の役割

領収書は、顧客が商品・サービスの代金を支払ったことを証明するビジネス文書です。発行することで、勘違いなどから起こる二重請求や再請求を防止できます。

領収書の書き方

領収書は入金の確認後に発行します。おもな記載内容は以下の通りです。

領収書の記載事項

  1. 1
    タイトル
    領収書のタイトル。一般的に「領収書」などと記載する。
  2. 2
    宛先
    取引先の会社名のほか、住所、連絡先などを記載する。
  3. 3
    領収書番号(通し番号)
    自社内で請求書の管理に用いる通し番号。
  4. 4
    発行日
    領収書の発行日を記載する。
  5. 5
    提出者
    領収書を発行する会社の社名、住所、担当者、電話番号などを記載する。
  6. 6
    合計金額
    税込みの合計金額を記載する。手書きの場合は、改ざん防止のため、記号や文字を数字で挟み、数字は3桁ごとにカンマ(,)で区切る。
  7. 7
    但し書き
    具体的な商品・サービス名を記載する。
  8. 8
    収入印紙
    合計金額が5万円以上(税抜)の場合には、金額に応じた収入印紙を貼り付け、割り印(消印)をする。
  9. 9
    領収明細
    商品・サービスの詳細な項目。商品名・単価・数量などを記載する。
  10. 10
    小計/消費税/合計金額
    小計、消費税額、合計金額を記載する。場合によっては、消費税率ごとの合計金額を記入する。
  11. 11
    備考
    上記以外の取引条件や補足などを記載する欄。

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たとえば請求書の場合では、「Company Information(支払い期日)」「Customer Information(自社情報)」「Customer Information(取引先情報)」などの項目を記載します。
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